Számítástechnikai berendezések számvitele
A különböző irodákban és szervezetekben használt modern eszközök többsége a vállalkozás mérlegében található, és szerepel a számítógépes berendezések és berendezések adatbázisában.
A különböző irodákban és szervezetekben használt modern eszközök többsége a vállalkozás mérlegében található, és szerepel a számítógépes berendezések és berendezések adatbázisában. Ebben az esetben a berendezések gyakran a leltári számokhoz vannak hozzárendelve, mind a számviteli oldalon, mind pedig az informatikai részlegtől. Ebben az esetben például az informatikai részleg esetében a számítástechnikai elszámoláshoz szükség van a rendszerblokkok egyértelmű elkülönítésére, a különféle javítások, helyettesítések vagy mozgások külön figyelésére.
Az IT Invent program lehetővé teszi bármilyen formátumú készletcímkék létrehozását. A címkén tetszőleges szöveg, kép és vonalkód helyezhető el. A program támogatja a speciális vonalkód-nyomtatókat és a ZPL, EPL, EZPL nyomtatási nyelvek használatát is.
A nyilvántartási számok mindenképpen garantálják a számviteli adatbázisban lévő berendezések egyediségét. Természetesen magának a berendezésnek is vannak sorszámai és gyakran vonalkódjai ezeknek a sorozatoknak, de néha vannak olyan berendezések is, amelyeknek nincs vonalkódja vagy sorszáma. Néha a sorozatszám, de nagyon nehéz megtalálni, vagy kényelmetlen helyen van, amelyet nehéz elérni (hátsó fal, alsó vagy egy okos technológiai fedél alatt). E tekintetben általános gyakorlat létezik, amely szerint a könyvelés minden tárgyát olyan speciális címkével ragasztják be, amelyek röviden megjelennek az objektumra vonatkozó alapinformációk. A készletcímkén általában a sorozatszámot, a készletszámot, a berendezés típusát és modelljét, valamint a berendezést magában foglaló céget kell feltüntetni. Néha címkét használnak a címkén.
A címkéket hozzáférhető helyre teszik felülvizsgálatra. Ha a szervezetben leltárt végez (például évente egyszer vagy évente egyszer), akkor a leltári címkéken a leltári szám vonalkódját is elhelyezik. Ezt a vonalkódot a lapolvasó a leltár alatt olvasni fogja, vagy egyszerűen az információ relevanciájának időközi ellenőrzésével.
Hogyan és mire kell nyomtatni a készletcímkéket?
A címkéket feltétlenül a könyvelési programból kell kinyomtatni. Ez biztosítja a számok egyediségét, az információ relevanciáját és ugyanazt a megjelenést.
Számos elfogadható nyomtatási módszer létezik:
1. Nyomtatás sima A4-es papírra lézernyomtatón. Ebben az esetben a címkéket ollóval kell kivágni. Ez a legegyszerűbb és legkedvezőbb árú módja annak, hogy megfeleljen a kisméretű szervezeteknek, akiknek kis létszámú munkahelye van 20-30 alkalmazottal. Az ilyen papírcímkéket átlátszó szalaggal kell lefedni, amely rögzítést és védelmet biztosít a matrica kopása ellen. Ennek a módszernek az a hátránya, hogy ha csak egy vagy két címkét kell nyomtatni, teljes papírlapot kell töltenie.
2. Nyomtatás speciális perforált kétrétegű A4-es papírra, amely lehetővé teszi a címkék nyomtatás után történő lebontását anélkül, hogy ollókat és címkéket kellene használni a ragasztott rétegen. Ezeket az öntapadó perforált lemezeket számos írószerraktárban értékesítik, és lehetővé teszik a nagy címkék gyártmányok olcsó, de gyors nyomtatását. Csakúgy, mint az első esetben, a papír nem gazdaságos, és kívánatos, hogy a ragasztást átlátszó szalaggal végezzük, hogy megakadályozzuk az információ koptatását.
3. Nyomtatás speciális címkenyomtatóval. Ez a módszer a leggyorsabb, legegyszerűbb és legmegbízhatóbb. De kezdeti beruházásra van szükség nyomtatócímkék (vonalkódok) és kellékek (címkékkel ellátott tekercsek) megvásárlásához. Számos címkenyomtatót kínálnak a piacon, és a választás a költségvetéstől és a rekordok mennyiségétől függ. A speciális nyomtató gyorsan nyomtat, a szükséges mennyiség és címke már van, a méret szükséges és készen áll a ragasztásra (ragasztóréteget tartalmaz). Ezek a címkék általában kopásállóak, és hosszú ideig nem igénylik a csere.
A szükséges címkék számának kinyomtatása után a rendszergazdák és asszisztenseik az összes szükséges felszerelést címkével ragasztják, így rögzítik a számláját.
A teljes vagy közbenső készletek lebonyolításához meg kell szüntetni a szükséges helyeket a berendezésen, és fel kell jegyezni a berendezés jelenlétét a megadott helyen. A készlet kézzel is elvégezhető: toll + notebook és automatizált: szkenner + laptop IT Invent programmal és egy speciális leltár modulral.
Kézi leltár esetén az áthidalás után minden egyes könyvelési objektumra frissíteni kell az adatokat, és fel kell tüntetni a készlet dátumát a programban. Automatizált készlet esetén a program az eredményeket a számviteli objektumokra alkalmazza, az adatbázis eltéréseit mutatja a valós képen, és automatikusan beállítja az objektumok leltárának dátumát. A változás története jelzi a változások okait: a készlet.
