Összehangolása a tervezet
”... Jó napot, vidám percet. Üdvözöljük felbecsülhetetlen Katerina Matveievna.
Az elmúlt halasztást nem hibáztat. Látható, ez az én sorsom. Azonban mindez már nem várható. Tehát Sietek tájékoztatni arról, hogy életben vagyok és jól, és mit akar. "
A levelet a Vörös Hadsereg elvtárs Sukhov
(K / f „A sivatag fehér napja”)
Aki közülünk nem emlékszik megható levelet a feleségének, „Catherine Matveyevna megfizethetetlen”, ami azt írta mentálisan az egész filmet Vörös Hadsereg katonája Fedor Ivanovich Suhov? Ez a levél, persze, egy személyes és nem üzleti. De mivel a helyzetek, amikor a karakterek voltak, ez volt az alaposság, szerkezete és egyéni jellemzők tipikus üzleti levelezés.
Valójában semmi szörnyű és nehéz ezt az utasítást nem. És ha valaha (és akkor már pontosan), hogy írjon esszét az iskolában, írok egy levelet nem követeli meg, hogy emberfeletti erőfeszítést. Szüksége ellátás, a szorgalom, a tudás az üzleti folyamatok a szervezet képes legyen megérteni az olykor ismeretlen számára a problémáit és körülményeit, a képesség, hogy megszerezzék a szükséges információt az Ön számára a más szervezeti egységek, a szolgáltatások és a munkavállalók, prezentáció írástudás.
Kezdjük az általános követelmények megfogalmazásában üzleti levelek.
A szerkezet a üzleti írás szövegét
A legáltalánosabb esetben a szövegét üzleti levél tartalmazza:
- Kezelés (képlet nyitó etikett);
- bevezető rész;
- a legfőbb szerv;
- megkötése részét;
- etikett végleges formula.
Nézzük őket részletesen.
A kezelés, vagy a nyitó etikett képlet (jóvoltából képlet): „Hello, Catherine Matveevna megfizethetetlen!”
Abban az esetben, igénybe veszi a legjelentősebb és legfontosabb alakja alkalmazandó üdvözlő „Kedves”.
- Tisztelt Miniszter úr!
- Kedves Mr. kormányzó!
- Kedves Mr. clothiers!
Ha a levél utal a kollektív szervezet vagy egy bizonyos munkavállalói csoport, az etikett képlet a következő: Tisztelt Uraim!
A megszokás forgalomban nem engedélyezett. Forgalma „Kedves ...” vagy „Kedves ...” és hasonlók egy üzleti levél elveszne.
A kezelés végén kell a felkiáltójel. Vessző, megengedett nyelvtani szempontból irreleváns ebben az esetben.
Kezelés egy vonalban van a központja a dokumentumot.
A bevezető rész. Tartalmazhatja:
Továbbá, a nyitó rész leírja az általános helyzet (elvtárs Sukhov, aki, hála a veleszületett tehetség a narrátor is, nem volt mentes bejegyzés): Tudjátok, drága Katherine Matvevna, hogy az osztály csaták a mai napig, általában befejeződött, és az óra egyetemes felszabadulásra jön. Aztán jött a sor, hogy menjen haza, hogy veled együtt, hogy egy új élet egy aranyos szív natív oldalon.
A fő rész. Ez tartalmaz egy összefoglalót a problémát, a helyzetet, csökkentése, a tényállás érvek és bizonyítékok. Meg kell társított értelmében a bevezető rész és logikusan következne, hogy a megállapításokat az utolsó részben. Ez a legösszetettebb és gazdag része az üzleti levél. Meg kell kezelni vele rajz nagyon óvatosan és felelősségteljesen készíteni a vonatkozó bizonyítékokat és dokumentumokat bázis.
Itt és hasznos ismereteket az üzleti folyamatok és a képesség, hogy megszerezzék a szükséges információkat.
Attól függően, hogy a téma az írás a mag lehet rövid vagy komplex (amely bekezdések és albekezdések). Megfogalmazásakor kifejezések választhatja az egyszerűség.
