Adatfeldolgozás excel - stadopedia - ban
A táblázatokban olyan adatfeldolgozó eszközök állnak rendelkezésre, mint például a válogatás, a szűrés és a teljes összegek generálása. Ezeknek az eszközöknek a használatához meg kell adni egy táblázatot adatbázis vagy lista formájában. Ez a rész bemutatja, hogyan kell megjeleníteni egy táblázatot adatbázisként, és alkalmaznia kell az adatok rendezését, szűrését és összefoglalását, beleértve a forgatóasztal-eszközöket is.
A lista a munkalapon lévő adatok rendezésének egyik módja. A lista egy soros sorként jön létre, amely azonos adatokkal rendelkező vonalakból áll. Az Excel terminológiában szereplő adatok adatbázis (DB). Ebben az esetben a táblázat sorai az adatbázis rekordjai, az oszlopok pedig az adatbázis rekordjai. Ha egy Excel táblát listába vagy adatbázisba kíván átállítani, akkor az oszlopokra kell megadnia az egysoros neveket, amelyeket az adatbázis-rekord mezők neveként használ. Ne feledje, hogy az egysoros oszlopnevek több címsorból állhatnak, amelyek ugyanazon a soron vannak elhelyezve egy Excel táblában.
Amikor listát vagy adatbázist hoz létre az Excel munkalapon, kövesse ezeket a szabályokat:
1. Egy munkalapon ne helyezzen el egynél több listát, mert egyes műveletek, például a Filtering, egy adott pillanatban csak egy listát használnak.
2. A listát más munkalapadatokról el kell különíteni legalább egy üres oszlop vagy egy üres sorral. Ezzel az Excel automatikusan kiválasztja a listát a szűrés vagy az adatok rendezése során.
3. A lista az egész munkalapot elfoglalhatja.
4. Az oszlopneveknek a lista első sorában kell lenniük. Az Excel ezeket a neveket használja, amikor jelentéseket készít, adatokat keres és rendez.
5. Az oszlopnevekhez használja a betűtípust, az adattípust, az igazítást, a formátumot, a kereteket vagy a nagybetűket, amelyek eltérnek a listaadatokhoz használt betűktől.
6. Az oszlopnevek elválasztásához az adatokon belül helyezze el a dobozokat az oszlopnevek sorában lévő cellák alján. Nem ajánlott üres sorokat vagy szaggatott vonalakat használni.
A teljes lista rendezéséhez csak egy cellát válasszon, és válassza a Sort parancsot a Data menüből. Az Excel automatikusan kiválasztja a teljes listát. Ha az adatbázis listájának első sorában vannak oszlopnevek, azok nem kerülnek a sorrendbe. Meg kell jegyezni, hogy ebben az esetben az eredeti lista teljes sor is szerepel a válogatás, így célszerűbb kiosztani saját területe a forrás listát kell válogatni.
A rendezés a párbeszédpanelen történik. A Sort ablak három bemeneti ablakában megadhatja azokat a kulcsokat, amelyekkel végrehajtja.
A rendezés a párbeszédablakban van mód paraméter, amely lehetővé teszi, hogy beállítsuk a sorrend az első kulcs - rendszeres vagy a felhasználó által megadott, állítsa be a számviteli szabályzatok nagy- és kisbetűk (nagybetűk), és az irányt a sort - növekvő vagy csökkenő sorrendben.
Gyors válogatáshoz két gomb található a Standard eszköztáron:
Adatok szűrése a listában. A szűrők használatával csak bizonyos feltételeknek megfelelő adatokat jeleníthet meg és tekinthet meg.
Az Excel segítségével gyorsan és kényelmesen megtekintheti a szükséges adatokat az adatbázisok listájából egy egyszerű szerszám-automatikus szűrő segítségével. Bonyolultabb adatbázis-lekérdezések megvalósíthatók az Advanced Filter (Speciális szűrő) parancs használatával.
Az automatikus szűrő használatához először ki kell választania a keresési adatbázis területet, az oszlopfejlécekkel együtt. Ebben az esetben az Excel listák oszlopainak nevei az adatbázis-rekordok mezőinek nevekké alakulnak át.
Ezután futtassa az AutoFilter parancsot az Adat menüben.
