Modern archívum felszerelése
Bizonyára sokan, amikor az "archívum" szót megemlítik, a következő asszociatív "képen" állnak: félhomályos, szürke falak, egymás melletti polcok és poros kartondobozok szövetkapcsolatokkal. Legalábbis az archívum a régi szovjet filmekben néz ki. Valójában ez a nézet némileg elavult. Mindenesetre, ha valóban modern archívum, ez teljesen másnak tűnik.
Kezdjük azzal a ténnyel, hogy ezek a cégek sokáig nem csak dokumentációs tárolók, hanem olyan adatok és információ feldolgozásra szakosodott cégek, amelyek elvégzik a jogilag jelentős cselekmények értékének vizsgálatát, és meghatározzák a dokumentumok tárolásának feltételeit. ezen alapon ügyeket formálnak, tárolják vagy megsemmisítik azokat, tevékenységeket végeznek az elektronikus irattár létrehozására és számos kapcsolódó szolgáltatást nyújtanak, legyen szó akár a vállalkozás vagyonának nyilvántartásáról vagy a nyilvántartás vezetésének szervezéséről.
De a rendelkezésükre bocsátott tárolók természetesen különböznek az előttük lévőktől. Először is, világos szobák, automatikusan ellenőrzött mikroklímával, optimális papírdokumentumok tárolására. Ez utóbbit kartonpapírra vagy műanyag dobozokra csomagolják, kényelmes fogantyúkkal és erős burkolatokkal, dokumentumok porvédelemmel. A tárolásra elfogadott valamennyi okmányt katalogizálni és indexálni kell, ami szükség esetén nagyon gyorsan megtalálja azokat.
A fény, a páratartalom és a hőmérsékleti viszonyok - mindez attól függ, hogy milyen dokumentumokat fogadnak el tárolásra, de egy önbecsülhetetlen kereskedelmi archívum minden bizonnyal gondoskodik a szabványok által meghatározott optimális paraméterekről. Ez utóbbiak nem csak a hőmérséklet-páratartalomra, hanem az egészségügyi-higiéniai, tűzoltási stb. Igényekre is szükségessé teszik. Csak néhány alapvető pontot említsünk.
Először is fontos, hogy az archívumot eltávolítsák a termelési létesítményekről, raktárakról és háztartásokról. Külön kell elhelyezni. Nem szabad elhelyezni benne, és gépészeti utakon, amelyek kár esetén károsíthatják vagy akár megsemmisíthetik a dokumentumokat. Másodszor, az archívum levegőjének hőmérséklete + 17- + 19 Celsius fok legyen. Relatív páratartalma 50-55%. Várható tűzriasztás jelenléte. Itt vannak a fő, bár nem az egyetlen, az archiválási helyiségekre vonatkozó követelmények, amelyeket feltétlenül biztosítani kell azok létrehozásakor.
Ami a polcokat illeti, nagyon különböző lehet. Így például egyes központok mobil vasúti rendszereket használnak. A könnyű fémszerkezetek könnyedén csúszhatnak az útmutatók mentén, ami nagymértékben megkönnyíti az archiváló alkalmazottak munkáját. Bizonyos esetekben a polcok teljesen hiányozhatnak. A már említett dobozokat egy másik tetejére lehet helyezni. Bar kódrendszer vagy más címke használatával később könnyedén megtalálhatja a kapacitást a szükséges mappákkal.