Az ülések típusai - stadopedia
Üzleti találkozó (találkozó)
menedzsment szakértők meghatározzák egy üzleti tárgyalás (ülés), mint egyfajta szervezett, tervszerű kölcsönhatás a személyzet a fej eszmecserét. Ebben a kommunikációs forma egyesíti a különböző műfajok: szavaló monológ (nyitó és záró megjegyzések ólom, a résztvevők, a jelentés), a beszélgetés (információcsere, promóciós és megvitatása ötletek a „brainstorming”), beszélgetés.
A találkozó hatékonysága nagyban függ a rendező tehetségétől - beszédkészségétől és vezetői képességeitől. Gyakran a találkozót maga a fej birtokolja.
Az üzleti kommunikációról szóló szakirodalomban különböző okokból különböző találkozók osztályozását adják meg.
Tehát a magatartás jellege szerint a következő típusokra vannak felosztva:
- diktatórikus - a vezető szerepet játszik a vezető; a résztvevőknek joga van csak kérdéseket feltenni, de nem saját véleményük kifejtésére, nincs vita.
- autokratikus - egyfajta diktatórikus találkozók; a vezető megkérdezi a résztvevőket, és hallgatja a válaszokat; a meghívott vélemények nem kerülnek megvitatásra;
- szegregatív (latin-ág) - a jelentés megvitatásakor csak azok szerepelnek, akiket a vezető nevez ki; azok a személyek, akiket megfosztanak a lehetőséget, hogy kifejezzék magukat, néha rosszul érzik magukat az elnököt tisztviselő és azok számára, akik kapnak szót;
- vitatható - ingyenes véleménycserét és általános döntés születését teszi lehetıvé, amelyet a fej jóváhagyásával lehet szavazni; egy ilyen megbeszélés után a fej gyakran szavazás nélkül hoz döntést, figyelembe véve a megfogalmazott véleményeket és javaslatokat;
- szabadon tartják - világosan megfogalmazott napirendi pont nélkül; szabad eszmecserét jelentenek; döntéshozatal nem szükséges.
A vezetői funkcióktól függően az ülések megkülönböztethetők:
- a tervezésről (a szervezet céljainak meghatározásáról, stratégiájáról és taktikájáról);
- a munka motivációjáról (az alkalmazottak tevékenységének minőségi problémái, a személyzet elégedettségének kérdései, erkölcsi és anyagi ösztönzők, fegyelmi kérdések stb.);
- a szervezeten belüli szervezésről (a szervezet struktúrájának kérdése, a strukturális egységek fellépéseinek összehangolása, a hatáskör átruházásának problémái, felelősség kérdései stb.);
- az alkalmazottak tevékenységének figyelemmel kísérése (egy vagy másik tevékenység eredményeiről, a célok eléréséről, a feladatok megzavarásának problémáiról stb.).
A találkozó témái közé tartozik az adminisztratív, technikai, személyzeti, pénzügyi, technológiai stb.
A megbeszélés célja és célja a besorolás alapja. Ennek alapján az ülések problémás, tanulságos és operatív (diszpécseri) feladatokra oszthatók.
A problémás találkozóra azért kerül sor, hogy megtalálják a legmegfelelőbb megoldást a vitatott kérdésekre. Ilyen megbeszélésen rendszerint egy jelentést hallanak, kérdéseket teszek fel a jelentésről, vitát folytatnak és egy általános döntést hoznak, amelyet szavazással fogadnak el. A beszámolót előzetesen írásban lehet benyújtani az üléshez. Ezután a beszélő azonnal válaszol a feltett kérdésekre.
Tájékoztató ülés összehívását céljából hozza az alárendelt megrendelések magasabb hatóságok azok azonnali végrehajtását. Ezeken a találkozókon, meghatározva az egyes rendelkezéseit a dokumentumot, magyarázza a felmerülő problémákat, kinevezése feladatok tárgyalt módon és eszközökkel való megvalósítása határozza meg az előadók.
Az operatív (diszpécser) lehetővé teszi, hogy az alulról felfelé tájékoztasson információt a szervezet helyzetéről. Az ülés résztvevői beszámolnak a vezetőségnek arról, hogy a dolgok a helyszínen vannak, mi a probléma, mi a megoldásuk, stb.
Az üzleti találkozók következő fő feladatai:
1) Megtalálni, elemezni az eset állapotát (hogyan tervezték, mi történik a csapatban); információcserére a vita tárgyát képező kérdésben, összehangolja az erőfeszítéseket és szervezeti következtetéseket von maga után. Ezek a feladatok megfelelnek az értekezlet típusának.
2) Tájékoztatja a személyzetet a keresést a problémák megoldását, az új tapasztalatok és lehetőségek a végrehajtás, meggyőzni alkalmazottai a helyességét folytatott gazdaságpolitika. Ezeknek a problémáknak a megoldására egy magyarázó megbeszélésre vagy egy összeszerelési utasításra van szükség.
3) Keress egy kollektív megoldást a problémára, készíts, gyűjts össze ötleteket. Ez a fajta értekezlet probléma vagy "ötletgondozás".
4) Kiválaszthatja és konstruktív döntéseket hozhat. Ez a találkozó feladata - a döntéshozó.
5) A résztvevők számára a szükséges ismeretek megszerzése, képzettségük javítása. Ezt a típust konferenciának vagy képzési értekezletnek hívják.
Ha a menedzser érdekli a kapcsolatot a csapattal, rendszeres találkozókat szervez. A találkozó gyakorisága is lehet egyszeri és időszakos.