Az AutoFilter parancs használatával az Excel a legördülő nyilakat közvetlenül a lista oszlopnevére helyezi. A nyílra kattintva megjelenítheti a megfelelő oszlop összes egyedi elemének listáját. Ha az oszlop egyes elemeit választja ki, akkor minden sor rejtve marad, kivéve azokat, amelyek a kiemelt értéket tartalmazzák.
A legördülő listában kijelölt oszlopelemet szűrési kritériumnak nevezik. Folytathatja a lista szűrését egy másik oszlop kritériumával. Az egyes oszlopok szűrési feltételeinek eltávolításához az oszlopban lévő legördülő listából válassza ki az Összes lehetőséget. A listában rejtett összes sor megjelenítéséhez válassza a Szűrés parancsot a Data menüben, majd kattintson az Összes megjelenítése parancsra.
Automatikus szűrő használatával megadhatja az egyes oszlopok számára az adatbázis-rekordok kiválasztásának egyéni kritériumait, például csak azokat a rekordokat jeleníti meg, amelyek mezőértékei a megadott intervallumon belül vannak. Egyéni kritérium megadásához az oszlop legördülő listájából válassza ki a Beállítások lehetőséget. Ezután írja be a szükséges feltételeket az Egyedi automatikus szűrő párbeszédpanelen.
Lehetőség van az Excel listák szűrésére az összetett kritériumok alapján az Advanced Filter paranccsal.
Ha a listát vagy az adatbázist az alábbiakban definiált összetett kritérium alapján kívánja szűrni, és az Excel több meghatározott oszlopának forrást tartalmazó listájának részeként való használatához használja az Adatmenü Speciális szűrő parancsát. A különbség a parancs és az AutoFilter parancs között az az, hogy a fenti funkciók mellett a szűrt rekordok áthelyezhetők az Excel munkalap másik helyére, anélkül, hogy az eredeti listát megsértenék.
Az Advanced Filter (Haladó szűrő) parancs használatához először létre kell hoznia egy kritériumtáblázatot, amelyet el szeretne helyezni; ugyanaz a munkalap, mint az eredeti lista, de azért, hogy ne szűrje le a szűrést.
A kritériumok táblázatának létrehozásához meg kell másolnia az adatbázis rekordmezőinek (lista oszlopnevek) nevét a munkalap azon részére, ahol a kritériumtábla megtalálható.
A táblázatban szereplő sorok számát csak a keresési feltételek száma határozza meg. Azonban mindez üres sorokat egy kritériumok táblázata elfogadhatatlan, mert ebben az esetben minden adatbázis bejegyzések találhatók. Beállítása A keresési feltételek formájában állandók igényel pontos másolata a nevét az oszlopok az eredeti lista, amely meghatározza a szűrési feltételeket. A Speciális szűrő parancs kritériumtáblázatán túl meg kell határoznia a kimeneti dokumentum típusát. Ez azt jelenti, hogy át kell másolni a szabad hely a munkalapneveket csak azokat az oszlopokat listát, hogy torye-1 kimenet. A kimeneti dokumentumban lévő sorok száma határozza meg magát.
Így a Speciális szűrő parancs végrehajtásához három műveletet kell végrehajtania:
generál egy kritériumtáblát a munkalap szabad helyén;
kimeneti dokumentum fejléc létrehozása;
válassza ki a keresési mezőt a forráslistában.
Számítási kritériumok alkalmazása. A kiszámított keresési kritériumok táblába való beviteléhez az alábbi szabályok szükségesek.
1. A képletnek logikai értéket kell adnia true vagy
hazugság. A keresés végrehajtása után csak azok a sorok jelennek meg
ki, amelyre a képlet kiszámításának eredménye igaz.
2. A képletnek legalább a lista egy oszlopára kell utalnia.
A kiszámított kritérium alkalmazása jelentős korlátozást ír elő a kritériumtáblázatra. Ebben az esetben a kiszámított kritérium értékét tartalmazó kritériumtáblán szereplő oszlopnévnek különböznie kell a forráslistában lévő hasonló oszlop nevétől.
Az eredményeket a táblázatban az Eredmények parancs segítségével adjuk meg. Annak érdekében, hogy az Eredmények csapat működjön, a listát először rendezni kell. A rendezés után kiszámolhatja az eredményeket rekordcsoport szerint. Az Eredmények parancs lehetővé teszi, hogy egynél több mezőt összegezzen egy rekordcsoportból, valamint adj hozzá feldolgozott mezőket és alkalmazzon más funkciókat az összegek kiszámításához.
Az összefoglaló táblázat egy másik nagy adatlistát feldolgozó eszköz. Mivel ebben az esetben, ha összeadódnak, rendezni és szűrni a listában, az összefoglaló táblázat erősebb adatfeldolgozó eszköz, amely az úgynevezett „Kimutatás varázsló”. Összefoglaló táblázat létrehozásához a következő lépéseket kell végrehajtania:
válassza ki a listaterületet;
Az Adat menüben válassza a Pivot Table parancsot, amely megjeleníti a PivotTable Wizard ablakot;
A következő lépéshez kattintson a Következő gombra.
Az egér használatával húzza át a listázási mezőket a PivotTable varázsló ablakának jobb oldalán az ugyanabban az ablakban lévő Sorok, oszlopok és adatok területen. Így alakul ki a kimeneti dokumentum formája.
A PivotTable megépítésének utolsó lépése meghatározza, hogy hol helyezkedik el a pivotTable. Ajánlatos külön munkalapon elhelyezni. Szükség esetén a pivot táblát lehet címezni.
Táblázat nyomtatásához előzetesen fel kell készítenünk. Ehhez szükség van:
megszakítani az ET-t oldalakra;
oldalparaméterek beállítása;
hozzon létre a szükséges fejléceket és lábléceket;
fejléceket hozhat létre a nyomtatáshoz, hogy megjelenjen az asztalfejléc
minden lapon;
Ha az ET-t az oldalakba szeretné törölni, be kell helyeznie a vízszintes oldalvég-elválasztókat a szükséges ET-helyekre. Ehhez a következőket kell tennie: válassza ki azt a sort, amelyről új oldalt kíván kezdeni; A Beszúrás menüben hajtsa végre a Page Break parancsot;
Ennek eredményeként az Excel beilleszti a szűk pontozott sort (az oldal vége) a kijelölt sor tetejére.
Hasonlóképpen lebonthatja az ET többi részét az oldalakon.
Az oldalparaméterek beállításához a Fájl menüben válassza ki az Oldalbeállítás parancsot, meghatározva a mezők méretét, a fejlécek és láblécek elérhetőségét és helyét, valamint az asztalfejléceket és egyéb paramétereket.
Kérdések és feladatok
1. Mi a táblázat és mi a fő funkciója?
2. Adja meg a táblázatokban használt adatok típusát.
3. Milyen feladatokkal rendelkezik a táblázatok segítségével?
5. Mi a munkalap és a munkafüzet?
6. Milyen funkciókat kínál az Excel az ábrákkal való munka során?
7. Mik az Excel az adatok rendszerezésére és mintavételére?
8. Mi a korlátozás az Excel-ben történő rendezésben?
9. Mi az adatszűrés?
10. Mi a különbség az automatikus szűrő és a fejlett szűrő között?
11. Hogyan lehet automatikusan összefoglalni az adatokat sorokban és oszlopokban?
12. Mi a képlet master?
13. Mi a különbség a kiterjesztett szűrő és az automatikus szűrő között?
14. Mi az a PivotTable és hogyan lehet létrehozni?
15. Mi a tárgyak köti az Excel-ben? Milyen linkeket használnak?
16.Hogyan szeretnék létrehozni egy kapcsolatot a különböző munkalapok adatai között?
egy munkafüzet?
17. Hogyan lehet kapcsolatot teremteni a különböző munkafüzetek adatai között?
18.Milyen probléma megoldja az Excel különböző táblázatai közötti kapcsolatok létrehozását?
19. Lehetőség van az Excel-ben létrehozott táblázat beillesztésére Word dokumentumba?
1. A táblázatok feldolgozásának technológiája.
2. Számítások szervezése táblázatok segítségével.
3. Táblázatok üzleti grafikájának eszközei.
4. A táblázatok eszközei.
5. Adatfeldolgozás Excel-ben.
6. ET készítése és nyomtatása.