Dokumentációs tárolási idő és átvitel archívumra, gazdaságra és életre

A számviteli és adóbevallási dokumentumok tárolásának feltételeit a jogszabály írja le. E feltételek lejárta után a dokumentumok általában megsemmisülnek. De vajon ezek az akciók mindig indokoltak-e? Milyen esetekben szükséges lehet a dokumentáció az általános feltételeken kívül történő tárolása? És tárolhatok elektronikus dokumentumokat? Ezekre a kérdésekre a cikkben válaszolunk.

A cég tevékenysége során fontos szerepet játszik a dokumentumforgalom. Hatékony szervezete, pénzügyi és adókockázatai miatt az ügyfelekkel kötött megállapodások időszerűsége és a felügyeleti szervek követelményeinek teljesítése nagymértékben függ. A dokumentum forgalmának egyik fontos eleme a szervezetben a dokumentumok megőrzése.

A tárolási időszak lejártát követően az elsődleges könyvelési dokumentáció megsemmisíthető. A legfontosabb dolog az, hogy ne hibázzunk, és ne tegyünk eleget olyan dokumentumoknak, amelyeket a jogalkalmazók jogilag megkövetelnek. Ellenkező esetben a bírságok és a többletköltségek nem kerülhetők el ...

Mennyit tárolni az elsődleges ...

A szervezet által végzett összes üzleti tranzakciót igazoló okmányokkal kell dokumentálni. Ezek a dokumentumok az elsődleges könyvelési dokumentumok, amelyek alapján a könyvelést fenntartják. Az elsődleges könyvelési dokumentumok ilyen meghatározása a művészetben található. A 129-FZ törvény 9. cikke. És a 2.2. Bekezdésben. A rendelet dokumentumok és dokumentum-számviteli jóváhagyott, a Pénzügyminisztérium, a Szovjetunió 7.29.83 № 105 (a dokumentum már olyan mértékben nem összeegyeztethetetlen a törvény № 129-FZ) azt állítja, hogy az elsődleges dokumentumok erősít az a tény, egy üzleti tranzakció. Biztosítaniuk kell a megbízható adatokat, és azokat időben, rendszerint a tranzakció időpontjában kell létrehozni.

Az adótörvény nem tartalmazza a fogalom elsődleges számviteli dokumentumokat, de valójában használja ugyanabban az értelemben, mint a törvényi könyvelési (amely miatt a normák n. 1, Art. 11. Az adótörvény). Az Art. 313 Az adótörvény az adó számla kiszámításakor nyereségre - egy olyan rendszer általánosítása az információ, hogy meghatározza az adóalap alapján elsődleges dokumentumok csoportosítva eljárásnak megfelelően előírt adótörvény. Költségek adózási szempontból is meg kell erősíteni elkészített dokumentumok szerint az orosz törvény (para. 1, Art. 252. adótörvény).

Így a könyvelés és az adóbevallás elsősorban az elsődleges könyvelési dokumentumokon alapul. De a könyvelés és adózás szempontjából az elsődleges raktározás feltételei eltérőek.

Az elsődleges könyvelési dokumentáció általános tárolási feltételeit mind a könyvelési, mind az adójogi szabályozás tartalmazza. Így az Art. A 129-FZ. Törvény 17. §-a meghatározza a szervezet kötelességét az elsődleges könyvelési dokumentumok, könyvelési nyilvántartások és könyvelési nyilvántartások archívumban megszabott határidőkön belül, de legalább öt évig. Ebben az esetben a tárolási periódus számítása a dokumentum elkészítésének évét követő évtől kezdődik (a 129.-FZ törvény 17. cikkelye, a lista 1.4. Pontja).

362. cikk listája is megállapította, hogy az elsődleges számviteli dokumentumok és mellékleteit alapján amely lehetővé tette a könyvelési tételek (készpénz dokumentumok és könyvek, banki dokumentumok, megrendelések, jogi aktusok elfogadásának, visszaadása és törlése az ingatlanok, nyugták, számlák, kiadási jelentések, és mások. ) öt évig tárolják.

Az adótörvény megállapítja a számviteli és adóbevallások négyéves időtartamú integritását. Ez a követelmény ugyanúgy kiterjed az adóalanyokra és az adóügynökökre is (az Orosz Föderáció adótörvényének 23. cikkelyének 23. pontja és 5. cikkelye 3. pontjának 8. alpontja).

... és hány számlát?

Így az Art. A 129-FZ törvény 17. amely szerint az elsődleges okmányokat legalább öt évig meg kell őrizni, nem vonatkozik a számlákra. Ezt megerősíti az a tény is, hogy a számlákat a listán külön-külön megnevezik.

Kiderül, hogy a számlák megsemmisíthetők a tranzakcióban lévő egyéb dokumentumok előtt. Lássuk, hogyan néz ki a gyakorlatban.

Megjegyzés: ha lejárta előtt a számlák az ellenőrzések kezdődött ellenőrzi az áfa az időszakban, amikor az adó azon számlák függőben levonás, akkor menteni kell végrehajtani az ellenőrzési és elszámolási minden vitás kérdéseket rajta.

A joggyakorlat elemzésével arra lehet következtetni, hogy a számlák megsemmisítése negatív következményekkel járhat abban az esetben is, ha az adóalany úgy látja, megfigyelte az RF adótörvény által megállapított tárolási feltételeket. És ha a dokumentumok az ilyen határidők lejárta előtt megsemmisülnek, akkor a választott bírók minden bizonnyal az ellenőrzés oldalán állnak.

