Biztosítási alap létrehozása, ingyenes tanfolyamok, kivonatok és tézisek
A dokumentumfilm alap szervezet akkor helyezheti a dokumentumokat a különleges értéket, hogy rögzítse a fontos történelmi események, tények prominens személyek autogramot prominens párt számok, kormány, kultúra: a dokumentumok, egy mérföldkő a fejlődés az ipar, stb
Mielőtt elkezdené a munkát a különösen értékes dokumentumok azonosítására, gondosan olvassa el a szervezet történetét, és határozza meg, hogy az ilyen dokumentumok mely időszakokban jöhetnek létre. Célszerű megvitatni a tervet és a különösen értékes dokumentumok azonosításának módjait az EK-ban a legrégebbi munkavállalók részvételével.
A megfelelő állami archívummal egyetértésben és vezetése alatt a megyei archívum ...
különösen értékes dokumentumokat határoz meg. Különösen értékes dokumentumokat tartalmazó esetek azonosítása érdekében először azoknak a strukturális felosztásoknak a jegyzékét veszik figyelembe, amelyek tükrözik az alapkezelő fő tevékenységét.
Ha az ügy különösen értékes dokumentumokat (OCD) tartalmaz, a lista szerepel. A lista tartalmazza: az alapok számát, készleteket, eseteket, az eset címét és ugyanabban az oszlopban - egy különösen értékes dokumentumok absztraktját; c. A "megjegyzés" a magyarázatok és a szükséges jelölések (az eset fizikai állapota, a TOT mennyisége, más ügyekkel való kapcsolat stb.) szolgál.
A listát az EK-n (CEC) veszik figyelembe, és koordinálják az archív intézmény EPC-jével. A lista jóváhagyása után a legértékesebb esetek könyvelés alá esnek. Az ilyen dokumentumokat tartalmazó ügyek fedőlapján az OC index a jobb felső sarokban található. A különösen értékes esetek fő könyvelési bizonylata a létrehozott formanyomtatvány (1. függelék).
A leltárt minden egyes alap számára négy példányban külön kell elkészíteni, amelyet a szervezet EK jóváhagy, és koordinálja az archív intézmény EPC-jével. A készletnek van egy végső rekordja, amely a leltár négyjegyű számmal frissül. A leltárban szereplő esetek a készletek és az esetek számának sorrendjében készülnek. A számviteli készleteket a pénztárakban tárolják, az OC indexéhez hozzáadják a leltár számát.
A felvétel végén az utolsó szakasz Az éves és a félig kész készletek tartalmazó különösen értékes dolgokat, egy bejegyzés készül a következő formában: „Beleértve minden OTSD száma (összeg számmal és betűvel) ügyek.”. Gr. A "megjegyzés" az egyes esetek ilyen címsorai előtt az OC-vel van jelölve.
Az alap jegyzékében a különösen értékes esetek nyilvántartása az ilyen eseteket tartalmazó leírások szerint történik. Ebből a célból gr. Az 5., 6., 8., 11. és 15. ábrán a nevezőn belüli frakció (a nevezőben) jelöli a számukat, amely a készlet végső bejegyzésében tükröződik, az OC-adatok hozzáadásával. Ezen esetek számát külön kell elvégezni, és a leltár (a számlálóban feltüntetett) teljes mennyisége nem érinti, mivel különösen az értékes eseteket már figyelembe vették az esetek teljes mennyiségében.
Különösen értékes eseteket külön tárolnak, a lehető legjobb körülmények között, az evakuálásra alkalmas helyeken (és vészhelyzeti körülmények között).
Az RF AF különösen értékes és egyedülálló dokumentumainak biztonsága és biztonsága érdekében az egyik legfontosabb intézkedés a másolatok biztosítási alapja.
A biztosítási másolatok készlete biztosítási alapot képez. A dokumentum célja az értékes dokumentációs információk megőrzése az eredeti dokumentumok elvesztése vagy károsodása esetén. A biztosítási pénztárral egyidejűleg létrejön egy felhasználási alap, amelynek feladata az eredetik másolatokkal történő cseréje a dokumentumok használatával kapcsolatos munkák elvégzése során.
Biztosítási másolata különösen értékes dokumentum papír alapon - ez egy negatív mikrofilm az első generáció a film (mikrofilm pénztár), és használata az alap - ez egy pozitív mikrofilm (kétszer) a második generációs, azaz készült negatív mikrofilm az első generációs, amelynek célja, hogy a munka a használat a megyei, majd az Állami Levéltárban. Kivéve, ha a szervezet tehet mikrofilm, ő kell menni a levéltár, illetve egyéb intézmények, amelyek speciális berendezések.
A biztosítási pénztár négy példányban kerül feltüntetésre, ezek közül három a biztosítási pénztár és az állami raktározási alapok másolatával együtt kerül átadásra. A készlet egy vagy több alap mikrofilmjeire állítható össze. A készletek számozása bruttó sorrendben történik. A biztosítási másolatok újbóli számozása tilos. A számlázási adatokat a nyilvántartásba beviszik az átvételi és értékesítési könyvből.