Dokumentumok beadása az archívumba biztonsági okokból
A raktározási időszak lejártát követően a dokumentumokat az archívumba, az állam vagy az önkormányzat részére kell átadni. Ezért a kérdés, hogy hogyan helyezzen be dokumentumokat az archívumba a tároláshoz, előbb vagy utóbb minden vállalat számára releváns lesz.
A szövetségi törvény értelmében a dokumentumok tárolásának határideje:
- 75 év, ha a személyzetről szóló iratokról van szó, a közjegyzői cselekményekről;
- 20 év a tőkeszabályozással, a formatervezési és műszaki dokumentációval, a találmányok szabadalmaihoz, az ipari formatervezési mintákkal kapcsolatos projektdokumentációhoz;
- 15 év, ha a tudományos dokumentációt benyújtják az archívumhoz;
- 5 év fotó- és filmdokumentumokhoz.
Vannak is folyamatos nyilvántartást, amely tárolja a társaság személyes archívumát, és felszámolás esetén a társaság átkerül az önkormányzati (állami) archívum.
Nem kormányzati szervezet
Ha a nem kormányzati szervezet azt tervezi, hogy letétbe helyezi az iratokat az archívumban, egyes dokumentumokat az Orosz Föderáció Archív Alapjának összetételéhez kötnek, megállapodás szükséges a szövetségi levéltári szolgálat rendszerével Oroszországgal. Az archívummal való időben létrejött szerződés hiányában az állami archívum csak a vállalat alkalmazottainak személyzetére vonatkozó dokumentumokat fogad el. Ami a fennmaradó dokumentumokat illeti, a raktározás helyét a csődbiztos vagy a felszámolási bizottság elnöke határozza meg.
Az archívumba történő kézbesítéshez szükséges dokumentumok előkészítésének jellemzői
Miután meghatározták, hogy mikor és hogyan kell letétbe helyezni a dokumentumokat az archívumba, a következő lépéshez - a dokumentumok előkészítéséhez - eljuthat. A dokumentumokat az irattárba egy évvel az irodai munka befejezése után (vagy a vállalat felszámolása után) nyújtják be.
A dokumentumok kézbesítése csak akkor lehetséges, ha az összes papírt megfelelően díszítik:
- ellenőrzi az esetek csoportosításának helyességét dokumentumokban;
- dokumentumok benyújtása, a lapok számozása;
- ellenőrzik a feliratokat és a belső készleteket;
- pontosítják az esetek fedezésére vonatkozó részleteket (ha szükséges);
- A készletek össze vannak állítva.
Mindez egyszerű, de munkaigényes folyamat, amely sok munkát, időt és maximális figyelmet igényel az alkalmazottaktól. Ebben az esetben a dokumentumok előkészítésében fellépő hibák tele vannak az archívum esetekben történő meghiúsulásával.
Hogyan lehet letétbe helyezni a dokumentumokat az archívumban a tároláshoz gyorsan és egyszerűen?
Jelentkezzen szakemberekre. Például számunkra, mindent megtudunk arról, hogyan kell helyesen letétbe helyezni a dokumentumokat az archívumba, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot!