A probléma az összefüggés a papír és elektronikus dokumentum, publikáció a „Journal of fiatal
Napról-napra az elektronikus dokumentumok egyre gyakoribbak és # xa0; tömeget. Elektronikus dokumentumkezelés bővült # xa0; banki, biztosítási, audit, tervezés, tanácsadás, adó-és a # xa0, egyéb tevékenységek, valamint # xa0; fontosabb, # xa0; közhatalmi tevékenységekre.
Kulcsszavak: elektronikus dokumentumok, dokumentum menedzsment, ECM, DOW.
Ma megy a # xa0; többnyire elektronikus dokumentum egyik kiemelt feladata az állam. Foglalkoznak a teljes körű bevezetése technológiák # xa0, elektronikus dokumentumok és # xa0, elektronikus dokumentumot a # xa0; országos szinten egy nagyon gyors ütemben. Ez nehézségeket okoz a nem realizált # xa0; teljes körű jogi és szabályozási keret. Biztató elfogadása több törvény, mint a - „e-kormányzat”, „elektronikus dokumentum”. Arra is szükség van, hogy terjessze az elektronikus dokumentum az # xa0; különböző egyéb területeken a társadalom, amely biztosítja, hogy hozzanak létre egy közös információs tér a # xa0, az Orosz Föderáció, a fejlesztési információs társadalom aktivitásának fokozása számos olyan struktúra a társadalom.
Persze, hogy felfedje a hatályát az elektronikus dokumentum nem lehetséges. A legszélesebb körben ő talált # xa0; állami, banki és # xa0; adó tevékenység. Ettől eltekintve, az elektronikus dokumentumkezelés egyre fontosabb összetevője és # xa0, az oktatás, az orvostudomány, a tudomány és a # xa0; t # xa0 ;. N. és # xa0; fontos eleme a futás egy sikeres üzleti # xa0; szervezetek különböző tevékenységi formák. Az elektronikus dokumentumok fokozatosan részévé válnak a gazdasági tevékenységek számos szervezet. Ez annak köszönhető, mindenekelőtt a pontos részletek a hordozó és # xa0, továbbá a jellegzetessége a teremtés, szállítás, tárolás, elhelyezés, feldolgozása, felhasználása, megváltoztatása az elektronikus információ.
A bevezetése az elektronikus dokumentumkezelés kell figyelembe venni, ha annak használata tilos, milyen dokumentumokat kell feltétlenül kell helyettesíteni a # xa0, az eredeti papír, amely sokkal hatékonyabb létrehozásában # xa0; elektronikusan.
Például a # xa0; HR outsourcing teljes átállás a # xa0; elektronikus dokumentumkezelő rendszer nem lehet, mert ha a személyzet dokumentációnak tartalmaznia kell a személyes aláírásával a munkavállaló, akkor kell lennie design # xa0; papíron, hogy megfelelően biztosítsák a jogviszonyt a munkavállaló és # xa0; munkáltató . Ezen kívül, szigorúan szabályozzák a magatartása a munka könyveket. Ez és a # xa0, számos egyéb személyi dokumentumokat lehet készíteni, kitöltve és # xa0; tárolása kizárólag a # xa0; papíron. Ugyanakkor, karbantartása személyi fájlok # xa0; például már régóta megoszlanak a design és a # xa0; tárolására vonatkozó információkat a # xa0, számítógépes adatbázisok és # xa0; tárolása személyes fájlok alkalmazottak # xa0; papíron. Létrehozása elektronikus archívuma társul # xa0; betartása számos fontos feltételei: integritásának biztosítása a dokumentumok hitelességét (hitelesség), a dokumentumok, a dokumentumokhoz való hozzáférés, hogy a # xa0; e .. Meg kell tartani az idők ismerkedés a # xa0, a szöveges dokumentum. Itt kell megjegyezni, # xa0; a technológiai fejlődés és a # xa0; formátumok. Ezért a hosszú távú tárolására papíralapú dokumentumok jelenléte szükséges az eredeti, a # xa0; amelyből hiányzik a fenti problémák (nehezen marad csak a # xa0; biztosítása testi épségét és # xa0; a rendelkezésre álló tárhely).
Az elektronikus dokumentumok eltérő információkat fuvarozók # xa0, ők szigorúan véve nem kötődik (mint a # xa0, papír), lehetséges, hogy az átutalási adatokat # xa0; egyik közegből a másikba. Ez létrehoz egy további szempontja azok használatáról - nem lehet érzékelni a # xa0; fizikai formában, az érzékelés, az ilyen dokumentumok speciális eszköz (műszaki és # xa0; szoftver).
Az előnyök az elektronikus nyilvántartás az a képesség, hogy automatikusan önmegvalósítás és # xa0, továbbá előre elkészített sablonok, ami bizonyosan csökkenti a szükséges időt, hogy regisztrációs adatokat. Információk megtalálása gyorsabb és # xa0 működőképesen (5-10 # xa0;% munkaerő-megtakarítás) rovására keres képességek kulcsszavakat # xa0; számítógépes adatbázisok. Amikor létrehoz egy projekt dokumentációjának és kényelmes # xa0; gyakorlati alkalmazása az elektronikai technológia (teljes megtakarítás munkaidőt lesz körülbelül 7,5 # xa0;% -át teljes munkaidőben), mert a lehetőségek az egyszerűség belépő # xa0; változtatni interaktív funkciók, amely lehetővé teszi, beavatkozni # xa0, szöveges és # xa0; szerkezet, termelő saját belátása és átcsomagolás anyag # xa0; kiegészítik hallási, mediális és # xa0, más típusú információkat.
Előkészítés és # xa0; papírmunka vetíti # xa0, jelenleg # xa0; egyes szervezetek működnek zajlik a hagyományos módon, de a dokumentum # xa0; elektronikus formában jön létre # xa0; kevesebb nyelvtan, helyesírás, stílus és # xa0; egyéb hibák miatt a számítógépes sablonokat. Szintén # xa0; a dokumentum tervezetét lehet egy időben változások, javítások, tájékoztatás a # xa0; ahol # xa0; a végleges változat nem jelenik meg. Használhatja az elektronikus dokumentum létrehozása egyéb dokumentumokat.
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; csökkentse az idő megfelelő;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; munkájának megkönnyítése, a # xa0; dokumentumot verzióarchiválási;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; átláthatóságát jóváhagyási eljárásokat.
Elterjedt létrehozása dokumentumok másolatait a # xa0; elektronikusan. Másolatok által létrehozott leképezés, azaz # xa0 ;. E. A folyamat, mely során a hiteles kép a papír dokumentumokat. Imaging a kezdeti szakaszban bármely dokumentum bemeneti rendszer és a # xa0; társított # xa0; szkennelési eljárás. Szkennerek lehetővé digitalizált kép és # xa0; emellett számos további funkciók, mint például próbaoldalakat, konvertálás # xa0; minőségjavítás, zajszűrés és # xa0, háttér elemek átviteli minőség javulása a szöveg és a # xa0 ;. T # xa0; d.
EDR biztosítja és # xa0; funkciók, mint például a létrehozása elektronikus archívumát. Elektronikus archívum - a hardver és szoftver rendszer, amely egy strukturált tárolására dokumentumok # xa0; elektronikusan # xa0; része egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer a vállalati [3, 3].
Annak előnyeit összehasonlítva # xa0; papír archívumok:
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; Kényelmes és # xa0; gyorskereső dokumentumok;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; pillanatnyi minta dokumentumokat a beállított paraméterek;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; kiadás irodahelyiség az elmaradást dokumentumok;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; Dokumentumok védelme helyrehozhatatlan veszteség vagy kár;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; világos különbséget hozzáférés # xa0; dokumentumokat;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; gyors küldés dokumentumok másolatait;
# xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; # xa0; a képesség, hogy egyidejű hozzáférést a # xa0; dokumentálja bármennyi jogosult felhasználók számára.
Fontos tendencia létrehozása (az EDR vagy attól függetlenül) különleges tárolási elektronikus eredetit, amely biztonságos tárolás ezeknek a dokumentumoknak a # xa0; követelményeinek levéltár. A # xa0, míg Rosarkhiv munka megkezdődött a létesítmény # xa0; hazánk szövetségi állam levéltárak elektronikus dokumentumok, amelyek rendelkeznek a központosított tárolását legértékesebb elektronikus dokumentumok állapotban [4, 11].
Ha elektronikus dokumentumok tárolására kell vizsgálni több szempontból is. C # xa0; egyrészt egy ilyen dokumentum nem kopik ki, ez kevesebb helyet foglal, lehet tárolni egy egész csomag dokumentumok miatt nagy kapacitású saját hangszóró. Mivel az ilyen tulajdonságokkal, mint a hozzáadott különböző típusú információk - a multimédiás, szöveges és # xa0; Ave. létre, és # xa0; egyedi üzletek dokumentumokat, amelyek nem tárolhatók a # xa0; papíron. C # xa0, a másik, kapcsolódó problémák # xa0; eljárások megőrzését biztosító elektronikus dokumentumok.
Az első szempont szerint a megőrzése elektronikus dokumentumok # xa0; - a betartása egy bizonyos hőmérséklet és páratartalom mellett, a kiválasztás a megfelelő média (típusától függően a tárolt elektronikus dokumentumok és # xa0; a teljes térfogat, az állítólagos dokumentum megőrzési időszak és # xa0; biztosítása # xa0; ez hozzáférés, a termelés jellegét és a fuvarozók maguk # xa0; várható tárolási feltételek, követelmények, hogy biztosítsák a dokumentumok hitelességének) és a # xa0; az információkat tárolni # xa0; több példányban tárolt külön e n Be- jönni.
A második szempont kapcsolódik # xa0; felmerülő kérdések és gyorsváltó # xa0; elavulása hardver és # xa0; számítógépes szoftver. Idővel, a készülék # xa0; amellyel az információkat a # xa0; külső tároló, és a kopás # xa0; morálisan ustarevayut.Takie technológiai változások szükségesek uchityvatpri szervezet hosszú távú tárolása elektronikus dokumentumok. Előnyösen minden 10-15 év, a másolás a legújabb típusú elektronikus adathordozóra.
A hosszú távú problémák és a # xa0; lejátszását elektronikus dokumentumok # xa0; olvasható formában, attól függően, hogy a használt szoftver.
Számos megoldást a problémákra, amelyekkel a hosszú távú tárolás:
Így az elektronikus dokumentumok saját költségükre előnyeit használja az alkalmazást találtak # xa0; különböző területeken és # xa0; területén az emberi tevékenység. Elektronikus dokumentum növeli annak lehetőségét, pályázati dokumentumok, növeli a hatékonyságot működésének bármely szervezet. Ezért a bővítés elektronikus együttműködés szerves részét képezi az információs társadalom és a # xa0, fejlesztése az állam, ami tükröződik a # xa0; végrehajtják a megfelelő politikák végrehajtása „elektronikus kormányzást”. Meg kell figyelembe venni a különleges tulajdonságait az elektronikus dokumentum különböző szakaszaiban életciklus során. Ez megköveteli a megoldás műszaki, jogi, szervezési problémák.
Alapvető kifejezések (automatikusan generált). elektronikus dokumentumok, elektronikus formában, elektronikus dokumentumkezelés, elektronikus dokumentumok, megőrzése elektronikus dokumentumok, elektronikus dokumentumok és elektronikus dokumentum, elektronikus dokumentumkezelő rendszer, papíron, tárolása elektronikus dokumentumok, elektronikus dokumentumok állapotának elektronikus dokumentumok tiszta, tárolása elektronikus okmányok, levéltárak elektronikus dokumentumok tárolt elektronikus dokumentumok és egyéb elektronikus dokumentumok másolatait elektronikus dokumentumok és a rendelkezésre álló villamos nnyh dokumentumok, elektronikus dokumentumkezelés, dokumentumok tárolása elektronikusan.