Raktárkezelés
Léteznek problémák a készletezéssel kapcsolatban? Az olyan technológiák bevezetését, mint a bar-kódolási rendszerek, az RFID, Pick-to-Light, gyakran javasolják a helytelen nyilvántartási számlák problémájának megoldását. Ha ezeket a technológiákat megfelelően végrehajtják, csökkentheti a hibák számát.
Azonban egyikük sem szünteti meg az összes hibát. A rosszul bevezetett rendszer még súlyosbíthatja a helyzetet. Ezért, mielőtt további rendszereket költene, el kell kezdenie az alapokat - a minőségirányítási rendszerének (QMS) összehangolásával.
- Raktárpolitika
- Az üzleti folyamatok leírása
- Dokumentációs eljárás
- Személyzet képzése
- Az alkalmazottak tesztelése
- A megfelelőségi folyamatok felügyelete
- Szabványok létrehozása
- Pontosság követése
- felelősség
- Gondolkozz!
- könyvvizsgálat
Az alapok listáján nincs semmi forradalom. Ezek egyszerű lépések, amelyek meghatározzák a pontos nyilvántartási számlák magasabb szintjének elérését. Sikere vagy sikertelensége e lépések konkrét végrehajtásától függ. Ez nem az, amit sietünk. A következmények hosszú távon pusztítóak lehetnek, mivel a terv sikere sok ember közös erőfeszítését igényli a szervezetben. Ha az első kísérlet sikertelen, nehezebb lesz az együttműködés magas szintje a következő alkalommal. Vedd el az idejét és tedd jól.
Raktárpolitika
A pontos elszámolás fenntartása szerves részét képezi a szervezet raktárpolitikájának. Mivel a minőség az ügyfélszolgálat és a raktár biztonsága, a pontosság mindenki felelőssége. Ezt a vezetés legmagasabb szintjén kell kezdeni.
A folyamat leírása
Önnek kénytelen lesz keményen küzdeni ahhoz, hogy legalább némi előrelépést elérjen, hacsak nem világosan írja le a QMS-ben azokat a folyamatokat, amelyek befolyásolják a raktár kezelését. A folyamatok leírása során meg kell keresni a hibák elkövetésére és a módosítások megszüntetésére vagy csökkentésére vonatkozó lehetőségeit. Még a legmegbízhatóbb alkalmazott is hibát követ el, ezért a kritikus műveletek helyszínén hivatalos ellenőrzéseket kell végezni. Kérdezd meg minél többen a munkát, hogy teljes és pontos képet kapjanak a folyamatokról. Mindaz, amit később hiányoltál ebben a szakaszban, az új eljárások leírására és a munkavállalók további képzésére lesz szükség. Ismét: "Ne rohanj és csinálj jól."
Dokumentációs eljárás
Az ebben a szakaszban ismertetett eljárás nem korlátozódhat a készlet pontosságára, hanem a teljes rendeletet, beleértve a minőséget, a fizikai szempontokat és a biztonságot.
Ennek a dokumentációnak világosnak és átfogónak kell lennie, amennyire csak lehetséges. A dokumentációt egy meghatározott pozícióra vonatkozó konkrét feladatra kell írni. Minden olyan dolgot tartalmaznia kell, amire a munkavállalónak szüksége van ahhoz, hogy ezt a feladatot megvalósíthassa, és semmi többet ne. Ha például a munkavállaló felelőssége, hogy tájékoztassa a kezelőt az esetleges eltérésekről, akkor mindezt meg kell adni erre a munkavállalóra, még akkor is, ha vannak más, a szabályok be nem tartására vonatkozó további eljárások.
Az eljárásoknak tartalmazniuk kell a helyes módszert a dokumentumok kitöltésére és feldolgozására, az adatbevitel sorrendjére és ütemezésére, valamint az elvégzendő ellenőrzésekre. Ha a dokumentáció kitöltésének sorrendjében bármilyen kivétel van, azokat meg kell adni a dokumentumban, mert Nem dokumentált kivételek csökkenti az eljárás hatékonyságát.
Légy valósághű, az eljárások nem "kívánságlista", ezek olyan dokumentumok, amelyek egy adott feladat követelményeit tartalmazzák. Fel kell készülnie arra, hogy biztosítsa az összes eljárás betartását. Miután elkészült a dokumentációval, azt javasoljuk, hogy először terjessze az eljárást több kulcsfontosságú alkalmazott között, majd vegyen be néhány hétet az Ön és ezen alkalmazottak számára a folyamatban lévő műveletek figyelemmel kísérésére annak érdekében, hogy azonosítsa, hogy valami kimaradt-e vagy valamit nem megfelelően írtak le . Ezután az eljárásokat hivatalosan be kell tartani és alkalmazni kell minden munkavállalóra.
