Titkár, hogy ellenőrizze gosarhivnadzora kész!
Ugyanígy a könyvelők előre készül a érkezését a adóellenőrzés, gyakran felkészülés érkezése meghívást ellenőrök, titkárok időszakonként a szervezet, hogy az ellenőrzési munkája terén és iratok kezelése. Végtére is, mi is ellenőrizze az állami struktúrák.
E dokumentum szerint, az állami felügyelet letelepedett a létszám Tanszék Levéltár és nyilvántartás-kezelés a Belarusz Köztársaság (a továbbiakban - a Department), és végrehajtja az állam ellenőrzése alatt jogszabályok betartása terén és iratok kezelése a Belarusz Köztársaság.
Utasítások találhatók az állami ellenőrzési rendszer áll az állami ellenőrök és iratok kezelése a régiók és a Minszk, valamint az Intézet külsős ellenőrök és iratok kezelése.
A célkitűzések az állami felügyelet a következők:
- Állami ellenőrzés alatt tartását a jogalkotás és iratok kezelése;
- létrehozó okok megsértése jogalkotás és iratok kezelése, segíti azok megszüntetésére;
- megelőzése megsértése jogalkotás és iratok kezelése.
Utasítás meghatározza sleduyuschiefunktsii állami felügyelet:
- tartott jogszabályoknak megfelelően az ellenőrzési (felügyelő bizottság) tevékenységek tervezett és nem tervezett ellenőrzések jogszabályok betartását a levéltári és iratkezelési ellenőrzött szervezetek;
- végzett igazgatási eljárás azon személyek vonatkozásában, akciók (elhagyás) járt volna megsértése jogalkotás és iratok kezelése;
- javaslatokat tesz vezetője vizsgált tárgy alkalmazásáról szóló fegyelmi intézkedések a felek, akciók (elhagyás) járt volna megsértése jogalkotás és iratok kezelése;
- részt vesz az előírt módon a jogszabályok előkészítése projektek, technikai normatív jogi aktusok javításáról és iratok kezelése, végrehajtása az ellenőrzési (felügyelő bizottság) tevékenységét;
- összefoglalását az ellenőrzések eredményeit formájában emlékeztetők, cikkeket, jelentéseket, üzenetek és információk a hivatalos honlapján az Igazságügyi Minisztérium és a Department;
- tanulmányi és gyakorlati végrehajtása a hazai és külföldi tapasztalatok szervezeti és ellenőrzési módszereit tevékenységét.
Az állami felügyelet joga van bizonyos jogalkotási aktusok ellenőrzésére (felügyelő) szervei.
A fej az állami felügyelet főfelügyelő és iratok kezelése a Belarusz Köztársaság. Állami ellenőrök és iratok kezelése a régiók és Minszkben van a feje a szervezeti egységek és iratok Főosztály Igazságügyi regionális és Minszk város végrehajtó bizottságok. A készítmény szabadúszó ellenőrök az állami felügyelet van kialakítva közül a legképzettebb alkalmazottak strukturális alegységeinek és iratok Főosztály Igazságügyi regionális és Minszk város végrehajtó bizottság, az állami levéltári intézmények, és ha szükséges, - a területi (városi és kerületi) levéltárában helyi végrehajtó és közigazgatási szerveket, hogy tegyék vezetők és az igazgató által jóváhagyott a minisztérium.
Állami ellenőrök és szabadúszó és iratok kezelése kiállított igazolás által előírt formában a minisztérium.
Szerint a kialakult gyakorlat szerint az Állami Felügyelőség Gosarhivnadzorom úgynevezett szakmai körökben.
Meglátjuk az első helyen?
Most már tudta, mi felügyelő hatóság az arca, mi pedig arra a kérdésre, hogy mit figyel Gosarhivnadzor az ellenőrzés során?
Elsősorban az érdekli, elérhetőségének ellenőrzése a szervezet helyi rendeletek iratkezelési és archiválási üzlet. Beszélünk jelenléte kulcsfontosságú dokumentumok, mint:
- Utasítás az irodai munka;
- a helyzet az archívumban
- a helyzet a szakértői bizottságot;
- nómenklatúra ügyek.
További vizsgálja a komplex kapcsolatos kérdések hivatali szervezete, dokumentumok elkészítése az ezt követő tárolás.
Az első dolog, amit ellenőrizni kell ebben a sorrendben felelős személyek kinevezése nyilvántartás és biztonsági ügyekben a szerkezeti egységek. Ebben a tekintetben, vegye figyelembe a közzététel időpontját ilyen sorrendben. Ha idején óta eltelt kibocsátása időpontjában a rend, ott már változtatásokat a személyzeti összetétele és néhány díjat sokáig nem több a szervezet, frissítik a szerkezet egy új rendet.
Továbbá minden olyan ellenőrzés, hogy érdekel, hogy milyen sorrendben és regisztrációs űrlapokat bejövő, kimenő és belső dokumentumok, például a szervezett rendszer feletti ellenőrzés végrehajtása dokumentumokat.
Különös figyelmet az ellenőrzés során Gosarhivnadzorom mindig az adott ügyrendi feldolgozása tekintetében a polgárok kéréseinek.
Persze, akkor nem lehet figyelmen kívül hagyni egy ilyen fontos üzleti dokumentumok, például a nómenklatúra szervezet ügyek (év engedély, engedély, a levéltári intézmény vagy az anyaszervezet, az éves töltelék a végleges bejegyzés a nómenklatúra eset), hogy az ügy szerint kialakított nómenklatúra esetek kialakulásának és nyilvántartási ügyek teljes nyilvántartás.
Archív szervezet - fontos és felelős!
Egy különleges és nagyon fontos a Gosarhivnadzorom teszt kap a szervezet az archívumban. Először is érdeklődik a tárolási körülmények dokumentumok, nevezetesen:
- jelenlétében az archívum, rendelkezéseit az archívumban, az archív állapotban (ennek hiányában a teljes munkaidőben foglalkoztatottak - felelős a létezését a fájlt);
- jellemző archív helyiségek, annak felszerelését.
Ne maradjon felügyelet nélkül ellenőrzi a fájlok száma az archívumban tárolt, az eljárás dokumentumok kézhezvételét a fájlban, helyezze a dokumentumokat az archívumban, a tényállást, a jelenléte a kiürítési tervet dokumentumokat.
Fontos számviteli dokumentumok: a rendelkezésre álló készletek esetben állandó tárolás és a személyzet, azok jóváhagyását és a koordináció, a kronológiai keret, az esetek száma. Emlékeztetünk ezzel kapcsolatban, hogy a folyamatos nyilvántartást hoz létre csak a szervezetek, amelyek a beszerzési forrását közlevéltár (lista 1. szám), és a szervezet nem állami tulajdon, magán üzletemberek. Leltár esetben állandó tárolás cégek listáját az 1. számú jóvá kell hagynia a szakértő és Ellenőrzési Bizottság (EPA) vagy a szakértői és módszeres Bizottság (EMC) levéltári intézmények, szervezetek, a nem állami tulajdonban - a szakértői bizottság (EC) a szülő szervezet, ha van ilyen. Leltár esetekben a személyi szervezetek listája az 1. számú egyeztetett az üléseken az EPA vagy EHR levéltári intézmények, szervezetek listája a 2. számú (a szervezet, és nem a beszerzési forrását az állami levéltár), és a nem állami koordinált ülésein az EK anyaszervezet, ha van. [1]
Gosarhivnadzor ellenőrizze a sorrendben dokumentumok hozzárendelését a pusztítás, az a szabályzat léte elosztásáról szóló pusztulása dokumentumokat és fájlokat, amelyeket nem lehet tárolni.
Nyilvántartást kell vezetnie a dokumentumok felhasználása az archívumban tárolt (ellenőrizze a rendelkezésre álló nyilvántartásban esetekben kiadott ideiglenes használatra).
Notorious emberi tényező ...
Van felsorolt fő sor kérdés, amelyre, hölgyeim és uraim, meg kell figyelni. Természetesen az összes árnyalatokat nem biztosítható, a lényeg ebben a helyzetben - a normatív dokumentumok levéltári és iratkezelő és megfelelés a munkájához.
Őszintén szólva, én írtam az utolsó mondatot, és arra gondolt, azon kaptam magam, gondolva, hogy ez nem mindig lehetséges, hogy utalja az előírásoknak. Ez történik a következő okok miatt: a különböző szabályozások néha egy és ugyanazon kérdéssel különböző módon.
Ezen kívül, azt támogatja a meghatározása és egyértelmű bemutatása állítások, ami nem mindig figyelhető meg a szabályozási útmutatókat. Például az iránymutatás előkészítése és alkalmazása szerinti nómenklatúra ügyek szervezése, példaértékű és szabványos nómenklatúrákat esetek által kifejlesztett alkalmazottak BelNIIDAD és a Department for Levéltár és nyilvántartás-kezelés az Igazságügyi Minisztérium, a Belarusz Köztársaság, ez nem mond semmit arról, hogy mit lehet, vagy nem lehet a készítmény a konszolidált nómenklatúra ügyek használni a táblázatos formában. Azonban, a fenti példában, a módszertani ajánlásokat nevezéktanát ügyek szervezet használt táblázatos formában nevezéktana ügyek. Sőt, amikor a széles körben elterjedt számítástechnikai asztal alakja nagyon kényelmes minden szempontból a munka. Ugyanakkor az Országos Levéltárban a Belarusz Köztársaság a dolgozók Vizsgálatok és jóváhagyások nómenklatúrákkal ügyek alkuvó kereslet kizárása táblázatos formában. Vannak okok erre, vagy ez csak egy tisztelgés a távoli napok, amikor a leltár nem nyomtatott a számítógépet és a írógép? A kérdés nem úgy tűnik, sekély és tétlen, ha az ellenőrzések akkor pont erre a pillanatra észrevételeit.
Megértem, hogy a kérdések többnyire retorikai és nem várok ma a választ ezekre a kérdésekre már összegyűlt. Csak azt akarom, kedves kollégák, hogy mindig gondosan érzékelni minden rendelkezését a szabályozási és eljárási dokumentumokat és ellenőrzési követelmények érzékelt nem hit, hanem meggyőzően. Azokban az esetekben, ahol a szabályozás nincs megállapodás vagy bármely helyzetben nem biztosított, a saját béke és a rend, meg kell szabályozni ezeket a kérdéseket a helyi rendeletek, különösen, hogy ezek az elemek a szervezet iratkezelési utasítás.
Így eltekintve attól a ténytől, hogy készen kell állnunk, hogy megfeleljen Gosarhivnadzorom, azt tartotta szem előtt azt a tényt is, hogy fel kell készülnünk, hogy megvédjék a szempontból. Ez azonban semmiképpen nem kapcsolódik az igazolása a tétlenség és elhanyagolás a pontot. Azt hiszem, ez érthető.