Néhány titkok beérkező dokumentumok papírmunka # # SED #ecmj
YS Zadorina ,, dokumentum
A háttérben nincsenek egyértelmű iránymutatások inkább a titkárok a száj hangzik kérelmek segítse a beérkező információk áramlását a helyes irányba, és megérteni a „bonyolult” kapcsolatos helyzetekben minden dokumentumot.
A fejlődő útvonalon a fogadott dokumentum egy harmadik féltől, kell, hogy vezérelje a fő elv az iratkezelés - megfelelősége, azaz különböző lehetőségeket kell, hogy válassza ki a legmegfelelőbb az adott körülmények között a könyvelési módszerek levelezés erre a célra használják, a technikai eszközöket, valamint figyelembe veszi az árnyalatok rejlő dokumentumok egy adott cég. Az eredmény egy olyan világos és részletes recept folyamat papírmunkát.
osztályozás
Minden más esetben a borítékok visszavonása után ezek a beruházások lehet dobni.
Kapott külső dokumentumok vannak rendezve a rögzített és rögzítetlen.
A jelenléte e-mail értesítést, a kimenő számokat vagy más nyomok az ajánlatot nem érinti annak értéke a szemében a titkár. Ezek a levelek átkerülnek a megfelelő egység regisztráció nélkül.
Egy különleges része a beérkezett dokumentumokat számlák, igazolások az elvégzett munkák stb Számviteli dokumentum eltér az általános, és nem szabályozza az oktatás az iroda és a számviteli politika a cég, amely nem egy szót a szerepe a titkár (vagy szolgáltatás DOW) a számviteli. Más szóval, amikor belépett a számviteli nyilvántartások át kell tenni a számviteli osztály regisztráció nélkül. Számla és biztosítsa az ilyen dokumentumokat meg kell szervezni erők főkönyvelő beosztottja.
Azonban sok titkárok helyzetekben, ahol a kár az ilyen dokumentumok megtöltjük a felelős személyzet a beérkező leveleket. Ennek eredményeként töltenek egy túlságosan nagy mennyiségű időt a regisztrációs számos beszámoló és számla, amely nem csak biztosítja számukra veszteségek ellen, de nem érik el a veszteséget.
Mindkét esetben (vagy anélkül regisztráció) elvesztette egyensúlyát jogszabály vagy számlát kell megtéríteni: elég felvenni a kapcsolatot a vállalkozó, és kérje, hogy kettős az elvesztett dokumentumot, hogy a termékeny, mint a kiadási időt keresi az elkövetőket, vagy hogy a titkár indokolatlan terhet a regisztrációs dokumentumokat.
Muszáj, hogy regisztrálja a levelet, faxon?
Másrészt, ezek a nézetek ellentétesek a modern technológia, amelynek célja, hogy felgyorsítsa a számos probléma megoldását. Sok vállalat, fax - főcsatorna információcsere: az utazási iparág foglalás hajtjuk többnyire faxon. Orosz központi bank elektronikus változatát terjeszti az utasításokat és kéréseket nélkül dosylka papírt. Kormányzati szinten, megkezdte a széleskörű átmenet elektronikus dokumentum.
Figyelmen kívül hagyva ügyfél kéri, és még inkább a magasabb szervezet vagy ellenőrző hatóság (az Ügyészség, Belügyminisztérium, adóhatóság), faxon érkezett járhat negatív következményekkel jár.
A mi szervezet, a levelek érkeznek az egyéni vállalkozók, illetve szervezetek, anélkül, hogy a kimenő dokumentum számát. Ez annak a ténynek köszönhető, hogy nem dokumentálják. Tudok venni őket, és regisztrálni, és ha nem, mi szabályozza? Nem fogadja el a dokumentumokat, nem tudok.
Hiányában a nyilvántartási számot vagy a dátumot a dokumentum, az eltérés helyen részletei, valamint egy kézzel írott nyilatkozat szövege nem biztosít kizáró okok regisztráció.
Ilyen dokumentumok rögzítik az általános rendet. Ennek hiányában a regisztrációs számot a dokumentum a „Dokumentum Index bejövő” lepecsételt „w / o” - szám nélkül.
