A külföldi küldöttség fogadásának fő szakasza a külföldi küldöttségek fogadása
Találkozó a repülőtéren (vagy a vasútállomáson)
Általában a látogatói csoport vezetőségi szintjétől függően a fogadó fél vagy egy titkár vezetője találkozik egy vezetővel és esetleg egy tolmácskal. Ha a vendégek először jönnek, és személyesen nem ismerkednek meg, akkor készítsenek plakátot a vendégek szervezete vagy szervezetének nevével, ami segít megkülönböztetni őket a bejövő utasok teljes áramlásától. Kívánatos, hogy információt kapjanak a küldött poggyászáról. Virágok átadása nem elfogadott; Kivételt képezhet ez a kivétel, ha egy olyan embercsoport, aki megérkezett, hölgye van. Ezután adhatsz egy kis csokrot (a virágok celofán csomagolásban kerülnek átadásra). A találkozó időpontjában nem fogadják el a névjegykártyákat. Az érkező csoport ülése "a repülőgép rámpáján" rendszerint nem gyakorolható, kivéve ha magas szintű küldöttség jön, és ha van valódi lehetőség erre.
A megérkezett küldöttség tagságától függően ez lehet egy vagy két személy (bérelt vagy a vállalat tulajdonában van), vagy minibusz. Emellett azonosítania kell a poggyászszállításhoz használt járművet. Nem ajánlott a küldöttség személyautókkal történő kiszolgálása.
A küldöttség ülésein és vezetékein egy autóterminál tervet készítenek. A nemzetközi protokoll gyakorlatában az autókban lévő helyek tisztességesnek és kevésbé becsületesnek minősülnek. Az első tiszteletbeli hely az ülést a hátsó ülésen a jobb oldalon, ahogy az autó halad előre. A fogadó vezetője a vezető mögött helyezkedik el. A tolmács vagy a személyzet, aki állandóan egy delegációval dolgozik, a vezető mellett található. A gépet úgy kell betáplálni, hogy a jobb oldali ajtó az oldalfalhoz nézzen. Az első helyet foglalja el, és elhagyja az utat. Ha az autó kap egy másik utas, tart egy lehajtható ülés vagy egy hely a becsület a két fél között (a fej, a fogadó ország és a fejét a vendég delegáció), hogy ne zavarják a fő vendég mozgása közben a kijáratnál. Meg kell jegyezni, hogy az üzleti kommunikáció gyakorlatában a minibuszokat egyre inkább használják a delegációk munkájában. Az előnyök nyilvánvalóak: kevesebb szállítási költség és az utazás időtartamának hatékony használata a tárgyakról objektumra a vendégekkel való kommunikációhoz.
A szálloda szobáit előzetesen le kell foglalni. Ebben az esetben előzetesen tudnia kell, hány embert várnak, hány nőt és hogy vannak-e házaspárok. Szükség esetén a küldöttség látogatói listájára történő felvételének előkészítése során helyesbítéseket hajtanak végre (pl. Egy másik képviselő helyett), amelyet a titkár tájékoztatja a szállodai adminisztrátorról. A szálloda osztályától függően nem feltétlenül kell előre megnézni a szobákat, és magukra nézni, hogy elég kényelmesek, legyenek kis hűtőszekrényük üdítőitalokhoz és TV-hez. Foglalás szobák, akkor válassza ki azokat, amelyek a csendes és nyugodt része a szálloda. Keverjük össze a két ember egy szobájában. A hölgy számát virágokkal lehet díszíteni. A modern gyakorlatban a vendégeket gyakran a vendéglátó vendégszobákban helyezik el, amelyek pénzt takarítanak meg.
Függetlenül attól, hogy a küldöttség megérkezett-e, és a tárgyalások kezdetének időpontja, mindig elfogadják a repülőtérről (az állomásról), hogy először hozzák el a vendégeket a szállodába, hogy lehetőséget biztosítsanak számukra arra, hogy megszervezzék a tartózkodásukat és az utazás után rendezzék magukat. Csak ezután lehet elkezdeni a tárgyalási program végrehajtását.
A látogatás üzleti részének megkezdése előtt a küldöttség vezetője az általánosan elfogadott gyakorlatnak megfelelően érkezik, és a befogadó szervezet vezetőjével megbeszélést tart. Az udvariassági látogatás a protokoll válasz a megmutatott figyelemért, a találkozás érkezéskor. Ráadásul az udvariasság látogatása során a tartózkodási program ismét tisztázásra kerül, további kérések és kívánságok is megjelennek, ha vannak ilyenek.
