Dokumentum a vállalati (2)
1. A koncepció a munkafolyamat
2. A teljes szerkezete dokumentumkezelés
3. A dokumentumok titkosítása
4. munkafolyamat
Irodalom
Documents - jelentős vállalati információs források, a munkát igényel a megfelelő szervezetet. A dokumentumok információs támogatást vezetői döntéshozatal minden szintjén, és kíséri a fenntartása valamennyi üzleti folyamatokat. Ami a számviteli lehet mondani, hogy a dokumentum - van kódolva egy bizonyos módon, és rögzített speciális média információs üzenetet (igazolás), amely igazolja, hogy az a tény, a gazdasági élet, vagy ott van, vagy elkövetett, vagy el kell végezni
Dokumentáció - az út a gazdasági tranzakciók révén a dokumentumokat az időben nem volt bűncselekmény.
Dokumentum menedzsment - a folyamatos mozgás dokumentumok, objektíven tükrözi a tevékenység a vállalkozás, és lehetővé teszi, hogy hatékonyan kezelje őket. Hosszú keresés a jobb dokumentum, veszteség, két példányban dokumentumok késedelmes küldésére és fogadására, emberi hiba jelentősen megnehezítik, vagy akár megbénítani a munkát a vállalkozás, különösen, ha onoimeet magában földrajzilag távoli helyeken -, hogy gondoskodjon a munkafolyamat, és ezért központi operatív irányítás Ebben az esetben is rendkívül nehéz.
A hatékony munkafolyamat már kötelező eleme a hatékony ellenőrzés. Munkafolyamat rendkívül fontos a megfelelő szervezet pénzügyi és vezetői számvitel, azt nem lehet különválasztani a konkrét üzleti folyamatok egy adott vállalkozás. Ezért ez a téma nagyon fontos a tanulmány. A kontroll vizsgálat, úgy véljük, a koncepció a dokumentumban a regiszter a cégiratok, mozgásuk rendszer, megközelítések hogy optimalizálja a munkafolyamatot, csökkenteni az ismétlődő dokumentumok és tranzakciók munka felgyorsítására a dokumentumokat.
1. A koncepció a munkafolyamat
Workflow - a mozgás dokumentumok az átvételkor vagy létrehozásának befejezése a végrehajtás vagy a feladás. Dokumentum menedzsment fontos része az irodai meghatározza példány és a sebesség ezt a mozgást. A fő szabály dokumentum - mozgalom dokumentumok a legígéretesebb módja minimális idő- és munkaigényes. A dokumentum alapján a szervezeti dokumentumokat: Alapszabály, rendeletek szerkezeti egységek, a szolgáltatások nyújtásának óvodai, megbízásokat a felelősségi körök számára dolgozik dokumentumokat oktatás irodai munka utasításokat, információáramlás áramköri útvonalak bizonyos típusú dokumentumokat. Dokumentum mint folyamat osztva több adatfolyamok alkatrész-. Ezek végzik a közvetlen és visszacsatolásos vezérlés. Ezek különböznek irányba és kezelésével kapcsolatban objektumot.
-vízszintes - társszervezetünkön azonos szintű
-függőleges - felülről lefelé, alulról felfelé - link szervezetek különböző szinteken (emelkedő - a kapott adatokból a szülői szervezetek beosztottak organizatsiy.Niskhodyaschie - küldött felsőbb alárendelt szervezetek).
Ami a menedzsment tárgy dokumentum formájában továbbítja a bejövő (fogadott egyéb szervezetek), a kimenő (küldött más szervezetek) és belső (létrehozott és működő szervezeten belüli) dokumentumokat.
A fő kihívások a számviteli osztály bármely szervezet:
kialakulása teljes körű és pontos információkat az üzleti folyamatok és a pénzügyi teljesítmény a szervezet szükséges operatív irányítás, valamint a felhasználás befektetők, a hitelezők, az adó és a pénzügyi hatóságok, a bankok és más érdekelt felek
meglétének ellenőrzésére és a mozgás az ingatlanok, anyaghasználat, a munkaerő és a pénzügyi források összhangban elfogadott szabványok, szabályozások és becslések;
kellő időben történő megelőzésére negatív jelenségek a pénzügyi - gazdasági tevékenység, azonosítása és belső tartalékaik mozgósításával.
