A dokumentumok tudományos és technikai feldolgozása és az esetek nyilvántartásának kidolgozása
A dokumentumok tudományos és technikai feldolgozása és az esetek nyilvántartásának kidolgozása. Szakértői Bizottság
A dokumentumok tudományos és technikai feldolgozásának folyamata, amely archívumgá válik, a legszélesebb, és számos szakaszból áll:
A dokumentumok tudományos és technikai feldolgozásának jellemzői:
- Mint tudják, a dokumentumok köre hatalmas lehet. Szigorúan be kell tartani a dokumentumok tulajdonjogát a nómenklatúra-mappába, figyelembe kell venni az ügyiratok rendszerezését, és nem szabad meghaladnia a 250 oldalas vagy a térfogat vastagságának legalább 4 cm-es terjedelmét. Ilyen egyszerű szabályokkal nem kell újra keresni a dokumentumokat.
- A korábban nem vették figyelembe, illetve az irodai év során észlelt eseteket nem szükséges az eredmények releváns aktus általi nyilvántartásba vételéhez. Lehetséges azonosítani az elszámolatlan eseteket az alap ügyeinek rendelkezésre állása és állapotának ellenőrzése során, amikor nemcsak az archívum nyilvántartásait vizsgálják, hanem az egyes ügyek tényleges ellenőrzését is.
- Az ügyek tudományos és technikai feldolgozásának eredményeinek nyilvántartása egy tudományos és referenciaberendezés létrehozásával a tartós eltarthatósági esetek leltárának éves részeként a személyi állomány, a személyes számlák tekintetében. Miután a készleteket a tárgy állami archívumában jóváhagyták, a készletet be kell jegyezni a készletek nyilvántartásába.
Az esetek listájának elkészítésekor a következő követelmények teljesülnek:
- az esetek fejlécét az esetek nómenklatúráján alapuló elfogadott rendszerszintű rendszer szerint jegyzik be a leltárba;
- minden esetet független sorszám alatt kell feltüntetni a leltárba (ha az eset több térfogatból (részből áll), akkor minden szám (rész), beleértve az eset külön mellékletét, független számban szerepel a leltárban);
- az esetek számozásának sorrendje a leltárban bruttó;
- a szerkezeti felosztások leírásához a számok hozzárendelésére vonatkozó eljárást az archívummal egyetértésben állapítják meg;
- A leltár dobozai pontosan meg vannak töltve az eset fedezetére vonatkozó információk szerint;
- amikor egy sort a leltár esetben ugyanazzal a címmel írt teljes címe az első eset, és az összes többi homogén esetben jelzi a „azonos”, más információt az ügyek a leltárt kell tenni a teljes (minden új főcím leltárlapot reprodukálni teljes egészében);
- A leltár többszörös számai a számok sorrendjében jelennek meg. Ebben az esetben csak az első kötet neve szerepel a készletben, és az összes többi kötet nevét, ha azokat egy oldalra helyezi, az "Ugyanaz" felirat jelzi. Ha a többkötetes eset neve eljut a következő lapra, akkor az eset címét teljesen meg kell ismételni. Amikor az utolsó kötet hozzáadódik a készlethez a kötetszám után, az "Utolsó" szó hozzáadásra kerül.
- Az esetek nevei (címek) között leltárban marad legalább 1 cm-es intervallum.
- A "Megjegyzések" grafikon az esetek kézhezvételének, a fizikai állapot sajátosságainak, az esetek más szerkezeti egységeknek az adott aktusra való hivatkozással, a másolatok elérhetőségével stb.
- Végén a leltár után az utolsó leíró cikket tele van a végső rekordot, amely kimondja (számokkal és szavakkal) az esetek száma, amelyek alapján bejegyzett leltár, az első és az utolsó szám az esetek a leltár, valamint meghatározza az adott felsorolás esetek a leltár (szó szerinti és nem fogadott számok).
- A készletezés jóváhagyása a szervezet Szakértői Bizottságánál, amelyet a szakértői bizottságról szóló rendelet alapján hoztak létre:
A szakértői bizottság létrejön:
- A szervezet vezetőjének sorrendje a leginkább képzett munkavállalók számától legalább három emberből.
- A szervezet EK-je feltétlenül tartalmazza az archívum vezetőjét vagy az archívumért felelős személyt.
- Célszerű a CEC-be olyan archív intézmény képviselőjét bevonni, amelyhez a szervezet a beszerzés forrása.
- A CEC (EC) elnöke a szervezet vezetõinek egyike, a nyilvántartás és az irattári ügyek felügyelete.
A dokumentumok értékének vizsgálata a szervezetben:
- nyilvántartásba vétel - az esetek nómenklatúráinak elkészítése, esetek kialakításának folyamata és az archívumba történő áthelyezéssel kapcsolatos ügyek előkészítése;
- az archívumban - az állandó tárolásra szánt ügyek átadására való felkészülés során
Az alapnak történelmi igazolást kell összeállítania. Ha a segítség már rendelkezésre áll, frissítheti azt, hozzáadhatja a befektető legfrissebb adatait, az alap dokumentációinak összetételét, a dokumentum tulajdonosával kapcsolatos információkat, azok mozgását, a dokumentumok sajátosságait stb. Az első rész - az alapkezelő története - magában foglalja a szervezet származásának történelmi feltételeit, az előd szervezet nevét, az összes reorganizáció időrendi sorrendjében, beleértve a következő információkat:
- a szervezet létrehozásának, átalakításának és felszámolásának időpontja jogalkotási aktusok vagy közigazgatási dokumentumok alapján; utódszervezet neve;
- a szervezet feladatait és funkcióit és azok változásait;
- a szervezet tevékenységi köre, az alárendelt szervezetek rendszerének összetétele;
- a szervezeti hely az állami készülék rendszerében, gazdasági, társadalmi-politikai, kulturális és egyéb élet;
- a szervezet nevében és alárendeltségében bekövetkezett változások;
- a szervezet szerkezetét és annak változásait.
2. A második rész - az alap története - az alábbi információkat tartalmazza:
- az alap dokumentumai archívumban történő első átvételének időpontja, mennyisége és határideje;
- az alap összetételében és volumenében bekövetkezett változások és azok okai (értékvizsgálat, veszteség, nem dokumentált időszakok);
- a dokumentumok megőrzésének mértéke;
- a dokumentumok kialakításának, leírásának és rendszerezésének jellemzői, az alap időrendi határain túlmutató dokumentumok hozzáférhetőségével kapcsolatos információk;
- információk az alapító (beleértve a személyzetet is) iratanyagának elérhetőségéről, amelyek más alapok vagy archívumok részét képezik, valamint a tárolásuk helye;
- információk más szervezetek vagy személyek dokumentumainak hozzáférhetőségéről (készletbefordítás);
- a tudományos referenciarendszer összetétele az alap számára.
3. A harmadik rész tartalmazza az alap általános leírását a dokumentumok összetételéről és tartalmáról, általában és egyedi dokumentumcsoportokról; információk az alap időrendi keretein túlmutató dokumentumok hozzáférhetőségéről, az alap tudományos és referenciakészülékeiről az információs hordozók típusairól.