A szolgáltatási levél regisztrációjának mintája
ARCHÍVUM TÁROLÁSÁRA
1. Általános rendelkezések
2. ügyek kialakítása
3. Dokumentumok készítése a későbbi tároláshoz és felhasználáshoz
Az ügyek nómenklatúrája az intézményen belül kezdeményezett ügyek jóváhagyott, rendszerezett jegyzéke, feltüntetve a tárolás időpontját a megállapított eljárásnak megfelelően. A tartomány az esetek használják rendszer forgalmazás és csoportosítása végrehajtott iratok (a besorolási séma), egy mutatót az indexelés dokumentumok és esetekben az eltarthatóság, valamint a rendszer a referencia fájl nem kerül végrehajtásra dokumentumokat. Ezenkívül az intézmény nyilvántartáskezelési és archiválási nyilvántartása egy ideiglenes (legfeljebb 10 éves) tárolásra.
Az esetek nómenklatúrája a dokumentumok tartalmának és típusának gyors kereséséhez szükséges. A dokumentációval való munka sebessége a biztonságosságuk függvénye. Az esetek nómenklatúrájának hozzáférhetősége minden intézményben, szervezetben, vállalkozásban kötelező.
Az esetek nómenklatúrájának megfogalmazására vonatkozó főbb rendelkezéseket az Unified State Document Management (UGSD) dokumentum tartalmazza.
Az esetek nómenklatúrája lehet konkrét, példamutató és tipikus. Ezenkívül megkülönböztetik a strukturális egység és az intézmény megoszlásainak nómenklatúráit.
A konkrét nómenklatúra egy adott intézmény vagy szerkezeti egység dokumentumait tükrözi.
Előállítása nómenklatúra ügyek a szervezet megelőzi az előkészítő munka, amelynek célja, hogy - így a regisztrációs esetben éren az irodai munkában, megfelelő típus és tartalom-késleltetett dokumentumok helyes osztályozni őket megfelelően a szakmai területen, és kérdéseket a szervezet.
A munka elkészítése nómenklatúra ügyek, mint a szerkezeti egységek és az egész intézmény, összehangolt nyilvántartási és szolgáltatások, mint a szabály, tartalmazza a tanulmány a szervezeti struktúra és irányokat, valamint a komplex dokumentum, mely alapján fogják megfogalmazni a nevét esetek és az elveket azok kialakulásának. Az esetek nómenklatúrái közé tartoznak a "Hivatalos felhasználásra" bélyegzővel ellátott dokumentumok csoportosítására szolgáló esetek fejlécei, referencia kártyák.
Az esetek nómenklatúrájának jóváhagyott példányai állandó tárolási okmányok, és a szervezet hivatala ügyeiben szerepelnek. Ha ilyen szolgáltatás nem áll rendelkezésre, akkor a titkár-referens ügyei közé tartoznak.
Az esetek nómenklatúrájának jóváhagyása után a strukturális felosztások és az állami szervezetek kivonatokat kapnak a vonatkozó szakaszokból a munkában való felhasználásra.
Az olyan esetek nómenklatúráját, amelyek egy szakbizottság (EK) által jóváhagyott, az államraktározásra vonatkozó dokumentumokat nem továbbítanak, évente jóváhagyja a vezetője. A nómenklatúra első példányát legalább 10 évig megőrzik.
Az esetek nómenklatúrája a strukturális részfelosztásokban az ügyek kialakításának és nyilvántartásának rendje a megyei munkafolyamatban. Az esetek konszolidált nómenklatúrája a strukturális felosztások nómenklatúrái alapján készül.
Az intézmény ügyeinek nómenklatúrája több példányban kerül kinyomtatásra. Az első példányt tároljuk az irodában, a második - ezt a szolgáltatást használni, mint egy működő példányt, és a harmadik - a megyei levéltár (a felelős személy archív), mint a számviteli bizonylat, a negyedik - az Állami Levéltár, amely ezeket az iratokat az intézmény.
Az intézmény ügyeinek nómenklatúráját legalább ötévente felülvizsgálják. Az intézmény funkcióinak és struktúrájának radikális változása esetén újból elkészül, elfogadja és jóváhagyja.
