Kreatív foglalkozás
Felhívjuk figyelmüket egy interjúval Olesya Shulakovával, aki professzionális választást tett, és titkár lett, az egyetem filológiai karán tanult. Ma két álláshelyet egyesíti: a két vezető titkára és a titkárság vezetője. Mi vonzotta őt a titkársághoz? Milyen nehézségekkel szembesült a munkafolyamatban?
A szakma az Ön választása. Mi vonzotta és még mindig vonz?
- A diploma megszerzése után belépett az Udmurt Állami Egyetem Filológiai Filológiai Karába (teljes munkaidős levelező részleg). Mivel az egyetemen tanuló volt az este, úgy döntöttem, hogy szabadidejemmel foglalkozom további másodlagos speciális oktatás megszerzésével. Én választottam a "titkár-referens" specialitását. Ez a döntés és meghatározták jövőbeni jövőjét - az iskola előtti oklevél során rájöttem, hogy egy titkár szakmája érdekes számomra. Miért? Először is a funkciók nagyon különbözőek. Minden munkanap nem olyan, mint a másik.
Másodszor, szeretem nagyon kommunikálni az emberekkel, és a kommunikáció szerves része a munkámnak. Úgy gondolom, hogy a titkár szakma kreatívnak tekinthető. Igen, igen - kreatív volt.
Gyakran van szükség olyan dokumentum elkészítésére, amely nem a meglévő állomány szerint van, hanem gyakorlatilag a semmiből: a fej csak egy vagy két mondatot szólal meg, amelyek alapján egy egész dokumentum elkészítéséhez szükséges. És biztosíthatom önöket, hogy minden titkár saját maga végzi el ezt a feladatot. Ez csak egy oldal, ahol a titkár munkája nyilvánul meg. Ami a fogadások szervezését illeti, az irodai tervezés - itt általában kreatív megközelítés nélkül elengedhetetlen.
- Az iskolában végzett tanulmányaim során a városunk egyik legnagyobb vállalkozásának - a petrokémiai termékek feldolgozásával foglalkozó OJSC "Uralorgsintez" -nek adtam át az előkészítő gyakorlatot. Először a személyzeti osztályon dolgoztam, ahol a gyakorlatban megismerkedtem a munka felvételéhez és az elbocsátáshoz szükséges dokumentumok nyilvántartásával. Aztán elmentem az általános igazgató első két helyettesének fogadószobájába, ahol sikeresen átmentem a gyakorlatot a vállalat tapasztalt titkárai irányításával. Elméleti tudásom, hogy titkárként dolgoztam, nem volt elég, de a mentoromnak köszönhetően sokat tanultam a gyakorlat során. Közvetlenül a megszűnését követően titkárnőnek adtam helyet az általános igazgató első helyetteseinek befogadótermében. A karrierem kezdetén a legnehezebb az volt, hogy felkészítsem a látogatókat arra a gondolatra, hogy a titkár az első asszisztens a fejben, ezért a menedzser munkájával kapcsolatos számos kérdésben megbíznia kell a kompetenciájával.
- Jelenleg két álláshelyet egyesítek az OJSC "Uralorgsintez" -ban: a két vezető titkára és a titkárság vezetője. A titkárság vezetőjeként a vállalati menedzsment titkárai munkájának irányítása alatt áll. A munkanapon belül megpróbálok bejutni minden befogadásra vagy hívásra, és megkérdezni a munka előrehaladásáról. A hónap végén ellenőrizem a dokumentáció vezetését a szervezet valamennyi titkáránál. Ha a titkárság munkatársainak bármilyen javaslata van az egységünk munkájára, akkor az egész csapat beszél. Feladataim közé tartozik a titkárság és a menedzserek irodaszerek beszerzése is. És ezek csak a munkám fő pontjai.
Hogy kezdted? Mi volt a legfontosabb számodra karriered kezdetén?
Hogyan szerveződik az irodai munka a szervezetben?
- Az OJSC "Uralorgsintez" Dow szolgáltatásának szerkezete a következőket tartalmazza:
- Az iroda vezetője a kancellária, amely alárendelt a főosztály a gazdasági osztály.
Az iroda vezetője a postai küldemények kézbesítését végzi (mivel cégünk 16 km-re van a várostól), nyilvántartja a bejövő és kimenő leveleket, és elküldi az egységnek.
- A titkárság, a titkárság vezetője vezeti, aki jelentést tesz a személyzeti menedzsment főigazgató-helyettesének.
A titkárság munkatársai a vezérigazgató-helyettesek titkárai. Ők nyilvántartják azokat a dokumentumokat, amelyek a főigazgató megfontolása után érkeznek hozzájuk, vezetőket vezetnek be, majd áthelyezik őket a közvetlen végrehajtókra az irodán keresztül. Az egyik fő feladata a dokumentumok végrehajtásának ellenőrzése.
- A főigazgató referense, aki közvetlenül a főigazgatónak tesz jelentést és biztosítja recepciós munkáját.
- A vállalkozás üzleteinek tipográfusai - a boltok vezetői alá vannak rendelve, amelyek mindegyike alárendelt az általános igazgató helyetteseihez.
A gépírók feladata az irodai irodai dokumentumok megszerzése a strukturális felosztásukhoz, dokumentáció készítése, utasítások végrehajtása a vezetőkből.
Milyen nehézségekkel találkoztál a munka során, hogy hogyan oldódtak meg?
A munkahelyi kapcsolatok: főnökök, kollégák, hogyan sikerült kapcsolatokat teremteni? Mi a fontos az emberekkel való kommunikációban? Milyen tulajdonságokat kell fejlesztened?
- Úgy vélem, hogy a titkár legfontosabb minősége az a képesség, hogy mindenki számára megközelítést találjanak, majd a munkavégzés és az üzleti kapcsolatok a legmagasabb szinten lesznek.
Mindazonáltal úgy vélem, hogy a titkárnak képesnek kell lennie arra, hogy válaszoljon a legváratlanabb kérdésre, ezért folyamatosan be kell folytatnom az önképzést, hivatásos folyóiratok és könyvek segítségével.
Az eredeti funkciók közül melyik maradt neked most?
- Azt mondhatod, hogy szinte mindent. Az a tény, hogy vállalkozásunknál a titkárság vezetője egyesíti a recepciós titkár és a titkárság vezetőjét. És amikor elfoglalta ezt a pozíciót, feladataim csak növekedtek. Jelenleg, kompetenciámban vannak szervezési kérdések a titkárság munkatársaival kapcsolatban, én is részt veszek a titkárok készségeinek fejlesztésében.
Gyakran olyan problémákkal kell foglalkoznia, mint például egy nyaralás vagy kórház titkára cseréje. Itt csak dicsérni tudom az alkalmazottakat - mindig ilyen helyzetekben reagálnak gyorsan.
Szerinted magad is egy teljes ember?
- Igen, de nem fogok abbahagyni a fejlődést. Előttünk sok lehetőség nyílik az önfejlesztésre. Munkánk egyik előnye az a képesség, hogy folyamatosan megtanulunk valami újat - valami, ami biztosan hasznos lesz a jövőben. A tökéletességnek nincs korlátja!
Hogyan értékeli a tanszék fejlesztésének kilátásait, a vállalat munkafolyamatának szervezését?
- Hosszú távon szeretnék bevezetni az elektronikus dokumentumkezelő rendszereket és a bejövő és kimenő dokumentumok elektronikus nyilvántartását vállalkozásunkban, ami jelentősen felgyorsítja és javítja a dokumentumokhoz való munkát. Sajnos cégünk eddig dokumentumokat regisztrál a bejövő és kimenő dokumentáció folyóiratokban.
Van-e jövőbeli szakmája a 21. században?
- Persze, igen! A szakmánk soha nem fog eltűnni. Most már vannak új pozíciók - például egy irodavezető, asszisztens vezető, referens, személyes asszisztens, de véleményem szerint mindegyikük egy hagyományos titkár funkcióit tartalmazza.
Mondja meg, könnyebb vagy nehezebb a jelenlegi titkároknak?
- Nekem úgy tűnik, nehezebb. Jelenleg a titkárok gyakran összekapcsolják az egyéb pozíciók szokásos feladatait és funkcióit - ennek megfelelően egyre több követelménynek kell eleget tenniük.
Sok titkár foglalkozik a személyzeti nyilvántartások vezetésével, az irodai eszközök megvásárlásával, néha még fizetést is fizet a vállalat alkalmazottai számára.
Mindig meg kell tanulnia és javítania kell. A jelenlegi vezető akar látni a befogadóhelyiségben nem csak egy titkár, hanem egy szakember, akinek nehéz helyzetbe sodorhat, és aki sok ügyben illetékes. Ezért, ha titkárként dolgozik, meg kell felelnie ezeknek a követelményeknek.
Mit gondolsz egy karrierről egy nő életében?
- Ma a nők sikeresen ötvözik a karrier és a család. Sokan közülük kiváló és pótolhatatlan alkalmazottak a munkahelyen és ugyanakkor - jó háziasszonyok és feleségek. Remélem, hogy nem vagyok kivétel. Az Ön kívánságait olvasóinknak. Mottóm: mindaz, ami történik - jobbra készül, de semmi sem lehetetlen! Minden olvasónak szeretnék erőnlőt és vágyat tenni pozitív változásokra az életemben.
Strokes a portréhoz
- Üzleti újságok, magazinok - a szakma szükségessége. Sajnos más irodalom egyszerűen nincs elegendő idő.
- Szeretem Steven Spielberg és Luc Besson filmjeit. Ezeknek az igazgatóknak a képei többször is nézni akarnak, és a filmhősök sokat tanulhatnak.
- Imádom a főzést, nem tudok nélkül élni! Még akkor is, ha a nap nehéz volt, a konyha az a hely, ahol munka után dolgozom. Szeretem a tenger gyümölcseit.
- Nincsenek különleges preferenciák, a legfontosabb az, hogy tetszik nekem.
Ruhák és kiegészítők:
- Szeretem a sportstílust, de a munka során ragaszkodom a klasszikus stílushoz, megpróbálom "felhígítani" különböző tartozékokkal.
- A pihenés aktív, és jó barátok társaságában kell lennie. Minden évben, május elejéig és késő őszig, barátaim és én megpróbálunk pihenni a természetben, megyünk a Kama folyó partján.
- Szabadidő alatt szeretem a keresztet hímezni.
Beszámolók a jövőbeli kérdésekről