Hogyan hozzunk létre és fenntartani a rendet az irodában, az előfizetői kiadja a magazin „a titkár és hivatkozás

Miért van szükség annak érdekében, hogy az irodában, és hogyan kell létrehozni? ha egyáltalán lehetséges „tökéletes rend”?

Fontos, hogy ne csak a rend helyreállítására, és hogy egy ilyen rendszer, ha a munkát minimális erőfeszítéssel, és a rend fenntartását „önmagában”.

A Wikipedia szerint a tökéletes rend - egy „harmonikus, várható, kiszámítható helyzetét vagy helyét valami.” Úgy tűnik, hogy mi van, hogy azt mondják, ha minden világos? Azonban, ha belegondolunk, kiderül, hogy nem is olyan egyszerű.

Előfordult már látogatóba, és csodálja meg, mintha valaki lakásában, majd jön haza, és rájönnek, hogy személyesen is ebben a házban nem valószínű, hogy jól érzik magukat? Sajnos, a hibák nem történnek csak a javítási privát apartmanok, hanem hogy mikor hozzon létre egy új képet vonzott szakemberek.

Az egyik cég felújított alkalmazottai voltak nagyobb valószínűséggel, hogy a betegszabadság, azok állandó fejfájás. Company iroda falára felújítás után lett narancs és megszerezte a szaggatott vonal konfiguráció, a mennyezet meg neoncsövek, ráadásul a háttérben az irodában folyamatosan furcsán hangzott a zene ... és nem sok mást. De ítélve a vélemények az alkalmazottak, az új vállalat imázsát a javítás után nem megy neki előnyt.

Hoz érdekében kezdődik a javítás. Nagyon nehéz, hogy tisztítsák meg, ha a javítás végezték „a show”, például, álmennyezeti eső felső, szőnyeg piszkos, akasztás vezetékek, stb

Assistant manager, általában jön dolgozni, ha már van egy csomó minden történt vele. És hozzá kell igazítani a meglévő helyzetet, és csak egy idő után, akkor lehetősége van arra, hogy kezd fokozatosan változtatni.

Fontos, hogy megfeleljen a szint a hivatal és az állapotát a szervezet. Ebben az esetben nem kell sajnálni a pénzt a cég, ha a menedzser úgy véli, hogy a kép - ez a fontos. Ez az egyik dolog - a személyes lakás és javítás, a másik - az irodában. A fordított összeg javítások változhat egységnyi területen a több tíz vagy akár több száz alkalommal!

A megrendelés -, hogy egy ilyen rendszer a munka, hogy nem terheli akkor, különösen a főnök. Az egyik mutató - az ütemben a cég működik. Gyors - nem jelenti a nyüzsgés.

Minél nagyobb a sebesség, annál fontosabb lesz kiszámítható, ha minden egyes munkavállaló tudja egyértelműen, hogy néhány pillanatig, hogy amit és hol tart, hová tegye, stb

Hogyan kezdjük el rendcsinálás?

Először is nézzük osztani a két folyamat: a jelenlegi és általános tisztításra. A „rutinmunka”, kívánatos, hogy megszerezzék a megfelelő irodai berendezések.

Célszerű félre időben tisztítására nem csak minden nap, de a végén a kis gyártási szériák - egyszer befejezte a munkát egy bizonyos csoportja értékpapírok, azonnal tisztítsák meg a rendetlenség.

Nézd meg, hogyan működik a szakácsok japán éttermekben, dolgozik egy sushi konvejor rendszer. Amint a szakács célba főzés tekercs (ez így teljes mértékben figyelembe véve a látogatók), eltávolítja a munkahely (ami mindig tökéletesen tiszta és vonzó).

Úgy tűnhet, hogy ez nem lehetséges. Gyakran előfordul, hogy ha már egyszer valószerűtlennek tűnt, egy bizonyos megközelítés műszakilag egyszerűen megvalósítható.

Ha szétszerelés értékpapír hosszú időt igényel, hozzon létre egy közbenső tároló rendszer, de fontos, hogy biztos, hogy félre időre válik állandó ebben az esetben. Ha néhány helyen az iroda valami gyűjt - ez annak a jele, hogy valamit meg kell változtatni, és kényelmesen elvégezhető: a bevezetni ezt a meghajtót, szemetet vagy átirányítani az áramlás a dolgok, emberek, papír, stb egy másik helyen.

Nagytakarítás igényel sokkal több időt igényel, mint a jelenlegi. Célszerű, hogy betette a terv, ha csökken az üzemi feszültség, például, mielőtt a hosszú ünnepek, vagy ha a főnök megy nyaralni, stb Az általános tisztítószerek hasznos nézni irodájában egy friss pillantást alkalmi látogató. Ha sajnálom, hogy részben a néhány dolog, akkor kérjen meg valakit, hogy segítsen. Normális esetben kívülállók hajlamosak dobni egy csomó több, amit lehet dobni magát.

Minden dolog, amelynek használata bizonytalan, tedd egy külön mappába vagy fiókba. Ha egy hónap után nem lesz szükség, akkor lehet megsemmisíteni. Ha néhány találatot akkor nem kell, de szeretné, hogy mások (például az üzleti emléktárgyak), tudnak adni. Ez hasznos, ha az irodában doboz kis ajándék lehet peredarivat ha szükséges (de legyen új és vonzó dolog a kedvezményezett). Ne adjon valamit, ami nem kell, vagy egy másik személy - ez annak a jele, rossz íze van.

Személyes szokások és a munka követelményeit

Néhány sebész az otthon nem tudja betartani az alapvető higiéniai szabályokat. De ez nem teszi őket egy rossz orvos, ha a munkahelyi hatnak utasításokat.

Az asszisztens fontos, hogy bizonyos másik pozitív benyomást, amely lehet semmisíteni, még kisebb részleteket.

Körül a titkár szakma kifejlesztett egy aura bizonyos sztereotípiák, ami kívánatos is ilyen vagy olyan módon illeszkedik (vezetett saját tapintatból és a józan ész).

Úgy tartják, hogy az első asszisztens a fej hord jobb, mint a többi alkalmazott. Ez nem azt jelenti, „drága”, és „ízléses”. Megtalálható a márkás üzletek áru értékesítése, rendelkezésre szinte minden költségvetést. Office hostess megadja az alaphangot a többi a személyzet, ha szükséges, a megfelelő megjegyzések (a legfontosabb dolog - nagyon tapintatosan).

Ne hanyagolja el a kis dolgokat. Szépen és egyenletesen hajtogatott dokumentumok, ideális esetben szolgált egy csésze teát - ez az igazi névjegykártyája az első asszisztens rendező. Törekszünk, hogy az ideális, bár más alkalmazottak úgy vélik, hogy egyszerűen kap a munkát időben és valahogy. Ugyanakkor nem megy perfekcionizmus - mindegy tökéletesség definíció elérhetetlen. Minden ember vannak kis szokások, amelyeket nagyon nehéz kezelni - valaki meghúzza a haját, amikor aggódnak valaki megharapta ajak vagy rágja a körmét. Kezdje a rend helyreállítása érdekében a benne önmagát -, mint te magad nézd, milyen benyomást másokra teszi a munkaterületet, és akkor könnyebb lesz, hogy kérje a többi alkalmazott engedelmeskedni a kéréseket és utasításokat (ami nem mindig ért egyet).

5 japán "C"

Okos japánok felér egy teljes rendszer, amely az úgynevezett „Lean Production” vagy „Kaizen”.

Kaizen, kaydzen - a japán filozófia vagy gyakorlat, amely középpontjában a folyamatos fejlesztése a gyártási folyamatok és kezelése, fejlesztése a kiegészítő üzleti folyamatok, valamint a javítása az élet minden területén.

Kiderült, hogy ha a festék bolt a fehér színt, majd egyre inkább érezhető a törmeléket és egyéb szennyeződéseket. Hasonlítsuk össze a hagyományos megközelítés - nem hagyó festék színe, nem lehetett látni a hátrányai.

Az alapot a Kaizen módszer áll, öt fő elemei - az „5 S»:

Öt elvek gyakorlati alkalmazása átalakítják a következő öt szabályokat.

1. Küld: megszabadulni a felesleges. Rendszeresen, az irodában, a munkahelyen, vagy akár az erszényes van valami felesleges. És létrehoz egy káosz. Megszabadulni tőle! Hogy ez a folyamat egy szokás, és kap öröm belőle (hidd el, ez lehetséges). Szokás - ez az, amit rendszeresen ismétlődik. Amint azt észleli, a felesleges dolgokat, dokumentumok, stb - tartalmazza szokás (kivéve, persze, az, hogy most van itt az ideje, ha nem - mindig jön vissza erre később, mikor lesz). Fokozatosan rögzült szokás, és a rend körüli szinten fog növekedni.

Ha nem tudja, vagy nem felesleges dolog - Head ilyen esetekben egy speciális doboz, amelyet rendszeresen kell pusztítani (egy bizonyos idő után, mint a hetek vagy hónapok).

2. Kövesse az eljárást: meghatározzák minden egyes dolog a helyére. Ez az egyszerű szabály lehetővé teszi, hogy elkerüljék a sok probléma. A munkavállaló elvesztette egy fontos dokumentumot? Volt egy másolat és az eredeti veled marad. Hol vannak a kulcsok a lakás? Lógott speciális tartót a bejárat közelében. Ezek a módszerek menteni egy csomó időt, mert egyszerűen nem merül fel olyan helyzet, amikor szükség lehet sürgős, hogy nem találja

Ha valamit rendszeresen elvesztette, jelentkezzen az a hely, ahol a dolog, hogy meg kell őrizni, megvásárolhatja neki egy speciális tartály, szekrény, polc, mappa stb Ösztönözni kell a személyzet számára, hogy a dokumentumokat tárolják a számítógépek egy bizonyos sorrendben, majd olyan helyzetekben, amikor a munkavállaló megbetegszik, vagy ment nyaralni, minden csere az emberek gyorsan megtalálja. Igen, néhány ember megy minden ki, hogy engedélyezi az új rendszer, de ha mutatnak némi kitartás, együtt egyfajta tapintat, hamarosan értékelni fogják az előnyöket.

3. Tartsa a munkaterületet tisztán. Hagyja sebész féltékeny! Ez nem azt jelenti, hogy folyamatosan porszívózás a billentyűk vagy törölje le alkohollal (bár természetesen ez is néha hasznos, hogy nem). A legfontosabb dolog - határozza meg magad, mi ez - „tisztaságát”.

Például, ha hazamész, majd az asztalra nem marad egyetlen dokumentumban. Vagy az „asztali” számítógépes extra ikonok, mind a dokumentumok speciális mappák, és nem esik le véletlenszerűen, abban a reményben, hogy egy nap a dolgokat. Sokkal könnyebben először megszervezni, hogy mit és hol spórolnak, és a vonat a technológia más alkalmazottak, ha elküldi őket egy különleges levelet, amely világosan mutatja, hogy hogyan és mit kell tenni.

4. szabványosítása háztartás eljárásokat. Nagyon nehéz minőségének ellenőrzésére a szem. A high-tech iparágak mindig minőségellenőrzési osztály.

Ha azt szeretné, hogy az alkalmazottak bizonyos szabályokat, hozzon létre számukra egy rövid emlékeztető, ha szükséges - fotózni, mit gondol a helyes, és tartalmazza a képeket közvetlenül a memo.

Az ilyen kijelentések ne legyen túl sok, különben az emberek csak felejteni mindent. De csak a legfontosabb, hogy mi fontos neked, és másokat, hogyan lehet elérni ezt könnyen és gyorsan. A kevesebb erőfeszítést fordítanak majd - a jobb.

5. javítani az eljárást, serkentik a fenntartásához. Ha létre a legtökéletesebb emlékeztető, de ez nem lesz megvalósítható és betartásának ellenőrzése által előírt követelményeknek meg, akkor minden erőfeszítés hamarosan semmivé. Érvényesíteni az Ön igényei egyszerű - dícsérve az embereket, hogy mit csinálnak a jobb, és finoman pont, hogy a hibát. Fontos elmagyarázni, hogy mit kell javítani, hogy megtörténjen, ahogy kellene. Ha egyezik szó valami kézzelfogható - ez csodálatos.

Például egy kis díjat a legpontosabb irodai alkalmazott ebben a hónapban (fontos, hogy nem ugyanaz a személy minden alkalommal, különben a többiek elveszíti lelkesedését). Azt is jól megalapozott egy ilyen egyszerű eszközzel bizonyított a becsület roll, hála a fejét, egy kis ajándék, stb

Akkor lehet alkalmazni ezeket a tippeket nem csak a munkahelyen, hanem otthon, ahol ők is sikeresen működik, minden nap hozza meg egy szívességet.

Közlemények a jövőbeli számok