Kompetens munkafolyamat
Kompetens munkafolyamat
Jelenleg teljesen nyilvánvalóvá vált, hogy az üzleti siker nemcsak a pénzügyi eredményektől függ. Az ügyek helyes és teljes dokumentációja nagy gyakorlati jelentőséggel bír. Fontos, hogy a vállalati élet minden szakaszában figyelmet fordítsanak az értékpapírokra - az állami regisztrálástól a partnerekkel való megállapodás megkötéséig.
Az írásos dokumentumok a legmegbízhatóbb bizonyítékok, amelyeket az ellenőrök és a bírák elfogadnak. Bármilyen vita esetén a papírok tanulmányozása kiemelt jelentőséggel bír. Gyakran előfordul, hogy egy olyan cég, amely a behozott árukért fizetést követel meg, elveszíti a jogvitát bírósági úton, mert nincs úton. És ha a számlát helytelenül adják ki, akkor a vállalatok megtagadhatják a HÉA visszatérítését a költségvetésbe.
Azonban csak a fele a csata, hogy megfelelően dolgozzon ki egy jogilag jelentős dokumentumot. Biztosítani kell az időben történő átvételét, elszámolását és tárolását is. Nagyon fontos, hogy helyesen használja. Végül is egy dokumentum elsősorban információforrás, amelynek jogi és kereskedelmi értéke van. A dokumentumhoz való egyértelműen szervezett hozzáférés biztosítja a gyors alkalmazását a jelenlegi tevékenységekben. Ugyanakkor megóvja a vállalatot az esetleges jogosulatlan használat következtében keletkezett károktól. A dokumentumok kezelésével kapcsolatos valamennyi szempont a cég belső dokumentumforgalmi rendszere.
Milyen dokumentumok szükségesek?
A törvény által előírt dokumentáció mellett a vállalatnak meg kell határoznia a napi működéshez szükséges "papír" mennyiséget is. Itt megkülönböztethetünk:
olyan dokumentumok, amelyek formalizálják a szállítókkal és az ügyfelekkel való kapcsolatokat;
dokumentumok, amelyek segítségével rögzítik a házon belüli információkat.
Az ellenszerekkel való szerződéses kapcsolatokat lehetőség szerint szabványos, minden körülmények között érthető módon kell alapul venni. E szabálynak való megfelelés lehetővé teszi a vállalat vezetői számára, hogy a lehető leghatékonyabban dolgozzanak az ügyfelekkel.
Végtére is, a konkrét vitatott helyzetek megoldására a szerződéses rendszert alkalmazzák, mindkét fél számára ismert. Blokk szerződési dokumentációban általában egy sor szabványos megállapodások, amelyek alkalmazkodnak a sajátosságai a kereskedelmi tevékenység a cég. Ez a készlet tartalmaz dokumentumokat készítsen konkrét műveleteket, - számlát, igazolást az elvégzett munkák, a hibák felfedése az árut, azt állítja, minták, stb Meg kell jegyezni, hogy a számviteli törvény tartalmazza a kötelező előírások regisztrációs elsődleges számviteli dokumentumok pótlására. az üzleti tevékenység eredményei. Ha egy bizonyos típusú dokumentumra egységes formát írnak elő, akkor meg kell felelnie. Emlékezzünk, egységes formáját dokumentáció által kifejlesztett orosz állami szabvány a különböző gazdasági ágazatokban - a kereskedelem, az építőipar, az anyagi termelés.
Időközben helyes a cég belső dokumentációjának hatálya - az egyik legnehezebb feladata az illetékes munkafolyamat-rendszer kialakításának útjában. Egyes vezetők úgy vélik, hogy a belső dokumentumok fölösleges bürokratikus felesleg. Végtére is, a képzés időtartama a személyzetnek. Mások viszont éppen ellenkezőleg kötelezik alkalmazottaikat arra, hogy külön megrendeléssel, beszámolókkal, emlékeztetőkkel jelentkezzenek, szó szerint a munkaidő minden percére vonatkozóan. A szélsőségek elkerülése lehetővé teszi a belső dokumentumok elkészítésének céljainak megfelelő beállítását.
Először is belső dokumentumok szükségesek a munkavállalókkal való munkaügyi kapcsolatok formalizálása érdekében. Így a vállalat minden munkavállalójához írásos munkaszerződést kell kötnie (az LC RF 67. cikke). A munkaszerződés aláírása azonban nem merül ki. A munkaidővel kapcsolatos nyilvántartások, az alkalmazottak funkcionális feladata, a munka fegyelme és a szerződésben részt vevő felek felelőssége a munkaügyi viták legfontosabb bizonyítéka. Ezenkívül a cég dokumentumaihoz belső levelezésre van szükség. Végül is lehetővé teszi, hogy üzleti folyamatokat szervezzen a vállalaton belül, és figyelemmel kísérje az egyes dolgozók teljesítményét.
Hogyan lehet figyelembe venni és menteni a dokumentumokat?
Egy kis cég számára rendszerint elegendő tájékoztatni az alkalmazottakat a cég dokumentációinak összetételéről, tárolóhelyeiről és az átvételük optimális időzítéséről. Célszerű időről időre felkészíteni a személyzetet a dokumentumokkal való együttműködésre, tisztázni a jogi és számviteli következményeket, ha bizonyos típusú dokumentumok hiányoznak.
Egy nagyvállalat, amelynek értékpapírjai nagyok, szigorúan szabályozni kell a dokumentumforgalom sorrendjét egy speciális megrendeléssel. A legtöbb vállalat által használt szokásos módszer a munkafolyamat összekapcsolása a vállalat számviteli politikájával. Ebben az esetben a cég vezetője jóváhagyja a számviteli politika kiegészítését megrendelésével. Ez utóbbi rendszerint tartalmazza a cég dokumentációjának listáját és formáit, a különálló dokumentumok összeállításáért felelős alkalmazottak listáját, a jóváhagyás és a jóváhagyás elfogadásának feltételeit a vállalaton belül.
A számviteli politikában meghatározott dokumentumok összeállításának és elszámolásának felelősségét meg kell ismételni az érintett alkalmazottak munkaköri leírásaiban. A dokumentumkezelő rendszer progresszívabb megoldása az automatizálás.
Hogyan lehet dolgozni a dokumentummal?
Így a kereskedelmi titkokról szóló törvény rendelkezik a kereskedelmi értékkel rendelkező tudományos, műszaki, technológiai, ipari, pénzügyi, gazdasági és egyéb információk védelméről. Végül is ez az információ bizalmas. Eközben a vállalkozásnak joga van a bizalmas információkat tartalmazó dokumentumok jogosulatlan felhasználásától. Ez azonban nem vonatkozik a kereskedelmi titkokról szóló törvény által közvetlenül megállapított esetekre.
A vállalkozás üzleti titkait képező információk nyilvánosságra hozatala érdekében a munkavállalók fegyelmi felelősséggel tartoznak. Ha a "titkos" információ nyilvánosságra hozatala következtében a vállalat veszteségeket szenvedett el, a bűnösök kötelesek megtéríteni őket.
A dokumentumkezelő rendszer felépítésének informális megközelítése segítséget nyújt a hitelezők vagy felügyelők vitájában és a jelenlegi munkában. Végül is, az információfeldolgozás költségeinek csökkentése és a képzett személyzet növeli a vállalat egészének hatékonyságát.
Dokumentumbiztonsági rendszer létrehozásakor:
meghatározza a bizalmas információk listáját;
korlátozza a hozzáférést a védett információkhoz;
nyilvántartást vezet azokról a munkavállalókról, akik hozzáférnek a bizalmas információkhoz és az alkalmazottakhoz, akiknek az ilyen információt szolgáltatták vagy továbbították;
a bizalmas információkhoz hozzáféréssel rendelkező alkalmazottakkal kapcsolatos anyagi, fegyelmi és egyéb felelősség megállapítása;
a bizalmas információkat tartalmazó dokumentumok beillesztésére a "kereskedelmi titok" bélyegzőt;
egyéb olyan intézkedéseket hozhat, amelyek nem ütköznek a törvényekkel.
Ivan Lebedev, a ZAO Conflex SPb jogi osztályának vezetője