Time Management a Microsoft Outlook
Gleb Arhangelsky elmondja, hogyan kell kezelni az időt egy egyszerű Outlook. Egyszerű eszközökkel a prioritások és lépést tartani vele.
Merev és rugalmas tervezést
Általában úgy találják, hogy az időmenedzsment - tervezi, a merev tervezés. Például: "At 08:00 - feat 9 - lepárlás a felhők." És jogosan felháborodott: „Hogyan tervezz, ha minden változik, így gyorsan”
Sőt, mi lehet rendelni a pontos futási időben nagyon kevés probléma. Általános szabály, hogy csak találkozók, előadások, szemináriumok, és hasonló események előre ismert a pontos időt a kezdet.
Egyéb feladatok általában van egy „rugalmas” természet - a végrehajtási időt, szánunk, mint mondják, „a helyzetet.” Ezeket a feladatokat is, és meg kell tervezni, ezért fontos, hogy nem helyesen.
Merev és rugalmas tervezést két különböző entitások biztosított Outlook:
A találkozó jön létre a „Naptár” részben kapcsolódnak össze, hogy egy adott nehéz teljesítmény - „Péntek, 15.00.” A felvetett probléma a „Műveletek”, amelyek „a végrehajtás időpontja”, azaz az időpont, ameddig a feladatot el kell végezni.
Találkozók biztosítják a kényelmes áttekintést a „kemény” kapcsolódó lineáris időben „Chronos”, a terv része, a nap vagy hét. Feladatok - áttekintést a „rugalmas”, kapcsolódik a „Kairos” esetek. Ugyanakkor, akkor csoportos feladatok, rendezni, és festeni a legkülönfélébb módokon, így könnyen irányítható a teljes készlet esetben.
A szokásos módon, hogy minden feladat -, hogy mozog a „műveletek” részben nyomja meg a megfelelő gombot a navigációs sáv (1. nyíl).
Azt javasoljuk, egy másik, sokkal finomabb módon hozzáférni a problémákat. Ez tálcán a „naptár”. Úgy néz ki, mint ez:
Ezzel panel látható ugyanakkor, és a menetrend a találkozókat a nap vagy hét (balra), és ez a probléma (a jobb oldalon). Így egy képernyőn kényelmesen kétféle típusú tervezés: kemény (ülések) és rugalmas (feladatok).
Dátum naptár bal lehet létrehozni egyszerűen kiválasztja a megfelelő időben az egérrel, és beírja a nevét a találkozó. Feladat létrehozása veszi a nyíl 1 - azt jelzi, egy kis doboz szürke felirat „Ide kattintva eleme feladat.” Miután ez a választás, kattintson duplán az egérrel, akkor hozzon létre egy feladatot. Gyakorlat a kinevezések és feladatok.
Hogyan kell beállítani a naptár kijelző a Tálca:
Menj a „Naptár” részben.
A „View” menüben válassza a „munkahét”. Naptár szerezhet azonos formában látható. ... - az egész napos függőleges óra.
Válassza ki a „Task List” menüpontot ugyanebben a menüben. A jobb oldalon a naptár, a tálcán.
Ha meg kell látni a naptárban, nem egy egész héten, de csak ma, a „View” menü helyett „munkahét”, válassza a „Day” tételt.
Ha meg akarjuk változtatni a színét a naptár, a pontosság az idő rács, a napok száma a „Munkahét” - mindez lehet tenni az Eszközök menü / Beállítások / Beállítások / Naptár beállításai.
Finom módon kezelni emlékeztetők
Létrehozása a problémát a Microsoft Outlook, azt látjuk, sok különböző paraméterek - a teljesítés időtartama, a rendelkezésre állás, a kamat, stb Sok ilyen lehetőség, akkor szüksége lesz egy viszonylag ritka.
Leggyakrabban használt létrehozásakor a bejelentés feladatait, „emlékeztető”. Amikor meghatározza a feladat végrehajtási ideje, az Outlook automatikusan „megtanulja”, hogy az „emlékeztető” a nap meg kell, hogy értesítse kiugrott egy külön ablakban. Alapértelmezésben az értesítés jelenik meg ugyanazon a napon, a tervezett időpontban a feladatok ellátása a 09:00.
Ha a feladat egy meglehetősen nagy és összetett - Azt javaslom, hogy hozzanak egy figyelmeztető jelzés, egy ideig, amíg a teljesítési időszak feladatait. Nézd meg az alábbi ábra (létrehozása „jelentést készít” probléma):
Felmondási idő a feladat elvégzéséhez - reggel, csütörtökön a területen „Term” (1. nyíl) kiszerelt csütörtökön. De mi van állítva emlékeztető szerdán. Így szerda reggel, az Outlook emlékeztetnek a szükségességét, hogy készítsen jelentést, és kezdhetjük el tudja végezni ezt a feladatot, vagy a menetrend, hogy egy adott időpontban a „naptár”.
