Találkozó a külföldi vendégek
Katerina Vershinin, vezető szakember, asszisztens ügyvezető alelnöke az International Business Development of OJSC "VimpelCom".
- Milyen gyakran a cég külföldi vendégek a találkozó?
Ha beszélünk közvetlenül a mi blokk, a fejem gyakran utazik az üzleti utazások. Például, átlagosan 2 - 3 utak havonta szükséges fordul elő.
- Ki a cég felel a hivatalos és üzleti látogatások külföldi vendégek?
- Elvileg a cég egy külön részleg felelős a szervezet üzleti utak, nem csak munkatársunk, hanem jönnek a vendégek. Mindig lehetősége van arra, hogy vonzó számukra segítséget, vagy, hogy minden a tevékenység maga, ez függ a jelenlegi foglalkoztatási helyzet az ügyek. Általános szabály, hogy a döntés, hogy magam, és az összes, hogy nem értünk, ha jól értem, mi lesz, hogy megvitassák a jövőben még részletesebben.
- Ahol szükség van előkészítésének megkezdésére egy találkozót a külföldi kollégákkal, partnerekkel?
- Tippek, véleményem szerint, meglehetősen egyszerű. Felkészülés a látogatás egy jobb kezdetet 2-4 héttel a tervezett időpont. Advance ellenőrizni kell jönni kézzel: hány lesz vendég (külföldi üzletemberek gyakran jönnek együtt alkalmazott - referensek, biztonság); Szükséges-segítenek a vízum; járat számát és az érkezési idő; hogy az összes vendég érkezik ugyanazon a járaton; milyen a ház előnyös - szállodai szobákban (egy - vagy kétágyas), vagy magán lakások; valamilyen elfogadható szintű csillagos szálloda és az ár. Vannak olyan különleges követelmények tekintetében a táplálkozás, a sok látogató vegetáriánusok és az emberek, akik vallási élelmiszer korlátozások; Nap és az indulás, én foglalni és vásárolni vissza jegyeket szükség; autó, amely a márka és a modell előnyös az elmozdulás a vendégek a város körül; Tedd a vendégek dohányoznak. Hogy adja át irodánkban elvárjuk, hogy úgy csinál menetben. Érdemes megkérdezni előre adatait látogatók érkezésük halad készen álltak. Emellett egyes szűken szakemberek is érdekes lehet, hogy nézd meg a berendezés, ezért szükséges, hogy válasszon egy illetékes szakember, így tudta mutatni és mondani az összes idegen nyelven.
Kérjük a vendégeket szeretnék eltölteni a szabadidejét, hogy érdekli őket a kulturális program. Ezen túlmenően, a külföldiek élvezik a szabadtéri tevékenységek - játékok elősegítését célzó csapatszellem, versengés. Népszerű bowling, biliárd, darts, paintball (férfiak). Ha a vendégek akarja, hogy csak pihenni és szórakozni, akkor meghívja őket egy pub, egy szórakozóhely vagy egy koncert. Mi fontos még - külföldiek szinte mindig megpróbál hitelkártyával fizetni. Sokkal könnyebb megegyezni, hogy a fogadó a menedzser számára, hogy készpénzért a vendég, és a távozás napján egyszerűen egy listát a vásárlások és a bevételek.
Vannak olyan szabályok, amelyek függetlenül érvényesek, az ország és nemzetiség: tiszteletben tartják a nemzeti hagyományok, vallás; nem lehet összehasonlítani a hazai, illetve bírálni valaki más; ismerik és használják címek beszélgetés; nevekkel és kiejteni őket helyesen; Mindig emlékezni pontosság; vigyázni névjegykártyák.
Fontos, hogy biztos, hogy emlékszik, hogyan kell helyesen kiejteni a nevét, és ne habozzon kapcsolatba lépni név szerint, ez nagyon kedves vendégeinket.
- Milyen hibákat el kell kerülni?
- Számomra ez egy nagyon nehéz kérdés. Talán könnyebb beszélni pozitív módon. Például én is fogalmazzam valami negatív mondatokat. Például, ha elmész egy japán étteremben japán delegáció, nem szúr az élelmiszer lécre, ez illetlen.
Általában a legfontosabb dolog - ez a figyelem, a pontosság és a pontosság. Neat megközelítés minden szervezeti kérdések segít elkerülni a nagyon nagy számú hibákat és javításokat.
- A találkozót szerveztek számunkra, partnereink outsourcing cég, csak hogy őket a feladat, jelezze, az összes szükséges árnyalatokat. Már említettem, például az autó, amelyen a vendégek szeretnék mozogni. Szükség lehet egyszerre jönni fordító.
Személy szerint én nem vesz részt az ülésen látogató a repülőtéren. Ha vendégek jönnek be az irodába, mélygarázs, hogy a padló látta őket felkészületlenül. Itt találkozunk. Miután üdvözletét és cseréje névjegykártyák kínál a vendégek a székhelye (vagy egy tárgyalót). Mindig van a hűtőben, szénsavas italok, palackozott víz, keksz, dió, tea (zöld, fekete, adalékanyagok) és a kávé minden vendég tartózkodása a lehető legkényelmesebb legyen irodánkban. És ez az a kommunikáció velük, mielőtt a tárgyalások végén, aztán mennek kezébe fejem.
- Visszatérve a kérdésére outsourcing, milyen egyéb szolgáltatásokat kiszervezik, és mit kell kezelni magukat?
- Megbízók - egy nagy része a asszisztensek. Az egység az International Business Development aktív együttműködés fordítóirodák, mint nagy mennyiségű műszaki és speciális dokumentáció (eljárások, megállapodások, szerződések, stb szerződések) köteles lefordítani angolra kollégák Kambodzsában és Vietnamban. Azt is vonzó számukra szükség esetén igénybe a tolmácsot a tárgyalások külföldi látogatókat. Mikor jön a fordítás az előadások, kisebb előadások vagy beszédet, de ez általában segít. Már említettem munkatársaink a szervezet üzleti utak - Hotelfoglalások / jegyek / VIP-termek / járművek, az ülések és a vendég vezetékek, a vízumok és meghívók. Catering is a felelősségi körébe tartozó külön egység a vállalaton belül.
- Beszéljünk a nap és az esti órákban, mivel tartsa őket a cég, aki szervezi őket, hogy pontosan hogyan történik minden.
- Ha beszélünk az események részvételével külföldi vendégek, a feladata az volt, általában csak este megy az étterem a fejünk. Ahhoz, hogy jobban megismerjük, hogy megvitassák néhány gyakran ellentmondásos üzleti problémák. Ezért én szerepem nem túl nagyok. Meg kell foglalni egy étteremben, ami általában választott vezetője (ha a hosszú munkát, mint egy pár, már előre tudja, hogy melyik az intézmények a főnök inkább megfeleljen). Én már foglalhassa néha, ha sok vendég utazik a területen, keresünk hogyan lehet a legjobban befogadni vendégek, akik ülnek a fej asztal, egy a jobb oldalon, a bal oldalon, és így tovább. Menü szinte soha nem tárgyalt. Mindenki jelen a recepción megrendelések magát. Az esti események csak kifejezett részvételemet. A nappali tevékenységek (ha van ilyen fogadások, koktélok), ha jól értem, nem nagyon népszerű VimpelCom. Legalábbis az én ötéves tapasztalattal adminisztratív helyzetben van, nem emlékszem, hogy a végrehajtott néhány nappal szórakozás. A nap folyamán a vendégek főleg jön a találkozók az irodában, a tárgyalások során. Ha van szabad ideje, akkor egyszerűen valahol maradni magát, a munka, hogy menjen vacsorázni (van egy kávézó, étkezde).
- És az esti rendezvények - elkezdenek mikor?
- Általános szabály, hogy egy étterem lefoglalva 7 órával, a 8. Itt a központban, még mindig vannak úgynevezett kandalló szoba a földszinten - a nappali. Itt lehet szervezni fogadások, koktél partik. Csak erre, és ezeken a helyeken vannak. A szervezet ezen események segít újra outsourcing cég; Kínálnak menü segítségével válassza ki a legmegfelelőbb az adott esetben minden sor, beleértve az elhelyezése táblázatok és kiszolgálás. Az én feladatom - figyelemmel kíséri a teljesítményét, és küldje el a meghívókat. Az általános szabály az, meghívásokat elektronikusan, és néha tartalmaznak információkat az öltözködési és a program, ha van ilyen. Ha azt tervezi, hogy ne csak szórakoztató esemény, hanem a bemutató ugyanabban az időben, akkor fel kell tüntetni a felhívásban előadók listáját, és a kérdés, hogy lesz a vita során felmerült.
- Beszéljünk egy kicsit többet a kirándulás szórakoztató programok. Említette bowling, éjszakai, mi mást kínál a vendégek?
- Mi kiterjeszteni egy kellemes téma. Milyen ajándékot elfogadta, hogy emlékbe a külföldi látogatók a cég, és aki felelős a kiválasztási ezeknek az ajándékoknak?
- Egy idő - ha adsz ajándékba a külföldi vendégek, amikor először érkeznek, vagy búcsú?
- Mintegy összefoglalja. Hogyan fogsz utólagos értékelő találkozókat a társaság, és mik a szabályok a külföldi vendégek tölteni?
- Általában általában foglalta össze a találkozó nélkülem, mert előfordul az irodában, a fej, már szinte soha nincs jelen, kivéve azokat az eseteket, amikor az szükséges, hogy végezzen az ülés jegyzőkönyve, de ez nem történik meg gyakran. Ezért, ha van szem előtt valamilyen üzleti eredmények, etetik, természetesen, a felek között. Speciális szabályok egyes vezetékek, mi is nem létezik. Bár elvileg, ha ásni az etikett más nemzetek, különösen a keleti, akkor vegye figyelembe, sok szertartások, de nem követjük őket. Elbúcsúzunk európai módon, kezet - többnyire vezetők, mert nem minden állam elfogadott shake minden államban. Ebben az esetben én csak látta, hogy a vendégek, vagy mélygarázs, vagy a recepción, attól függően, hogy elhagyja, és búcsút.
- Beugratós kérdés: Tud nevezni néhány know-how ülésén külföldi delegációk? És a tanácsot a kollégák.
- Know-how, persze, nem, nem, mivel az adminisztratív, szervezési munka, gyakran a szabvány. Így általában nem számít, a külföldi vendég érkezik, vagy orosz, egyikkel sem kell, hogy egyformán udvarias, egyformán érvényes, és ha jött - hez italokat. Itt már vannak árnyalatok, mit iszik ajánlatot. Ezért az egyetlen tanács, amit adhatok, csak ne feledkezzünk meg a különbségeket a kultúrák és be kell tartaniuk, hogy minimális elképzelést, hogy az európaiak nem szolgálja legjobban kávé és tea, nem azonnali, és puding; Japán delegáció, a delegáció a kelet - zöld tea és így tovább. Ha emlékszel erre, hogy minden jól megy, és senki nem fog kell aggódnia, aggodalom és a törzs.
- Amely semmiképpen nem kell tenni a recepción a külföldi vendégek? Talán megosztani néhány történetet az élet?
- Mit ne tegyünk, mit ne? Ezek a kérdések nagyon nehéz válaszolni. Könnyebb azt mondani, hogy mit kell tenni, mint amire szükség van. Valójában, amikor kész vagyok válaszolni a kérdésekre, azt próbáltam kifejezetten elemek kiválasztásához a részecske „nem”, de azt kell, hogy őket egy kicsit, mert én beszélni valami jó lehet, ha egy tanár, és ha a gyakorlatban minden nap, hogy használja a tudást, mint valami magukat automatikusan felbukkan a fejedben a megfelelő időben, és ilyen rövid idő alatt nagyon nehéz beszerezni őket, és erről mondani mindenkinek. Ezért az egyetlen dolog, amit nem jutott, hogy minden téma kell vonni a beszélgetés idegenekkel. Úgy vélem, ez a mindenki számára ismert: a vallási kérdések, kérdések családi állapot, anyagi helyzet, a politikai hovatartozás. Azt is mondják, egy kicsit a gesztusnyelv. Tegyük fel, amikor az európaiak kommunikál egymással, nem tulajdonítanak nagy jelentőséget, amelyet kézzel - balra vagy jobbra - akkor be valamit. Ők így helyénvaló. És ha van szó, egy vendég a keleti, a bal kéz nem lehet etetni semmit - pénzt vagy névjegykártyákat. Ez meg fogja vizsgálni egy sértés. Vagy, mondjuk, Japánban, a névjegy elfogadott átadni mindkét kezét. Elvileg minden ilyen kifejezések lehet körülírni a „nem”, de én inkább, hogy ezeket a tippeket, mint pozitív, a hatása „igen”: meg kell tennünk itt, és ennyi. Tehát pozitív.
- Egy szakértő azt mondta nekünk: „Ne elkezd beszélni a gyerekekkel, mert ha csodálatos gyermek, akkor meg kell hallgatni 02:00, egy csodálatos fiú, játszik a harmonika, stb”
- Talán. Nem beszélek a gyerekek.
- Az Ön véleménye szerint, mi a különbség a vételi külföldi delegációk, hogy találkozzon az orosz kollégák más régiókban?
- Már említettem, hogy szükség van először, hogy vegye figyelembe az árnyalatok különbség kultúrákban. Nagyjából, néhány nagyon fontos, érvényes nincs különbség, mert mélyen meg vagyok győződve arról, hogy minden látogató egyformán meg kell tiszteletteljes kommunikálni, egyformán udvariasan és egyformán vendégszeretők. Hacsak nem akarja, amennyire csak lehetséges, hogy kérjük a vendégeket, akik jöttek, hogy ne hagyja, hogy a vezető, hanem adjunk hozzá előnyeit, amije van, és a titkárnő, akkor természetesen, ilyen esetben meg kell pontosan követni árnyalatok kapcsolódó kulturális különbségek . De alapvetően a számunkra, az adminisztratív személyzet, mind zárva a helyes ülés megfelelő táblázatot a tárgyalások során, a jó szolgáltatás névjegykártya, italokat. Például egy küldöttség a keleti Nem szeretem, ha a tárgyalások során változik el a kupát, valami megmozdult az asztalon. Ez is figyelembe kell venni, és például csak szolgálni külön táblázatban, illetve az egyes nemzetiségek nagyon szorosan figyelemmel kíséri, hogy mit és hogyan működik a titkár, sebességet, majd vetíteni a fején. Ismerve ezeket árnyalatok, a figyelembe vétele, akkor vegye fel a pontokat maga és a főnöke.
- Képviselőivel, hogy mely országokban valaha is eleget, és hogy lepni?
- Nehéz felidézni ma képviselőinek minden országban van rájuk leginkább elején felsorolt a beszélgetés, amikor beszélünk beszállítók, ahol vannak. Természetesen, Franciaország, Finnország, Németország, az Egyesült Államok, Norvégia, Olaszország. Képviselői ezekben az országokban gyakran találkozunk a munka az előző egységet. Most a nagy részét a felhatalmazás, persze, a Vietnamban, Kambodzsában, Kínában, és talán mindent.
- És van valami, ami meglepett?
- Őszintén szólva, azt mondani, hogy a megfelelő meglepődött, úgy tűnik, ez nem nagyon helyes, mert előtte valaki látogatása vagyok minden esetben ismeri az összes árnyalatokat az ülések, hogy tisztában.
Nem feltétlenül fogja követni azt a kanonokok, nem. Csak én és nagyon érdekes. Talán valami meglepetést, azt elérni, hogy a színpad irodalmi megismerése érdekében a jövőben a vendégek, és több, azt mondanám, hogy nekem sokszor úgy tűnik, érdekes, mert eltér a saját életét, és az alapjait elveket. És így, hogy van valami meglepő, úgy tűnik, ez nem volt.
- Hogy van kommunikálnak után látogatás a küldöttség már elhagyta? Hogyan működik a csere benyomások?
- Tapasztalatcsere zajlik között a legmagasabb szinten a fejem, és azok a vendégek, akik részt vettek a tárgyalások vele. Sokkal állampolgárságától függ. Az amerikaiak, ők inkább nyitott és szívesen majd adj visszajelzést, hívja, levelet írni, „Kate, jó volt, köszönöm szépen, menjünk még egyszer találkozik a főnök.” Kelet: valamennyi mint ahogy a fej, és elmegy; Én voltam a legkisebb előadóművész. Bármilyen visszajelzést ők szinte soha nem adott. Ha kapsz időt tölteni valahol össze egy informális környezetben (ugyanaz a túra), lehetőség van arra, hogy megfeleljen a személy, közelebb, győződjön meg róla, akkor még néhány betű egymás írási, megköszönve egymással a tökéletes töltött idő, reményét fejezte ki, hogy újra találkozunk, talán a fotók megosztását, hogy igen. Talán, talán mindent. Ha ez az együttműködés válik a rendszeres, egy kicsit közelebb, én gyakran elkezd leveleket írni, nem megy a főnök közvetlenül az átruházásról szóló döntés több ügye nekem. A fej, persze, csak a kezét, én laza idejét.
Gyakorlatilag senki sem sikerült felépíteni személyes barátságok. Talán azért, mert a korkülönbség, érdekeit. Plusz, úgy vélem, hogy a személyes kapcsolat és az üzleti - nem a legjobb kombináció.
- A képekről szedett meghívni a fotós néhány nagyon fontos találkozókat, hogy később azt bejelentkezve?
- Köszönöm szépen az interjút.
magazin
"Human Resource Management"