Különösen a bevezessék az elektronikus dokumentum
Putkina Lidia
Ph.D., egyetemi tanár Department of Computer Science és matematika, Department of Economics St. Petersburg Humanitárius Egyetem Szakszervezetek St. Petersburg, Oroszország
Kivonat: Ez a cikk bemutatja a funkciók bevezetése elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. A cikkben megjegyzik, hogy az eredményes bármely szervezet hatékonyságától függ dokumentum feldolgozás, információ elosztás aránya a körzetek közötti a szervezeti struktúra és a vállalkozók. A folyamat végrehajtása az elektronikus dokumentum osztható nyolc szakaszból áll. Az egyik csúcspontja az a tény, hogy miután a sikeres mind a nyolc szakaszában az automatizálási rendszer kell bevezetni folyamatosan finomítani és javítani. Ez az egyik legfontosabb tényező a sikeres elektronikus dokumentum menedzsment a vállalat.
Kulcsszavak: elektronikus dokumentumkezelő rendszer, kivitelezés, a hatékonyság, a vállalati
PhD műszaki tudomány, tanár számítástechnika és a matematika, Gazdaságtudományi Kar Szentpétervár Egyetem Bölcsészettudományi és Társadalomtudományi Kar Szentpétervár, Oroszország
Kivonat: Ez a cikk bemutatja a funkciók bevezetése elektronikus dokumentumkezelő rendszer. A cikkben megjegyzik, hogy az eredményes bármely szervezet hatékonyságától függ dokumentum feldolgozás, információ elosztás mértéke egységek közötti, a szervezeti struktúra és a vállalkozók. A folyamat végrehajtása az elektronikus dokumentum osztható nyolc szakaszból áll. Az egyik csúcspontja az a tény, hogy miután a sikeres mind a nyolc szakaszában automatizálás, a bevezetett rendszer folyamatosan kell finomítani és javítani. Ez az egyik legfontosabb tényező a sikeres elektronikus dokumentum menedzsment a vállalat.
Kulcsszavak: elektronikus dokumentumkezelő rendszer, kivitelezés, a hatékonyság, a vállalati
elektronikus változata
Letöltés (609.6 Kb)
A mai világban, a hatékonyság bármely szervezet hatékonyságától függ dokumentum feldolgozás, információ elosztás mértéke közötti megosztottság a szervezeti struktúra és a vállalkozók, valamint az információk megbízhatóságát komponens egészére.
Éppen ezért az utóbbi években a vezetők sok vállalat egyre felvetik a kérdést, hogy javítsák a workflow rendszer. E cél elérése érdekében lehetséges a segítségével az automatizálás.
Mostanáig egy automatizált munkafolyamat nem új. Része a szervezet már végrehajtották, és használja az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (DMS). Azonban a legtöbb vállalkozás még mindig nem hagyott munkafolyamat hagyományos papír formában.
A fő szempont, amikor kiválasztják a forma nyilvántartás - az összeg által előállított és vett a szervezet a dokumentumok egy bizonyos ideig. Ezért a vállalatok, részlegek, ahol a szerkezet elágazó láncú, és csatlakozik a különböző dokumentumokat, az átmenet az elektronikus dokumentum egy nagyon fontos feladat.
Annak érdekében, hogy pontos ábrázolása ez a koncepció, nézzük meg részletesebben. Az elektronikus dokumentum leírható egyetlen mozgató mechanizmus a dokumentumok, amelyek segítségével létrehozott számítógépek és, mint általában, által aláírt elektronikus aláírás. Csak azokat a dokumentumokat is az elektronikus média.
A szervezet, amely bevezette az SED dokumentum az alapvető eszköz. Az ilyen szervezetek, egyszerűen megrendelések, megbízások, illetve döntéseket. Vannak dokumentumok, amelyek tartalmazzák ezeket hasonló döntéseket, parancsokat és utasításokat. Így a szervezet irányítási teljesen kész a dokumentumokban. A legtöbb feladatokat a személyzet is társulnak a dokumentumokat.
DMS használható bármely szervezet számára a kisvállalkozások, valamint egy hatalmas holdingtársaság vagy társasági egy egész fiókhálózatában. Egyes cégek kezdik, hogy automatizálják a dokumentum egyes szakaszaiban, hiszen a SED számos jelentős előnye van:
1) Először is meg kell jegyezni, átláthatóságát az üzleti folyamatok. Az elektronikus ellenőrző rendszer fogadására, kivitelezése és létrehozása dokumentumok történik sokkal könnyebb és gyorsabb. Segítségével az útmutató bármikor figyelemmel kíséri a szervezet üzleti folyamatokat.
2) Továbbá, az elektronikus dokumentum növekszik feladatának. A statisztikák szerint a nagy része a megrendelések nem végzi alkalmazottak. EDS lehetővé teszi a vezetők ellenőrzésére munkafolyamatok, végrehajtási sebesség és a minőség, és ami a legfontosabb, a munka eredménye.
4) A szint információk titkosságát. Minden munkavállalónak foka hozzáférés és a dokumentumok kezelése, amely szerint a hatáskörét. Például, a munkavállaló jogosult lehet a dokumentumot olvasni, lehet szerkeszteni, hogy megfelelő kiigazításokat a dokumentumot, mert lehet jogosult. Minden cselekvés bejelentkezett a számítógépes rendszer. Ez azt jelenti, hogy bármelyik pillanatban meg lehet látni, akik a személyzet tett változtatásokat az adatokat, dolgozott velük.
Sok szervezet számára a kérdés az információk bizalmasságának nagyon súlyos. A veszteség minden fontos dokumentumot is okozhat milliós veszteségeket. Ebben a tekintetben a papír dokumentumok sokkal nagyobb kockázatot jelent, mivel ezek minden gond nélkül el lehet távolítani a listából, és minden információt továbbítani kell az oldalon. A végrehajtó a társaság elektronikus dokumentumkezelő rendszer, hogy megszüntesse a teljes szivárgás nem lehet. Azonban ebben az esetben, akkor lehet látni, akik a dolgozók között, és milyen ponton használják ezeket a dokumentumokat.
5) A rendszer segítségével a EDS optimalizált képzési program az új alkalmazottak, valamint az új eljárásokat a társaság. Bevezetés az új rendelkezések és utasítások az elektronikus dokumentum sokkal gyorsabb, mint egy tudatosság minden munkavállaló és ismeretségét papíralapú dokumentumokat.
6) A vállalati kultúra. EDS létrehoz egy közös információs tér, amelyben a használatból az összes vagy a legtöbb struktúrák a cég. Ez viszont lehetővé teszi, hogy vegyenek részt a vállalati folyamatok szinte minden munkavállaló.
7) Az áttérés az elektronikus dokumentumkezelés cég megoldani a problémát a alkalmazkodást az új változások a nemzetközi piaci normáknak. Abban az esetben például, egy olyan szervezet, amely a SED gyorsan módosítani egy új sablont, ami növeli a versenyképességet a piacon.
Azonban ez a módszer, hogy javítsa a vállalat teljesítményét egy par a profik is vannak hátrányai.
Először is, a fő probléma a megőrzése a dokumentumok. A számítógép vírus kerülhet a rendszerbe, hogy mentse a dokumentumot nem működik. Ezt a problémát meg lehet oldani létrehozásával biztonsági rendszer.
Egy másik lehetséges hátránya bevezetése a SED lehet konzervatív személyzet fogják alkalmazni a rendszerben. Az átmenet az automatizált munkafolyamat nem mindig lehet elkerülni, és megakadályozzák az elégedetlenség a dolgozók között, akik arra használják, hogy a kézi munka és hiányos ismerete az elektronikus dokumentum.
Továbbá, az elektronikus dokumentumkezelő rendszer nagy jelentőséget tulajdonít az illetékes adatbevitel. Ebben az esetben különösen fontos az emberi tényező a zökkenőmentes működését a rendszer a jövőben függ készségek és minősége a személyzet.
Szakaszában a beszerzési és végrehajtása az elektronikus dokumentumkezelő rendszer a vállalat fel kell készülniük a pénzügyi költségeket. Bár később ez a költség általában ellensúlyozza a foglalkoztatás csökkenése költségeinek dokumentáció és az üzleti folyamatok optimalizálása.
Az elektronikus dokumentumok nem lehetséges valamennyi szerződő féllel. Ennek az az oka, hogy nincs közös információs térben. Ennek következtében sok vállalat kénytelen párhuzamos magatartás mind papír, mind elektronikus dokumentumok cseréjét. A nyilvánvaló tény, hogy a tanúsítványok és az elektronikus szerződéskötés nagyban egyszerűsíti a munkát az ügyfél és az ügyfél bármely piaci szegmensben.
Szükséges dokumentumok a szükséges többség, ami számukra jogi erővel - ez egy személyes aláírást. Érvényességét egy elektronikus dokumentum általában megerősíti a digitális aláírás, amely szerint a 63-FL lehet három típusba sorolhatók:
3) A megerősített minősített aláírás helyettesítheti a papír dokumentumok minden esetben. Kivételt képez ez alól a helyzet, amikor a jogszabályi szinten igényel csupán egy dokumentum a papíron.
A mai napig a legtöbb vizsgált ország egyenlő, mint a papír dokumentumok a szokásos aláírás és az elektronikus dokumentumok által aláírt minősített elektronikus aláírással.
Az átmenet a papír-alapú szervezet az e legyen hozzáértő és jól átgondolt, mert ez a lépés attól függ, hogy a további munkát a vállalkozás.
Leggyakrabban a kezdeményezője a automatizálási folyamatok a kísérődokumentumok cég működik, mint az általános igazgató. Érdeklődjön kezelése az átmenet papírmentes dokumentumkezelés fontos szerepet játszik, mivel a belőle nagyban függ a projekt sikere.
Jellemzően automatizálás maga hagyományosan két részre oszlik: a folyamat és a jelentés, azaz felett a munkát a kész terméket.
Ha a feladat nem csak bevezetni az elektronikus dokumentum, hanem az üzleti folyamatok átalakítását, a feladatmeghatározás kell kialakítani együtt a vezetők, akik felelősek ezeket a folyamatokat. Csak abban az esetben járó szövetségeseik létrehoz egy sikeres változata az elektronikus dokumentum.
Folyamatautomatizálás lehet osztani több fontos lépést:
1. lépés: TOR. Ahhoz, hogy indítsa el a projekt menedzserek meg kell határoznia a végrehajtandó feladatok egy jövőbeni rendszer. Világosan meghatározott célok segít abban, hogy a helyes választás a második szakaszban.
2. lépés: Válassza IT-megoldásokat. Egy vállalkozás, egy kis dokumentum elegendő lehet az elektronikus adatbázisok, mint például az Access vagy az Excel. Ez azt jelenti, kisvállalkozások nem mindig szükséges, hogy vegyenek részt a globális átalakítása a dokumentumot.
Nagyvállalati vezetők, amelyek regionális irodák számára, hogy automatizálják a munkafolyamatot, másrészt - készen kell állnia egy hosszú és költséges végrehajtását.
3. lépés: Leírás az üzleti folyamatok. Megkezdése előtt a végrehajtási dokumentum kell vizsgálnia a meglévő üzleti folyamatokat. Ebben a szakaszban a vezető szerep a munkaközösség-vezetők, akik részt vesznek az automatizálás. A fő feladat -, hogy segítsen leírni, ahogy a dokumentumokat, és lépésről lépésre áramlását az üzleti folyamatokat.
4. lépés: Ebben a szakaszban a költségvetés, menetrendek, felsorolja a szükséges forrásokat, egy közös munkatervet. Meg kell figyelembe venni az összes létező előnyeit és hátrányait, hogy azután fog megjelenni, a munkafolyamat.
5. lépés: végrehajtása. Ebben a szakaszban van egy közvetlen elektronikus megvalósítása munkafolyamatot. Fázis időtartama összetettségétől függ a szervezeti struktúra és az üzleti folyamatok fordulnak elő benne. Ellenőrző és munkájának összehangolását végzi a projekt vezetője.
6. lépéssel End. Ebben a szakaszban a vizsgálati program. Nagyon gyakran, amikor tesztelés azonosítja automatizálás terek. Ez a szakasz azért fontos, mert ez még mindig lehetséges, hogy gyorsan megoldja ezeket a kérdéseket.
7. lépés: Elhelyezés a projekt üzembe. Ez lehet az egyik módja annak, hogy végre, amelyet az elején a rendszer használatának:
- A párhuzamos stratégia, vagyis a munkát végez a régi rendszer szerint, de az új technológia egyidejűleg. A folyamat során a két rendszer - a régi és az új folyamatosan képest, és ennek eredményeként az új rendszer fokozatosan alkalmazkodik. Azonban, mivel a párhuzamos adatok ilyen megközelítés szerint ez a legköltségesebb a munkaerő és az idő.
- Jump - az átmenet a használatát az új rendszer készül azonnal, hogy van, az átmeneti folyamat hiányzik. Ez a módszer hatékony, de nagyon kockázatos.
- A dob a kísérleti projekt - ugrás következik be egy helyre. Ez a megközelítés robusztus.
- Következetes automatizálás. A bevezetés kezdődik a legtöbb szűk és fokozatosan kezdenek új területeket érintett a folyamatban. Amikor kiválasztja ezt a megközelítést, mint a szabály, hogy töltött sok időt, de a végeredmény látható, szinte azonnal.
Ebben a szakaszban, függetlenül a választott stratégia lehet kapcsolatos nehézségek konzervativizmus alkalmazottak. Azonban a helyes megközelítés, a kockázat valószínűsége is jelentősen csökkenthető.
8. lépés ellenőrzése a rendszer használatával. A fő cél ebben a szakaszban -, hogy elérjék a fokozatos használata a program teljes kapacitással. Azaz, a program kell, hogy valódi irat- és nem lehet egy sor fájlokat.
Egy másik fontos pont az a tény, hogy még sikeres befejezése után a mind a nyolc szakaszában az automatizálási rendszer kell bevezetni folyamatosan finomítani és javítani. Ez az egyik legfontosabb tényező a sikeres elektronikus dokumentum menedzsment a vállalat.
További támogatási rendszert kell feltétlenül tartalmaznia:
- Támogatási rendszer üzemképes állapotban van. Ez lehet, hogy tanácsot adjon a felhasználóknak, kiküszöbölve a hibákat, amelyek akkor jelentkeznek, adatmentés;
- A rendszer módosítását könyvtárak alapján a jelenlegi változások a szervezetben;
- Követési jogszabályi változások;
- A beállítások módosítása a rendszerben az új követelményeknek az alkalmazottak.