Egy darabon elefántot eszünk, vagy hogyan méretezzük a külső elektronikus munkafolyamat projektjeit

Az átmenet a elektronikus dokumentumok (a továbbiakban: - EDI), valamint minden más változás már jól bevált a folyamat a társaság kíséretében specifikus stressz. Képzeljétek el egy olyan konzervatív könyvelő szörnyűségét, aki évek óta dolgozott papírral, hirtelen elhagyva! És ön maga is lefordíthatja az összes dokumentumot (szerződések, levelek, kiegészítések, cselekmények, számlák, számlák stb.) Elektronikus formában? Elfogadom, ha Ön, könyvelő vagy IT szakember köteles működtetni az új szabályok értelmében, a változás a kialakított folyamatok egyértelműen kényelmetlen.

Ezért, ahogy mondják, az elefántot darabokra vágják. Ez az ötlet, hogy támogassa a projekteket skálázással. Szerintük az EDI bevezetése egy folyamatból indul, fokozatosan a többiek felé haladva. A projektet különböző módon és különböző kritériumok alapján fejleszthetjük, amelyek közül néhányat elemezni fogunk.

A szervezet vagy vállalatcsoport szerkezete

Ha létezik aktív dokumentumcsere egy fiókteleppel (divíziókkal) vagy egy vállalatcsoporton belül, akkor a legkönnyebb az EDO-ra való áttérés. Például kiválaszthat egy olyan felelős személyt, aki megszervezi az EP és a CIP tanúsítványainak beszerzését és telepítését, regisztrálását az Exchange szolgáltatásban. Így minden munkát központilag fognak végezni.

Általános szabály, hogy egy vállalatcsoporton belüli összes egység egy EDO SF operátorhoz csatlakozik, ezért a barangolás szükségességének kérdése általában nem merül fel. Ha a projekt kezdetén helyesen építi fel a cserefolyamatokat, később nem tud visszatérni ehhez a kérdéshez. A következő szakaszban minden erõt el lehet dobni az ügyfelek összekapcsolására, amelyekkel a dokumentumokat kicserélik.

Milyen dokumentumokat kell elektronikus formában lefordítani?

Fontos meghatározni, hogy milyen dokumentumokat cserélnek először. A formális és nem formalizált dokumentumok nagymértékben megkülönböztethetők. A formalizált a pillanat alatt az elsődleges számviteli dokumentumok:

# 9679; számlák, beleértve azokat is, amelyeket korrigált és korrigált;

# 9679; árucikkek;

# 9679; elvégzett munka bizonyítványok;

# 9679; univerzális átutalási okmány, beleértve a kiigazítást is.

Tény, hogy a formalizált dokumentumok XML formátumú elsődleges dokumentumok, amelyek zárt tranzakciókat tartalmaznak. Előnyük az, hogy az XML-ből ki lehet húzni az összes szükséges adatot az utólagos automatikus feltöltéshez a számviteli rendszerhez vagy az EIKR-hez. Ezen túlmenően az ilyen dokumentumok elektronikus úton is beadhatók problémamentesen az adóhatósághoz, míg az informatizált elektronikus dokumentumok csak papíralapú másolat formájában nyújthatók be.

Az informatizálatlanok közé tartozik az összes többi dokumentum, és sokan vannak. Nézzük ki a legalapvetőbbeket:

# 9679; megállapodások, mellékletek és további megállapodások;

# 9679; megbékélési cselekmények;

# 9679; a megállapított eltérésekre;

# 9679; elvégzett munkák és árutőzsdei küldemények (egyes esetekben is lehet informatizálatlan), stb.

Amikor az ügyfelek közötti EDO-ról beszélünk, érdemes megkezdeni a folyamatokat, ezért a dokumentumok típusát az alábbiak szerint kell kombinálni:

Elsődleges könyvelési dokumentumok:

# 9679; áruk számlák, elvégzett munka bizonyítványok;

# 9679; univerzális dokumentumok;

# 9679; a megállapított eltérésekre hat.

# 9679; a szerződések mellékletei;

# 9679; további megállapodások.

Mit kezdeni? Azokból a dokumentumokból, amelyek több időt és erőfeszítést fordítanak a feldolgozásra, és az elektronikus formában történő átvitel hatását, a leggyorsabbak lesznek. Ezek általában elsődleges könyvelési dokumentumok.

Természetesen egy másik logikát is használhat - egyszerűen elkezdheti. Például fordíthatja elektronikus formában szerződéseket és leveleket. Velük könnyebb, mert: nincs olyan formátum, amely megváltoztatható; nem lesz hirtelen átmenet a papírról az elektronikus dokumentumra; az XML formátummal való együttműködéshez rendszerint be kell állítania az integrációt a számviteli rendszerrel. A lényeg, hogy ne kezdjen el egyszerre minden dokumentumot kicserélni, mert ebben az esetben egyszerre több folyamatot kell konfigurálni és vezérelni. Jobb választani azokat a dokumentumokat, amelyeknek a fordítása elektronikus formában releváns az Ön számára.

Az ügyfelek száma és minősége

Ez az egyik legnehezebb téma, mert nem minden vállalkozó akar változtatni valamit. A legegyszerűbb mód a vállalatok számára, amelyek közvetlen hatással vannak az ügyfeleikre és diktálják nekik a feltételeket. Mindenesetre, hogy hatékonyan kapcsolódni annak szükségességét, hogy dolgozzon ki egy közös listát a szerződő felek és rendezni a megadott kritériumok alapján az egyszerű egylépéses transzfer az elektronikus adatcsere. Ez lehet nagy, a kis és közepes méretű vállalatok, hűséges és nem a már dolgozó minden szereplő EDO SF vagy ügyfélnek nem a fő tevékenység és az üzleti.

1. Annak érdekében, hogy az igényelt kritériumok szerint az ügyfeleket az ügyfelek között lehessen rendezni, először meg kell ismerni néhány információt. Például ellenőrizze az ügyfeleket a hűségért. Ehhez a hírleveleket cserélheti, vagy hívhatja az ügyfeleket. A végzett munka eredményeként elegendő információ áll rendelkezésére. Egyébként tisztában lehet az EDO SF üzemeltetőjével, függetlenül attól, hogy segítséget nyújt-e a kapcsolódásban. Ha ilyen szolgáltatás áll rendelkezésre, akkor nem kell sokat tennie.

3. Ezután kezdhetjük csatlakozni a tömeg a többi szerződő felek és talán EDC SF üzemeltető akkor is segít ebben: előkészíti levelezési szöveg, teszi telefonhívások, a vonat az új felhasználók számára, megadja a szükséges konzultációkat. A felelős munkatárs kezeli ezt a folyamatot. A Synerdocs-ban például van egy egész csapat speciálisan képzett emberek, akik felügyelik a kapcsolati projekteket. Ezenkívül hozzáadhat információkat webhelyéhez, vagy készíthet külön márkajelző oldalt a kapcsolatról.

Integráció számviteli, számlázási és egyéb rendszerekkel

A meglévő folyamatokba való beágyazás akár egyszerűen, akár egész projekten keresztül történhet.

A legtöbb aktív EDO SF operátor már rendelkezik a legelterjedtebb rendszerekkel (pl. 1C, SAP, DIRECTUM) rendelkező integrációs megoldásokkal. Ha az Exchange szolgáltatás fejlesztője már rendelkezik ilyen integrációval a rendszerével, akkor csak a beállításokat kell elvégeznie. A másik dolog az, amikor nincs kész integráció.

Az első út az, hogy hagyjon fel minden erőfeszítést a fejlesztés érdekében, és hagyja el a fennmaradó kérdéseket később, de aztán maga a projekt régóta feszülni fog. Ez nem túl jó, mert a munka be van kapcsolva, a források elköltöttek, de nincs eredmény.

A második módja az alternatív lehetőségek fontolóra kerülése, és miközben az integrációs megoldás létrehozásának munkája folytatódik, már megkezdődik a kapcsolódás és a csere. Először is elektronikus dokumentumokat cserélhet az EDO-SF operátor webes ügyféljében - egy egyszerű eszköz, amelyhez nincs szükség speciális képzésre. Másodszor, egy EDO SF operátornak lehet egy fejlett megoldása, például egy univerzális integrációs szolgáltatás. amely megmentheti a felhasználókat a dokumentumok kézi beillesztésébe a csererendszerbe. Mire a teljes körű megoldás készen áll, akkor valódi társaival, elektronikus dokumentumokkal és tapasztalatokkal rendelkeznek, és így a csere előnyei.

Ahelyett, hogy befejezné

A fenti lehetőségek az elektronikus átváltás fokozatos átállására külön-külön és komplexumban is alkalmazhatók. Mindez a cég és az ügyfelek jellemzőitől függ. A fő szabály - nem azonnal megragadni egyáltalán, mert a végrehajtás minőségének és a kapcsolat attól függ, milyen szép és hatékonyan teszi elektronikus dokumentumok, Ön és társaik. Nagyjából elmondható, hogy egy jó terv enyhíti a gyomor zavart, amikor egy elefántot eszik.