Ünnepek szervezése, hogyan kell kiválasztani a megfelelő rendezvény-ügynökséget
Az egyik legjobb amerikai ügynökség ügyvezetője, az újságírók megkérdezték, mi különbözteti meg a cégét a versenytársaktól, mi a siker titka. Amit megkaptak, rendkívül rövid és tág válasz: "Van tapasztalatunk, figyelemre méltó a részletek, és mindig pontosan tudjuk, mit akarnak az ügyfelek."
Végtelenül beszélhetne rendezvény-ügynöksége érdemeiről, de a profik azonnal nevezik a legfontosabb dolognak: a tapasztalat, a részletekre való figyelem és az ügyfél igényei valóban eldöntik, mikor rendeznek eseményeket.
Ha nagy eseményt tervez (nem számít, hogy esküvő, születésnap, társasági party, unalmas szeminárium vagy fényes PR-akció), kétféleképpen lehet. Mindent megtehetsz, vagy megbízhatsz az üdülési ügynökségben, amely átgondolja és megszervezi az Ön számára.
Ha még soha nem vett részt életed eseményeinek előkészítésében, készen áll arra, hogy legyőzze komoly nehézségeit. Ez egy nem triviális feladat, amely szabadidőt, szervezési készségeket és ízlést igényel.
Ha azonnal elhatározta, hogy megbízik a rendezvény-ügynökség szakértőivel. szintén nem rohan, hogy pihenjen.
Egyrészt az esemény-ügynökség sok időt takarít meg, és az ünnepséget látványos és emlékezetessé teszi.
Másrészt, egyáltalán nem könnyű választani egy igazán jó ünnepi ügynökség, amely rendezi a kiváló esemény, és ugyanakkor nem zalomit kozmikus ár. Különösen a jelenlegi valóságban, amikor szó szerint mindenki, aki pénzt keresni magának, mint "szakmai ünnepség szervezője".
Hogyan válasszuk ki a megfelelő rendezvényt és ne csalódjunk?
1. Ismerje meg az Ön igényeit
Először hozzon létre saját kívánságlistát, ahol felsorolja a tervezett eseményre vonatkozó igényeinek teljes és átfogó listáját. Ne terjedjen át a fán, hanem korlátozza magát azokra a korlátokra és részletekre, amelyek alapvetőek az Ön számára. A többiek vagy a rendező mérlegelésére bízzanak, vagy együtt dönthetnek.
2. Alaposan ellenőrizze a céget
Miután megállt egy rendezvény-ügynökségen, töltsön kis vizsgálatot. Ismerje meg állapotát (függetlenül attól, hogy jogilag működik-e), találjon-e véleményeket, vagy talál-e olyan személyeket, akik használják szolgáltatásaikat. Ha előtted egy apró kezdeti nyaralási ügynökség, amelyet senki sem hallott - ne kockáztasson. Az ár ellenére.
3. Keressen egy tapasztalt ügynökséget
Ahogy korábban említettük, rendkívül fontos az ünnepek szervezésének tapasztalata.
Valójában az esemény-ügynökség választása csökkenthető a szolgáltatások és a szolgáltatások optimális arányának kiválasztása érdekében.
Minél több tevékenységet folytat az ügynökség mögött, annál inkább figyelembe veszik az előkészületek apró árnyalatait és az előre nem látható helyzetekkel való megbirkózást, annál inkább hasznosak a szállodákkal, szállítókkal, művészekkel, üzletekkel stb. A tapasztalatok és a pozitív visszajelzések a legfontosabb mutatók!
4. Az ügynökség közelsége és elérhetősége
A folyamatos sikeres kommunikáció az ünnepek szervezőjével kulcsfontosságú a projekt sikeréhez. Az ideális rendezvény-ügynökség közel van és elérhető. Helyeznie kell a helyi közösségben vagy a környéken. Az eseménykezelőnek tartományban kell lennie, és ha szükséges, gyorsan eljut a helyre.
6. Jó kapcsolatokra van szükség
Az esemény hangját az előadók, művészek, tervezők és más partnerek határozzák meg, akiket az esemény-ügynökség vonz. Tudjon meg többet az ügynökség kapcsolatáról, amennyire csak lehetséges. Kérjen egy listát az általuk kínált vendéglátó vállalatokról, berendezéseket szállítóktól, helyszínekről, zenészekről és művészekről.
7. Ne keressen olcsó lehetőségeket
A költségvetés létfontosságú szerepet játszik az esemény megszervezésében. Ha a családja vagy cégét a válság költségvetésének szűk határai korlátozzák, ez nem jelenti azt, hogy a jó rendezvényszervezet szolgáltatásait megmentheti!
Sőt, éppen ellenkezőleg. Az ünnepek szervezői tudják, hogy a legjobbat választják a pénzükért. Köszönhetően a kifogástalan ízlésnek és tapasztalatnak, gyakran lehetőség van arra, hogy gondos törekvést készítsen, ami egy millió példánynak tűnik.
8. Ne pénzt pénzt a felszerelésre
És újra a költségvetésről. Meg lehet becsapni, amikor díszítik a szobát, a virágot, a kiszolgálót és egyéb apró részleteket. De soha ne hagyja a jó minőségű hang- és fényberendezést nyaraláshoz, szállításhoz és különleges felszereléshez, mint a csokoládé szökőkút.
Ha a rendezvény-ügynökségnek felszerelést kell bérelnie - a lehető legjobb és megbízható legyen!
9. Válasszon 2-3 jelentkezőt
10. Munka azokkal, akik hajlandóak veled dolgozni
A szakmai nyaralási ügynökség igyekszik maximálisan megfelelni az Ön kívánságainak, nem fog túl drága szolgáltatásokat kiszabni, és a "megfelelő" szállítókhoz és a vendéglőkhöz irányítja. A jó ügynökség egyik jele az, hogy hajlandó hatékonyan dolgozni az ügyfelek költségvetésével és kívánságával.