záruló évre
Fontos megérteni, hogy milyen dokumentumokat és meddig kell tárolni, hogy mely fájlokat kell létrehozni, és természetesen mi fog történni, ha a dokumentumok nem kerülnek mentésre ....
Általában a végén minden évben, a cég azt javasolja a sorrendben a dokumentumokat, beleértve kiválasztja azokat, amelyek lehet semmisíteni (tartási időszak lejárt), vagy át az archívumot. Ez könnyebb dolgozni a maradék (aktuális) dokumentumok és helyet szabadít fel az újakat.
Hogyan kell elvégezni archiválás és milyen jogi szabályok ezt az eljárást? Vegyük ezeket a kérdéseket részletesebben.
Ki a felelős a dokumentumok tárolása?
Szerint h. 7, Art. 9 okmány 16.07.99 № 996-XIV (a továbbiakban - № törvény 996) feladata, hogy biztosítsa a megfelelő tárolási eredeti dokumentumok, valamint a számviteli nyilvántartások határidőkön belül rendelt a vállalat.
De ki a felelős vállalat ezt a munkát? C. 6.7 által jóváhagyott érdekében a Pénzügyminisztérium 24.05.95, № 88 (a továbbiakban - rendelet száma 88), azt mondta, hogy tartani az elsődleges dokumentumok és számviteli nyilvántartások és a számviteli kimutatások, végrehajtja őket, és elküldi őket, hogy az archív köteles a főkönyvelő a vállalkozás .
Elsődleges dokumentumok és nyilvántartások a feldolgozott és számviteli nyilvántartás át az archívumot. És előtte, akkor kell tárolni a beszámoló külön helyiségekben, vagy zárt szekrényben. A biztonságukért felelős személy kifejezetten engedélyezett a főkönyvelő (Sec. 6.1, 6.2 rendelet № 88).
Hogyan szervezzük meg a dokumentumok tárolása?
Vállalatok kell megőrzését biztosító összegyűjtött dokumentumok munkájuk során, a vizsgálati értékük szerint Art. 6 A törvény 24.12.93, № 3814-XII (a továbbiakban - a törvény № 3814). Rekomenduemobratitvnimanie fontos pontot, amelyet a jogszabály:
Minden vállalkozás kell kidolgozni nomenklaturadel, amely szerint alakult a helyzet az átadás az archívumba. A tartomány az esetek - ez a szisztematikus névsorát ügyek létrehozott nyilvántartás vállalkozás, amelynek célja egy bizonyos sorrendben azok megőrzése dátumokat (para 3.1.1 szabályzat által jóváhagyott érdekében az Állami Levéltár Bizottsága 16.03.01 száma 16, akkor -. Rendelet 16. számú ). Obratitevnimanie: egy éven belül attól az időponttól a regisztrációs jogalanynak kell megegyezni a nómenklatúra ügyeit az egyik az állami levéltár vagy a levéltár osztályának a Városi Tanács (1. rész, 32. cikkének a törvény száma 3814 ..).
Vállalatok a jogot, hogy hozzon létre biztonsági egység állandó vagy ideiglenes adattárolásra, és küldje el a dokumentumot a Nemzeti Levéltári Alap letétbe az állam és más levéltári intézmények (dokumentumok a Nemzeti Levéltári Alap - a levéltári dokumentumok, kulturális értékét, amelyet elismert szaktudás, és ki vannak téve az állami nyilvántartásba vétel és tárolás szerint Art. 1. Zakona№ 3814).
Annak érdekében, hogy a biztonsági eredeti dokumentumok a vállalkozás számára a lehető (2,2 Pravil№ 16. o.):
- vagy hozzon létre egy archívumot, szerkezeti egység, és adja meg az egység munkatársai levéltáros,
- vagy rájuk kötelezettséget levéltáros összehangolása érdekében minden más alkalmazottja, mint a titkár.
Szerint Sec. 2.7 rendelet № 16 dokumentumot át kell vinni a strukturális divíziók a vállalat az archív után 2 év után vége az papírmunka a rendezett állam a leltár szerint a mellékletben található mintának a rendelet 1. számú 16.
Ki értékeli a fontosságát és értékét a dokumentumokat?
Annak megállapítására, hogy fontos dokumentumokat a vállalat létrehozott ekspertnayakomissiya (a 6. cikk a törvény száma 3814, 9. § Az eljárás által jóváhagyott Minisztertanács 08.08.07 száma 1004, a továbbiakban - a Rend № 1004 ..), alapján eljárva a rendelet, amely kimondja, menedzser vagy egyes vállalatok kezében.
A szakértő bizottság vállalkozás közé tartozik (n14 eljárási № 1004.):
Elnöke a szakértői bizottság általában kinevezett helyettes vezetője a cég.
A szakértő bizottság a vállalkozás végzi előzetes vizsgálatát az értéke dokumentumok és jelenti az eredményeket a szakértői és felügyeleti bizottság Állami Levéltár, a terület, ahol egy vállalkozás megszerzése.
bejelentési időpontjai
Kakieustanovleny eltarthatósága vállalati dokumentumok?
Minimális eltarthatóság levéltári dokumentumok szerint létrehozott jogi személyek az Igazságügyi Minisztérium, hacsak más megőrzési időszakok nem biztosított a jogszabály által (Art. 2, Art. 32. A törvény szám 3814).
Dokumentum megőrzési időszakok listájában meghatározott jóváhagyott végzésével a Igazságügyi Minisztérium 12.04.12, a № 578/5 (a továbbiakban - a lista száma 578). Ebben az esetben a fenti 44,3 és 44,4 adótörvény. (A továbbiakban - a kódex) határozza eltarthatósága eredeti dokumentumok, vétel, pénzügyi kimutatások és egyéb kapcsolódó dokumentumok kiszámítása és kifizetése az adók és díjak, amelyek kezelésével írja elő a jogszabály, valamint a kapcsolódó dokumentumok a jogszabályok végrehajtását, ellenőrzését, melynek betartását van bízva az adóhatóság (deviza jogszabályok, jogszabályok PPO, és így tovább. n.).
Melyek az alapvető szabályok, amelyek meghatározzák a szavatossági ideje az eredeti dokumentumokat.
SZABÁLY1. Forrás dokumentumokat kell tárolni legalább 1095 napon benyújtásának adóbeszámolókban, hogy készítsen amelyben használják őket, és hogy a számviteli valamilyen okból nem mozdult - az utolsó nap a beadási határidő az ilyen jelentések létrehozott adó (a fenti 44,3 adótörvény.).
Rule2. Amikor a felszámolás a gazdálkodó elsődleges dokumentumok tükröző időszakra tevékenység 1095 nappal megelőzően, át kell vinnie a fájlt (p.44.3 NC).
3. szabály kapcsolódó dokumentumok tárgyát ellenőrzés eljárások közigazgatási jogorvoslati adó közlemények, határozatok vagy bírósági eljárást meg kell őrizni, amíg az az időszak végén, az ellenőrzés alatt, és a fellebbezés által elfogadott eredményeket adó közlemények, határozatok és / vagy lehetővé tegyék az ügyet bíróság elé, de nem kevesebb, mint 1 095 napon benyújtásának adóbeszámolókban (para. 44,4 adótörvény).
Pravilo4. Ha veszít, kár, vagy a korai pusztulása elsődleges dokumentumok az adózó köteles tájékoztatni az adóhatóságot 5 napon belül 90 napon belül - vissza iratok (n 44,5 adótörvény.).
Pravilo5. Destruction auditált (nem auditált) pénzügyi és számviteli bizonylatok nem megengedett (a lista számát 578, írni az Állami Levéltári Szolgálat 03.07.13 száma 01.2 / 2629).
Dokumentumok megsemmisítése által kiválasztott szakértői bizottságot a vállalkozás. A dokumentumokat, amelyek alapján arra a következtetésre jutott a bizottság lehet semmisíteni, benne Aktobizyatiidokumentovdlya rombolás formájában rendelet 7. mellékletének száma 16. Az ilyen cselekmény két-két eredeti példányban készült a vállalat összes üzleti egészét. Nevek hasonló esetek kiválasztott megsemmisítésre szánt neki tett általános főcím alatt jelzi az esetek száma tartalmazza az egyes csoportokban.
Vazhnyynyuans: tilos a dokumentumok megsemmisítésére vizsgálata nélkül értékük (2.13, a lista szám 578.).
Válogatott megsemmisítésének továbbított dokumentumok szervezetek előállítására újrahasznosított számla, amely amellett, hogy más adatokat továbbított tömeg megjelölt dokumentáció (hulladék) (sz. 4.5.10 rendelet № 16). Az átadás időpontja dokumentumok, súlyuk és a számlaszám van a jogszabály visszavonása dokumentumok megsemmisítése.
Ha kis mennyiségű megsemmisítik dokumentáció akkor éget, mi szükséges ahhoz, hogy egy jelet a jogszabály (pp. 4.5.10 rendelet száma 16).
Milyen felelősséggel ustanovlenaza elmulasztása biztonsága érdekében a dokumentumokat?
Finansovayaotvetstvennost. Elmulasztása miatt biztonsága érdekében a primer dokumentumok, számviteli és egyéb nyilvántartások, számviteli és statisztikai jelentések és egyéb vonatkozó dokumentumok kiszámítása és kifizetése az adók és vámok határidőn belül létrehozott Art. 44 adótörvény, az adóhatóság az adózó alkalmazni szankciók összege 510 UAH, és az ismételt ilyen szabálysértés egy éven belül -. Az összeget 1020 UAH. (P. 121,1 NC).
Administrativnayaotvetstvennost. Gondatlan tárolása, romlást, jogellenes megsemmisítés, elhallgatás, az illegális át egy másik személy levéltári dokumentumok, megsértve az eljárás ezen dokumentumokhoz való hozzáférés, valamint a nem értesíti a State Archives a rendelkezésre álló levéltári dokumentumok esetén a veszély, hogy megsemmisítés vagy jelentős romlását állapotuk igazgatási felelősség (Art. 92 KUoAP 1) a tisztviselők a vállalkozások - figyelmeztetés, vagy egy finom kezdve 5-10 NMDG (85-170 UAH). Egy hasonló bűncselekmény által elkövetett ismételt egy éven belül - 10-40 NMDG (170-680 UAH.).
Jegyzőkönyvek e jogsértések a munkavállalók az állami levéltár. és elszámoltathatósági intézkedések alkalmazzák a bíróságok.
- 1. Rendeljen felelős személy dokumentum archiválás és kezelése a nómenklatúra ügyek, és hozzon létre a vállalati szakértői bizottságot, amely meghatározza az értéket, és a szavatossági ideje meghatározott dokumentumokat.
- 2. Minden évben betartásának ellenőrzése érdekében a törvényes dokumentum megőrzési idő.
- 3. Ne felejtsük el, hogy kiadja a szükséges dokumentumokat az átviteli ügyek szerkezeti megosztottság a vállalkozás az archív (leltár) és a pusztítás iratok (adómentességi igazolás a megsemmisítése dokumentumok).
- 4. Mielőtt elpusztítja dokumentumok ellop a vizsgálati eredmények, akik vásároltak a megfelelő dokumentumot.
- 5. Ne feledje, hogy nem tudja elpusztítani dokumentumokat, amelyek nem tartoznak az adóellenőrzés, valamint azokat, amelyek a peres, ha a tárgyalás még nem fejeződött