A tájékoztatás összetétele, mind informatív, mind a hordozóra, tartalmazhat adatokat időben,
Kezdőlap | Rólunk | visszacsatolás
Azt is meg kell jegyezni, hogy papíralapú dokumentum esetében az eredeti példány korábban ismert, korlátozott számú példányban létezik. Például meg lehet állapítani, hogy a szerződés három példányban, egyenlő erejű. Minden további másolat egy példány, amely elvben ellenőrizhető megfelelő vizsgálattal.
Számos esetben alapvető fontosságú az eredeti dokumentum létezése. Például egy dokumentum formájában kiadott részvény eladása egyáltalán nem egyenértékű a tanúsítvány egy példányának eladásával, még a közjegyzői hitelesítéssel sem.
Így a dokumentum a következő funkciókat látja el:
· Néhány (informatív) információ rögzítése;
· A dokumentumot aláíró személy rögzítése;
· A dokumentum feltételeinek rögzítése;
· Bizonyítékok peres ügyekben;
· Az eredeti funkciója egyedülállósága által.
A hagyományos iratforgalom szempontjából két dokumentum fő funkciója megkülönböztethető: információ és bizonyíték (vagyis annak lehetősége, hogy azt elfogadható bizonyítékként használják). A papíralapú okmányok főbb oka, hogy a papíralapú dokumentumok ezeket a funkciókat teljesítik, hogy az évszázadok óta olyan papír volt, amely az adatok továbbítására és tárolására használt legfontosabb hordozóanyag volt. Az elmúlt évtizedekben a helyzet drámaian megváltozott, az elektronikus úton továbbított adatok mennyisége éles verekedés. Amint azt már korábban említettük, a papírmentes munkafolyamat-rendszerek egyre inkább elterjedtek számos területen. E tekintetben fontos az elektronikus dokumentum jogi helyzetének meghatározása - azon területek kijelölése, ahol ez lehetséges és megengedett.
A dokumentum - írásos igazolást is vagy az általánosan elfogadott formában összeállított és határozta meg az illetékes intézmények, vállalkozások, szervezetek, tisztviselők és a polgárok a közölt információt a tényeket vagy azonosítására tények jogi jelentőségük, vagy erősítse meg a jogait és kötelezettségeit.
A dokumentumnak a fenti meghatározásból eredő követelményei három csoportra oszthatók. Az első tükrözi adatközlő funkció: a dokumentumot nem lehet semmilyen információt rögzített papíron, és csak azokat az információkat egy bizonyos karakter (ez a követelmény összhangban van a korábban megadott definíció EDI). A második (formai követelmények), a csoport - ez lényegében a követelményeket annak biztosítására, hogy a bizonyító dokumentum funkciót (részletek formák lehetnek jelen a sajtó és az aláírás egy adott személy, személyes adatait az a személy, aki kiadta a dokumentumot, valamint a követelmények papír, mint a papír védőfelületek stb.). A harmadik csoport (a dokumentum forrásának hatásköre), amennyire csak lehet, összekapcsolja az első kettőt, jogi jelentőséggel bír a dokumentumhoz. Által kiadott dokumentum egy inkompetens hatóság által aláírt megfelelő személy vagy névtelen, nem bizonyítékaként szolgál az abban foglalt információ a tényeket illetően, illetve igazolja a tények megerősítik azokat a jogokat és kötelezettségeket.
Nyilvánvaló, hogy a számítógépes formátumban rögzített adatokat, az első és a harmadik csoport feltételeinek teljesítését könnyű biztosítani. A dokumentum formájának egyes követelményei (például a szöveg tartalmának és elrendezésének bizonyos megjelenési sorrendjének betartása) szintén megfigyelhetők. A második csoport egyéb követelményei (a szervezet pecsétje jelenléte, a személy kézírásos aláírása, egy speciális típusú papír) alapvetően elfogadhatatlanok az elektronikus dokumentumok számára a számítógépes adathordozó sajátossága miatt.
A papírdokumentum mellett egy másik érv is az, hogy kézzelfogható (azaz bárki fizikailag ellenőrizheti a dokumentum létezését), minden író képes olvasni egy ilyen dokumentumot. Az a tény, hogy egy elektronikus dokumentumot egy személy közvetlenül nem érzékel, nem feltétlenül nehézségekbe ütközik. Elméletileg persze feltételezhető, hogy olyan EDM rendszert hoztak létre, amelyben az egyik résztvevő adatokat bocsát a dokumentumba, a másik pedig a monitor képernyőjén vagy nyomtatásakor. Ez a probléma azonban könnyen megoldható, ha feltételezzük, hogy létezik egy eljárás a résztvevők által elfogadott dokumentum elektronikus (papíralapú) vagy az illetékes szerv szabályozó testülete által meghatározott módon. (Ezt részletesebben tárgyaljuk, ha figyelembe vesszük az EDI használatával kapcsolatos konfliktuskezelési eljárásokat.)
És végül talán a legfontosabb érv. A papíralapú dokumentumot szinte lehetetlen megváltoztatni, az elektronikus dokumentum módosítását könnyű elvégezni, és később később is nagyon nehéz bebizonyítani a tényt. Természetesen megjegyezhető, hogy a hagyományos dokumentumok kovácsolása valószínűleg nem kevésbé történelem, mint az írás története, de ez nem oldja meg az elektronikus dokumentumok azonosításának problémáját.
A problémát elfogadható módon csak az 1970-es évek második felében fogadták el, amikor az amerikai matematikus W. Diffie és ME Hellman digitális aláírással javasolta az elektronikus üzenetek hitelességének megerősítését.
Tekintettel az elektronikus dokumentum lehet meghatározni, mint egy sor rögzített adatok kompyuterochitaemom formában, amely a következő állapotban van: a résztvevő EDI vagy hagyja jóvá az illetékes hatóság olyan eljárás, amely lehetővé teszi egyedi átalakítani az adatokat egy dokumentumban a hagyományos módon. Ennek felismerése eljárást meg kell erősíteni az EDM rendszer résztvevői a hagyományos (írásbeli) dokumentum ilyen eljárást kell Hatóság által engedélyezett.
Szükség van egy hagyományos dokumentum vagy cselekmény a felhatalmazott testület elismerésének az átalakítási eljárást, mert különben lehet ördögi logikai kör, amikor a kérdések elismeréséről vagy el nem ismerése elektronikus dokumentum érvényességi dől alapján más elektronikus dokumentum, amely alapján az is lehet megtámadni.