A DigestreR® hogyan állíthatja le a világ minden tájáról érkező levélvilágot - a CIS (Oroszország, ukrajna, kazahsztán,

Jelenleg felhívjuk a figyelmüket a PEP® Worldwide Ukraine "Hatékonysági hírlevél" emelésének következő számára. Ma mesélni a módszerek, amelyek lehetővé teszik, hogy megbirkózzon egy végtelen folyam a leveleket, szervezni mail, és nem vesztegeti az idejét keres üzenetek eltévedt.

Hogyan lehet megállítani a levél lavináját?

Mit mondanak a szakértők?

A személyes hatékonyság területén a szakértők ellenkeznek az ilyen bíboros megközelítésekkel. Természetesen az e-maileket is negatív hatással van az általános teljesítményt - a szakértők szerint, de nem utasíthatja őket - ez egy nagyszerű munkaeszköz! Sokan évek óta használják az e-maileket, és nem képviselik életüket e kommunikációs médium nélkül. Bob Posen, a Harvard Business School tanára, biztos vagyok benne: megpróbálhatja minimalizálni a betűk számát, de nem fognak meghiúsulni. Ahelyett, hogy radikális intézkedések a vállalat Atos, szakemberek nyújtanak megtanulják irányítani az áramlás e-mailek és megfelelően használni ezt az eszközt. Ebben segíthet néhány egyszerű szabály:

Értsd meg, hogy a probléma nem a levélben van

A hatékonyság egyik szakértője egy ilyen történetet mesél. Egyszer volt egy ügyfél, aki 3-4 ezer irreleváns betűvel rendelkezik - feladatai! Amikor végül megoldotta az összes függőben levő kérdést, és előtte látta az üres "Inbox" mappát, akkor a levélforgalom és az ülések száma automatikusan csökkent. A munkatársak megkapták a szükséges információkat, hogy folytassák a munkát, és már nem kell kérniük, vagy találkozni vele. Minél hatékonyabban dolgozol fel leveleket, annál ritkábban kell találkozni.

Figyelje a bejövő üzenetek áramlását

Törölje a Beérkező levelek mappát, és tartsa üresen

Nem számít, hogy hány fenti szabály a gyakorlatban alkalmazható, még mindig sok feldolgozatlan betű van. Kezdje el a Beérkező levelek törlésével. Ha sok régi betű van, akkor hozzon létre egy "Régi bejövő" alszakaszt - és mindent átvegyen. Így azonnal rávilágít a "tiszta asztal" gyakorlatára.

Amint a beérkező levelek száma nullához közeledik, azonnal elkezd sorrendbe állítani a bejövő levelezést. A következő lépések három lépésben segítenek a folyamat egyszerűsítésében:

Válaszoljon. Ha a válasz csak néhány percet vesz igénybe - leiratkozás. "Ha elhalasztod, akkor el kell vesztegetned az időt arra, hogy levélben keress, vagy megpróbálsz emlékezni arra, amit mondani akarsz" - mondja Posen.

Rendezze. Minden más e-mailhez hozzon létre megfelelő alfejezeteket fontosság, projekt, téma szerint, és terjessze azokat mappákba.

A postai küldemények napi elosztása. Ha 5 percenként ellenőrzi a dobozt, akkor majdnem az összes időt a levélkliensben töltheti. Másrészről, a bejövő napi 1-2 alkalommal történő ellenőrzése szintén nem túl hatékony. "Sok levélküldő azonnali válaszra vár," mondja Posen.

Legyen óvatos a szabályokkal

A tapasztalatok szerint a szakértők, a bevezetése alapvetően új szabályok kezeléséről szóló levelezések nagyszámú ember (az egész cég, például), és jelzi, hogy mikor és hogyan működik az e-mail, nem valószínű, hogy bármilyen eredményt. Miért rakod be az alárendelteket hülye szabályokkal? Ez a megközelítés általában nem működik, mert az emberek nem érzékelik a "mechanikai szabályokat".

Ez persze nem jelenti azt, hogy minden szabály gonosz. Készíthetsz egy kis útmutatót magadnak és azoknak, akikkel közvetlenül kommunikálsz. Hasonlóképpen javasoljuk más alkalmazottaknak, hogy elsősorban csak azokkal foglalkozzanak, akiknek a leginkább együtt dolgoznak, akikre ez a tevékenység vagy az adott tevékenység függ. Végezzenek egy találkozót az elektronikus levelezés témájáról - és próbálj közös véleményt alkotni.

Gyorsan válaszoljon azoknak, akik most figyelmet vagy tájékoztatást igényelnek - ez időt takarít meg a jövőben.

Ha nem tudsz azonnal válaszolni, állítsa be az időt a naptárban a válaszhoz.

Vegye ki az "e-mail időt".

Leveleket küldjön egy szóból, vagy válaszoljon a levelezés összes résztvevőjére - így egyre több levelet fog kapni.

Feltételezve, hogy a vállalat teljes "mailstratégiája" megoldja az összes problémát - a tényleges irányításra összpontosít - a viselkedésedről.

Olvassa el, fejleszti és hatékony legyen!

Csatlakozzon a PEP® LinkedIn csoporthoz!

Team PEP® WorldwideUkraine

Ossza meg hasznos információkat a kollégákkal, beosztottakkal és barátokkal: