Ülések,
Szervezése és lebonyolítása üzleti találkozók Oroszországban!
Találkozunk az üzleti partnerekkel, hogy megvitassák az aktuális kérdéseket és tervek a jövőre nézve. Mi egy találkozót a kollégákkal, hogy megvitassák stratégia és taktika a által megállapított keretek irányítási feladatokra. Találkozunk a barátokkal, a chat a témában a co-hosting nyaralni, vagy csak pletykák kölcsönös ismerőseinek. Találkozók és tárgyalások szerves részévé válik az üzleti és a mindennapi életünkben. Naplók és naptárak sok üzletemberek egyszerűen tele nyilvántartást ütemezett ülések, és egyéb üzleti rendezvények.
De hányan vagyunk valójában gondol, hogyan kell megszervezni és tárgyalni hatékonyan elérni kívánt célok és megoldani a problémát, a kiadások egy minimális saját és mások idejét? Hogy mit kell függenie a választott helyen és időben a magatartásuk? És végül, hogy nem kell, és amely semmiképpen nem kell tenni az ülésen, hogy hagyja magát a legkedvezőbb hatást a résztvevők?
Üzleti találkozó - két vagy több ember egy üzlet-orientált fürdő vagy egy szakmai környezetben. A természet ezen ülések eltérhet kötetlen beszélgetés két kollégái előtt a hivatalos bemutató több tucat résztvevővel. Ezek tartanak rendszeresen (pl heti termelés ülések) vagy szervezett, szükség (pl megoldani néhány sürgős ügy „itt és most”).
Egy üzleti megbeszélésen mindig kell, hogy fordítsanak különös figyelmet a nem csak a mennyiségi jellemzők (például az időtartama és gyakorisága), de a minőségük. Minőségileg tervezett és a hatékony és dinamikus folytatott tárgyalások mindig jobb eredményt adnak, mint azok, amelyek a szervezett az utolsó pillanatban, de világos és egyértelmű cél.
A különböző típusú üzleti találkozók
Annak érdekében, hogy megfelelően felkészüljenek egy üzleti megbeszélés, akkor tudnia kell, hogy a tevékenységek jellegét, amelyben meg kell, hogy vegyenek.
Először is, lehet osztani a hazai (vnutrikorporati nyílt) és a külső, attól függően, hogy milyen típusú résztvevők üzleti találkozók. A belső üzleti üléseket általában részt vesz a feje különböző szinteken és az alkalmazottak. Itt például, többek között fedélzeti ülések, fejek, mindenféle gyártási és tervezési üléseken, brainstorming, az úgynevezett repülő leválása és tervezési üléseken, egy-egy üzleti kérdés, vnutrikorporativ nye prezentációk, stb A legtöbb esetben ezek az ülések a vállalat területén és a szabályozott elfogadni őt belső üzleti szabályokat. Külső üzleti találkozók (vagy külső tárgyalások) a találkozó lehetséges vagy már érvényes partnerek és ügyfelek számára. Tehát a cél a külső üzleti találkozók lehet például outsourcing üzleti projektek, közös projektek vagy vállalkozások, vonzza a VIP-ügyfelek kezelése egyesülés vagy felvásárlás stb
A mértéke a formai üzleti találkozók osztható formális és informális. A szerkezet és eljárás a hivatalos ülések sok esetben szigorúan szabályozzák. hívja fakitermelés, és gyakran ezek a találkozók végén az aláírása dokumentum. Az informális üzleti találkozók általában tartanak egy nyugodt légkörben, gyakran a vállalaton kívül, és nem feltétlenül ér véget az elfogadása jogilag kötelező érvényű határozatokat. A mértéke formalitásának üzleti találkozók nagyban befolyásolja a választott helyen és időben a magatartásuk.
Attól függően, hogy a célra lehet megkülönböztetni számos típusú üzleti találkozók, amelyeket durván csoportosítva három nagy csoportra - informatív. tanácsadó és vezetői. Informatív. például lehetnek külső üzleti találkozók céljából tartott prezentáció, vnutrikorporativ nye találkozó tisztázását célzó cég politikája az alkalmazottai, stb Ülésén egyik oldala gyakran játszanak szerepet a hallgató, hogy nem követeli meg bármilyen speciális előkészítésre. Belső tanácsadó üzleti találkozók vonja vita bármilyen probléma megtalálni a megoldást, utasítások fogadására, előállítására munkatervek, figyelembe véve viták, stb A külső konzultációs megbeszélés közé tartozik például, a beszélgetés egy kulcsfontosságú ügyfél vagy partner, a különleges feltételek és kilátások az együttműködés. Mindkét fél a legtöbb esetben, aktívan részt vesz a tárgyalási folyamatot, és eszmecserét. A belső és külső üzleti találkozók, a végrehajtó jellegű, egyebek között magában foglalhatja a kulcsfontosságú üzleti döntések a következtetést a különböző megállapodások, amelyek meghatározzák a további együttműködés politikai, és néha a sorsa a cég, stb Általában ez, hogy úgy mondjam, a találkozó „a legmagasabb szinten”. Gyakran ezek üzleti találkozók (főleg külső) speciális képzés és tartják a mindenkori üzleti környezetben.
Természetesen, mivel a tipológia üzleti találkozók, attól függően, hogy céljaik nem abszolút és teljes. A gyakorlatban a legtöbb esetben, mielőtt a tárgyaló fel több gól, lehet, hogy egy ilyen találkozó termelékenyebb és időt takarít meg.
Tervezés egy üzleti tárgyalás
Bármely, az üzleti találkozó - persze, ha nem akarja, az eredmények a meglepetés - gondos előkészítést igényel. Ha a résztvevők nem egészen elképzelni, mit valójában vár rájuk, és milyen szerepet ebben az esetben félretesszük, a találkozó veszélyeztetett „hogy nem.” Ezért függetlenül attól, hogy a szervező a találkozó, vagy meghívott fél a következő szempontokat kell figyelembe venni:
- Üzleti találkozó célja: hogy milyen eredményt szeretne elérni?
- Résztvevők: Ki vesz részt az ülésen, és miért?
- Napirend: mi lesz szó, és milyen döntéseket kell elfogadni eredményei alapján a találkozó?
- Dokumentumok: minden olyan dokumentumot, anyagokat kell hozni a találkozó?
- Helyszín: amely otthont ad majd a találkozó? Helyszín gyakran kulcsfontosságú tényezője az általános hangulat a tárgyalások. Ha a találkozó kerül megrendezésre egy étteremben, majd egy idő után a hangulat elkerülhetetlenül lesz kevésbé formális és nyugodtabb, mint például a tárgyalóteremben.
Ahhoz, hogy nagy mértékben a siker és a hatékonyság egy üzleti találkozó függ, persze, annak szervező. Akár formális, akár informális megbeszéléseket beszélgetés, az eredmények határozzák meg nemcsak a választott résztvevők, hanem hogy mennyi előkészítő munka gondosan kell végezni - gyakran igen fáradságos és aprólékos. Azonban, miután egy ötlet a legfontosabb módszere, és olyan tényezőket, mint a képzés, akkor jelentősen egyszerűsíti az ezt a problémát.
Előzetes felkészülés egy üzleti tárgyalás
Ha kezdeményezni egy üzleti találkozó, amire szükség van, hogy megfogalmazzuk a maguk céljait. A következő lépés a fejlődés az esemény napirend, ami az egyik legfontosabb szempontjai podgotovitelnog színpadon. Egyes esetekben, akkor van értelme, hogy dolgozzon érdeke véleményét a többi résztvevő és a szervezők a találkozó, ha rendelkezésre áll. Készíts egy listát a résztvevők, és válassza ki a dátumot és az időt annak végrehajtását. Amikor ez elegendő időt (ideális esetben 1-2 hét), hogy megoldja az összes aktuális kérdésekről és a kérdés, hogy akkor is szembe kell néznie a felkészülés során. Ha a tervezett találkozón előzte másik, hasznos lehet, hogy vizsgálja felül az eredményeket, hogy kiemelje azokat a kérdéseket, amelyek nem kezelik megfelelően, és bevonja őket a napirendet. A következő találkozón a következő kérdéseket kell menni a legelején.
