Személyes fájlok kártyájának regisztrálása
A személyes kártya index kártyák kitöltésekor nem szükséges szigorúan betartani a bibliográfiában elfogadott szabályokat. A feljegyzések rendkívül rövidülhetnek, ami nagyszerű időt takarít meg.
A kártyaindex céljától függően, ha kitöltötte a kártyát egy vagy egy másik munkához, a rövidített bejegyzés egyik fenti változatára korlátozódhat:
• cím és kód;
• Kulcsszó, közzététel éve és titkosítása.
A "személyes titkosítást" a rövidített rekordok bármilyen formájával segít megtalálni a helyes munkát az "Ábécé könyv" segítségével. A rövidített bejegyzések előnyeit az alábbiakban egy folyóiratcikk példáján mutatjuk be. Teljes bibliográfiai leírása a következő:
A kártyákon való elhelyezésekhez a rövidített bejegyzéseket úgy kell kialakítani, hogy a jövőben lehetőség nyíljon a bibliográfiai leírás összes hiányzó elemére. Hasonlóképpen egy irodalmi forrás "személyes titkát" is használnak a ténybeli (referencia) fájlok létrehozására, valamint szükség esetén a munkából származó kivonatokra, amikor a kölcsönzött adatok forrásának pontos azonosítására van szükség. Csak ebben az esetben úgy fog kinézni, mint egy tizedes tört, ahol az egész szám a forrásszám az "Ábécé könyvben", majd a vessző után - azon oldal száma, ahonnan a szükséges anyagot veszik.
Mint korábban már említettük, a tényfeltáró kártyák, mint általában, maguk hordozzák ezt vagy azt az információt (képlet, diagram, idézet stb.). Azonban előfordulhatnak olyan esetek, amikor - mint például a bibliográfiai kártyák - csak a "kulcs" fogják megtalálni a megfelelő információkat.
Ebben az esetben az objektumkatalógustól eltérő normál kártyák közötti különbség az, hogy nem csak egy bizonyos forrásra küldenek, hanem közvetlenül a benne lévő adatokhoz.