Üzleti szöveg, hogyan kell helyesen felépíteni - az archívumról szóló cikkek, a dokumentumáramlás,
Minden dokumentumtípus szerkezeti jellemzői # 40; 41-es dalok; Azt mondják, hogy az üzleti szövegek "feltöltik", és nem "írnak". Valójában ugyanúgy vannak összeragasztva, mint a Lego játékok verem. Értsd meg az építési terv egyszerű, ha követi az utasításokat a doktori, a professzor Natalia Muravyova.
Ha meg szeretné tudni, hogyan készíthet üzleti szöveget, akkor választ kell adnia ezekre a kérdésekre:
1. mely részből áll az üzleti szöveg;
2. Mennyire kell ezeket a részeket elhelyezni?
3. milyen helyeken találhatók az A4 formátumú lapon ezek a részek.
Ezek a szabályok általában szigorúan rögzítettek - állami szabványok, módszertani ajánlások vagy legalizált vállalati hagyomány.
Kétféle megközelítés létezik az üzleti szöveg megalkotásához:
- dokumentumfilm (általában irodai munkában);
- Nyelvi.
Dokumentumalapú megközelítés az üzleti szövegek építéséhez
01 - az Orosz Föderáció nemzeti jelképe;
02 - az Orosz Föderáció tárgya címer;
03 - a szervezet vagy a védjegy (szolgáltatási márka) emblémája;
04 - a szervezet kódja;
05 - a jogi személy fő nyilvántartási száma (OGRN);
06 - az adózó azonosító száma / nyilvántartási okok kódja (TIN / CAT);
07 - a formanyomtatvány kódja;
08 - a szervezet neve;
09 - a szervezetre vonatkozó referenciaadatok;
10 - a dokumentum típusának neve;
11 - a dokumentum dátuma;
12 - a dokumentum nyilvántartási száma;
14 - a dokumentum előkészítésének vagy közzétételének helye;
16 - a dokumentumok jóváhagyásának minősítése;
28 - a dokumentum végrehajtásáról szóló feljegyzés és az ügy továbbítása;
29 - a dokumentum kézhezvételéről szóló értesítés a szervezetben;
30 - A dokumentum elektronikus példányának azonosítója.
Természetesen az e normatív dokumentumokban szereplő követelmények listája és jellemzői hasznosak, de nem mindig adnak választ olyan kérdésekre, amelyek az üzleti szöveg fordítójából származnak.
A szöveg felépítésének nyelvi megközelítése
Az üzleti szöveg - a nyelvészet, és mindenekelőtt a szöveg nyelvtudása szempontjából - második megközelítése lehetővé teszi számunkra, hogy pontosabb ajánlásokat adunk a dokumentum kezdeményezőjének. A nyelvészet szempontjából, minden dokumentum összetételében van, elsősorban két fő rész - az űrlap / keret és a tényleges szöveg.
A dokumentum formája
A szövegrész továbbítja a dokumentum alapinformációit, és a nyelvtudomány szempontjából nem állhat meg az igények sorában. Az űrlap segédanyagot játszik (amint első pillantásra látszik), de nagyon fontos: ha bármilyen üzleti szöveget olvashatunk, az űrlap segít gyorsan és pontosan megérteni, hogy milyen körülmények között készült ez a dokumentum. Az űrlap viszont beolvad a bevezető (kezdeti) és igazoló (végleges) részbe. Kiderül, hogy az alak egyfajta keret, amelybe a szöveget maga helyezi el; magában a lapon a szöveg a keret bevezetője és tanúsító része között helyezkedik el. A kötelezõ szemantikai blokkok, amelyeknek üzleti papírok formájában kell lenniük, valójában elengedhetetlenek.
- a szervezet neve;
- a dokumentum neve;
- a dokumentum jóváhagyásának nyaka.
- aláírás (helyzet, festés és dekódolás);
- dátum;
- a dokumentum besorolása;
- vízum ismerős.
- aláírás (festés dekódolás nélkül), dátum.
Tehát üzleti szöveg megírásához pontosan meg fogjuk határozni, hogy mely követelmények kötelezőek a rész bevezeti és tanúsítja. Ugyanilyen fontos tudni, hogy milyen sorrendben és milyen helyre kell elhelyezni a lapon a szükséges feltételeket. Például egy belső emlékeztető formájában kiválasztjuk az ilyen követelményeket, és ezek a következők:
- aláírás (a lista levétele, festése és dekódolása zárójelek nélkül, egy sor balról indulva);
- dátum.
Ennek eredményeképpen:
A dokumentum szövegrésze
A dokumentum szövegrésze a lapon található az űrlap beviteli és tanúsító része között. A szövegrészben lehetnek olyan szemantikai blokkok:
- A témát bevezető bevezető röviden bemutatja a helyzetet;
- nyilatkozat vagy bizonyíték - ez a rész leírja a helyzet részleteit, vagy bizonyítja, hogy szükség van valamire, megmagyarázza ennek vagy a helyzetnek okait, vagy a kérelem megadásának okait;
- következtetés, kérések, javaslatok, ajánlások stb.
Hogyan válasszuk ki és használjuk ezeket a szemantikai blokkokat? Íme néhány szabály, amelyek szabályozzák az aktuális dokumentum szövegének elkészítését:
1) a felvétel szabálya: nem minden megfogalmazott szemantikai blokk lesz minden dokumentumban; attól függően, hogy milyen üzleti helyzetet kell tükröznie a dokumentumban, és milyen üzleti dokumentumot készítünk, válasszunk egy vagy másik csoportot ezekből a szemantikai blokkokból; például az alkalmazásban lehet csak a harmadik blokk (kérelem), vagy a második és a harmadik blokk (igazolás, a kérelem + kérelem indoklása); utasítások lehetnek a második blokk (leírás szabályok alkalmazásával valamit), vagy az első és a második blokk (azokra az esetekre vonatkoznak, amelyekben szükség van bizonyos szabályok + leírás ezeknek a szabályoknak), összefoglaló, már csak a második blokk, stb ;
2) a szekvencia szabálya. függetlenül attól, hogy hány szemantikai blokkot választunk, és milyen blokkokat fogunk megvalósítani, logikusan követik egymást: bevezetés - nyilatkozat / bizonyítás - következtetés;
3) a levelezés szabálya. a dokumentum szövegében nincs szigorú megfeleltetés "1 szemantikai mondat = 1 mondat", ezért az üzleti szövegben nincs közvetlen összefüggés a szemantikai blokkok és a mondatok száma között; ha a szemantikai blokk nagy mennyiségben van, akkor egy mondatként formalizálódik (néha még több mondatot is veszít); ha ezek vagy más szemantikai blokkok kicsiek, és a szövegben egymást követik, akkor azt egy mondatban kell kifejezni; ugyanakkor az üzleti szövegben egy "1 szemantikai blokk", független javaslat / független javaslatok, = 1 bekezdés "kifejezése;
4) osztályozás szabálya. A dokumentum megértésének egyszerűsítése érdekében egyes esetekben a rubrikát használják, azaz az egyik szemantikus blokk olyan részekre tagolódik, amelyek mindegyike önálló kifejeződésként formálódik, és a következő lehetséges módokon kiemelve:
Tekintse meg a dokumentum kezdeményezőjének tevékenységét egy adott üzleti helyzetben:
Ön a TD "Helios" kereskedelmi részlegének vezetője, amely Moszkvában található (az általános igazgató - Olga Vakulova Vakulova); a közelmúltig 3 igazgató dolgozott a tanszéken, míg a tanszéken két számítógép állt rendelkezésre, de az értékesítési volumen növekedett, és a tanszék munkatársai bővültek (két további vezetőt fogadtak el); Úgy gondolja, hogy az osztálynak még két számítógépre van szüksége.
Ebben az esetben egy hivatalos feljegyzést fogunk összeállítani. Milyen részekre lesz szükség a szövegében? Nyilvánvaló, hogy a szöveg végkövetkeztetés (számítógépek kérése). Nyilvánvaló, hogy egy ilyen kérést indokolni kell, magyarázatot kell adni arra, miért szükséges a számítógép, ezért a szövegnek bizonyítéka lesz. Le kell írnom a helyzetet az értékesítési részlegen? Nem, ez a szabvány, a jellemzők csak olyan körülményekre vonatkoznak, amelyek a bizonyítékból egyértelműek lesznek. Meg kell fogalmaznunk azt a bizonyítékot, hogy az osztálynak további 2 számítógépre van szüksége: 1) az osztály munkatársai bővültek; 2) az értékesítés növekedett. Mindkét bizonyítékra szükség van, különben a szöveg érthetetlen lesz. Milyen bizonyítékokkal kell kezdeni? Természetesen a másodikból fontosabb, ha pozitív döntést akarunk kapni a vezetőségtől. A következő szöveget kapjuk:
Az értékesítés növekedésével és az osztály munkatársainak bővülésével kapcsolatban az értékesítési részlegtől további 2 (két) számítógépet ajánlok fel.
Szóval, összefoglaljuk. Megfelelően építhetünk üzleti szöveget, ha meghatározzuk:
- hogy a kommunikációnktól az alapinformáció (és a fő dokumentumba kerül), és hogy - a kiegészítő (és összeállítja az alkalmazást);
- mely formanyomtatványok szükségesek (a fődokumentum bevezető részében meg kell adni, és hogyan kell ezeket az információkat rendezni, a dokumentum tanúsító részében fel kell tüntetni, és hogyan kell ezeket az információkat rendezni);
- mi lesz maga a szöveg összetétele: jelen lesz-e a bevezetés, a nyilatkozat / bizonyítás és a következtetés ebben a dokumentumban? arról, hogy mit fognak írni mindegyik részen, és milyen nyelvi egységeket fognak kifejezni (a mondat, egy mondat, több mondat, tömör szöveg vagy fejléc része).
Ha tudjuk a válaszokat mindezen kérdésekre, tudjuk, hogy az üzleti szöveg elrendezve van, amit meg kell alkotnunk.
A Kommunikációs és Információs Akadémia rektora
1. A dokumentumkezelés fő terminológiájának elsõ próbálkozása a GOST R 5114198 - "Irodai munka és archiválás. Feltételek és definíciók. " Leírja az üzleti szöveg ("dokumentum szükséges", "dokumentum formája", "dokumentumformula") fogalmát, valamint részleteket: - a dokumentum neve; - aláírás; - illesztési sáv; - a nyilatkozat nyaka; - a hivatalos dokumentum dátuma; - a hivatalos dokumentum címe; - a hivatalos okmány vízuma; - a hivatalos dokumentum felbontása; - a hivatalos dokumentum szövege - a dokumentumokhoz való hozzáférés korlátozása.
3. Bár ez a normatív dokumentum hiányzik például egy olyan követelmény, mint a "Hozzáférés korlátozása a dokumentumhoz".
4. Ismeretes, hogy két alapvető módja van a térbeli elrendezése bevezető részben üzleti adatait a szöveg, meg kell választani az egyiket: 1) hosszanti vagy központ a módszer, ha a részleteket központú lap; 2) szögletes vagy zászlós üzemmódban, ha a követelmények az oszlop bal oldalán találhatók, amely a vonal egyharmadát foglalja el.