Elektronikus elsődleges vagy hogyan tárolhat egy digitális számviteli archívumot
A számviteli dokumentumok elektronikus formában történő cseréjének folyamata meglehetősen érthető, de számos további kérdés kíséri. Az egyik legfontosabb: hogyan kell tárolni a digitális elsődleges dokumentumokat?
Tároló rendszerek
Szerencsére számos olyan megoldás létezik, amelyek segítenek megszabadulni ettől az aggálytól. Például a szakosított elektronikus levéltárak "mágikus pálcákká" válhatnak. amelyben a SaaS modell [hozzáférést biztosít a szoftverhez az Internet-prim keresztül. Ed. ] meg tudja szervezni a dokumentumok tárolását.
A legjobb megoldás lehet egy speciális megoldás kidolgozása, amely biztosítja a központi számlavezetés elsődleges tárolását, kezelését és biztonságát. A rendszernek támogatnia kell a több elektronikus dokumentumkezelővel végzett munkát. integrálni kell a cég számviteli szoftvereivel, és az FSTEC RF információs védelmi rendszer tanúsításával kell jóváhagyni. Oroszországban már léteznek ilyen technológiák, azt javaslom, hogy tanulmányozzák a megvalósításuk tapasztalatait.
Digitális aláírás
Hagyja, hogy a legtöbb elsődleges dokumentumot viszonylag rövid időre tárolják - legfeljebb 5 évig, de vannak olyan követelmények, amelyek az "elsődleges" tárolására vonatkoznak, amelyek túlmutatnak a szokásos feltételeken. Ez közvetlenül a normatív cselekményekben történik, és néha konkrét gyakorlatból következik. Ne felejtsük el, hogy az elektronikus dokumentumok sokfélesége folyamatosan növekszik, és mindegyiküknek különféle követelményei vannak az eltarthatósági idő tekintetében.
Talán az elektronikus értékpapírok hosszú távú archiválásának legfontosabb kérdése: hogyan lehet jogi jelentőségüket biztosítani? Hagyományosan ezt a problémát javasolják elektronikus aláírással megoldani.
Sajnos azonban vannak bizonyos korlátozások az egyes cirrikus autogramok használatában, miközben biztosítják a jogi jelentőségét. A fogás, hogy a tanúsítvány érvényességét érvényesítése és az elektronikus aláírás kulcs eltarthatósági ideje a papír nem ugyanaz: a tanúsítványt általában egy évre adják ki, és a számviteli bizonylatot a törvény alatt tartjuk legalább öt évig. Ezért felmerül a kérdés: hogyan igazolható egy hitelesített EDS által aláírt papír érvényessége, amelynek érvényessége kiderült?
Ezt a problémát oldja meg a fokozott biztonságú elektronikus aláírással (SEC), amely magában foglalja a saját formátumú eszközök a hitelesség -. Például az időbélyegző, tanúsítvány visszavonási adatok, stb miatt a SEC, tudjuk egyértelműen meghatározni az időt az aláírás és a tanúsítvány érvényességét idején a biztosítékokat .
Elektronikus információhordozók
Az elektronikus dokumentum jogi jelentőségének megerősítésével nincsenek problémák. Egy másik kérdés az, hogy ha a tárolási időszak hosszú, a fuvarozók elavultak. Idézzük amit át a fájlokat legalább 10 évvel ezelőtt: a floppy lemezek már nem használják, az állomány CD vagy DVD ereje legfeljebb tíz évig, és a kifejezés flash meghajtók szolgáltatást közvetlenül függ számú információs felülírás folyamat.
A rendszernek támogatnia kell a több elektronikus dokumentumkezelővel való együttműködést, integrálnia kell a vállalat számviteli szoftvereivel, és jóvá kell hagynia az FSTEC RF tanúsítási rendszerrel az információbiztonság érdekében.
Kiderül, hogy minden bizonnyal rendszeresen át kell adnunk információt egy korszerűbb tárolóeszközre egy bizonyos idő alatt. Továbbra is figyelemmel kell kísérni a dokumentumok "reprodukálására" szolgáló eszközöket: ugyanazok a formátumok, az Xls és a .doc gyorsan eltűnnek a múltban, megváltoznak az operációs rendszerek. Ne felejtsd el.
Ma mindent megteszünk az UZED (jogilag jelentős elektronikus dokumentumkezelés) archív tárolásának megszervezésére. Az UEP garantálja a jogi jelentőségű dokumentumokat. Az EP eredetiségének sokszorosítására és ellenőrzésére szolgáló munkahely szervezése szintén nem jelent komoly nehézségeket. A helyszíni tárolással végzett munka évek óta általános gyakorlattá válik.
De van egy és talán a legélénkebb kérdés - az elektronikus levéltárakra vonatkozó jogszabályok. Reméljük, hogy az aktív üzleti tevékenysége a feladását papír ad törvényhozók egy jelet elfogadták az új orosz törvény „az elektronikus levéltár”, amelyben végre a gyakorlatban dolgozó digitális dokumentumok tükröződni fog.
Minden elsődleges dokumentum mintával és példákkal egy kiadvány kitöltése.
Tudjon meg többet >>