Kitöltési útmutató az útlevél fájlok szervezése, tárolása menedzsment dokumentáció

Kitöltési útmutató az útlevél fájlok szervezése,

tárolására adminisztratív okmányok
1. Bevezetés

1.1. Ezek az iránymutatások dolgoztak annak érdekében, hogy javítsák az állami számviteli bizonylatok, a Levéltári Alap, az Orosz Föderáció és az egyéb levéltári dokumentumok, amelyek tárolják az archívumban szervezetek - források megszerzése állami és önkormányzati levéltárak Köztársaság Karélia.

1.2. Utasítás határoz meg eljárást kitöltő útlevél fájlok szervezése, tárolása menedzsment dokumentáció (Függelék 4. számú bekezdését).

1.3.Pamyatka szánt levéltári szervezetek és egyéb szervezetek az alkalmazottak felelősek a regisztráció, tárolására és felhasználására vonatkozó dokumentumokat a szervezet, valamint a munkavállalók az állami és önkormányzati levéltárak végző szervezeti és módszertani irányítása a Szervezet irattárában.
2. Általános rendelkezések

2.2. archív útlevél van töltve 2 példányban. Az első példány az útlevelek kerülnek a megfelelő állami vagy önkormányzati archívum. Második példányát az útlevél tárolja a szervezet előtt annak felszámolását (átszervezés).

2.3. Szervezetek közé útlevél hitelesítő a dokumentumok tartós tárolás ideje és személyi amelyek irattárában a szervezetben, beleértve alakult tevékenységüket, a tevékenység, amelyet - elődei, valamint alárendelt szervezetek, ha a dokumentumok birtokában jön az archívumban az anyaszervezet .

2.4. Nem kormányzati szervezetek, okmányok megőrzésére az állami és nem állami tulajdoni formákat, azaz létrehozott dokumentumokat előtt és után a privatizáció vagy corporatization képeznek két különböző útlevelek.
3. Az eljárás regisztrációs űrlap kitöltésével és az útlevél fájlok szervezése

3.3. 1. szakasz „Általános információk” on line 101

Count 1 - jelzi az alapok száma letétbe az archívumban

2 oszlop - a négyzetméterben archívum

Gróf 3 - terhelése százalékban archívumokat.

Archives torlódás mértékben kiszámítani, az esetek száma, amelyek az archívumban tárolt, kapacitás mérésére és megszorozzuk 100-zal.

Annak megállapításához, a kapacitás az indikátor kell számítani az átlagos száma tároló egységek elrendezett egy folyóméter levéltári polcok. Ez a szám függ a paraméterei tároló berendezések (magasság, mennyisége, hossza a rack polcok, stb).

Példa: Egy archív tárolt letéti egység 7500

A hossza a levéltári polcok által elfoglalt dokumentumok 100 folyóméter. Tételek száma osztva száma folyóméter

7500: 100 = 75 letéti egység

Következésképpen 1 folyóméter polcok 75 letéti egység

A összegének kiszámítása a tárolási kapacitás egységek található 1 méter szorozva a szám a teljes hossza archív polcok (beleértve az ingyenes)

Példa: A teljes hossza a polcokon 120 lm

75 x 120 = 9000 lm (Kapacitás komponens)

Ahhoz, hogy kiszámítja a százalékos hasznosítását számú tároló egységek oszlik kijelző kapacitás és szorozva 100

7500. 9000 x 100 = 83,3%

Százalékos archív terhelés 83,3%

Az archív felvételek tárolási 25560 letéti egység hossza levéltári polcok által elfoglalt dokumentumok 300 lm A teljes hossza a polcokon - 400 lm

25560. 300 = 85 letéti egység

85 x 400 = 34000 letéti egység (Kapacitás komponens)

25560. 34000 x 100 = 75,2%

3.4. 2. szakasz, "Document Information"

1. oszlop - információkat tartalmaz a dokumentumok tartós tárolás időtartamára és az alkalmazottak. Tételek száma a megfelelő mezőkbe, ebben a szakaszban van feltüntetve után poedinichnogo kiszámítására, beleértve a számviteli bizonylatok alapján.

Gróf 2 jelöli a dátumot a legkorábbi tárolt szervezésével tartós tárolására dokumentumok személyzet (a megfelelő sorok).

Gróf 3 - meghatározott befejező dátum tárolt dokumentumok az archívumban.

Számít 4, 5, 6 - töltik ki, ha a beszámolót készítő gazdálkodó egység folytatott volna a válogatott kezelési dokumentáció és tartós tárolása a személyzet, és tette fel a leltár, amely jóváhagyott és összehangolják az EPA levéltári intézmények.

Count 4 - jelzi a tételek számát a leltár.

Számít az 5. és 6. - jelzi a kezdő és befejező dátumot beírni a dokumentumok listája.

b) dokumentumok személyzet nyilvántartást közjegyzői és háztartási könyvek kapcsolatos lakásprivatizációja dokumentumok - 75 év.

Időszak átmeneti tárolása a Levéltári Alap az Orosz Föderáció dokumentumokat nem kormányzati szervezetek a szerződésben meghatározott között az archívumot, és a tulajdonos vagy birtokos, az ilyen dokumentumok.

Ha egy nem kormányzati szervezet a dokumentumokat az állami szervezetek - az előd, az említett dokumentumok állami tulajdonba kell tekinteni tárolt dokumentumok idővel.

3.5. Szakasz „személyzet” - információt tartalmaz az archívumok munkavállalói szervezetek szerint a munkaerő.

3.6. A „dokumentumok őrzése” Hangsúlyoznunk kell, mutatók jellemzik a teret, amelyben tárolni a levéltári dokumentumok. tároló berendezések, tároló támogatja szabályozási rendszerek is. Ha speciális levéltárak a szervezet nincs jelen, a megfelelő információk jellemzőit tükrözik a valós dokumentum tárlóhelyiségekben (műtők, folyosókon, pincékben és így tovább. N.)

3.7. Pontosabb információt a rendelkezésre álló helyi rendeletek a szervezet a szervezet a megyei levéltár és iratkezelési alkalmazása van töltve

3.10. Az útlevél indokolásban, amely információkat tartalmaz változásokat a neve, munkahelye, szervezeti és jogi státuszát, illetve tulajdonosi forma szervezet, a változások okait indikátorok történtek a jelentési időszak alatt, az előzetes transzferek információt a dokumentumokat az állami vagy helyi tároló (a fájl neve, típusok, kötetek és extrém időpontot benyújtott dokumentumok és az év átvitel) közöljék információkat a rendelkezésre álló tudományos referencia rendszer a dokumentumokat. A magyarázó megjegyzés által aláírt megfelelő hivatalos.

személyzettel az osztály, GN Fedorov