Mindig emlékezni, hogy egyszerű, közös javaslatok tartják sokkal könnyebb slozhnosochinennogo és a rengeteg bonyolult írásjeleket. Például a tárgy lehet a következőkben foglalhatók össze:
Általában a bemutatása következő követelményeknek:
- alkalmazandó törvényi;
- semleges, üzletszerű bemutatása;
- használhatja rövidítéseket (LLC, MES, MIA, CGH, forgalom stb), és általánosan használt rövidítések (q m, kg, c, n, stb, és p / I, stb ....);
- a használata a passzív hang (például meg kell írni a „kapcsolati lesz ...” helyett „mi lesz, hogy ...”, amelynek középpontjában a jelenlegi intézkedések és nem a tárgy, a termelő);
- Helyettesítő sebesség (úgynevezett nyelvi képletek), jellemző az ipar vagy a tevékenység, amely tartozik a cég. Példaként az virtuozitás és szerves alkalmazás okozhatja mindegy levél elvtárs Sukhov „Azonban volt egy kis bökkenő mi. Azt hiszem, három napig, nem több. Nevezetesen, nekem, mint egy tudatos katona feladata a kíséret egy baráti a testvéri East ... én is szeretnék mondani: a telepítési mi simán, a légkörben testvéri közösség és összhangban”. Mint látható, hogy aktívan használják, és stabil expressziója a forradalmi háború.
Általában a következő sablonok sebesség lehet jelen egy üzleti levél:
- Itt megtalálja az alábbi dokumentumokat jóváhagyásra ...;
- Az végrehajtásának keretében kötött megállapodások ...;
- A választ a levél ref. Száma ... a ... ... tájékoztatja;
- Összhangban a szerződés № ...;
- Tájékoztatjuk, hogy időszakban ... hogy ...;
- Fejezzük ki mély elismerését ... stb
Az ilyen lexikális építési idő és el tudja látni további jogi értelmében, például garancialevél nem lenne így, ha a szöveg hiányzik a kifejezés „fizetési garancia”.
A megkülönböztető jegye üzleti írás is a világosabb és tömörebb a szövegben (a felosztás bekezdések használata egyszerű közös pályázatok);
- érvényességét;
- objektivitását (levél szövege kell tartalmaznia objektív információkat események és tények
- egyértelmű terminológia és megfogalmazás.
Az utolsó rész a végső, és tartalmazhat:
- következtetéseket, amelyek követik a fenti: így a fenti tényeket, akkor az következik, hogy az meghibásodása esetén a mechanizmus nem jelent garanciát, a működési szabályok megsértették;
- egy kérés: A fentiek alapján arra kérünk, hogy fontolja meg annak lehetőségét, hogy korrigáljuk a feltárt hiányosságok a termék működése;
- Figyelmeztetés: nemteljesítés esetén a szerződés követelményeinek, fenntartjuk a jogot arra, hogy fellebbezni a Választottbíróság érdekeik védelmére;
- ajánlat: kínálunk, hogy megfeleljen a kereslet a visszatérését alapok összege 15 000 (tizenötezer) rubelt;
- Hiba: Az E tények alapján, azt meg kell tagadnia az megfelel a követelményeknek;
- Emlékeztető: Felhívjuk figyelmét, hogy összhangban van-e a 17. a pályázati dokumentációt kell biztonságot nyújt a szerződés, és így tovább.
A készítmény végső etikett vagy udvariassággal képlet. Üzleti levéletikett általában befejeződött a végső formula - stabil kifejezés, hogy tiszteletet, remélem a további együttműködést, vagy sajnálattal együttműködés megszüntetése vagy a veszteség bizonyos funkciók, mint például:
- Reméljük a további együttműködésre;
- Elnézést a nehézségeket.
Vége egy üzleti levél egy mondat, amely egy kifejezés a tekintetben a beosztását a felelős személy aláírásával ez a levél, kézzel írott személyes aláírás, vezeték- és keresztneve:
Fej-Turkesztán szokások Vereshchagin PA Vereshchagin
A végső formula „Yours” jóvoltából csak ha a levél kezdődött a fellebbviteli „Kedves (név vagy pozíció)!”, De nem kötelező. A helyzettől függően, ismételt kifejezése tekintetében nem megfelelő lehet, és nézd megnyilvánulása behódolás, a megalázás, vagy irónia. Ugyanezen okból nem ajánlott használni az üzleti levelezés szuperlatívuszokban vagy szavakat erősítő érzelmi javaslatokat. Például:
Sajnos még nem érkezett meg a katalógusból;
A legmélyebb Sajnálattal tudatjuk, hogy nem tudjuk kielégíteni a kérést.
bejegyzés
A gyakorlatban a design üzleti levelek elegendő adatai a következők:
Szállás megadott részleteket az 1. példában.
besorolás
Üzleti levelek osztható aszerint, hogy azok célja és tartalma.
A kísérő levélben a kiváló szervezés kell kezdeni a kifejezés „Bemutatjuk neked ...”, az alsó szervezetek - a „küldő te ...” abba az irányba, a szervezet - a „Küldjük ...” (2. példa).
A kísérőlevél nem jelent garanciát, az a tény, hogy kapott egy borítékban bemutatja azokat dokumentumokat, és abban a mennyiségben, amint azt a mellékelt levelet. Más szóval, a leltár nem, és nem lehet benyújtani az igazságügyi hatóságok bizonyítékaként feladásának bizonyos dokumentumokat.
A kísérőlevél nem szükséges dokumentumok küldésekor.
Garancia. Általános szabály, hogy két részből áll: egy kérést, hogy végre valami, akkor a biztosítékokat kötelezettségek teljesítését a maga részéről és jogilag elismervényt adósság (3. példa).
Köszöntő. Az ilyen levelek készítünk egy viszonylag szabad formájú és szentelte minden ünnep - egy emlékezetes dátum, törvényes szabadság, jelentős a szervezet vagy magánszemély esetén. Üdvözlő üzeneteket lehet kiadni, mint szervezeti forma, valamint a művészeti formák, kolorirovannoy papír és tartalmaznia dekorációs és grafikai elemekkel.
Örvendetes. Küldött levél köszönhetően állampolgár, hivatalos vagy szervezet megköszönve intézkedések (4. példa).
kifejezéseket lehet használni ezeket a betűket:
- Mi őszinte köszönetünket fejezzük ...;
- Köszönöm a segítséget ...;
- Engedjék meg, hogy kifejezzük hálánkat, hogy Ön ....
Request (kérésre) - üzleti levél, irányított, így minden olyan információ vagy dokumentum (5. példa). Letters lekérdezések megköveteli, hogy a választ a levél formájában a választ. A betűs szöveg a kérés szükségszerűen tartalmaznia indokolja a tájékoztatás szükségességét, illetve a szóban forgó dokumentumok.
A gyakorlatban az értesítő levelet és e-mail üzenetet eltérnek kissé. Ezért, a pánik a témáról: „Ez egy rémálom, már küldött egy értesítést, hogy a másik fél. és volt egy üzenetet. „Nem szükséges. Nincs semmi szörnyű az a tény, hogy a szöveg a levél amit írt „tájékoztatjuk” helyett a „jelentés”.
Ajánlat. Arra irányul, hogy egy potenciális ügyfélnek, illetve a partneri együttműködést, és tartalmaz egy ajánlatot (7. példa). Ahhoz, hogy ez a fajta olyan kereskedelmi ajánlatok (ajánlat). Levele ajánlat tartalmazhat mind az általános és részletes információ a szervezetről, és képviseli a terméket:
- rövid története és általános információk a szervezet (az alapítás évében, a termelés és raktárbázis, eredmények, részvétel a fontos események, díjak, oklevelek, címek stb);
- részleteket a szervezet
- árlista, feltüntetve azt az időpontot, amikor érvényes (ha be akarja mutatni az összes termék a vállalat egészének, és megmutatni a potenciális partner szinten az árak érte);
- a pontos neve a terméket (ha az ajánlatot teszik, hogy egy adott termék vagy szolgáltatás);
- termék kép;
- A legfőbb és legfontosabb jellemzői a küldő az árut;
- Az ár jelentése áru vagy szolgáltatás és annak időtartamát, jelezve a pénznem, és ezt milyen formában meghatározott áron (vagy ÁFA nélkül);
- feltételek és a szállítási költség;
- megszerzésének feltételeit kedvezmények, stb
- Igazoljuk az alábbi dokumentumokat: ...;
- Igazoljuk, a részleteket a változás üzenet ....
A konkrét esetben a betűk kérés levél állítást. Egy egyszerű levél a követelmények eltér a leírás lényegében rosszabb áruk, rossz minőségű szolgáltatások, stb Az utolsó rész meghatározza a követelmény: a termék kicserélése garanciális hordoznak garanciális javítás, vissza a pénzt, stb A követelés tartalmazhat egy hibás termék képek, dokumentumok megerősítve felmerült a kezdeményező fél járulékos költségek (pl kezelésre, a kényszerű használata a szolgáltatások más szervezetek, stb) (9).
Más típusú üzenetek általában nem igényel választ.
Stílus választ kell egyeznie a stílus a levél, amelyre válaszol. Ez azonban nem azt jelenti, meg kell ismételni tartalmaz stilisztikai és nyelvtani hibákat.
Nos, én megosztani veletek a tapasztalatom szerint alapelveinek kidolgozásában az üzleti levelek a legkülönbözőbb témákban.
Tény, hogy a téma az elkészítéséhez betűk - kimeríthetetlen! Minden esetben meg kell közelíteni, hogy hozzon létre egy üzleti levél felelősen és kreatívan, és akkor lesz jó szerencse ezen a rögös utat!
LA Nazarov,
Törzsfőnök
Bővebben:
