Az intézmény irodai munkáját szabályozó főbb normatív dokumentumok jellemzői
A Dow szolgáltatás tevékenységének szabályozását számos helyi szabályozási dokumentumban végzik:
- a PED szolgáltatásáról szóló rendeletek,
- a szolgáltatás alkalmazottainak munkaköri leírása,
- utasítások a nyilvántartásra,
- dokumentumok dokumentumai,
- album formák.
Az adott szervezet (cég) irodai munkájának szabályai meghatározzák feladatait, funkcióit, jogait és felelősségét.
A helyzet és a szövegszerkezet formája egységes az USORD-ben. Az STDU egy közelítő rendelkezést tartalmaz a szolgáltatáskezelési dokumentációs szolgáltatásról. A helyzet szövegének szerkezete szakaszokból áll. Az egyes szakaszok szövegét az arab számok számozásával, az egyes szakaszok között kell megadni.
1. szakasz „Általános rendelkezések” meg a pontos nevét, a munka szerkezet, benyújtási munkafolyamat szolgáltatás, helyét a szervezet felépítését, a szintű szolgáltatást autonómia, kap egy listát az alapvető jogi, szabályozási, jogi, módszertani és szabályozási dokumentumok irodai szolgáltatás van vezetve a dolgát ( jogalkotási és nemzeti normatív-módszertani és normatív-műszaki dokumentumok, szervezeti és adminisztratív dokumentumok saját és magasabb szervezete); ha az iroda rendelkezik saját pecsétjével, leírása, tárolási és felhasználási feltételei vannak megadva.
A 2. rész "Célok és célok" meghatározza az irodai munka célját és fő feladatát.
A 3. szakasz "Funkciók" a legfontosabb, és magában foglalja a nyilvántartáskezelő szolgáltatás által végzett összes funkció részletes leírását, beleértve a szervezetre jellemzőket is.
- A 4. szakasz "Jogok és felelősségek" felsorolja azokat a jogokat, amelyeket a szolgáltatás teljes egészében a feladatok és a hozzá kapcsolódó funkciók teljesítéséhez rendelnek hozzá.
5. szakasz „Guide” információt tartalmaz a neve a poszt a fejét óvodai szolgáltatások, a követelmények képzettségük (oktatás, gyakorlati tapasztalattal munka), a sorrendben a kinevezés és a felmentés, valamint tájékoztatást a vezetők szembesülnek a csere helyzet hiányában a fej (nyaralás, betegség).
A 6. szakasz, „Kapcsolat más szervezeti egységek jelenlétét jelzi és a természet az irodai élet kapcsolatokat más szerkezeti egységek, amelyek során merülnek fel a feladatai elvégzéséhez és funkciókat. Általános szabály, hogy ebben a részben rögzített kapcsolata a személyzeti osztály, titkárság a testületként, a funkcionális szerkezeti egységeket, a jogi osztály, gazdasági struktúrák, információ (számítógép) központok.
A helyzetet a Dow szolgáltatás vezetője fejlesztette ki és írta alá, amelyet a szervezet vezetője jóváhagyott. A rendeletet a szervezet közös formájára állítják össze, és összehangolják azokat a szerkezeti felosztások vezetőit, amelyekkel a kölcsönös összefüggések rögzülnek.
Rendelkezéseinek felülvizsgálatára elvégzett változik a szervezet felépítését, alárendeltség szolgáltató iroda, változó belső szervezeti felépítését, az új formák és munkaszervezési módszereket, valamint az új technológiák bevezetését, t. Hogy. Ugyanakkor van egy újraelosztását közötti funkcionális részlegek.
A főbb szervezeti dokumentumot, amely a feladatmegosztás és jogok a munkavállalók körében, kapcsolatok kialakításával az egyes munkahelyek egy munkaköri leírást, amely elvégzi a szervezeti, szabályozási és szabályozó szerepet. Az összes találat Dow alkalmazottai, székhelye személyi, munkaköri leírások elkészítése, amelynek fő célja -, hogy szabályozza a szakmai tevékenységek egyes munkavállalók átfedések elkerülése érdekében a különböző dolgozói ugyanazon feladatokat. A munkaköri leírások szabályozzák a munkavállaló szervezeti és jogi státusát, az őt megillető képesítési követelményeket: az oktatásra, a szakmai tapasztalatra, a szakmai ismeretekre stb.
A munkaköri leírások kidolgozása során a Képesítési Kézikönyvet kell vezetni.
A munkaköri leírás jelenléte lehetővé teszi a DOW szolgálat minden alkalmazottjának objektív értékelését, és az adminisztratív befolyás objektív intézkedéseinek alapját képezi.
A munkaköri leírás kidolgozásának szabályait a GOSTA határozza meg.
A DWU munkavállaló munkaköri leírása a következő szakaszokból áll:
1. Általános rendelkezések,
- a munkavállaló fő feladatai, például a jegyző fő feladata - a bejövő és kimenő dokumentumok befogadása, nyilvántartása;
- az álláshely kicserélésére vonatkozó eljárást, vagyis azt, aki e munkavállaló által kinevezett és elbocsátott;
- az alkalmazottakra vonatkozó szakmai követelmények (iskolázottsági szint, szolgálati idő stb.);
- alapdokumentumok és anyagok, amelyeket a munkavállalónak tevékenysége során követnie kell.
2. funkciók - határozza meg a referencia tárgyat vagy a munkavállalóhoz rendelt munkaterületet, azon munkatípusok listáját, amelyekből a hozzárendelt funkciók teljesítménye áll,
3. Kötelezettségek - a munkavállaló fő feladataival és feladataival kapcsolatos kötelezettségei,
4. A munkavállaló joga - határozza meg a munkavállaló jogait a ráruházott feladatok ellátásához és feladatok elvégzéséhez,
5. kapcsolatok (közlemény office) - meghatározott egységek és alkalmazottak, ahonnan az előadó fogadja és továbbítja ezt az információt, annak jellege és feltételei a transzfer, aki részt vesz a végrehajtás bizonyos dokumentumok, akikkel megállapodott, stb., ..
6. a munkavállaló felelőssége - a munkavállaló munkavégzésének elmulasztása vagy nem megfelelő teljesítése miatt fegyelmi, igazgatási, esetleges anyagi felelősség keletkezik,
7. A munkájának értékelése - felsorolja azokat a szempontokat, hogy megbecsüljük a munkavállalói feladatok és felelősségek, a használata jogok, stb A fő szempontok a munka minőségét, amely elsődlegesen határozza meg a feladatainak ellátásához vázolt a munkaköri leírás, és a gyors végrehajtás ...
A Dow szolgáltatás alkalmazottainak munkaköri leírásait a szolgáltatás vezetője fejlesztette ki, a szervezet vezetője által jóváhagyott jogi szolgálattal koordinálva. A munkavállaló az átvételkor ismerkedett meg munkaköri leírásaival. Az ismeretségi vízum a dokumentum utolsó lapján található, az aláírás után. A "Az utasítás (ok) által megfogalmazott" szavakból áll, a munkavállaló személyi aláírása, a kezdőbetűk, a vezetéknév és a vizsgálat időpontja.
A nyilvántartásra vonatkozó utasítás (a vezetés dokumentációja) a legfontosabb normatív törvény, amely szabályozza a szervezet dokumentációval való együttműködésének technológiáját. Szabályokat, módszereket, eljárásokat hoz létre a dokumentumok létrehozásához, és hogyan működik együtt velük. Az utasítás rögzíti a konkrét szervezetben létrehozott munkafolyamat-rendszert.
Az utasítás célja, hogy tükrözze a dokumentumokkal való együttmûködés folyamatát, az összes technikai mûveletet a logikai sorrendben. Az utasítás szabályozási dokumentum, nem csak az irodai munka, hanem a szervezet összes alkalmazottja számára is.
Az utasításokat a szervezet munkájának sajátosságait figyelembe véve kell elvégezni. Összeállításuk alapja tipikus, minta utasítások és meglévő állami szabályozási és módszertani dokumentumok.
Az utasítás szövegstruktúrája nem szabályozott. Általában az utasítások általános rendelkezéseket tartalmaznak, tematikus szakaszokat, alkalmazásokat tartalmaznak, és a következő részekből állnak.
Az 1. szakasz "Általános rendelkezések" kimondja:
- hatálya ezeket az utasításokat (például „utasítást valamennyi dokumentumra vonatkozik, a szervezet”, „az utasítás közigazgatási dokumentumokhoz”, „utasításokat dokumentumokra vonatkozik, kivéve a bizalmas” és mások.);
- felelősségét nem teljesíti;
- a szervezet és a szerkezeti egységek dokumentumainak dokumentálására és feldolgozására vonatkozó egységes eljárásért felelős divízió;
2. szakasz A dokumentumok megfogalmazására és feldolgozására vonatkozó szabályok. ahol meghatározzák:
- az adminisztratív, szervezési, információs tevékenységek dokumentálásához használt dokumentumok típusa és típusa;
- a dokumentumok elkészítésére és végrehajtására vonatkozó általános szabályok;
- bizonyos típusú dokumentumok elkészítésére vonatkozó szabályok, beleértve a megfigyelésre, jóváhagyásra, jóváhagyásra és aláírásra vonatkozó eljárást;
- a dokumentumok előállítására és sokszorosítására vonatkozó eljárás;
- a másolatok és alkalmazások végrehajtására és tanúsítására vonatkozó szabályok;
- az űrlapok, pecsétek, bélyegek használatára és tárolására vonatkozó eljárást;
- az előadóművészek munkarendje dokumentumokkal.
3. szakasz: "Dokumentumforgalom":
- a bejövő dokumentumok fogadására, feldolgozására és terjesztésére vonatkozó eljárás;
- a szállításra és az egyik szerkezeti egységről a másikra történő áthelyezésre vonatkozó szabályok;
- a dokumentummozgás legfontosabb példái;
- a kimenő dokumentumok elkészítésére és elküldésére irányuló eljárás;
- a munkafolyamat mennyiségének elszámolása.
A "Dokumentumok nyilvántartása" című 4. szakasz megállapítja:
- a bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartására vonatkozó eljárás;
- formanyomtatványok és regisztrációs módszerek;
- a dokumentumok indexelésére vonatkozó szabályok.
5. szakasz: "Referencia-munka szervezése":
- az építési információ elvei és a szervezet referencia munkája;
- referencia-tömbök (referenciafájlok, elektronikus adatbázis stb.) leírása;
- a referenciaadatok osztályozásának és osztályozásának rendje;
- információ-visszanyerési technológia.
6. szakasz: "A dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése":
- azok beállítási sorrendje az ellenőrzéshez;
- a technológiai ellenőrzés (ellenőrző kártyák formája, jelölések használata a dokumentumokon stb.);
- tipikus végrehajtási feltételek;
- a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzésére vonatkozó adatok összefoglaló eljárása;
- a menedzsereknek a teljesítményfegyelemről történő tájékoztatására vonatkozó eljárás.
A 7. szakasz "Dokumentumok online tárolása" egyes tisztviselők felelősségét állapítja meg a dokumentumok biztonsága érdekében, és a következőket tartalmazza:
- a dokumentumoknak az irodai munkában és a szervezet strukturális egységeiben történő tárolására vonatkozó szabályok;
- az esetek nómenklatúrájának fejlesztési és felhasználási sorrendje;
- az ügyrend megrendelési és indexelési sorrendje.
8. szakasz: "Az archiváláshoz szükséges dokumentumok készítése":
- a vizsgálati eljárás (a tárolásra vagy megsemmisítésre vonatkozó dokumentumok kiválasztása);
- a tárolási ügyek előkészítésének szabályai;
- az esetek leírására és nyilvántartására vonatkozó követelmények;
- az ügyek áthelyezése az archívumba.
A tematikus szakaszok összetétele a munkakörülmények és az elfogadott technológia függvényében módosítható és kiegészíthető. Az utasítások tartalmazhat szakaszokat munka a polgárokkal, dokumentálja a korlátozott elosztási mérnöki előállítására iratok (nyomtatás, felvétel, gyorsírás, fax és így tovább. D.).
Szükséges a kérelem összeállítása az utasításhoz, amely tartalmazhat legfeljebb referencia- és illusztratív anyagot, a szekciók helyének sorrendjében rendezve. Az alkalmazás információáramlás áramkör került, nyomatok bélyegek és bélyegzők, levélpapír minták, a minták űrlapkitöltés dokumentumok példákat tervezés bizonyos típusú dokumentumok, listák dokumentumok határidők, a számla az alakja, mérete és más esetekben nómenklatúra.
Az utasításokat a DOW szolgáltatás készítette az archívum és a jogi szolgálat részvételével. Az utasításokat a szervezet vezetője hagyja jóvá, és a rendelése érvénybe lép. A strukturális egységekben normatív dokumentumként használják, amely alapján a szervezet minden alkalmazottjának dokumentumok készítését és végrehajtását kell megfogalmaznia.
Összhangban a GDLN a rendelt funkciók szolgálatában óvodai, beleértve a fejlesztését és karbantartását a lap egységes formák dokumentumok és album formákat használt dokumentumok a szervezetben. A táblázat olyan dokumentumok listája, amelyek szükségesek és elegendőek egy adott irányítási struktúra irányítási tevékenységeinek végrehajtásához. A jelentés tartalmazza az egyes dokumentumok leírását, annak jogi helyzetét és az előkészítés szakaszát. A jelentéskártyában mind a szervezetben használt dokumentumok összetétele, mind az előkészítésük módszerei normatív módon rögzítésre kerülnek.
A jelentéskártya fejlesztésének módszertanát a VNIIDAD hozta létre. Egy táblázat egy olyan táblázat, amelyben a dokumentumok neve vízszintesen van elrendezve, és minden függőleges grafikon tartalmaz egy vagy másik jellemzőt a dokumentációs eljárásra, például:
- a formanyomtatvány formája és kódja;
- a dokumentum alkalmazásának vagy közzétételének alapjául szolgáló törvényi vagy normatív aktus neve;
- a készítményért felelős szerkezeti egység neve;
- a koordináció (belső és külső), ahol az e folyamatban részt vevő szervezetek vagy szerkezeti egységek vagy tisztviselők megjelennek, az aláírás (a dokumentumot aláíró személy álláspontja);
- (a vezető helyzete vagy a dokumentumot jóváhagyó szervezet neve);
- nyomtatás (a pecsétes dokumentum igazolásának szükségessége);
Ezenkívül a jelentéskártyán megadhatunk információkat a dokumentum szövegének előállítási helyéről, annak regisztrálására, a létrehozott példányok számáról, a levelezés forgalmáról, az eredeti tárolási helyéről stb.
A rendelkezésre álló jelentés kártya lehetővé teszi a szolgáltatók DOW elemzik minden művelet dokumentumokat (irodai előadók és menedzserek előkészítésében részt vett, aláírásával, látvány, nyilatkozat, dokumentum létrehozása gyakorisága, jellemzőit, technikai eszközök létrehozására, küldésére). A szervezet vezetőjének jóváhagyása után a jelentéskártya a dokumentumkészítés összetételének és szakaszainak szabályozására szolgál. Az idõtáblát a mûködõ rendben (tartás) az iroda-szolgálat végzi. Keeping nyújt kellő időben történő kifizetések a táblázatban változások dokumentálása - az új formáinak a szövetségi hatóságok, hogy megszűnt a korábbi, felhasználása feletti az eljárás.
A jelentési kártya használata kizárja az új formák indokolatlan létrehozásának lehetőségét; lehetővé teszi a szervezeti dokumentumok egységes osztályozását az irányítási feladatokkal és feladatokkal összhangban, és figyelembe veszi a szervezetben létrehozott dokumentumok típusainak és formáinak számát.
Miután elkészült a dokumentumtáblázat, létre kell hoznia egy dokumentumformátumú albumot. alkalmazzák a szervezetben. Összetételüknek meg kell felelniük a jelentési kártyán szereplő űrlapok összetételének. Minden formanyomtatványt a megfelelő formanyomtatványon kell elhelyezni, szövegszerkezettel vagy annak összeállításával. Az album jelenléte a szervezetben elősegíti a dokumentáció kultúrájának növekedését, megkönnyíti a hivatalos dokumentumok tervezetét előkészítő előadók munkáját.
Az albumot a Dow szolgáltatás vezetője írja alá és a szervezet vezetője jóváhagyja.