Az értesítések tárolásának időszaka
Így. a hirdetmény lejárt.
Ennek a helyzetnek az alapját az alábbiakban a "System Lawyer" anyagaiban adjuk meg.
- A jogi osztály vezetőjének ellenőriznie kell. mint a szervezetben, a címdokumentumok tárolása megtörtént. Végül is az ügyvéd, aki gyakran dolgozik velük. És az ilyen dokumentumok elvesztése súlyos veszteségeket okozhat a szervezet számára.
Mi a címjegyzékekhez kapcsolódik
A "címdokumentumok" fogalmán belül kombinálható *:
A dokumentumok listája nincs lezárva. minden egyes cég saját maga határozza meg. mi mást tulajdonítanak a cím dokumentumoknak. de egy ilyen lista az egyik leggyakoribb.
A jogi dokumentumok szélesebb körűek. mint az alkotó vagy törvényes dokumentumok *. Az egyes jogalanyok jogi formájára vonatkozó alkotóelemek listáját a jogszabályok tartalmazzák. És nem tartalmaznak számos tanúsítványt és tanúsítványt. egy jogi személy által kapott.
Hogyan tartsuk meg a címeket?
Az ilyen dokumentumokat tűzálló széfben (szekrényben) kell tárolni. amely a kombinált zárhoz van reteszelve. kulcs, stb. Az ilyen helyiséghez való állandó hozzáférést csak az egyének nyújthatják. akik a cím dokumentumok biztonságáért felelősek. Az alkotó okmányok tárolására vonatkozó felelősséget egy adott személy hatóságánál kell előírni. A velük való munkavégzés eljárása (ha a dokumentumokhoz való hozzáférés több mint egy személy) kívánatos egy helyi szabályozási aktus rögzítése - a jogalkotási és jogi dokumentumokhoz való hozzáférés biztosítása. Meg kell írni *:
- milyen dokumentumok vonatkoznak a címre;
- aki a cím dokumentumok tárolásáért felelős;
- milyen feltételek vannak a cím dokumentumok tárolására;
- aki jogosult a címjegyzékek eredeti példányainak feldolgozására;
- milyen esetekben és mennyi ideig lehet átvinni a címjegyzékek eredetijét a vállalat más alkalmazottai számára.
A dokumentumokat a jogi személyiség helyiségeiben vagy azon kívül tárolhatja.
Hol tárolja a dokumentumokat
Legalább öt lehetőség van a címdokumentumok tárolására. Nézzük meg mindegyikük előnyeit és hátrányait *.
1. A dokumentumokat egy bankcella tárolja
Ezt az opciót egyes vállalatok használják. Nagyon megbízható a biztonság szempontjából. De a megbízhatóság flip oldala bonyolult dokumentumokhoz való hozzáférés. Hogy megkapja őket. például. bankkártya hitelesítésére. előzetesen meg kell tervezni.
Mindazonáltal érdemes megjegyezni minden előnyét és hátrányát részletesen.
A pozitív szempontok a következők:
- korlátozott hozzáférés harmadik felek dokumentumaihoz;
- a dokumentumok a bank biztonsági szolgálatainak ellenőrzése alatt állnak;
- A gondatlan tárolás miatt lehetetlen elveszíteni a dokumentumokat; ezenkívül:. a bank felelős a banki szolgáltatás tartalmának biztonságáért.
- a dokumentumok beszerzésének nehézsége ebben az esetben. amikor sürgősen szükség van rá. mivel a banki cellához való hozzáférés csak az egyének számára lehetséges. a bankkal kötött szerződésben meghatározott. vagy meghatalmazás alapján;
- függ a bank működési módjától.
2. A dokumentumokat az Igazgatóságnál tartják
A vállalat ügyvezető igazgatója az a személy. amely képviseli az érdekképviselet nélküli jogi személy érdekeit. Így. az a felelős, aki a jogi személy dokumentumait ebben az ügyben tartja. ha ezt a feladatot írásban nem ruházzák át más személyre.
Ez a lehetőség a dokumentumok tárolására elfogadható egy kis cég számára. és számos előnye van:
- a vezető felelős a dokumentumokért;
- a fejből. mint általában. külön zárt szekrény;
- még a korlátozott költségvetés is ritkán lehetővé teszi a vezető távozni biztonságos.
Természetesen. van címjegyzék tárolása a menedzser irodájában és hátrányai:
- ha a rendező nincs jelen (például egy vállalkozóval folytatott tárgyalásokhoz), akkor a dokumentumokhoz való hozzáférés nem biztos, hogy elég hosszú ideig elérhető lesz bárki számára;
- és más alkalmazottak számára. és maga az igazgató számára minden alkalommal kényelmetlenséget okozhat az állandó irodai sétálás során. a dokumentumok szükségessége;
- az ügyvéd valószínűleg nem érhető el. hogy a vezető a munka elvégzése után minden alkalommal elvégzi a könyvvizsgálatot;
- a fejléc nem ellenőrzi a korlátozott érvényességi időtartamú dokumentumok relevanciáját;
- a menedzser napi rendszerességgel nem dolgozik ezekkel a dokumentumokkal. és a hozzáférés állandó hozzáférhetõsége nem szükséges.
Így. ez az opció elfogadható és elfogadható. de nem ideális.
3. A dokumentumokat a számviteli osztályban tárolják
Számos dokumentum tárolódik a számviteli részlegben. Néha úgy döntenek, hogy minden szerződést ott tartanak. amelyet a szervezet a munkája során véget vet. Lehetőség van a cím dokumentumainak megtartására a számviteli osztályon?
Ennek az eljárásnak az előnye, hogy. hogy a számviteli információ nagyon gyakran szükséges. a cím dokumentumok tartalmazzák.
Ugyanakkor a cím dokumentumok helyének ilyen választása számos hátránnyal jár.
Először is. sok dokumentum tárolódik a számviteli osztályon. folyamatosan archiválni kell a helyhiány miatt. A könyvelők további papírokat igényelnek a már rendelkezésre állóak számára - egy retorikai kérdés.
Második. ebben a részlegben folyamatosan jönnek a látogatók: más osztályok alkalmazottai a dokumentumok feldolgozásához. futárok, stb. Sokáig felsorolhat. de biztos. hogy a számvitel nem a legcsendesebb hely a cégnél.
4. A dokumentumokat különböző osztályokon tárolják
Van ilyen lehetőség. mint a dokumentumok megosztása a tematikus szakaszokba. és ezeknek a részeknek megfelelően a dokumentumok a vállalat különböző részlegeiben tárolódnak.
Az ilyen szétválasztás logikusnak tűnhet. de a dokumentumok szétválasztása problémákat okoz, amikor velük dolgozik, és figyelemmel kíséri a szükséges változtatásokat és a dokumentumok relevanciáját.
5. A dokumentumokat a jogi osztálynál tartják
Az ügyvédek a vállalat alkalmazottai. aki folyamatosan dolgozik a cím dokumentumokkal. A jogi osztály feladata. amelyek szükségessé teszik a hozzáférést. Ez a körzet módosítja a jogszabályi dokumentumokat. nyomon követi a bizonyítványok relevanciáját. bizonyítékot. nyilatkozatokat. jegyzékek. referencia. biztosítja az alkotmányos és egyéb dokumentumok jegyzékét. válaszol más szervezeti egységek kérésére, és másolatokat nyújt. Így. a jogi osztályon belüli dokumentumok tartása az egyik legalkalmasabb egy jogi személy számára általában, és különösen az ügyvédek számára.
Pozitív szempontok. a felsoroltak mellett. abból áll. hogy a jogi osztály:
- csak az adott személy számára nyújt tájékoztatást. akik hozzáférhetnek hozzájuk. mert ügyvédek egyértelműen meghatározhatják. aki joga van információhoz jutni;
- figyeli a dokumentumok biztonságát. a jogszabályok valamennyi követelményének betartásával;
- folyamatosan dolgozik a dokumentumokkal. szükség esetén archiválja azokat;
- a rendelkezésre álló dokumentumok alapján jogi véleményt ad a vállalat vezetőségének. valamint javaslatokat tesz a dokumentumok jogi változtatására;
- védve van a jogosulatlan személyek (látogatók) számától, szemben a számviteli vagy más szervezeti egységekkel.
Gyakorlatilag nincsenek negatív oldalak. A jogi osztályon belüli dokumentumok tárolásának biztonságát befolyásolhatja. talán. csak a vállalat alkalmazottainak elhelyezése a nyílt tér elvére. Amikor ez a részleg nincs elszigetelve a többiektől.
Így. a legmegfelelőbb módja az, hogy a dokumentumokat a jogi osztály biztonságos helyen tartsa.
E dokumentumok jelenléte jelenti. hogy a jogi osztály kívánatos, hogy külön legyen. zárható vagy kódrögzítő helyiségben. amelyben meg kell teremteni a címdokumentumok tárolásának szükséges feltételeit - biztonságos vagy tűzálló szekrény jelenlétét. "
Szakmai segítségnyújtási rendszer az ügyvédek számára, ahol megtalálhatja a választ bármelyiknek, még a legnehezebb kérdésnek is.
Próbáld ingyen 3 napig >>
Hamarosan a magazin "ügyvédje a cég"