Helyszín és logisztikai üzleti találkozó
Logistics üzleti találkozó - egy másik kulcseleme szervezet. Logisztika alatt értem a helyszín, a fizikai méretei a szoba, elegendő szellőzést (különösen, ha nagy számú résztvevő, vagy rendezvényszervező állítólag sokáig tarthat), világítás (különösen, ha együtt fog működni a dokumentumok, tájékoztatók, stb), a rendelkezésre álló fürdőszobák, rendelkezésre álló szükséges berendezések, irodaszerek és eszközeit a vizuális támogatást. Gyakran előfordul, hogy az üzleti találkozók végzett konferenciateremmel. De függetlenül attól, hogy hány jelen hely legyen elég mindenkinek. Tehát, ha az irodában konferenciaterem nem alkalmas, hogy kényelmesen befogadni az összes résztvevő, talán érdemes megfontolni a lehetőséget összejöveteleinek az irodán kívül. Szükség van továbbá, hogy elegendő számú asztalok és székek. És ez teljesen megengedhetetlen, hogy kérje a jelenlévők, hogy a maguk saját székek, ha valamilyen oknál fogva nem elég mindenkinek.
Ha a tárgyalások szükség lehet további hardver (mikrofon, fejhallgató, egy kivetítő előadások, stb), akkor annak elérhetőségét, konfigurálja és ellenőrizze, hogy az esemény előtt.
Kényelmetlen székek, megfelelő világítás és szellőztetés gyenge vizuális nyomkövető, nem beállított gépek - mind olyan tényezők, amelyek semmissé még a barátságos és pihentető légkört.
Végső előkészítés előtt egy üzleti megbeszélés
Miután az utolsó menetrend megfogalmazott és elfogadott, meg kell küldeni együtt a hivatalos felhívás minden leendő résztvevők (néhány nappal az ülés előtt). Azon a napon az ülés szükséges ismét, hogy megbizonyosodjon arról, hogy előre a helyére az összes elkészített és megfelelően beállítva. Ha a használni kívánt bármely tájékoztatók, meg kell, hogy elegendő számú példányban szerint a résztvevők száma. Azt is ellenőrizze, hogy a titkár (vagy felvevő), kivéve, persze, a tervezett ő jelenléte, rendelkezésére áll elegendő számú szükséges irodaszerek (toll, logot, stb.)
Mi dooms egy üzleti megbeszélés sikertelen
Valószínűleg az egyik legfontosabb szervezeti tényezők doom üzleti találkozó kudarcra van a részvétel hiánya. Ha az emberek nem veszik élő részvétele (legalábbis aktív résztvevői), egy ilyen találkozó kudarcra van ítélve. Egyéb intézményi tényezők csapda méterre a következők:
- A találkozók levezetése feleslegesen. Ha az értekezlet szervezője nincs valódi szükség lenne, jelenleg elkerülhetetlenül az volt az érzésem, hogy idõt, hogy aktívan vegyenek részt a vitában, akkor nem, és a legvalószínűbb, egyszerűen figyelmen kívül hagyja a hangszórót, és váltson gondolkodás néhány sürgető kérdésekkel
- Homályos célja egy üzleti találkozón. Ha az ülés célja az előre nem egyértelműen jelölve, a résztvevők nem lesz képes megfelelően felkészülni rá, és nem valószínű egy ilyen találkozó ad semmilyen kézzelfogható eredményt.
- Rosszul előkészített üzleti találkozón. Ha a napirendet az ülés nem definiált kellően világos és részletes, akkor valószínű, a találkozó maga több időt és így kevésbé kézzelfogható eredményeket, mint a jól előkészített.
- Nem azokat az embereket. Ha az ülésen jelen nem az emberek, akikkel az várható volt, ez valószínűleg annak az eredménye egy ilyen találkozó lenne „nulla”. Ha azt várod, hogy találkozzon az alelnöke a cég, de a végén, mielőtt megjelenik a harmadik negyedik asszisztens helyettes, akkor nem valószínű, hogy kap választ a kérdéseire.
- Helyszín. Hely üzleti találkozó fontos szerepet játszik. A legvalószínűbb, akkor nem hívja fel a cég elnöke egy üzleti ebéd a „Mu-Mu”, ugye?
Amellett, hogy a tényezők a szervezeti jellegű, akkor - függetlenül attól, hogy egy üzleti találkozón, mivel a gazda vagy a vendég oldalon - kell figyelembe venni, és néhány más dolog, hogy inkább a területén az üzleti etikett, hanem fontos szerepet játszanak a kialakulása az általános benyomás a bimbózó rólad, mint üzleti partner. Természetesen a helyzet más, és az vis maior a vis maior, hogy meglepetés legyen, és hogy a saját módosításokat, de még mindig: