Optimalizálása a titkár munkáját
Azt halljuk, hogy időben - a legértékesebb erőforrás a bolygón. Lehet, hogy ez nem így van, de az idő mindig rövid, ezért igen jelentős. Ezért az emberek folyamatosan keresik a módját, hogy időt takarít meg (ez lehetséges volt, hogy mentse, és tárolja a bankot!). Örök „nem volt ideje” különösen igaz, amikor dolgozni. Nem volt ideje, hogy időzzön esténként, hogy a munka a hétvégén, és csak állandóan ideges nem teljesített időben esetek. És ő szenved a többi az élet. Ezért igyekszünk segíteni egyszerűsíteni a munkafolyamatot.
Optimalizálása érdekében a személyzet a különböző szolgáltatások, vállalkozások írt egy csomó cikket. Akkor is megy egy különleges szemináriumra. Úgy gondolom, hogy kell felhívni a világos keretet, ami kövesse titkár, személyi asszisztens, vagy irodavezető, lehetetlen. Style, ritmus és szabályok mindannyiunk teljesen függ a főnökök, a pontos részletek a vállalatok, ahol tevékenykedünk, és még a vállalati hagyományok.
Ezért minden rendszert épít magának. És mi segítünk tanácsok - nagyon különböző, de hatékony, a gyakorlatban bevált, én és a kollégáim.
Hogyan tudjuk használni a munka? Saját tapasztalataink, tanácsot a kollégák, az eredmények a modern számítógépes technológiák, különböző irodai eszközök, és még sokan mások. Még a kíváncsiság játszhat nagy szerepet.
Tehát a cél -, hogy időt takarítson meg. Hogyan kerüljük el a törmeléket, a határidők, és a munka késő este? Természetesen teljes mértékben biztosított ellen a titkár nem valószínű, hogy sikerül, de erre érdemes törekvés.
Az első alapelv: ne csináld, hogy valaki másnak a munkáját
Egy egyszerű példa: az osztályon kell faxolni, amelyet a személyzet. A hivatal a miniszter ügyvezető igazgató is van egy fax - csak belső használatra. A meghibásodás esetén a fax részleg úgy fogják kezelni azzal a kéréssel, hogy küldjön egy faxot, és természetesen nem fog visszautasítani. De, sajnos, megjavítása után a gép, sok munkavállaló továbbra is viselni a leveleket, és küldött dokumentumokat nem lehet, mert ha az idejüket töltik, akkor nem lesz idő, hogy végre az alapvető feladatokat.
Ezért a miniszter egyértelműen meg kell átnyúló elvégzésére, hogy képes azt mondani, hogy „nem”, és állítsa be a prioritásokat, nem számít, mennyire elcsépelt hangzik.
Még egy törött fax az osztály főnök fontos, hogy csatlakozzanak a megfelelő személy, akkor küldjön egy levelet az egyik alkalmazottal.
Miért történik ez? Nemcsak azért, mert az összes nem akar működni. Egyszerűen, sok munkavállaló őszintén hiszem, hogy a miniszter a napokban töltött várakozás különböző kérések tőlük, és az intervallumok között a végrehajtási kérelmek unatkozik. Az Ön feladata -, hogy elmagyarázza, mi nem. Úgy tűnhet kemény és valaki közízlést. Nos, fontos megérteni, hogy nincs semmi ok az aggodalomra. Ez szörnyű, hogy nem tud eleget tenni a közvetlen adók és így valóban hozza a főnök vagy munkatársaival.
A második alapelv: terv ideje
A feladatai közé tartozik tervezi a többség a titkárok a nap a fejét. Akkor használja ezt a technikát ugyanazt a munkát. Például azt állítják, hogy a miniszter, hogy tervezze meg napját, ha folyamatosan zaklatott, és a munka helyzet néha változik a kozmikus sebességet? De mikor egy ütemtervet főnök mindig figyelembe kell venni a változások valószínűségét, amelyek közül sok kerül sor az utolsó pillanatban. Ugyanez a rendszer is fel lehet használni a tervezési saját munkaidő: töltse túl extra időt az előre nem látható körülmények, hogy egy ütemtervet, hogy meg lehet változtatni a dolgokat néhány helyen. És mindig köti a menetrend, hogy a menetrend a főnök. Például, ha tudjuk, mit hoz a holnap 10,00-12,00 a visszavonulását, és ő nem tetszésünket, akkor azonosítsa magát a dolgok, amelyekre nem éri el a kezét. Igen, akkor jön vagy alkalmazottak sürgős ügyek. De ha a főnök elfoglalt, azt teszi, akkor sokkal nyugodtabb, mint máskor, mert nem kell állandóan megzavart kérését.
A harmadik alapelv: információnk
· A megfelelő módosításokat, amint róluk;
· Oszlanak erre adott időpontban (például egy óra minden pénteken).