Személyzet képzése
A "festés elleni" eljárás leírása nem a személyzet képzése. Fontos, hogy az összes eljárást az alkalmazottak csoportjaival végezzük. Töltsön annyi időt, amennyire szükséges ahhoz, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindannyian teljes mértékben megértik az eljárást. Világossá kell tenni, hogy az eljárás végrehajtása az egyetlen módja annak, hogy elvégezzék munkájukat. Ha elvégezte a folyamatok leírását és az eljárások dokumentálását, ne legyen meglepetés a képzés során.
Az alkalmazottak tesztelése
Szükséges a munkatársak tesztelése az eljárás ismeretében. Ez az egyetlen módja annak, hogy megtudják, megértik-e őket (vagy akár elolvassák őket). Készülj fel, hogy a tesztelés meg fogja ijeszteni az alkalmazottakat. Ne végezzen túl bonyolult teszteket. Kérdezz meg néhány kérdést a kész válaszok megválasztásával kapcsolatban. Szükség lehet tesztelésre is, amely megköveteli, hogy a munkavállaló elvégezze a munkák egy részét. Hasznos lehet újra belépni olyan tesztkérdésekbe, amelyekkel a múltban problémák merültek fel. De nem szabad büntetni a helytelen válaszokat. Bármely téves választ egy kérdésre meg kell vitatni ezzel a munkavállalóval, hogy megérti a helyes választ. Szükséges lehet további intézkedések meghozatala az elégtelen olvasási vagy nyelvi készségekkel rendelkező munkavállalók szóbeli tesztelésére.
A megfelelőségi folyamatok felügyelete
Közvetlenül meg kell kezdeni a folyamatok felügyeletét az eljárások betartásához. Az írásos eljárásnak nem megfelelő akciókat az illetékes alkalmazottnak azonnal kezelnie kell. Amint korábban említettük, az írásos eljárások az egyetlen módja annak, hogy elvégezzük a munkát. A munkavállalóknak a "saját módjukat" megillető jogát (még akkor is, ha az opció a legjobb), lehetetlenné teszi az utasítások érvényesítését más kérdésekben, valamint problémákat okozhat a folyamatok megváltoztatásakor. Ha jobb módjuk van, miután megváltoztatták a rendezett rendet, akkor ez lesz az egyetlen út.
Szabványok létrehozása
Hasznos lehet a pontosság pontosságának megteremtése, ha lehetséges. Tegyen kutatásokat annak érdekében, hogy a szabványok elég magasak, de még mindig elérhetők legyenek. Biztosítania kell ezeknek a szabványoknak való megfelelést, ami rendkívül fontos azok helyes beállításához. Ha kétségei vannak, állítsa be az alábbi szabványokat, ezeket később bármikor növelheti. Ha túlságosan magasra állítja őket, a végrehajtásuk során felmerül a probléma. Szabványokat kell beállítani egy adott feladathoz. A szabványok beállításához követni kell a végrehajtott feladatok pontosságát és teljesítményét. Ezáltal a szabvány életképesebbé válik, ha több ember végez ugyanazokat a feladatokat.
Pontosság követése
A pontosságot mindig a teljes ügyletszám százalékában kell mérni. A nyomkövetési pontosság számos hiba formájában teszi hátrányba a produktívabb alkalmazottakat. Ezenkívül szervezeti szinten az ilyen mutatók torzulhatnak az üzletág változékonysága (például szezonalitás) miatt.
Az információkat pozitív módon kell a személyzet rendelkezésére bocsátani, ez fontos eszköz a folyamatok és az emberek javításához. Az indikátorok egyszerű nyomon követése és ezen információk továbbítása az alkalmazottak számára lehetővé teszi a hibák azonnali csökkentését, még akkor is, ha a szabványok nincsenek megállapítva. Az a tény, hogy mindannyian pontosak akarunk lenni. A probléma az, hogy mindannyian úgy véljük, hogy pontosak vagyunk, és mindig egy másik személy hibázik.
felelősség
Az emberek felelősek a dokumentált eljárások követéséért. Ideje volt az eljárások dokumentálása, képzések és tesztelés. Ha valaki nem dolgozik az eljárásoknak megfelelően, megfelelő fegyelmi intézkedéseket kell alkalmazni rá. Nagyon egyszerű. Meg lehet lepődni, hogy hány egyetlen ember, aki nem követi az eljárást, elronthatja. Ha a munkatársaid nem felelősek, hiába hajtotta végre az előző lépéseket. A hibákat néha mindenki megteszi. A hiba azonban nem lehet a munkavállaló tudatos döntésének következménye az eljárással ellentétes munkájának.