A kitűzött célok elérése függ a teljessége és időszerűsége reflexió a számviteli tranzakciók számlák által végzett szervezet a tevékenysége során, ami viszont annak a következménye, dokumentálása tranzakciókat. A helyességét annak végrehajtása függ a számviteli információk megbízhatósága által nyújtott számviteli szervezetét a felhasználók számára.
Kiszámításakor a térfogata dokumentumok forgalmának elszámolása csak az eredeti dokumentumok vagy azok hiteles másolatát.
2. A teljes szerkezete dokumentumkezelés
Management bármely cég - egy információs folyamat, amelyben az információ érkezett, a feldolgozott, előállított egy döntést, a döntést közölni kell a vezetők ellen, akik ellenőrzik.
Rendszer dokumentumkezelés
Dokumentum menedzsment jelentős szervezési kihívást tevékenységek irodai szolgáltatásokat és technológiai kihívások dokumentumfilm folyamatok, így zajlik fókuszpontjában olyan rendszer deloproizvodstva.Protsess munkaszervezés dokumentumokat, beleértve azok létrehozását, nyilvántartási, monitoring, promóció, szervezés és tárolás, az úgynevezett ügyintézés.
Bármely dokumentumot átadott a szervezet nyilvántartásba kell venni és feldolgozni. A beérkező dokumentumokat kell tartalmaznia regisztráció a folyóiratban. A vizsgálat után, a fej és a regisztrációs dokumentumokat át előadók. A dokumentum az előadó a végső döntést. Végrehajtása után a dokumentumot kell benyújtani az ügyben. Az eset - gyűjteménye kapcsolatos dokumentumok egy adott kérdésben (mappa vagy fájl, amelyben a dokumentumok elrendezése egy bizonyos sorrendben.
Futamidő végén az ügy kell irattárában.
Workflow - a mozgás dokumentumokat a kezdetektől a végéig a munka velük.
Dokumentum menedzsment a vállalati
munkafolyamat szervezés sok köze a szervezet egy mechanikus szállítószalag. Abban az időben, bevezetése a szállító elem, valamint a beírt termékek és szabványosítása alkatrészek vezetett jelentős növekedése a termelékenység, a költségek csökkentése a termelési folyamat és kezdetét jelentette a tömeggyártás. Azonban, ugyanabban az ritmust, által adott szállítószalag, növekedéséhez vezetett a munka intenzitása és ideges feszültség dolgozók.
dokumentum szervezet alapján azonos elvek, mint a mechanikus szállítószalag: a szállítási okmányt minimális hozam az előző szakaszban, a dokumentumokat meg kell küldeni az előadók szerint feladataikat, annak érdekében, hogy elkerüljék a párhuzamos műveletek.
Különbséget a külső és a belső körvonal .Vneshny dokumentum kezdődik bejövő áramkörnek (külső) dokumentumok, amelyek táplálják a növényi kívülről. Ez lehet nagyságrenddel magasabb szervek, végzések, határozatok, levelek, partnerek, ügyfelek, stb Az így kapott dokumentumokat nyilvántartásba a hivatalvezető és azután a végrehajtás.
Ha a dokumentum jön létre a szervezet, van egy belső hurok átviteli dokumentum (Kezdeményezés - kivitelezés - jóváhagyás - Engedély - regisztráció). Ez a belső hurok halad a dokumentum gyakran annak verzióarchiválási (azaz, a dokumentum létezik különböző verziók). Például a tárgyalási szakaszban, amikor észrevételek érkeztek különböző személy. Fontos feladat, hogy nyomon követhesse iroda, tároló és verzió dokumentumok ellenőrzése, valamint változását figyelve a dokumentumban.
Minden dokumentum mozgásban kell menni három lépésből áll: nyilvántartás, ellenőrzés, irány az ügyben. A félreértések elkerülése érdekében a dokumentumok, az egyes műveleteket kell végezni egyszerre.
3. A dokumentumok titkosítása
Számos lehetőség a dokumentumok osztályozása.
Eredet szerint - Hivatalos és személyes
By sürgősség - sürgős, nem sürgős
Szerint a nyilvánosság - Titkos, sov.sekretnye, hivatalos használatra, nem besorolt
A forma - típusú egyéni
Szerint a tárolás szempontjából - ideiglenes tárolása, a hosszú távú, tartós
Az adatok jellege linkek bejövő, kimenő és belső
By típusú média - papír, elektronikus
Különösen azt kell különböztetni az osztály adminisztratív dokumentumokat, amelyek a következők:
· Szervezeti dokumentumok (alapszabály a vállalkozás, személyi, munkahelyi alkalmazottak utasítás);
· Szabályozó (irányelvek, rendeletek, határozatok);
· Személyi okmányok (munkaügyi nyilvántartások, munkaszerződésének, az alkalmazottak személyes kérdések).
5. munkafolyamat
A munkafolyamat osztható négy szakaszra (5. ábra): A papír dokumentum, a papír dokumentumot autonóm PC összekeverjük és papírmentes.
Ábra. 5. Az evolúció formák dokumentum
Papír alapú dokumentum azt jelenti, hogy minden szakaszában a dokumentum birtokában papír formában. Még tizenöt évvel ezelőtt, ez a dokumentum volt túlsúlyban. A regisztrációhoz használt papír nagy magazinok, vagy lapok, nagy formátumú, amellyel az újonnan regisztrált dokumentumokat. Bizonyos idő eltelte után a magazinok és lapok megadta magát az archívumban.
Amikor a számítógépek megérkezett, helyébe a magazinok és lapok, kezdve a használata a papír alapú önálló PC.
Papír dokumentum egy önálló számítógép azt jelenti, hogy a számítógép elkészítéséhez használt és nyilvántartási dokumentumokat. Tulajdonképpen ebben a szakaszban, és van fogalma elektronikus dokumentum, azaz a Egy ilyen dokumentum tárolt csak a számítógépen, vagy ahogy ők mondják, „az adathordozón.” Azonban az előnyök az elektronikus dokumentum hiányában a LAN lehet megvalósítani csak kis mértékben. Az átadás, a koordináció és dokumentumok jóváhagyása ebben a szakaszban végzik papír formában.
Vegyes dokumentum feltételezi, hogy a számítógép csatlakozik a helyi hálózathoz, amelyek előállításához használt, továbbítását és tárolását dokumentumok azonban jogilag kötelező érvényű dokumentum csak nyomtatott formában. Koordinációs és jóváhagyása pénzügyi és jogi okmányok papír formában. Tervezetének elkészítése a dokumentum elektronikus úton folyik, akkor a dokumentum megy a titkár, aki regisztrálja azt, nyomatok és továbbítja felügyelő jóváhagyásra. Fej, hogy a változások, és megadja a végrehajtónak a dokumentumot vissza felülvizsgálatra. Miután a dokumentumot elfogadják, akkor küldik át a LAN az összes előadók.
A papírmentes azt jelenti, hogy minden művelet a benyújtott dokumentumok elektronikus formában.
Dokumentáció - az egyik módja annak feldolgozása üzleti tranzakciók dokumentumokat használva idején az soversheniya.Dokumentirovanie üzleti tevékenység egyik megkülönböztető jellemzője könyvelés, mivel lehetővé teszi, hogy végezzen folyamatos nyomon követése a gazdasági protsessami.Osnovaniem tükrözik információt egy üzleti tranzakció a vétel az elsődleges dokumentumokat. Forrás dokumentumok tényét rögzíti egy üzleti tranzakció.
Az okmány ez úgy értendő, a teremtés vagy nyugta más szervezetek elsődleges dokumentumok és azok elfogadásáról a könyvelés, feldolgozás és továbbítás arhiv.Dokumentooborot a cég szabályozza a menetrend. Menetrend dokumentumot aláíró a főkönyvelő és a fej.
Irodalom