Külön tárolási időszakok

A gyakorlatban a szervezetek gyakran szükségesek az elsődleges szektor megőrzéséhez, amely jóval meghaladja a törvényben meghatározott általános határidőket. Bizonyos esetekben ezt közvetlenül jogi normák határozzák meg, és néha a bűnüldözési gyakorlatból következnek.

Tehát a szervezetnek a nyereségadó-képzés céljából alkalmazott munkavállalók képzésének költségeinek elszámolása céljából az igazoló dokumentumoknak a vonatkozó képzési szerződés teljes időtartamára kell történnie. A képzés befejezése után - a munkavállaló egy éve alatt - a szervezet által kötött munkaszerződésnek megfelelően, de legalább négy év alatt - a képzést, szakképzést vagy átképzést a vállalat fizette. Ez a cikk (3) bekezdésében szerepel. Az adótörvény 264.

Szerint a finanszírozók, a tárolási elsődleges dokumentumok megerősítik a kiadások végrehajtását az amortizációs költségeket, meg az általános kifejezés (négy év), amelynek kiszámítása végzik, meghatározott sorrendben. Figyelembe véve az Art. 252. adótörvény, eltarthatóságát eredeti dokumentumok, ami megalakult a bekerülési leírható eszközök kell számítani a teljesítés időpontját az amortizációs folyamat során. Ez azt jelenti például, ha vásárolnak egy számítógép, amely alapján a tárgyi eszközök osztályozása szerepel a második értékcsökkenés csoport (javak hasznos élettartama több mint 2-3 év), a tárolási időtartam igazoló dokumentumok vásárlására OS tárgy költségek (ha a számítógép fogják ismerni, mint például ) legfeljebb hét év lehet. A Lista követelményei szerint a tárgyi eszközök értékcsökkenésének meghatározására szolgáló dokumentumok tárolási ideje nem lehet tíz évnél rövidebb.

Elektronikus egységek tárolása elektronikus formában

Elektronikus dokumentumok a szervezet archívumában

Emlékezzünk vissza, hogy a megfelelő szervezet létrehozására archívumban a tárolás céljához képződött tevékenységük során levéltári dokumentumokat, beleértve a célból, tárolása és felhasználása a levéltári dokumentumok nem kapcsolódó állami vagy önkormányzati tulajdon, előírt Sec. 2, Art. A 125-FZ törvény 13. A cégnél létrehozott archívum tevékenységét a fent említett archívumok szabályai szerint kell megszervezni. Az archívum létrehozásának lehetőségét, amelyben csak a szervezet és elődei dokumentumait tárolják, az e szabályzat 1.2.1.

Az archívum működési szabályzatának 3.3. Szakaszában az archívumba továbbítandó dokumentumok listáját adják meg. Így a szervezet archívuma befejeződik az állandó, ideiglenes (több mint tíz év) tárolással, valamint a személyzet eseteivel. A tíz évig eltartható ügyek általában nem vonatkoznak a szervezet levéltáraira. A raktározási időszak lejárta után megsemmisültek a vállalat szerkezeti egységeiben. Mindazonáltal, amint azt korábban említettük, különleges esetekben az elsődleges dokumentumokat több mint tíz évig lehet tárolni, és azokat nem szabad beleilleszteni a lejárt tárolási időszakokba tartozó dokumentumok elosztásához.

Mivel a cég dokumentumait elektronikusan lehet tárolni, nincsenek akadályok a szervezet elektronikus archívumának kialakulásához. A 1.2.2 A szabályzat levéltárában munka jelezte, hogy az összetételtől függően a dokumentációt lehet létrehozni, és az elektronikus médiában. Az elektronikus dokumentumok (ED) benyújtásának eljárását az archívumban a Szabályok 2.1.4. Pontja javasolja. Az elektronikus médiára vonatkozó dokumentumok kiválasztását az archívumba történő átvitelhez a szervezet szakértői bizottsága végzi, miután a dokumentumok megszűntek a vállalat munkájában. Az ED megvizsgálja az ED-t a szervezet dokumentációjával kapcsolatban a hagyományos fuvarozóknál. Ez figyelembe veszi, különösen, hogy nem a back-up információt a dokumentumok által elfogadott archiválási, a költségek ED esetleges átadását egy másik formátumra egy fogadáson az archívumban a megfelelő típusú elektronikus berendezések módokba nyilvántartás és tárolási költségek. Minden műveletet hajtanak végre az elektronikus dokumentumokkal, amikor át a archiválási és a tárolás során (felülírja, konvertáló új formátumok, tömörítés, stb) dokumentálni kell, hogy biztosítsák a dokumentumok hitelességének. Ezt a levéltári munkák szabályzatának 1.3.4. Pontja tartalmazza. Az ehhez szükséges formanyomtatványokat a Szabályzat mellékletei tartalmazzák. Tehát, a számla elektronikus dokumentumok használt formák regisztrációs kártyák, mellékletben megadott 31. Az elszámolási egysége ED szedhető a médiafájl felvétel fájl vagy fájlok, amelyek segítségével egy szoftver és információs objektum, és az alátámasztó dokumentáció hozzájuk (ez lehet elektronikus formában jelenik meg nyomtatott formában vagy papíron). A hordozó lehet egy CD-t, a számítógép merevlemezén (HDD), és így tovább. Mint leányvállalata hozhatók létre és használt bizonylattal és ártalmatlanítására ED (Függelék 33) és egy nyilvántartást a migráció és átírja ED (Függelék 34).