Dokumentumok nyilvántartásba vételének, lehet, hogy egyformán fontos. Határidők a reagálási és súlyos büntetéseket nem tartása ezeket a feltételeket tartalmazott adótörvény az Orosz Föderáció (RF) és számos megyei utasításokat. Ezért ebben a szakaszban meg kell elkülöníteni a teljes tömege a beérkező leveleket kockázat dokumentumok - azokra a kiemelt regisztráció. Jellegétől függően a levelezés dokumentumok is rendezve típusa (például egy külön csoportot a laikus és a rögzített külön polgárok kezelés). Itt egy példa:
Az oktatás az irodája a szervek és intézmények, az Orosz Föderáció ügyészség
2.4.1.1. A beérkező leveleket regisztrálva van, attól függően, hogy milyen típusú és a dokumentum tartalma az alfabetikus vagy részleg kártyát.
Először is olyan dokumentumokat speciális szabályozás, annak érdekében kezelésével kapcsolatos személyes vétel. Levelezés lefoglalt egy doboz „a panaszok és fellebbezések” van bejegyezve az általános rendet.
bejegyzés
A dokumentumokat regisztrálni kell, meg kell jelölni a nyugtát. A jelölésnek tartalmaznia név, dátum (ha szükséges - az óra és perc) átvételi és számlaszámát. Számos szervezet is jelzik a lapok számát a dokumentumot. A könnyű használhatóság bélyegzők vagy daters.
Számozott beérkező dokumentumokat bruttó számozás naptári éven belül. Amennyiben szükséges, a bejövő számot ki lehet egészíteni az azonosító index. Például, ha a regisztráció panaszok a polgárok úgy döntött, hogy kiegészítse a bejövő index az első betű a kérelmező nevét.
Nyilvántartási szám is kiegészített információt a dokumentum átvételét módszer. Például az index P jelzi, hogy a dokumentum megérkezett faxon, és az index e vagy EP emlékeztetnek, hogy a kezelés jött e-mail.
Ha a szervezet elfogadta a decentralizált rendszer a regisztráció a beérkező leveleket, bejövő számot ki kell egészíteni egy index egység felelős a regisztráció. felosztás index célszerű figyelembe venni a nómenklatúra ügyek. Például:
# 9679; Rin. № 123-F - dokumentum megadott fax;
# 9679; Rin. № 124-FL - dokumentum jött e-mailben;
# 9679; Rin. № A-225 - állampolgár kezelés, melynek neve betűvel kezdődik A;
# 9679; Rin. 2-125 szám - a dokumentum regisztrálva a Division, amelynek indexe 2 a nómenklatúra ügyek.
A fogadott dokumentumok a szervezet által felvett egyszer a felvétel napján. A kivétel a kezelés polgárok, akik szabad regisztrálni számított 3 napon belül. A jövőben az átviteli egységek felosztása a dokumentum szerint figyelembe vehető az eredeti bejövő számot. Nincs további bejegyzés indexek belső megosztottság meg kell tenni.
Regisztráció dokumentumok végezhetjük a naplóba, speciális regisztrációs kártyák vagy elektronikusan (Excel vagy SED).
Alapvető információk az egyes dokumentum, bevezette a regisztrációs űrlapot:
# 9679; kézhezvételétől dokumentum;
# 9679; index és a jelzett időpontig a dokumentumot küldő;
# 9679; Megfelelő nevet;
# 9679; dokumentum típusa (annak érdekében, oktatás, kereslet, kérés stb);
Attól függően, hogy a pontos részletek a társaság formájában fiókjába való egyéb információk. Például a hitelintézetek a regisztrációs kérelem adóhatóság jelzik a cég neve, amelyre vonatkozóan a kérelmet benyújtották.
Töltse ki a mezőt „Index és a dátumot jelzi a dokumentum feladó” elektronikus formában, betartjuk azt az elvet az egységesség. Index ajánlott, hogy jelölje aláíratlan «№», szóközök nélkül. Abban az esetben újra felvételt a dokumentum a meglévő index az adatbázis-program tájékoztatja róla, időt takarít meg, a párhuzamos elvégzett munka. Ez különösen igaz, ha a dokumentum már korábban faxon érkezett.
A jelenléte a hivatkozási szám tele hivatkozások számát és időpontját javasolja, hogy mielőtt válaszolt a kérésre irányított szervezet. Ebben az esetben az anyakönyvvezető kell a kapott információt a válasz a log (bázis) számviteli kimenő dokumentumok (1. példa).
Hozzátéve, hogy a napló kimenő információs dokumentumokat a kapott válasz
Muszáj, hogy regisztrálják magukat a folyóirat bejövő leveleket vissza leveleket, azaz leveleket írt a cég és a nyilvántartásba vett kimenő egyének, de nem kapott miatt nem teljesítés (a lejárat napjáig a posta)? Ha igen, milyen dokumentum szabályozza?
Tájékoztatás a visszatérés nem szállított levelek helyénvaló jelezni a naplóba, a kimenő levelek (2. példa). De a rekordot a folyóirat kapott levelezés nem szükséges.
Hozzátéve, hogy a napló kimenő dokumentumok információt a visszatérés az elküldött dokumentum
Transzfer a
A regisztrált rekordokat osztályozzuk ismét - ezúttal a témában. Beérkezett dokumentumokat, attól függően, hogy a felvetett kérdések és a szervezet dokumentum felülvizsgálati rendszer lefektetett mappáit, transzfer a vállalat az első személy, helyettesei és a főkönyvelő. Ha végre ECM, a dokumentum szkennelése a vállalkozás, amely az a regisztrációs kártyát és ebben a formában kerül elküldésre a felhatalmazott személyeket.
Felelős tartása levelezés kapott, tisztában kell lennie a hatalommegosztás közötti vezetők a cég.
Az eredmény vizsgálata az állásfoglalást, amely a fej (vagy meghatalmazott személy) az adott dokumentum. Megállapítja, hogy kinek és milyen időkeretben utasítja a fejét, hogy az e kérdésekben a dokumentumban.
Head (meghatalmazott személy) is jelenthet érdekében papíron (vagy elektronikus kártyát, ha az elektronikus dokumentum a társaság által kapott). Megengedett nyilvántartásba a felbontást külön lapon (általában A5) a regisztrációs száma és dátuma a dokumentum, amelyre a felbontás vonatkozik (3. példa). A felbontás a dokumentumhoz csatolt, és vele van iktatott az ügyben. Normál dokumentumokhoz igénylő azonos típusú végrehajtási eljárások, célszerű készíteni állásfoglalások sablonokat.
Tétele, külön lapon
A gazdasági biztonság
Utasítás: Kérjük végeznek ellenőrzést a tények, és elkészíti a választ.
Semenov EE Semenov
átvitele végrehajtás
Levélben kaptunk egy dokumentumot fejléces egy regisztrációs számot, és utasította, hogy a jogi osztály, de mivel az ilyen jogi szolgáltatást nem tesszük - ott csak egy ügyvéd. A dokumentum tartalmazza a kérdésekre, és aláírja vezető közgazdásza és vezetője a személyzeti osztály. Nincs jobb egy ügyvéd választ adni, és tedd ő aláírása formájában a szervezetet?
Az, hogy a vizsgált kérelmek kívülről érkező és előkészítése válaszok által meghatározott belső szabályzatok által elfogadott szervezet. A harmadik felek (ebben az esetben -, hogy küldjön egy kérést) nem rendelkezik a jogot, hogy meghatározza, hogy milyen munkavállalói szervezetnek figyelembe kell vennie azokat a levelet. Ez a jog ugyanis kizárólag a fejét a cég. Ha még felhatalmazott hatóság az ügyvéd levelezést folytat a szervezet nevében az ügyvéd nem tud ő aláírása a válasz. Ebben az esetben a válasz, melyeket a szokásos módon, a szervezet fejléces.
végrehajtás dokumentum
Végrehajtása érti a döntést meghatározott dokumentum kérdéseket. Így a megbízás teljesítésével a szülő szervezet végezhet olyan tevékenységet, az eljárás felülvizsgálata lefolytatására bizonyos folyamatokat. Teljesítő állampolgár panaszt magában ellenőrzését ezeket a tényeket. Általános szabály, hogy az eredmény a végrehajtását a dokumentum a választ. Azonban nem minden a kapott dokumentumok a szervezése, végrehajtása és a szükséges választ. Egy részük küldött tájékoztatás céljából.
Mi legyen a teljesítés időtartama a bejövő e-mailt, ha a vezető nem rendelkezik a felbontást végrehajtási idő?
Ma közös időzítési válaszol a kérésre, nem állapítható meg. Kereskedelmi szervezetek maguk a jogot, hogy a levelüket-kérelmeket. Ezek a kifejezések rögzített belső szabályzatainak. Ha sem a szövegben, sem a felbontás a fej nincs jele kifejezések, modern üzleti etikett választ igényel 10-14 napon belül. Ez az idő általában elég megérteni a helyzetet.
FIGYELEM! 10. melléklet „List standard végrehajtását tekintve dokumentumok” GDLN [3] A következő határidőket szabtak:
# 9679; A mail-megrendelések és levelek a kérést szülő intézmények és szervezetek - a meghatározott időszakra, vagy 10 napon belül;
# 9679; betűi vállalkozások (társaságok), intézmények és szervezetek - 10 nap.
Jelenleg azonban GDLN nem szabályozási dokumentum és annak rendelkezései mondható legfeljebb ajánlást.
Az időzítés a válasz alaposan meg kell vizsgálnia szabályozó irat a tevékenység egy adott szervezet.
A szövetségi törvény № 59-FZ
1. Egy írásos kérelem érkezett az állami hivatal, önkormányzati szerv vagy hivatalos összhangban a hatáskörébe kell tekinteni számított 30 napon belül a nyilvántartásba vétel időpontjától az írásbeli kérelmet [4].
Az RF adótörvény
[...] 2. A bankok kötelesek kiadni adóigazolást hatóságokat a bankszámlák és (vagy) a készpénz számlaegyenleg, mérleget a szervezetek működését (vállalkozó), valamint igazolásokat a mérleg elektronikus pénz és az elektronikus átutalások alapok jogszabályokkal összhangban az orosz Föderáció három napon belül indokolt kérelmére az adóhatóság. [5]
[...] 3. dokumentumok, amelyek a visszanyert adóellenőrzés benyújtott 10 nap (20 nap - egy adóellenőrzés konszolidált adózó csoport) beérkezését követően a kérelmet.
[...] 5. A részesülő személy a kérelmet A dokumentumok (információ), hogy vesz egy öt napon kézhezvételétől vagy a fenti határidőn belül jelentették, hogy azt állította, a dokumentumok (információ).
Ne felejtsük el, hogy néha felírt nem tartása válasz határidők járnak durva következményei lehetnek.
Az RF adótörvény
1. Az a tény, hogy nyújtson be az előírt határidőn belül [6] az adózó (megbízó a gyűjtemény, adó szer) az adóhatóságnak dokumentumokat és (vagy) minden egyéb információt, amennyiben ez a kód, más jogalkotási aktusok adók és illetékek, ha a törvény nem tartalmaz bizonyítékot adó szerinti bűncselekmények Art. 119 és 129,4 a jelen Kódex, ... jár bírság összege 200 rubelt minden kudarc a dokumentumot.
Benyújtásának elmulasztása a bank hivatkozást a rendelkezésre álló bankszámlák és (vagy) a készpénz számlaegyenleg, kimutatások tranzakciók az elszámolást az adóhatóság szerint para. 2. Az Art. 86 E kódex és (vagy) Nem készpénzállomány a számlák, amelyek működését felfüggesztették, összhangban para. 5, művészet. 76. A jelen Kódex, valamint az igazolások bemutatása (nyilatkozatok) megsérti a kifejezést vagy hivatkozások (kivonat), amely hamis információt pénzbírsággal az összeg 20 ezer rubel.
A jel a végrehajtási dokumentum
Teljesítmény információ áll a naplóban (bázis) számviteli beérkező dokumentumok (4. példa). Amellett, hogy a szám és a dátum a válasz, akkor meg egy továbbító eljárás egy választ (postán, személyesen, stb.) Ne bízz a memória: Ha a folyamat halad a dokumentum volt szövődmény (rossz félrevezetés, megsérti a kifejezés a válasz, és hasonlók), rögzíti a tényeket a log (bázis) elszámolás. Azt is meg kell visszamenni a fiókjába esetén további levelezés.
Az alábbiakban egy tipikus folyamatábra beérkező dokumentumok.
Hozzátéve, hogy a napló beérkező dokumentumok további információk