Az ügyek kialakulása a dokumentumok egy konkrét esethez való hozzárendelése és a benne lévő dokumentumok rendszerezése. Az ügy egy adott kiadványhoz vagy tevékenységi területhez kapcsolódó dokumentumokat (vagy dokumentumot) tartalmaz, és különálló fedezetbe van helyezve.
Az ügyek kialakításának meg kell felelnie a következő alapvető követelményeknek: a dokumentumok gyors feldolgozása és visszakeresése; a dokumentációs szolgáltatások megbízhatósága; a dokumentumok biztonsága. Az ügyet csak a GOST és az YGSD követelményeinek megfelelően kiadott dokumentumokkal (eredeti vagy hiteles másolatokkal) töltik ki. Olyan dokumentumok, amelyek nem felelnek meg az eset címsorának, hibásan feldolgozva (visszaküldve a végrehajtónak a felülvizsgálatra), vissza kell küldeni, a rajzok, a változatok, a másolatok másolatai nem kerülnek az ügybe.
Az állandó és ideiglenes tárolási dokumentumok különálló esetekre vannak csoportosítva (különálló eredetik és másolatok, éves, negyedéves, havi tervek, jelentések stb.). Kivételes esetekben az egyik probléma megfontolásához kapcsolódó állandó és ideiglenes tárolási okmányok egy esetben csoportosíthatók (regisztrátor vagy mappa). E dokumentumok megvizsgálását, döntéshozatalt és az ügy lezárását követően az állandó raktározás dokumentumait visszavonják, és átszállítják az állandó raktárba. Ha az ügyet kettéosztják a nómenklatúra szerint, a jegyzőkönyv "Megjegyzés" oszlopában feljegyzés készül.
Az esetekben az egyik irodai év dokumentumai csoportosulnak. Kivételek: átmeneti és igazságügyi kérdések; személyes ügyek, amelyek az intézményben töltött személy teljes munkaidején alakulnak ki; oktatási intézményekben létrehozott oktatási dokumentumok (az iskolaév során).
A fájlnak legfeljebb 250 lapot kell tartalmaznia 30-40 mm vastagságban. Ha nagyszámú dokumentum van róluk független esetek, kronológia vagy szűk kérdések. Például: az esetben a „levelezés az ellátás fém” lehet osztani három :. „levelezés az ellátási öntés”, „leveleknek a kínálat bérleti”, „levelezés számára szállított betonacél és vezetékes”
Az ülésekre vonatkozó, külön ügyekben csoportosított dokumentumokat az ülések jegyzőkönyve szerint rendszerezik. Az ugyanazon protokollra vonatkozó dokumentumok egy csoportján belül találhatók megoldási kérdések sorozata; az egyik dokumentumban található dokumentumok csoportjában a kezdeményezést, majd az egyéb dokumentumokat először benyújtják.
A magasabb testületek megbízásai az intézmény tevékenységi körébe tartozó esetekre csoportosulnak. Az ügyben található dokumentumok időrendi sorrendben vannak elrendezve.
A személyes fájlokban lévő dokumentumok a következő sorrendbe kerülnek: a személyes fájlban rendelkezésre álló dokumentumok belső jegyzéke; alkalmazási, áttételi vagy bemutatási kérelem; kérdőív, a személyzeti nyilvántartások jegyzéke; az önéletrajz, az oktatási dokumentumok, a kinevezéssel, átruházással, elbocsátással kapcsolatos megbízások kivonata (a foglalkoztatásról, átruházásról, elbocsátásról szóló feljegyzések másolata); a személyi könyvelés személyes adatainak kiegészítése; az ösztönzők nyilvántartására vonatkozó személyes adat mellett. A lakóhely, az egészségügyi állapot és a másodlagos jelentőségű egyéb dokumentumok a személyes fájloktól elkülönítve vannak csoportosítva. E csoportokon belül a dokumentumok időrendi sorrendben vannak elrendezve. A büntetések kiszabására vonatkozó utasítások másolata, a bátorítás, a vezetéknév megváltoztatása stb. az ilyen nyilvántartások bevezetésével kapcsolatban személyes adatlapon a személyi állomány számviteli alkalmazottaira vonatkozó személyes adat mellett nem kerül sor.