Üzleti levelezés mint kommunikációs eszköz

Az üzleti levelezés szerves kommunikációs eszköz a vállalkozás és a külső szervezetek között. A legtöbb szervezetnél a levél túlsúlyban van a többi dokumentumban.

A levél egy gyakori név a nagyszámú információs dokumentumnak, melyeket elsősorban a vezetés aktuális feladataival oldott meg. A fő jellemző, amely szerint a leveleket egy speciális dokumentumcsoporthoz rendelték, a levelezés, bár az utóbbi időben távirat, telefax, e-mail útján is elküldhető.

A levelezés során az alábbi követelményeknek kell teljesülniük:

a dokumentumokat külön formanyomtatványon - levélfejlécek alapján - a szervezet vezetője vagy helyettese írja alá a rájuk ruházott hatáskör keretében;

a szövegnek kompetensen, hivatalosan üzleti nyelven kell megjelennie, elégséges indoklással, pontossággal, teljességgel és a jellemzők egyértelműségével, a bemutatás rövidségével és konzisztenciájával; a levél szövegét nem szabad különböző módon értelmezni;

események és tények szükség esetén magyarázó és kiegészítő anyagokat tartalmazhatnak.

A betű típusától és tartalmától függően a levél szövege egyszerű vagy összetett lehet. Az egyszerű betűk egy vagy két részből állnak - belépés és befejezés. Komplex a kompozíciós terv tartalmazza: a bevezetés, a fő rész (bizonyíték), a következtetés.

A tartalomtól és a céltól függően a következő betűket különböztetik meg:

Kérelem levél; kísérőlevél; levél az üzenet; megerősítő levél;

· Emlékeztető levél; meghívólevél; köszönetlevél; garanciajegy;

· Ajánlati felhívás; kéréslevél; követeléslevél; tájékoztató levél;

· Nemzetközi levél e-mailben

Az üzleti levelek írásának sajátosságát az üzleti kommunikáció feltételei határozzák meg;

Az üzleti kommunikáció résztvevői főként jogi személyek (különböző szervezetek) a nevükben eljáró tisztviselők személyében

A levelezés tárgya a szervezet tevékenységének különböző aspektusa;

Az információs kölcsönhatások rendszerint meglehetősen mereven szabályozottak. Jellemzői a szervezet szervezeti, jogi státuszától és kompetenciájától függenek;

A szervezet tevékenységében felmerülő helyzeteket gyakran ismétlik, pl. tipikusak. Ez befolyásolja az írásukat. Az összes irányítási dokumentum tartalmára vonatkozó általános követelmények, beleértve a leveleket is, a következő szabályok betartására korlátozódnak:

- megbízhatósága és objektivitása;

- az információ teljessége és a bemutatás sokfélesége;

- az információ és a bizonyítékok indokolása;

- pontosság, a szövegszerkezet racionalitása;

A hivatalos betűket a szabványnak megfelelő különleges formanyomtatványokra írták. Ilyen formák esetén kötelező elemek (követelmények) állnak rendelkezésre, amelyeket bizonyos sorrendben kell elhelyezni.

A formanyomtatvány, amely megfelel a technikai esztétika elveinek, pozitívan befolyásolja a tartalom megítélését. Például, figyelembe véve az emberi szem tulajdonságát, könnyebben rögzíthetjük a tárgyak felső részét, a dokumentumok elkészítésekor a felső részüket telítettnek kell lennie, az alsóbb pedig "stabilabb".

A mintaformákra vonatkozó szabványok meghatározzák az egységes dokumentációs rendszerben szereplő dokumentumok területének formátumát és méretét, valamint a minta formájának, követelményeinek és szabályainak strukturális hálójának megteremtésére vonatkozó követelményeket. Az egységes dokumentációs rendszerekbe foglalt dokumentumok három fő részből állnak, amelyek jól körülhatárolt zónákon belül helyezkednek el. Ez a dokumentum "geometriája" biztosítja a szöveg észleléséhez szükséges sebességet.

A követelmények a törvény által meghatározott kötelező jelek vagy bizonyos típusú dokumentumokra vonatkozó rendelkezések. A szervezeti és adminisztratív dokumentumok formáinak összetételét és helyét a GOST 6.38-90 szabványnak kell követnie.

A minta-formanyomtatványra vonatkozó szabvány létrehozása, amely viszont meghatározza a hivatalos levél fejlécének követelményeit, az a formalizálás folyamatának egységesítése, amely lehetővé teszi a

formázza a levelek formanyomtatványainak központosított előállítását;

csökkenti a gépírások költségeit;

csökkenti a levelek írásának és feldolgozásának költségeit;

megkönnyítik a szükséges információk vizuális keresését;

A számítástechnikai és szervezési technikák használatának bővítése a betűk feldolgozásában.

Az elrendezési lap az alapja a kezelési dokumentáció valamennyi formájának és formájának kialakításának. A minta formanyomtatványok számára kiosztott terület az egyes állományok helyének megfelel a nyomtatott karakterekben lévő kellékek optimális mennyiségének.

A GOST 6.38-90 szerint a dokumentumok (a rendeltetési helytől függően) legfeljebb 31 készletet tartalmazhatnak. Azonban egyetlen dokumentumot nem készítünk teljes körű követelményekkel. Minden egyes dokumentumtípus esetében a dokumentum céljától függően határozzák meg összetételüket. Így a hivatalos levélben a részletek összetételét javasoljuk;

1) állami jelvény (állami vállalatok számára);

2) a szervezet jelképe;

3) az OKPO társasági kódja (a republikánus levelezés esetében), ha létezik;

4) OKUD dokumentumkód (ha van ilyen);

5) a szervezet neve (teljes és rövid);

8) faxszám, teletype;

9) bankszámlaszám;

I) a dokumentum indexe;