SharePoint dokumentumkezelés, cikk, magazin „a titkár-book és irodavezető”
Microsoft SharePoint - az egyik legnépszerűbb a világon az ECM-platformokra. Úgy tervezték, hogy építsen egy egységes információs tér a cég. Ez a megoldás egyesíti információs források, az üzleti folyamatok és a személyzet hatáskörét. Ma SharePoint platform termékeiben használt, sok hazai fejlesztők DMS / ECM rendszerek. Mik a jellemzői és képességeit? Vegyük konkrét példákat.
A funkció a SharePoint platformon
SharePoint (vagy Microsoft SharePoint termékek és technológiák) az alábbi összetevőket tartalmazza (1. ábra):
Olvassa el az elektronikus folyóirat téma
Ábra. 1. Platform SharePoint Web alkalmazások - alkalmazások kicsi!
- „Helyek” - a webes portálok
- „Közösségek és hálózatok” - együtt dolgozni;
- komponens tartalom menedzsment a vállalat egészére;
- információszerzés eleme a dokumentumok és információs rendszerek;
- „Business Intelligence” - a döntéshozatal támogatása;
- „Web alkalmazások” -, hogy saját üzleti döntéseket.
SharePoint platform lehet használni, hogy weboldalak, portál megoldások, az EDS és más alkalmazásokat. Ábra. A 2. ábra az alapvető funkciókat.
Ábra. 2. Alapvető SharePoint alkalmassága
A fő bázis SharePoint jellemzői:
A szakértők figyelmét, hogy a használata a Microsoft SharePoint workflow - a legnépszerűbb trend az utóbbi években. Az ilyen megoldások különösen a kereslet földrajzilag elosztott szervezetek. A DMS / ECM által kifejlesztett orosz cégek alapján ezen a platformon, mint általában, továbbá figyelembe veszi az orosz valósággal.
«EOS SharePoint»
A társaság "Electronic Office Systems" ( "EOS") alapján a Microsoft SharePoint rendszert hozott létre az «Enterprise Office Solution for SharePoint» elektronikus dokumentum ( «EOS SharePoint»). Egyesíti a lehetőséget céges ECM-platform és az orosz SED. Ábra. A 3. ábra a megoldandó problémák «EOS SharePoint».
Ábra. 3. megoldandó problémák «EOS SharePoint»
Fontos megjegyezni, hogy ez a határozat célja alkalmazása az orosz körülmények között. Ezek a feltételek járnak összetett munkafolyamatok és a jelenléte különleges előírásokat iratkezelés és dokumentumkezelés.
«EOS for SharePoint» - egy kész tartalom menedzsment modul. Ez teljes mértékben integrált a SharePoint platformon, és jelentősen bővíti képességeit az elektronikus dokumentumok forgalmának (4.).
Ábra. 4. Funkcionális modulok «EOS SharePoint»
«EOS SharePoint» egyesíti egyetlen rendszerben integrált kezelése minden információt erőforrások, folyamatok és a kommunikáció. A termék az alábbi feladatokat látja el:
- előkészítése és jóváhagyása (aláírás) az összes típusú dokumentumot;
- dokumentum létrehozása és regisztrációs kártyák bejövő, kimenő és belső dokumentumok;
- megbízások végrehajtása és ellenőrzése végrehajtó fegyelem
- dolgozó elektronikus archiválási, támogatják a szervezet nómenklatúra ügyek;
- létrehozása különböző jelentések;
- információszerzés;
- létrehozása egységes munkakörnyezetet DMS (munkaállomások, igazgató);
- adatbiztonság
- dolgozni dokumentumok és feladatok a mobil eszközök (mobil alkalmazások);
- elektronikus aláírás és titkosítás;
- Scan áramlott szkennelés.
Interfész «EOS SharePoint» jelentése egyszeres munkaterület (ábra. 5). Ez jól látható az összefoglaló információt egy adott felhasználó: Clerk, vezetői, alkalmazottai felügyelők.
Ábra. 6. Kártya dokumentum «EOS SharePoint»
«EOS SharePoint» lehet használni a vállalat különböző méretű (10 és 5000 munkahelyet), egy nagy adatmennyiség. Továbbá, hogy jogi erőt a dokumentum lehet használni a minősített elektronikus aláírás.
«WSS munkafolyamat» SharePoint
«WSS-Consulting» cég a Microsoft SharePoint platformra fejlesztett EDR «WSS Docs». Ez a dobozos termék automatizálja iratkezelés és dokumentumkezelés. Így a funkcionális «WSS Docs 4.3» támogatja az üzleti folyamatokat elérhető a legtöbb orosz cégek, nevezetesen:
- regisztráció bejövő, kimenő és belső dokumentumok;
- előkészítése és koordinálása kimenő és belső dokumentumok;
- végrehajtása és ellenőrzése dokumentumok
- ellenőrzési megbízások;
- Munka találkozó perc;
- tárgyalás és a szerződés végrehajtását ellenőrző;
- koordinálása és ellenőrzése a végrehajtás kifizetési kérelmek számlák;
- működni az archív referenciaadatok.
Workflow funkcionalitás «WSS Docs» rendszer biztosítja a felhasználó maximális funkciók a rendszer beállításait. Például:
- módosíthatja a dokumentum feldolgozása folyamatokat és új eljárásokat;
- hozzon létre merev és rugalmas (testreszabható) útvonalait dokumentumok. Része az útvonal lehet meghatározni mereven. A másik része a felhasználó határozza meg, például indításkor dokumentum jóváhagyásra;
- megváltoztatni a rendszer funkcionalitása programozás nélkül: állítsuk be a vezetőket, figyelmeztető rendszer, létrehozott egy alternatív minden típusú dokumentum, stb
A rendszernek van egy egyszerű és intuitív felületen (ábra. 8).
Ábra. 8. A felhasználó személyes fiókot «WSS Docs»
Amikor dolgozik egy dokumentumot a rendszer által létrehozott kártya (9.). minden szükséges információt a dokumentum tárolva benne.
Ábra. 9. Card dokumentum «WSS Docs»
«Worklite.Docs» SharePoint
Ábra. 11. «Worklite.Docs» System Interface
A rendszert úgy tervezték, hogy támogassa az alapvető üzleti folyamatok fájlok és dokumentumok:
- szoktató;
- szerkesztő;
- koordinációt;
- jóváhagyása;
- archiválás.
A «Worklite.Docs» Ez egy rugalmas kiigazítás a folyamatok maguk és lépéseket a kivitelező (12.).
Ábra. 12. munkafolyamat tervező «Worklite.Docs»
elektronikus dokumentum «Worklite.Docs» rendszer lehetővé teszi, hogy:
Ábra. 13. Kártya dokumentum «Worklite.Docs»
«Docsvision5 klientforSharePoint”
„DocsVision 5 kliens SharePoint» - a vállalat azon döntését »DoksVizhn«. «Docsvision 5" rendszer egy opcionális modul. Ez egy kiterjesztés SharePoint standard funkcionalitást és az együttműködés «Docsvision» és a SharePoint.
Ábra. A 14. ábrán egy eljárás «Docsvision» rendszerek integrálása, és a SharePoint.
Ábra. 14. EDR «Docsvision» Integráció és SharePoint
Együttműködési «Docsvision» és a SharePoint megőrzi az ismerős SharePoint együttműködési mechanizmusokat. Ön is közvetlenül a klienstől a létrehozására hivatalos dokumentum, kiküldi a koordináció és jóváhagyásra. Ebben az esetben lehetőség van arra, hogy ellenőrizzék a mozgását a SED. Másrészt, a SharePoint ügyfél kaphat feladatokat «Docsvision» és együttműködni a hivatalos dokumentumokban.
SharePoint, az ügyfél egy speciális navigációs panel (Web Part) adatainak eléréséhez a «Docsvision» és visszakeresés dokumentumok, valamint a SharePoint kiterjesztése. Ezek lehetővé teszik, hogy a feladatok és dokumentumot, beleértve a Adatai alapján SharePoint könyvtárból.
Webkijelzők lehet önkényesen helyezni a portál. Így lehet beállítani a felületet, hogy az igények egy adott szervezet, munkacsoport vagy a felhasználónak. Ábra. A 15. ábra egy példát «Docsvision» felület testre oldalak dolgozni feladatokkal SharePoint portálon.
Ábra. 15. SharePoint felületen szabott oldal «Docsvision»
Components «Docsvision» a SharePoint község:
- Saját dokumentumok - az összes dokumentumot a felhasználó által létrehozott;
- feladatok - az összes felhasználói feladatokat;
- Kimenő munka - állások A felhasználó által elküldött;
- koordináció - feladatok konzultációs dokumentumokat;
- szabályozására - feladatok a felhasználó által vezérelhető;
- A végrehajtás - feladat, amelynek célja, hogy a felhasználó;
- felülvizsgálatára - a munkahelyek, amelyek nem bizonyul megfelelőnek, és visszakerül a felhasználóhoz;
- Konszolidáció - munkát, amelynek célja, hogy megteremtse a végső változata a dokumentum;
- Az utolsó kártya - a kártya összes dokumentumot ön dolgozik (ábra. 16);
- Saját mappa - mappa véletlen, bejelentkezés a «Docsvision»;
- Keresés - Teljes szöveges keresés mezőbe;
- szemaforok - Gyors hozzáférés a fő mappát.
SharePoint-Client lehetővé teszi, hogy végre minden szükséges műveletet dokumentumok, feladatok és feladat-csoport. Hozhat létre megfelelő útvonalak a tervező dolgozni a fájlokat a munka, a dokumentum aláírására EP.
Modern DMS / ECM lehet automatizálni szinte valamennyi üzleti folyamatok a vállalat. Segítségükkel dokumentum költségvetés ügyfél interakció, személyzeti menedzsment, a projekt munkatársai. Hatékonyabbá válik. Egy jól szervezett dokumentum - az alapja illetékes igazgatási döntéseket.
tv Alekseeva, Assoc. Moszkva pénzügyi-ipari Egyetem „Synergy”
Közlemények a jövőbeli számok