Eljárás a fájlok archiválásra történő tárolására - archiváláshoz szükséges dokumentumok készítése
Az állandó, ideiglenes (több mint 10 éves) tárolás és a személyzet ügyei átkerülnek a megyei archívumba. Az ügyek átadása kizárólag a jelentések és az archívum vezetője által elkészített ütemterv alapján történik, a szervezeti egység vezetőjével koordinálva, és a szervezet vezetője jóváhagyja. Az ügyekkel együtt az intézmény iroda-menedzsment szolgáltatásának nyilvántartási és ellenőrzési fájljai átkerülnek az archívumba.
A szervezet levéltárában az átmeneti tárolás (legfeljebb 10 év) esetei általában nem kerülnek át.
Az ügyvivő ügyintézője gondosan ellenőrzi az esetet a leltárral, ellenőrzi az ügy kialakulásának és végrehajtásának helyességét. Az archívum vezetője az esetek átvételét a leltár éves szakaszainak összes példányán jelzi, jelzi a befogadás időpontját és a beérkezett ügyek számát. A készletek éves szakaszainak egy példányát visszaadják a szállítónak, a többi az archívumban marad.
A szervezetben és a személyzetben működő kis szervezetekben általában nincs külön osztály - egy osztály archívuma. Ebben az esetben a levéltáros feladatait a titkár-referen tor vezeti, felelős a dokumentáció biztonságáért és az állami archívum idejében történő kézbesítéséért.
Az állami levéltárak és a modern kereskedelmi struktúrák kölcsönhatása szerződéses alapon történik. A szerződés meghatározza a felek kötelezettségeit, az átruházandó dokumentumok összetételét, az állandó vagy letétbe helyezett dokumentumok átadásának eljárását és feltételeit.
Egy szervezet képes csökkenteni a megőrzési időszak a saját megyei archív áthelyezés előtt az állami felügyeleti esetek: üzemszünet instabilitás tevékenységek hiánya tárolási feltételeket a dokumentumok, a vágy, a szervezet.
Amikor az ügyet letétbe helyezi az állami tároláshoz, a szervezet az állami archívumnak biztosítja:
- az állami archívum vezetésének nevével összefüggésben, amely feltünteti a szervezet nevét, az ügyek teljes számát és a dokumentumok határidejét;
- Készletek három példányban, az EPC archiváló részlege jóváhagyta;
-a szervezet történeti igazolása, ha az ügyeket először adják át az államnak;
- a dokumentumok hiányos megőrzéséről szóló tanúsítvány (ha esetenként elveszett).
Akkor a dolgok titkosítva vannak. A titkosítás magában foglalja az alap számának, nyilvántartási számának, ügyszámának fedezetét.
Ezek kapcsolódnak a leltárhoz és a titkosított esetek archív szalagokhoz. Az ügyek átruházását törvény írja elő. A szállítmányozó szervezetet és az állami archívumot a készletek minden példányán és a dokumentumok kézbesítési igazolásán aláírták.
A leltár két példánya és egy tanúsítvány egy példánya az állami levéltárakban marad, a leltár harmadik példánya és a tanúsítvány második példánya visszaküldik a szervezetnek, és tartósan az irodai szolgálatban marad. Dokumentumok elektronikus formában történő megőrzése
Az irodai munka számítógépes technológiákkal való átmenetével felvetődik az elektronikus formában létrehozott dokumentumok racionalizálásának és megszervezésének kérdése.
Az aktuális iroda munkájának fájljai a számítógép merevlemezén tárolódnak. Amikor a hálózaton dolgozik, a felhasználók hozzáférhetnek a meghajtókhoz vagy könyvtárakhoz más számítógépeken. Ebben az esetben soros alfabetikus számokkal rendelkeznek, és velük együttműködhetnek a saját számítógépén tárolt eszközök.
A nagy mennyiségű megosztott dokumentumok szervezetei nagy megbízhatóságú számítógép-fájlszervereket használnak, amelyek folyamatos munkához vannak tervezve, és egyidejűleg hozzáférést biztosítanak az egységek adataihoz tízes, több száz és akár több ezer felhasználóhoz.
Minden dokumentum érkezett a klerikális forradalmat kell tárolni, a nyilvános mappák jönnek létre nómenklatúra szerint az ügyek részlege (szervezet egésze) alapján szabványos osztályozók.
Az irodai számítógépes technológiák sikeres használatát meghatározó egyik legfontosabb kérdés a dokumentumok elektronikus formában történő tárolásának megbízhatósága. A dokumentumok biztonsága a következőkből áll:
· Megelőzés és diagnosztika speciális segédprogramokkal (segédprogramok).
A dokumentumok adatbázisa a regisztráció során keletkezik.
Az elmúlt év dokumentumairól szóló adatokat külön kell tartani, és az összes dokumentumot az elmúlt év során végrehajtották. Az adatbázis csak referenciaként használható, és átírható egy külső adathordozóra. Az információ mennyiségétől függően ez lehet hajlékonylemez, mágnesszalag, CD-ROM vagy más levéltári eszköz.
Az állandó és hosszú távú tárolási dokumentumok általában CD-ROM-on és az ideiglenes tárolási időszak dokumentumaiban vannak rögzítve - a médiában, biztosítva a törlésüket a megőrzési idő leteltével és újrafelvételkor.
A dokumentumok tárolási feltételei nem függenek a létezés formájától - papíron vagy elektronikusan - és speciális könyvtárak határozzák meg - a dokumentumok jegyzéke a tárolási feltételek feltüntetésével.
A dokumentumok minimális tárolási idejét a "Számvitel" szövetségi törvény állapítja meg - öt évet, amely csak az ellenőrzés után jogosult megsemmisíteni. Előfeltétel az adattovábbítást követően a rekord minőségének ellenőrzése és az adatok integritásának rendszeres ellenőrzése a média tárolási ideje alatt.
Így azok a szervezetek, amelyek teljesen átálltak a papírmentes munkafolyamatra, lehetőségük nyílik az archívumok által korábban elfoglalt jelentős területek megmentésére. Az automatizált technológiák lehetővé teszik az üzleti tevékenységek jelentős felgyorsítását az archiválási tárolási esetek előkészítésében.
Ha hibát észlel a szövegben, válassza ki a szót, és nyomja meg a Shift + Enter billentyűt