A befogadó szervezet hivatala előcsarnokában meghatározott időpontban a küldöttség vezetője a tolmács kíséretében a titkárral találkozik. A fej találkozik a vendégekkel, az irodában az íróasztal mögül. A tolmács képviseli a vendéget a fogadónak.
Mint udvariassági látogatást nem tart tovább, mint 20-30 percig, majd 5-7 perccel a rajt után a miniszter nyújthat frissítők: tea, kávé, üdítő, édesség (a dobozban), sütik, gyümölcsök. Alkoholtartalmú italok nem kerülnek felszolgálásra. A csemegék, kivéve a teát és a kávét, előtte, a vendégek megérkezése előtt, a dohányzóasztalon maradhatnak.
A beszélgetés végén a vendég márkás ajándékokkal is bevihető. A házigazda találkozik a külföldi kollégával az irodába. Továbbá az épületből való kilépés előtt a vendég kísérője a titkárnak.
Ne felejtsük el, hogy a prioritás a program üzleti része, nevezetesen a tárgyalások. Fel kell hívni a figyelmet a külföldi partnerekkel való tárgyalásra.
A tárgyalóasztalon a résztvevő országok nemzeti zászlói (zászlók) találhatók. Ugyanolyan méretűeknek kell lenniük, és azonos szinten kell lenniük.
Fel kell hívni a figyelmet arra, hogy a fogadó fél tárgyalócsoportjának tagjai többé-kevésbé ismertek a tárgyalások nyelvén. Ebben az esetben azonban érdemes hivatalos beszélgetést folytatni egy tolmácson keresztül. Egy vállalkozás alkalmazottja lehet, ha elég jól beszél a tárgyalónyelv és egy külföldi cég képviselője. Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy meghívást kap az fordító, bár nem nagyon kívánatos, mivel nem lehet tudni, a pontos részletek a vállalkozás. Ebben a helyzetben meg kell készítenie a fordító, hogy megismertesse vele a témája a közelgő tárgyalások, hogy ő is úgy gondolja, előre szakkifejezéseket és fogalmakat. Minden egyes delegáció tolmácsainak jelenlétében helyénvaló, hogy mindegyikük lefordítsa a küldöttségük nyelvét. Válassza ki a beszélgetés ütemét úgy, hogy a fordító számára kényelmes legyen a fordítás; Kívánatos rövid, világos és világos kifejezéseket készíteni, kettős értelmezés nélkül. Ne rongálja szleng, szleng szavakat, hogy híg beszédében trudnoperevodimymi (és néha még át nem ruházható) közmondások, anekdoták.
A tárgyalási táblán való elhelyezés az általánosan elfogadott szabályok szerint történik, figyelembe véve a résztvevők sorát és pozícióját. A tárgyalások elején a résztvevők kicserélik a névjegykártyákat.
A tárgyalások során a titkár feladata a beszélgetés rögzítésének nyomon követése és a tárgyalóasztalon a vendégek időben történő kiszolgálása.
A beszélgetés rögzítése a tárgyalások után történik, rögzíti: a tárgyalások idejét és helyét; mely céggel (szervezettel) végezték őket; a tárgyaló felek neve és helyzete; a megvitatott fő kérdések; a felek véleménye e kérdésekről; megállapodásokat; Vita merült fel; a dokumentumoknak a partnerekhez történő továbbításáról (a csatolt dokumentumok másolatával); a küldöttség tagjainak benyomása (rövid kompetencia, személyes tulajdonságok stb.).
Kávészüneteket rendszerint a tárgyalások során biztosítanak. Ezért érdemes kis büfét felszentelni a tárgyalóterem melletti helyiségbe, vagy legalább egy kis hűtőszekrényt felállítani, és megteremteni a lehetőséget tea, kávé és szendvics készítésére. Az asztalon lévő tárgyalóteremben előzetesen be kell vinni az ásványi és ivóvizet tartalmazó üvegeket és a poharakat. Természetesen gondoskodni kell a termékek megrendeléséről a titkár előtt.
Nemcsak a jelenlévők preferenciáit kell figyelembe venni, hanem mindent helyesen kell benyújtani. Végtére is, a diplomáciai és üzleti etikettben, a kor és a nem közötti különbségek nem kerülnek az előtérbe, mint a világi, hanem az alárendeltség. Meg kell vizsgálnia a kiszolgálás sorrendjét.
Ha csak egy vendég van az irodában, kövesse az általános szabályokat: az első csészét a vendég szolgálja, a második pedig a kabinet tulajdonosa. Ha a vendég nem egy, hanem például egy tolmács vagy egy asszisztens, akkor a második az általa, majd csak a fogadó fél asszisztense szolgálja fel. Nagyszámú vendég esetén az italokat hivatalos állásuk fényében szolgálják fel. A fogadó cég alkalmazottai frissítőket kapnak a vendégeket és a fejét kiszolgálva.
