A dokumentumok nyilvántartásba vételének kártya formája - stadopedia
A kártya regisztrációs formanyomtatványaival olyan regisztrációs és ellenőrző kártyákat hozhatunk létre, amelyek a használt osztályozókkal összhangban lévő feladatoktól függően fájlkabinetekben vannak kialakítva.
A regisztrációs kártyák használata jelentősen növeli a dokumentumkeresés hatékonyságát, ugyanakkor csökkenti a regisztrációs folyamat bonyolultságát a folyóirat formához képest.
Rendszerint a következő önálló kártya indexek maradnak:
· Kártyafájlok a polgárok pályázatairól, pályáiról és panaszairól;
· Tematikus (kodifikációs) kártyafájlok megrendelésekhez, döntésekhez stb
A vezérlő és referencia kártya fájlok két részből állnak: a befejezetlen és a végrehajtott dokumentumokhoz. A kártyafájl első része arra szolgál, hogy a végrehajtás során rögzítse és lekérje a dokumentumokról szóló információkat, és végezzen megfigyelési funkciót. A benne lévő kártyák az előadóművészek, a szerkezeti egységek, a levelezők, a dokumentumok végrehajtásának feltételei szerint rendezhetők. A dokumentumok végrehajtásakor a rájuk vonatkozó jelölésekkel ellátott kártyák a fájlkabinet első részéből átkerülnek a második rész megfelelő szakaszaira és címére. A kártyafájl második része a már végrehajtott dokumentumok keresését szolgálja. A kártya index ezen részében szereplő kártyák kérdéseket, levelezőket, esetek nómenklatúráját stb. 2
A dokumentumok tartalmának teljes körű nyilvánosságra hozatala érdekében tematikus (kodifikációs) fájlokat hoztak létre. amelyben:
· Alkot egy külön kártya minden kérdést, a téma szerepel a dokumentumban, így egyetlen dokumentum tartalma alapján, festhető több kártyát;
· Az információ rendszerezése a szervezet tevékenységének belső rendszerszintű osztályozásának megfelelően történik.
A tematikus fájlokat csak referenciaként használják, nem referenciakártyaként használják. 3
A regisztrációs és ellenőrző kártya formája és a benne foglalt feltételek helyét a szervezet maga határozhatja meg és rögzíti a nyilvántartásba vételre vonatkozó utasításokban. Az A5 (148x210 mm) vagy az A6 (105x488 mm) formátumú regisztrációs kártyára a következő formátumot javasolhatja: 4
Ábra. 1. A kártyafájl név regisztrációs kártyájának formája