Magánügy jelenlegi tárolási és szállítási az archív
Az utolsó kérdés a „Directory a személyzetis” megértjük, hogy hogyan alakulnak, és tartjuk a személyzeti nyilvántartások és meghatározzák, mely dokumentumokat általában tartalmazza a személyi akták. Mindezek a dokumentumok személyes adatokat tartalmaznak az alkalmazottak, a legtöbb közülük hosszú ideig eltartható, ami azt jelenti, hogy a törvény ír elő különleges követelmények, a jelenlegi tároló a személyzeti irodában, és egy különleges eljárás előállítására személyes fájl szállítás az archív után az elbocsátás a munkavállaló. E követelmények, intézkedések és eljárások már ma, és beszélünk.
Használnak szakmai információkat!
Aktuális ügyek személyes tároló
Jellemzők tárolása személyes fájlokat feladatszervezésen miatt korlátozzák a jogosulatlan hozzáférést a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokhoz az alkalmazottak, és a hatékony információkeresés.
Tárolás esetben végzett helyén kialakulásuk, és a következőket tartalmazza:
- elhelyezése ügyek terén az operatív tároló;
- számviteli ügyek;
- kiadatási ügyek (dokumentumok) ideiglenes használatra (a későbbi visszatérés a tárolás helyén);
- meglétének ellenőrzésére és az állapot (dokumentumok);
- ügyek előkészítésére (dokumentumok) az átruházás az archív szervezet (akár az állami vagy önkormányzati levéltárak).
Figyeljen!
Mivel a személyes fájlok személyes adatokat tartalmazó alkalmazottak, el kell tárolni biztonságos vagy egy zárt és zárt szekrénybe.
Mi lehet megkülönböztetni a következő alapvető szabályokat tárolására személyes fájljait a Humán Erőforrás szervezet.
Szabály 1. A személyes tárolt fájlok a kiszolgáló személyzet a boltívek (szekrények) primer védő tároló eszköz (mappák, csomagok).
2. szabály mappák személyes ügyek vannak elrendezve a polcokon függőleges helyzetben, rootlets kifelé számsorrendben.
3. szabály A Humánerőforrás tárolt személyes fájlokat csak az aktív dolgozók, a személyes fájlok utasítani kell irattárában vagy állami vagy önkormányzati archívum.
4. szabály személyes fájlokat elkülönítve tartják személyes kártyák az alkalmazottak és a munka könyveket.
5. szabály A felelősség a biztonsági személyes ügyek kezében van a feje a személyzeti osztály.
A cégünk idén úgy döntött, hogy kialakítsuk és fenntartsuk a személyes fájlokat minden alkalmazott kivétel nélkül. Egyrészt, ez nagyon kényelmes - szinte az összes információt minden egyes alkalmazott most egy helyen tárolni. De, másrészt, mert a szám már elég nagy, most gondolni, hogy ne vesszenek el a mappák személyes ügyek. Van néhány „recepteket” a szervezet tárolása ezeket a mappákat?
Ésszerűsítése jelenlegi tárolási személyes fájlok alkalmazottak, szükséges, hogy végezzen betűrendes kartoték személyes fájlokat, amelyek segítenek, hogy gyorsan megtalálja a kívánt mappát. Ez a fájl áll alfabetikus kártyákat.
Példa ábécé kártyák
Betűrendes kártyát kitölteni minden magánvállalkozók és a következőket tartalmazza:
- vezetéknév, keresztnév, középső neve a munkavállaló;
- A személyi ügyek;
- A megalakulása napjától;
- más referenciaadat.
Egy kis foglalkoztatottak száma egy szervezet képes fenntartani egy betű főkönyvi személyes ügyek.
Melyek az alapvető kezelésére vonatkozó szabályok egy személyes ügy, ki ideiglenes használatra?
Amikor foglalkozó személyes ügy, ki ideiglenes használatra, tilos:
- hogy a javításokat a dokumentumok személyes fájlokat;
- hogy az új bejegyzések, vagy varrni új dokumentumok benne;
- kivonat a személyi aktájában rendelkezésre álló iratok;
- hozzák nyilvánosságra a dokumentumokban foglalt személyes fájlt.
Megjegyzés: néha szeretne kivonat a személyi aktájában dokumentum. Ebben az esetben meg kell tennie a megfelelő bejegyzést a belügyeibe a leltár dokumentumokat. Emlékezzünk vissza, hogy ez egy kivétel az általános szabály alól kezd el kell készíteni azonnal az intézmény az ügyben.
Hogyan biztosítható a gyors visszatérését ellenőrzés személyi ügyek, ki vagy küldött ideiglenes használatra?
A szabályozás a hamarosan ismét a személyes ügyek, és megakadályozza a kontroll elvesztését kártyát használnak, kitölteni minden kibocsátott (kizárták) üzlet.
Példa a vezérlőkártya
Saját tapasztalat a személyzeti munka már elég nagy, de szembe egy ilyen helyzet az első alkalommal. Az egyik alkalmazott kifejezte azon óhaját, hogy megismerjék az ő személyes ügy. És én csak egy kérdés: lehetséges, hogy bevezessék? És ha igen, milyen sorrendben?
Az eltérések beazonosítására a nyilvántartásban, megállapítás elavult dokumentumok részeként személyes iratai munkavállaló jogosult, hogy jelentse, hogy a személyzeti szolgáltató szervezet. Az ilyen kérelmet a munkavállaló és csatolja a dokumentumok, amelyek lehetséges, hogy a megfelelő módosításokat a korábban előállított felvételek vagy a dokumentumok másolatát (az elavult).
Ne felejtsük el, hogy minden évben a személyi szolgáltatást kell végezni annak ellenőrzésére, ha az állami és a magán ügyek. Tény ellenőrzés rögzíti továbbá a személyes formában számviteli személyzetet.
Azonosításában hiányosságok a tervezés és kezelése a személyes ügyek alkotják a cselekmény.
Hosszú tárolása SZEMÉLYES
Miután az elbocsátás a munkavállaló személyes üzleti válik teljes nyilvántartása és általában át az archívumot a szervezet, vagy a személyzeti szolgáltató cég, mielőtt az átutalás az állami vagy helyi tárolására.
Hogy telik az egyéni fájlokat az archív, akkor le kell speciálisan előkészített. Predarhivnaya képzés magában foglalja a két eljárások: a tervezés és az ügy megjelölése.
Így az üzleti személyes
Személyes fájlok esetén a teljes regisztráció, amely magában foglalja a következő cselekmények.
1. lépés: A bejelentések személyes rekordok a kemény borító karton a négy defekt nélkül fém bilincsek (kötéllel kötelékek), akár kötelező üzleti dokumentumokat.
2. lépés: csoportosítása dokumentumok személyes ügy.
A készítmény a személyes fájlokat az átutalás archiválási dokumentumok minden esetben úgy kell megszervezni, időrendi sorrendjében dátumokat. A személyes forma számviteli személyzet és az önéletrajz ez lesz az ezek befejezésének. Ezek a dokumentumok kerülnek elején a helyzet. További vannak dokumentumok nyilvántartásba vételére vonatkozó, a munkavállaló dolgozni.
Ezután időrendi sorrendben a következő dokumentumokat, amelyek során keletkező üzemi tevékenység a munkavállaló. Kerekítés magánügy dokumentum alkotó elbocsátás.
Nemrég kaptam egy felügyelő a HR egyetlen szervezet. Egy ellenőrzés személyi okmányok felfedezte, hogy vannak olyan gazdátlan dokumentumokat a személyi ügyek alkalmazottak: néhány munka a könyveket, sőt a katonai azonosító. Hogyan kell kezelni őket? ha azok külön nyilvántartásba abban az esetben?
Ha vannak a gazdátlan személyes iratok (személyi igazolvány, a munka könyv, katonai igazolvány) raktak egy borítékba és benyújtani az ügyben. Ilyen dokumentumok sok, eltávolítják ügyeiket, és azokat külön leltár.
3. lépés: A számozás a lapok üzleti fekete grafitceruza a jobb felső sarokban az arab számokkal.
Megjegyzés: Az árak belső nyilvántartási személyi aktába számozott külön-külön.
4. lépés: megbízhatósági felirata esetében (az esetben a lap-tanú).
Megbízhatósági feliratot fel egy külön lapon a tanú. Ez tükrözi a sajátosságait a fizikai állapota a személyes fájlok (például sérülés, a dokumentáció hiánya, és így tovább. P.) és annak kialakulása (pl, a csere valamilyen okból az eredeti dokumentumai ezek hiteles másolatát).
Példa esetben-tanú lapos
5. lépés: Ha hozzáadja a szükséges kiigazításokat, hogy a részleteket a fedelet a helyzet.
Egyik munkatársunk nemrég lemondott. De miközben dolgozik a szervezet, hozzáment, megváltoztatta a nevét. Hogyan, akkor figyelembe kell venni változások a személyes fájlok idején irattárában?
Ha a munkavállaló időszakában munkáját a szervezet megváltoztatta a nevét, a vállalkozás elszámolni az utolsó név és a régi (volt) zárójelbe téve.
Elszámolása személyes ügyeit kényszerült dolgozók
Magántitok elbocsátott dolgozók úgy kétféleképpen.
1. módszer Mindegyik külön-külön.
2. módszer komplex személyes ügyek.
Az összetett személyi ügyek értjük, hogy több személyes fájlokat alfabetikus sorrendben vezeték- és keresztnevek egy éven belül az elbocsátás, figyelembe véve a megengedett mennyiségű egyetlen esetben (legfeljebb 250 lap). Erre a célra a meglévő összeget a személyes fájlokat a cég elbocsátott munkavállalók egy adott évben kell rendszerezni alfabetikus sorrendben vezeték- és keresztnevek az alkalmazottak. Ebben az esetben az anyagok, amelyek különböző egyedi esetek, külön üres papírlapot jelezve rajta a név, vezetéknév és apai a megfelelő elbocsátott alkalmazottak.
Aztán - osztás a hangerőt a meglévő vezetéknevű ábécé. kellékek „Tom” tele jelenlétében néhány térfogat komplex személyes ügyek. Minden közös ügy (hogy) el van látva egy belső jegyzéket, amely felsorolja vezeték- és keresztnevét és oldalszámok, amelyek székhelye a megfelelő dokumentumok (információ).
Leírás A személyi akta
Üzleti leírása - ez mutatja, hogy neki a fedelet az összes szükséges tárolása és visszakeresése információt az ügy iratait.
Tok a személyzet fel, és végre az előírt formában. A felső határ a fedél jelzett alanyeset nevét. Ha a szervezet hivatalos rövidítése, meg van írva a zárójelben. Miután azt jelzik, hogy a nevét, a szerkezeti egységet. Ha a szervezet neve vagy osztály változott időszakában az ügyben, a borítón a vezető mindkét nevet. Korábbi neve zárójelben jelzik.
A fedél kell adnia a sorszáma szerinti esetben a listán (archívum kód) és az index az üzleti nómenklatúra. A nómenklatúra és az ügy átkerül terjedő időszakra a dokumentumok tárolása. На делах постоянного срока хранения пишут: «Хранить постоянно». A eltarthatósága ügyben jelezte a jobb alsó sarokban a burkolatát. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. A dátum a személyes ügyek időpontjai esetén dokumentumokat.
Például a befejezési időpont a személyes fájlok - az aláírásakor a sorrendben a felvételi és égetés alkalmazottak.
Olvasd ebben a hónapban