Tisztítsa meg az ételeket, és először a vendégeket. Ha a vállalati kultúra lehetővé teszi a dohányzást a helyiségekben és a tárgyalások során, a jelen használta ezt a lehetőséget, nem szabad elfelejtenünk a hamutartók változását. Meg kell őket cserélni, papírtálcával borítva.
Az italokat az ajtón kívül állítják elő, nem pedig a tárgyalások helyszínén. Hagyományosan főzött fekete teát vagy őrölt kávét. A csomagolt vagy zöld tea tilos a diplomáciai protokoll szerint. Az irodai etikett azonban hűségesebb. Ha csak zsákban van tea, ne tegye a csészébe forró vízbe. A különleges trombocita titkára egy tea táskát szolgál fel, ugyanazon a lemezen, amelyet a vendég használhat. Ha valaki a közönségtől megkérdezte a zöld teát, egy vagy két személynek egy teáskannaban kell szolgálnia. A zöld tea cukorját vagy egyáltalán nem kínálják, vagy barna tököt szolgáltat. Kávét, teát vagy forrásban lévő vizet (ha csomagolt tea) a csészében nem a karimához öntöttek. Ez segít abban, hogy ne szórjon az ital az úton az irodába, vagy amikor a vendég cukrot ad a csészébe.
A diplomáciai jegyzőkönyv előírja, hogy ugyanannyi csésze teával és kávével kell a tálcán vagy az adagolóasztalon. Erre azért van szükség, hogy a jelenlévők mindegyike választhasson az általa kedvelt italt. Az üzleti körökben előzetesen kérni kell, hogy ki akar italozni, és elkészíti a megfelelő mennyiségű csésze teát és kávét.
A cukrot előnyösen adagonként vagy töredékként szolgálják fel. Hagyományosan van egy csészealj vagy 2 zsák cukor egy csészealjra vagy 2 szelet cukor egy csészealjra fekvő kanállal. A cukrot is lehet cukornádban szolgálni, de feltétlenül fogóval vagy kanállal. Egy csésze kávé vagy tea cukor behelyezése a szabályok megsértését jelenti, mert a vendégek ízlésének kitalálása rendkívül nehéz. Nem lesz felesleges, hogy egy szelet citromot vágjon egy csészealjra, egy speciális kétágú villát szolgálnak hozzá.
Az italok mellett a vendégek számára édességeket, kekszet, gyümölcsöt kínálnak. Előnyben kell részesíteni az alacsony zsírtartalmú és nem morzsalékos májat - a tárgyalásokon jelenlévőek, mint általában, dokumentumokkal dolgoznak.
A szalvétakat külön standokon szolgálják fel.
Tálaljuk az italokat és tisztítsuk meg az üres csészéket, amelyek a bal oldalon jelennek meg. Ha az asztal az irodában olyan, hogy lehetetlen teljesíteni ezt a követelményt, a csészét az oldalra helyezik, amellyel megközelíthető. De persze, az üldögélő személlyel szemben semmi sem lehet.
Ha a tárgyalások elhúzódnak, az elmúlt csésze eltávolítása után körülbelül egy órával tehetünk teát / kávét. A második teás után az edényeket nem tisztítják.
Azokban az esetekben, ahol sokan vannak meghívva, megengedhető, hogy valakit bevonjanak a személyzetből a segítségért és az italok együttes biztosításáért.
A kulturális program a partnerek, a hobbi, a hobbi, az orosz nyelv ismereteitől függ. Alig érdemes vezetni a partnereket egy labdarúgó vagy jégkorong mérkőzésre, ha nem szeretik a sportot, vagy a színházi előadást, ha nem ismerik az orosz nyelvet. De mindig kívánatos felfedezni a várost vagy látnivalóit, helyi történelmét és művészeti múzeumait, galériáit; lehetőség van a balettre vagy az operara menni. Célszerű a városon kívüli utazásokat szervezni (persze, a szezontól és a tárgyalásos időtartamtól függően). Kis pikniket szervezhet a természetben. Nem tanácsos különböző szaunákat, uszodákat, vadászházakat stb. Meglátogatni. Mindig emlékeztetni kell arra, hogy először a partner lépett a tárgyalásokba. Minden más a beszélgetések kiegészítése, kellemes, érdekes lehet, de ez nem a látogatás fő célja. Természetesen a fogadó fél tárgyalócsoportjának valamennyi tagjának nem feltétlenül kell részt vennie a kulturális program végrehajtásában. fogadás külföldi küldöttség tárgyalások
A program fontos része protokolles események. Például a tárgyalások befejezésével és a dokumentumok aláírásával összefüggésben a vállalat menedzsere fogadja a delegációt (recepció, reggeli, ebéd, vacsora). A program határozza meg a helyet és időt, a vétel típusát. Protokollesemények végrehajtása során gyakran az ügyintéző felelőssége (ételek és italok rendezése, ételek és italok kiválasztása, jegyzőkönyvek és etikettek megfigyelése, a vendégek kiszolgálása).
A "recepció", a "bankett", a "vacsora" általában olyan társulások társulnak a pihenéshez, a szórakozáshoz, amelyek nem igénylik a feszültséget és az erők mobilizálását, a szakmai alkalmasságot és a magatartás képességét. Azonban figyelembe az üzleti életben - elsősorban az adó, így amikor a szervezetnek szüksége van, hogy mozgósítsa az összes erők, mert a szint vétel függhet a további fejlesztés a cég. Üzleti módszerek, bár szabadabb légkörük van, mint egy üzleti találkozó vagy tárgyalások, ugyanakkor ugyanazokat a célokat követik: kölcsönösen előnyös ügyletek megkötése, üzleti kapcsolatok elmélyítése és bővítése, a szükséges információk megszerzése. A félig hivatalos vételi környezet segít erős kapcsolatokat teremteni az üzleti világban.
A fogadások hagyományai a távoli múltból jöttek hozzánk, és a béke és a szívélyesség szimbóluma. Az irodában gyakran egyszerű módszereket kell szervezni.
A technikák nappal és esti órákra vannak osztva, az asztalra ültetett fogadások és asztal nélküli ülések.
Kicsi recepcióval (10-12 fő) a vendégek az asztalra ülnek, ahogyan tetszik. Ha az üzleti befogadást több tucat embernek tervezték, ajánlatos alaposan átgondolni a táblák elrendezését, meghatározni a vendégek helyeit, és eldönteni, hogy miként tudják tájékoztatni a vendégeket. A világi etikett mélyéből származó klasszikus módszer egy olyan névjegykártya (és címe, ha van ilyen), amelyet minden helyszínen a legmagasabb üvegre vagy borüvegre kell helyezni. Abban az esetben, ha a vendég nem ott ül, ahol fel van írva, felkérhető arra, hogy cseréljen üléseket, kérelem kíséretében: "Ott sokkal kényelmesebb leszel." Ha a vendég kifogásolja, nem szabad ragaszkodni ahhoz, és egy olyan vendégnek, aki egy már megszállt helyen ül, egy extra széket helyezhet el.
A tiszteletbeli vendégek helyének meghatározásakor bizonyos szabályokat kell követni. A leghíresebb helyek azok, amelyek a szabad tér felé helyezkednek el, azaz a bejárati ajtónál, ugyanakkor a becsület helyének a lehető legtávolabb kell lennie. A legkevésbé becsületes helyek az asztal végén vannak, a hátsó ajtónál. Általában egyáltalán nem ülnek, de ha szükség van ezekre a helyekre, akkor érdemes felvenni a fiatal férfiakat a hostess alkalmazottai közé. Amikor csak lehetséges, a vendégek ülnek, váltakozva a két nem képviselői között.
Figyelembe kell venni a nemzeti sajátosságokat, valamint a vendégek vallási hagyományait, és nem szabad a nemzeti vagy vallási érzéseket károsító ételeket felvenni.
Ajándékok és ajándéktárgyak átadása
Az üzleti kommunikáció különböző szinteken történő gyakorlása során szokásos emlékezetes ajándékokat vagy ajándékokat mutatni a partnereknek. Az üzleti élet ajándékának célja, hogy megmutassa a jó szándékot. A figyelem valószínűleg sokkal inkább emlékeztet az ajándék címzettjére, nem pedig a monetáris értékére. Az, hogy az ajándékok cseréjének egészséges üzleti szelleme nem ad lehetőséget a lehetséges visszaéléseknek, van egy megbízható módja - viszonylag olcsó ajándékokat készíteni.
Az ajándékok költsége mellett az ajándékozás másik szabályozott aspektusa is van: az ajándék bemutatásának megfelelő alkalmassága. Az ajándék elkészítéséhez mindenki számára jogszerű és nyilvánvaló alapot kell biztosítani. Ne küldj ajándékot azoknak, akikkel tárgyalásokat folytat egy üzletről, mert ez úgy tekinthető, mint egy kísérlet arra, hogy befolyásolja az ügy kimenetelét.