A titkár-referens, elektronikus asszisztens titkár (eps) munkanapjának hozzávetőleges sémája
A titkár-referens munkanapjának hozzávetőleges sémája
A titkár munkanapjai ritkán hasonlítanak egymáshoz: napi egy találkozót tartanak, a másikban a látogatók fogadása stb. A munkanap hozzávetőleges rendszere a következőképpen jeleníthető meg:
A munkanap kezdete.
Délután.
A nap végén.
A titkár és a fej munkájának hatékonysága és termelékenysége attól függ, hogy mennyire racionálisan tervezik a munkaidőt.
Egy jó titkár nélkülözhetetlen kötelességnek tartja, hogy tapintatos figyelmet fordítson a menedzserre és figyelmetlen gondoskodásra. A kölcsönös megértés elérésekor a fej felhatalmazhatja a titkárnak bizonyos kérdések megoldására vonatkozó jogát.
A titkár-referens egyik fő feladata az a képesség, hogy érzékeny közvetítő legyen a vezető és a munkatársak között. Mivel a titkár asszisztens vezető, maximális erőfeszítést kell tennie, hogy kedvező üzleti kapcsolatokat alakítson ki más alkalmazottakkal. Ha ismeri a munkamódot és a fej karakterét, akkor a titkár szükség esetén segítheti a munkavállalókat a befogadás megszervezésében; segítséget nyújt egy dokumentum, például egy alkalmazás megírásához; segítséget nyújt a személyes kérés kielégítéséhez stb. Emlékeztetni kell arra, hogy a titkár hűséges a menedzser hiányosságaihoz, és ha lehetséges, kompenzálja őket munkájával. Fontos, hogy a titkár jó üzleti kapcsolatokat alakítson ki intézményének különböző alosztályainak titkáraival, valamint felsőbb és alárendelt szervezetekkel. Ez elősegíti a különböző hétköznapi kérdések gyorsabb megoldását: a sürgős információk beszerzésének szükségességét, segít a jelenlegi kérdések megoldásában stb. A munkatársakkal való ismertté vált kapcsolatok, arrogancia, bürokrácia és közömbösség elfogadhatatlanok. Bizonyos esetekben a titkárnak a menedzser nevében kell beszélnie. Nagyon fontos, hogy udvariasan és világosan meg tudja adni a szükséges utasításokat, figyelemmel kísérve azok végrehajtását. A titkársági munka gyakorlatában nem ritka, hogy egy titkár kiegyenlíti a vezetők és az alkalmazottak közötti konfliktusokat. Itt nagyon sok a nehéz helyzetben levő titkár magatartásának professzionalizmusa és rugalmassága, az érzelmeihez való képesség, az üzleti beszélgetés művészete.