A dokumentum szerkezeti elemei
Minden dokumentum különálló elemekből áll. A dokumentum állandó és változó követelményei vannak. A formanyomtatvány elkészítésekor az állandó adatok nyomtatódnak, a változók a feltöltési folyamat során a fejlécre vannak rögzítve.
A létrehozott szekvenciában található készleteket formának nevezzük. A dokumentum minden típusának meg kell egyeznie saját elrendezési formájával, vagyis egy bizonyos típusú dokumentum létrehozásához.
Egy papírlapot, amely tartalmazza az állandó információkat tartalmazó részleteket üresnek. Az űrlapokat kétféle formátumban állítják elő - A4 és A5 (például referenciaként).
A készlet egy csoportját és azok állandó alkatrészeit, amelyeket egy üres dokumentum egyetlen egységként állít elő, bélyegzőnek nevezik.
Az űrlapminta az alábbi követelményeket és helyét tartalmazza a kezelési dokumentációban (3.1. Táblázat).
3.1. Táblázat. Követelmények és helyük
A dokumentum tetején
A szövegnek az alkotóelemek részeként való elosztása, a szöveg egy részének grafikus elválasztása a másiktól, valamint a fejlécek, feliratok stb. Az üzleti papírok összetételének külső kifejezése, és összetettsége mértéke függ a dokumentum kötetétől, tárgyától és céljától. A legegyszerűbb címsor a szövegnek a bekezdésekre való felosztása.
A bekezdés a sor jobb oldalán található, amely a dokumentumban szereplő új gondolat bemutatását, valamint a szöveg két részének szövegrészét mutatja be. Az angol nyelvű dokumentumok szövegeiben a behúzás alkalmanként történik, de egy sort kihagynak. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a bekezdés, függetlenül annak hossza, egy belső értelmes egész, amely teljes gondolatot fejez ki.
A bekezdés átlagos hossza 4-6 mondat, de vannak olyan bekezdések, amelyek csak egy mondatot tartalmaznak. Például:
A szöveg felosztására vonatkozó bekezdés kiegészül a szöveg címsorszámozásával, amely jelzi az egyes szakaszok, részek, bekezdések és alárendeltségük egymástól való függését. Két számozási rendszer létezik - kombinálva (hagyományos) és új.
A kombinált számozás különböző szimbólumok - szavak, betűk, arab és római számok használatán alapul. A különböző megjelölések használatának szükségszerűen logikusnak, következetesnek és növekedésen alapuló rendszernek kell lennie.
Az új rendszer abból áll, hogy csak arab számokat használnak egy bizonyos sorrendben. Ennek a rendszernek a alkalmazása során kövesse az alábbi szabályokat:
o a rész számának, szakaszának, bekezdésének, albekezdésének megadása után a pontot fel kell tüntetni;
o Az egyes részek száma tartalmazza a megosztás magasabb szakaszainak számát:
- szakaszok - 1. 2. 3. 4;
- az alszekció száma a szakaszszáma és az alszekció sorszáma egy 1,2 ponttal elválasztva. 1.3. 1.4. stb.;
- az elemszám tartalmazza a szakasz, alszakasz és pont sorszámát, a pontok - 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. stb .;
- az alfejezet számát a szakasz, alfejezet, bekezdés, bekezdés, a pont által elválasztott rész száma alkotja - 1.1.1.1. 1.1.1.2. 1.1.1.3. és így tovább.
Az új számozási rendszer használata egyszerűsíti a dokumentumok feldolgozását, és lehetővé teszi a szóbeli nevek és szimbólumok használatát (3.2. Táblázat).
3.2. Táblázat. Kombinált és új számozási rendszerek
A dokumentumokban a cím egy kis betűvel van megírva, amikor a dokumentumtípus neve után található, és egy nagybetűvel - ha előzi meg.
speciális akadémiai tanácsadás
2. A Speciális Tudományos Tanácsokról szóló rendeletek módosításainak bevezetése
A cím szövegét 3-4 intervallumban írja.
A fejléc a vonal közepén vagy a bal szélen lévő elején helyezkedik el. Pont után a cím nincs beállítva. Ne írjon címet az oldal végére, ha nincs helye a szövegnek; jobb, ha továbbítja a következő oldalra.
A rövid fejrészek meghibásodtak, speciális számítógépes funkcióval. Például:
A alfejezeteket kisbetűvel, aláhúzás nélkül írják. A fejléc és az aláírás közötti távolságnak 2 sorból kell állnia, és a felirat és a szöveg között 3-4. Ha az alcím több sorból áll, akkor egymástól elválasztják egymást.
A JEGYZÉK LEÍRÁSA ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK A leírás részei, elemei és területei