Alapelv Négy: a modern eredmények
Hihetetlen szerencse, hogy már nem használ írógépet, számítógépet, amely nem csak jönnek az életünkbe, és tényleg tudták, hogy sokkal kényelmesebb és egyszerűbb. Használja a lehetőségeket, hogy akkor kapnak egy modern programot.
Például az Outlook lehetővé teszi, hogy kapcsolatok, terjesztési listák, naptár vezetése, és hozzon létre archív mappát. Az utóbbi nagyon fontos. Ha létrehoz egy archív mappában, amely képes tárolni betűk különböző témákban, hogy megmenti nem csak időt, hanem az idegeket. Például, ha elment egy lekérdezést a „kérések” mappában, akkor, ha szükséges, az első helyen, akkor nagyon könnyű megtalálni, másrészt, hogy bizonyítani, hogy valóban elküldte. Továbbá, mivel akkor megment egy visszaigazolást szállodák, e-jegyek és egyéb fontos dokumentumokat. Természetesen, ha szükséges, akkor forduljon a légitársasághoz vagy ügynökség küldött egy e-jegy: ők tartják őket egy évre. Azonban, akkor kiad egy csomó időt, és függ a munkát egy másik személy (amelyet sokan ügyeik). Ezen kívül egy jegyet kell, sokkal később, mint egy éve.
Ne feledje, hogy a Word és az Outlook engedélyezheti helyesírás-ellenőrzés, ami nagyban időt takaríthat meg. Ismerd meg az új programokat, és megismerni a régi. Például az Excel összeg tekinthető automatikusan - a menedzsment a számításokat a számológép program már nincs szükség.
Amellett, hogy a szokásos irodai alkalmazások, és tudja használni a különböző segítő programok, mint például a Punto Switcher. Ez a program nem csak automatikusan megváltoztatja az elrendezés, hanem abban is segít, hogy emlékezzen gyorsbillentyűket használja az Automatikus javítás és így tovább. A DeskStickers program megkönnyíti létrehozni színes matricákat az asztalon. Sokan kedvelik, mert lehetővé teszi, hogy ne feledkezzünk meg a különböző kis ügyek (a jegyzetek nem mindig a szeme előtt, és a szokásos papír matricák gyakran sikertelennek lenni).
Ha azt mutatják kíváncsiság, kérdezed körül kollégák, akkor könnyű megtalálni között számos modern programok az ugyanaz, ami teszi a munkát kényelmesebbé és életét.
Alapelv Öt: minden rendben van
Ne feledje, a kifejezés „Order az asztalra - az eljárás a fejemben”? Mindig tartsa érdekében az asztalon (kívánatos, hogy foglalkozik a kibontakozó dolgok helyett minden nap végén a munkanap). A sorrend az asztalra, nem csak megkönnyíti, hogy megtalálja az összes szükséges és fontos elemeket tartani a kezét, hanem, hogy készítsen egy jó benyomást tett a főnök, a kollégák és a vendégek.
Általános szabály, hogy a titkár tartja az irodájában, és háztartási cikkek. Rendszeresen lebeg a saját érdekében. Így tudni fogja, hogy nem kell, hogy kell rendelni, hogy hamarosan vége, és évekig, és nem töltik be a vállalati pénz és a drága időt.
Alapelv Six: A készségek
# 9632; Blind nyomtatás. Ki a titkár ritkán alkalmaznak ilyen követelmény, mivel birtokában gépelés. Enélkül a képesség, akkor kap egy munkát, és sikeresen megbirkózni a feladatokkal. És mégis, a titkár egy ügyességi kell - először is, hogy mentse az idegek és aggódik az egészségre.
# 9632; Sebességét. A titkár vagy személyi asszisztens minden dokumentumot a cég. Áttekintjük mennyiségű dokumentum, mielőtt hozzá őket a vezetőjének aláírásával. Ez nem csak, hogy a főnök lehet kérdezni a dokumentum tartalmát, hanem az a tény, hogy a figyelmetlen alkalmazottak gyakran jelzik a rossz időpontban, rossz a kezdőbetűi, elkészíti a dokumentumot nem követi a szabályokat. Annak ellenőrzésére, néha meg kell tölteni egy csomó időt, dokumentumok sürgős és a tiszt vezette őket nagyon ideges volt a tény, hogy olvassa el a dokumentumot.
Alapelv Seven: használható sablonok
Minden nap, létrehozunk egy csomó más dokumentumok: betűk, kérések, megrendelések, emlékeztetőket. Hozzon létre egy sablon minden egyes dokumentum (vagy több különböző sablonok, ha szükséges). Például, ha egy szervezet bevezette beléptető, hozzon létre egy sablont kérelmet egy ideiglenes igazolvány a vendég - ha szükséges, csak ki kell cserélni a neve és a dátumot. Természetesen a titkár kell mintákat szabadság kérések, megrendelések, engedélyek és egyéb szükséges dokumentumokat a munkát. A legjobb, ha csoport a sablonokat a téma, hogy ha szükséges, nem vesztegeti az idejét a keresést.
