A megyei archívum munkájának megszervezése
Itt kínálunk lépésről lépésre útmutatót a vállalati archívum működésének helyreállításáról vagy megszervezéséről olyan esetekben, amikor ez a tevékenység helytelenül történt vagy egyáltalán nem történt meg. Ez a kézikönyv egyszerű és hozzáférhető, részletesen megmagyarázzuk, hogy mit kell tennie, ha utasítást kapsz egy osztály archívumának fenntartására, és nem tudod, hol kezdjem.
Normatív és módszertani alap a szervezeti egység munkájának megszervezéséhez
Ha a cég gyárt kitöltésével dokumentumok önkormányzati vagy állami archívum, azaz továbbítjuk az értékpapírok, állandó tárolás, akkor forduljon a kurátora a levéltári intézmények, akik tanácsot tudnak adni sok kérdésben, és akkor összejön neki egy csomó hasznos információt.
Jellemzően az archívum a szervezet egy része az irodai élet, azaz a titkárság, irodák, általános osztály és így tovább. Ha van egy nagy mennyiségű dokumentációt, a megyei levéltár lehet megszervezni, mint egy külön szerkezeti egység.
A vállalkozás archívumáért felelős munkavállaló munkaköri leírása tartalmazni fogja az általa végzett munkák típusát, valamint jogait és kötelességeit.
Levéltári dokumentumok a szervezet, mint általában, tárolása egy speciálisan erre a célra felszerelt szobákat összhangban a szabályozási követelményeknek. Kisebb szervezetek, amelyek során kialakult az év, csak egy kis számú esetben, levéltári dokumentum tárolható ugyanabban a helyiségben, ahol a szolgáltatás található irodában, hanem egy fém burkolat, hogy nem csak zárva, de le is zárhatjuk.
A vállalati archívum nyilvántartása
Ha nem hoz létre archívumot a semmiből, akkor ellenőriznie kell, hogy vannak-e már meglévő rekordok az archívumban. A konkrét helyzettől függetlenül érdemes megértenünk, hogy a szervezet archívumában lévő dokumentumok rögzítéséhez milyen formanyomtatványokat kell betartani a jelenlegi szabályozási követelményeknek megfelelően. Honlapunkon hasznos cikket talál erre a témára.
Ha megtalálta az alapítvány fájlját az archívumban, valamint az esetek nyilvántartását, ez nagyon jó. Tanulmányuk segít megérteni az archívum dokumentációjának összetételét és mennyiségét. A minisztériumi archívum fenntartása érdekében az utóbbi években is szükség van az esetek nómenklatúrájára.
A vállalati archívum dokumentumainak összetétele
A vonatkozó rendelkezés alapján a vállalkozás archívumában az alábbi dokumentációt kapja meg, amelyet a nyilvántartás vezetése végzi:
- Állandó tárolási dokumentumok, amelyek általában csak azoknak a szervezeteknek alakulnak ki, amelyek dokumentációt továbbítanak az állami tároláshoz. Más vállalatok nem rendelkezhetnek ilyen dokumentumokkal, mivel joguk van tízéves tárolási időszakok létrehozására. Gyakran előfordul, hogy a vállalatoknál történő állandó tárolás helyett a "felszámolás előtt" a tárolás lehetőségét alkalmazzák.
- A személyzet dokumentumai.
- Több mint 10 éves időtartamú átmeneti megőrzésű dokumentumok, amennyiben azok a szervezetben léteznek.
- Dokumentumok átmeneti tárolás időtartama kevesebb, mint 10 éve, ritkán továbbítják az archív, akkor lehet végezni csak a döntés a fejét a cég, például annak a ténynek köszönhető, hogy hiányzik a hely tárolni ezeket a dokumentumokat a szerkezeti megosztottság a cég.
A vállalati archívum jelenlétének és állapotának ellenőrzése
Ha egy másik alkalmazotttól kell ügyeket kérnie, akkor az ügyek átvételének átruházása történik. Ezt az archívumért felelős személy megváltoztatásának helyén végzik el, amelyben a levéltári dokumentumok fogadása és továbbítása, valamint a referencia berendezés, az archív szoba vagy a berendezés megváltoztatása történik.
Ha nincs a kezedben a nulláról létrehozott minisztériumi archívum, és van már benne néhány dokumentum, akkor meg kell vizsgálnia az esetek elérhetőségét és állapotát. Ezt az eljárást azért végzik el, hogy megállapítsák összetételük és mennyiségük tényleges és számviteli formák közötti megfelelését. Más szavakkal, az ügyvéd borítójának leírását összehasonlítjuk az archív fájlok leírásával. Ha minden megegyezik, finom, ha különbséget találnak, akkor ki kell küszöbölni. Az ilyen ellenőrzés folyamatában ki kell adni a létrehozott formanyomtatványt. Az alap üzleti tevékenységébe be kell vonni az elkészült cselekményeket.
A szervezet archívumának munkatervje
Amikor eljött az ideje, hogy dolgozzon ki munkatervet a megyei archívum számára, meg kell fontolni, hogy mi szerepel ebbe a tervbe.
Szükség esetén ütemezheti a rekordok helyreállítását. Különös figyelmet kell fordítani az esetek irataira. E dokumentumok hiányában ezeket meg kell tenni. Az államraktárba továbbítandó dokumentumok nyilvántartása az állami levéltárakban található, ezért egy példányt készíthet a szervezetére.
Szükséges lesz megállapítani, hogy mely dokumentumok szükségesek a feldolgozáshoz és az egyszerűsítéshez, és amelyek - a raktározás lejáratával összefüggésben megsemmisülhetnek. Ennek kezelésére tanulmányoznia kell a vállalkozás üzleti tevékenységének nómenklatúráját.
A meglévő előírások megkövetelik, hogy folyamatos nyilvántartást, személyi okmányok, valamint azokat, amelyek szavatossági ideje több mint 10 éve, és nem később, mint három évvel azután, hogy befejeződött a papírmunka, alá kell teljes regisztráció, azaz be kell nyújtani a kemény burkolat. A dokumentumok tudományos és technikai szempontból történő feldolgozása nagyon időigényes, és ehhez speciális készségek szükségesek. Ezért nem csak a vállalkozás alkalmazottai, hanem harmadik fél szakemberei is végezhetik, akikkel a szolgáltatásnyújtásra vonatkozó megfelelő szerződések megkötésére kerül sor.
Szükség van egy ütemterv kidolgozására az ügyek archiválására az egyes strukturális egységektől, melyet össze kell hangolni a strukturális felosztások vezetőivel.
Ha dokumentumokat is elküldenek az államnak a szervezeten belüli tároláshoz, tanácsos konzultálni az időzítéssel, az átutalás sorrendjével stb. az állami archívum kurátora.
A megyei archívum dokumentumok felhasználásának megszervezése
Szükséges lesz a cég archív dokumentumainak felhasználása, ha gyakorlatiasak. Alkalmazása alapján egy szervezet alkalmazottja legfeljebb 30 napig kaphatja meg a megfelelő vállalkozást, de szükség esetén ezt a kifejezést további 30 napra meghosszabbíthatja. Egy különleges formában, az úgynevezett könyvet, amely eseteket bocsát ki az adattárból. fel kell tüntetni az átvételt, majd az egyes esetek visszaküldésével. A kiadott archív fájl helyett helyettes kártyát kell elhelyezni. Bár a gyakorlatban olyan szervezetekben, ahol kevés az archívum, az utolsó követelményt leggyakrabban nem alkalmazzák.
És végül
Az archiváló alkalmazottnak megfelelő képesítéssel kell rendelkeznie a következő munkák elvégzéséhez:
- Az esetek kialakulásának és végrehajtásának ellenőrzése a strukturális egységekben, amely magában foglalja a dokumentumok tárolási állapotának vizsgálatát is, amelynek során a megfelelő tanúsítványt vagy a vezetőhöz intézett feljegyzést összeállítják.
- Segítségnyújtás a vállalat strukturális egységeinek munkatársaihoz a dokumentumok feldolgozásakor.
- Részvétel a vállalati ügyek nómenklatúrájának kialakításában, és szükség esetén a cég levéltári üzleti és irodai munkájának normatív és módszertani alapjainak kidolgozásában is.