Alapelv Nyolc: hogy megőrizze és növelje
Nem titok, hogy mi a dokumentumok tárolására összhangban állami szabvány irodai és szállítás az archívumban. A dokumentumok vannak osztva dokumentumok állandó és ideiglenes tárolására. Először távolítsa el a levéltári dobozok, és átadja az archív (vagy tegyük egy külön szekrényben, ha a fájl nem található a szervezetben), és a második is meg kell semmisíteni a végén a megőrzési idő. És akkor gyakran szörnyű rendetlenség kezdődik. Egyes dokumentumok szükségtelen lehet évekig porosodik a polcokon mappák más (szükséges) küldik a szemetet, akkor nem találja pozaproshlogodnih kérés vagy panasz az elmúlt évben. Először is meg kell tudni, hogy a szavatossági idejét a dokumentumokat, dolgozni. Ha a felelősség nem tartalmazzák a HR adminisztráció, akkor nem kell bajlódnia információt, amit az eltarthatósági Parancsot munkát. További intézkedésekre függ a sajátosságait már dolgozik egy adott cég vagy részleg. Ha a munka egy cég elég hosszú, már volt lehetősége tanulni, hogy milyen dokumentumokat és mennyit kell tartani a recepción. Ha csak kapott munkát, meg kell találnia ezt a pontot a korábbi, vagy alkalmazottak.
Trükkök a Trade. Természetesen mindannyiunknak megvan a saját kis trükköt időt takarít meg, és ez a legkényelmesebb megszervezni a munkát a recepción.
Például, sokan szeretnek jönni dolgozni korán. Fél óra kezdete előtt a hivatalos munkanap - időben rendkívül produktív. Akkor lassan hozza magát annak érdekében, hogy a leadott friss szemmel vétel, ellenőrizze a listákat menetrend szerinti esetekben menetrend főnök, egy csésze kávét, olvassa a híreket, vagy valami érdekes az interneten. Mindannyian a saját részét a ritmust a munka. Ha dühbe vétel 9:00 és azonnal elkezdi fogadni a hívásokat, sör tea, és ugyanabban az időben levette a kabátját, és úgy érzi, jó, ugyanakkor - nem kell változtatni semmit. De ha szeretné kezdeni a napot bosszantó akkor nem indul a nap egy kicsit korábban?
Lim-lom. Győződjön meg róla, hogy mindig kéznél tű és cérna (lehet kapni egy szép sor), antisztatikus szert, szükséges gyógyszerek, egy tartalék pár harisnya (amelyek igyekeznek megtörni a legalkalmatlanabb pillanatban, amikor nincs idő, hogy fuss a boltba).
És még néhány tipp
# 9679; Távozása előtt, hogy a munkahely érdekében. Reggel talán nem lesz idő.
# 9679; Ne tegye ki a munkát (még a nagyon rossz) az utolsó pillanatban. Az utolsó pillanatban mindig sürgős munka, és egyáltalán nincs lehetősége dolgozni.
# 9679; Vigyázzon magára. Menj egy ebédszünet a munkahelyen (akkor is, ha az ebéd az irodában konyhában viszi tíz percig), séta, tenni valamit, nem munkával kapcsolatos. A recepció területén ebben az időben a legjobb, hogy ne üljön, különben lehet tölteni az egész szünetet magyarázatot minden mást, hogy van ideje ebédelni. Továbbá, tartson szünetet a munka egy számítógéphez (például, lehet öntött virágok).
# 9679; Légy kíváncsi. Sajnos gyakran hullik a csodálatos lehetőséget, hogy időt takarítson meg. Az egyik kollégám él, közel a helyi érdekű vasút és az állomás mindig úgy, mint egy lehetőséget, hogy a természet (amit soha nem használt). Csak két évvel később a környéken hirtelen kinyitotta az igazság: van egy másik vonat az ellenkező irányba, azaz a város központjában, ahol a kollégám, és fut. dolgozni az út most úgy Huszonöt perc múlva, a forgalmi dugók nincsenek, a sorok a bejáratnál, hogy az autó - is. Titkár nagyon fontos, hogy kíváncsi, állandóan nézett körül, érdekel, hogy mi történik körülötted.
Ha szembe bármilyen probléma először, ne félj segítséget kérni. Akkor nézze meg a kollégák a munkahelyen, alkalmazottak, barátok, kérdezzen a fórumon. Valami, ami új neked, hogy valaki valahol egyszer már megtörtént, és az adott személy segíthet. És ők maguk képesek lesznek, hogy segítsen valaki tanácsot, kivéve valaki időt, és úgy érzi, mint egy jó kislány, és egy nagy profi.
MA Yudakov,
Titkár ügyvezető igazgatója LLC „Kereskedelmi House Polymetal”