Ne rongálja értesítéseket, használja őket, csak a feladatok nagyon kötődnek egy adott napon. Ellenkező esetben óránként akkor jelenik meg, egyre több és több csengetés emlékeztetőket, és az idejét tölti főleg egy gombnyomásra „elhalasztására.”
Segít csökkenteni a riasztások száma egy egyszerű technika: tervezés referencia pont. Frame, a francia „benchmark” - a koncepció tüzérség. Ezek néhány észrevehető pont a terep, mint a víztorony, a magas fa, amely mérjük az irányt a fegyvert. Ha van egy ilyen jelentős mérföldkő, az élet sokkal könnyebb: nem kell számítani, amit a y koordinátáit egy ellenséges tank, hadnagy felderítők jelentették meglehetősen az akkumulátor a rádióban, mint a jobb / bal vagy távolabb / közelebb veszi a keretet.
Prioritás: A legfontosabb - piros!
Az egyik fő titka a sikeres kezelése a személyes idő - illetékes rangsorolása. Mindenesetre feladatlistában jelöljön ki a fő, és indítsa el a fő - ez a fő szabály ebben az esetben. Microsoft Outlook lehetővé teszi, hogy automatizálja ezt a folyamatot, és ez még inkább felhasználóbarát.
Készítsen az Outlook több feladat, hogy meg kell emlékezni. Például:
Petrov ellenőrizze a készségét a jelentést a Bank: fizet otthoni internet projekt A: felkészüljenek a találkozó egy előadást új termék
Azt javaslom, hogy kezdje a középtávú célok, azaz a oly módon, hogy el kell végezni a következő néhány hétben. Ha aktívan használja a papír napló, én nem ajánlom, csak hogy megpróbálja „ugrik” az egyik az Outlook. Hagyjuk, amíg a rövid távú események és feladatok a naplót, de a közepes létre az Outlook. Különösen mi a középtávú célok Outlook megbirkózik sokkal jobb naplót.
A jövőben fogjuk elemezni minden alkalommal menedzsment technikák segítségével az Outlook egy nagy menedzsment „ügy”. Hogy sem a különböző iparágak képviselői és foglalkozások nem sérült meg, vesszük, mint a főszereplő jól ismert minden menedzser - Ostap Bender a „aranyborjút”. Egy tipikus középvezető: több alárendelt (Kozlevich Balaganov és Panikovski), egy nagy komplex projekt (cannibalization Alexander Ivanovich Koreiko), sok kis „rutinmunka”, hogy meg kell teremteni az egyensúlyt a munka és a magánélet (Zosia Sinitskaya), stb
Rendezetlen lista számára létrehozott feladatok Ostap Bender idején belépését a városokban a fekete, akkor lásd alább:
Miután elvégezte az első 10-15 feladatok válnak nehezen kezelhető bennük. Ezért fontos, hogy azonnal előtérbe: kiemeli a legfontosabb kihívásokat, hogy elvei szerint az időgazdálkodás, elkezd dolgozni velük.
A kiemelt listájának feladatok Ostap Bender akkor lásd alább:
A prioritást feladatok listáját a „Tálca”
Amikor létrehoz egy feladatot választotta „fontossága - magas”, az Outlook alapértelmezés szerint osztja ezt a problémát nagyobb és szép print (a kiemelt feladatokat a nyilak). Ha a probléma elvesztette sürgős - lőni a probléma a „magas” fontossága, valamint a probléma jön vissza a normál betűtípus és a szöveg színét. Ezért Outlook segítségével a fiók szerkezetének, csak hogy lásd a listát a fő, nem szétszórtan a kis dolgokat.
Úgy döntöttünk, hogy vezetői feladat: középpontban a prioritást. Nézzük, miként lehetne megoldani technikailag, azaz mit kell tenni az Outlook beállításait, hogy egy szép listát a kiemelt feladata.
Hogyan kell helyesen konfigurálni egyéni nézet. szabályok autoformatting
„Hozzon létre egy egyéni nézet” kifejezés - csoportosítva, válogatott és színes azonnali Outlook, hogy mutassa meg a problémát, csak a kívánt módon.
Ahhoz, hogy hatékonyan működjön együtt az Outlook meg kell tudni, csak két szó, és öt gomb. Két bűvös szavakat - „Felhasználói nézet” és „Custom Field”. Körülbelül öt gomb - egy kicsit tovább.
Egyéni nézet - ez egy pillantást a feladat listában a lehetőséget, hogy a feladatokat pontosan úgy, ahogy akar. Ie csoportosítva értelmében festett különböző színű, ábécésorrendben vagy dátum szerint, stb Ami Outlook programban - a felhasználó, akkor személyre szabott bemutatót „user”, szemben a normál nézetet, már be van építve az Outlook.
A lehetőség, hogy a prioritásokat festett, és megjeleníti a nagy nyomtatási - ez csak egy példa a saját kilátás. Vegyük ezt a példát, nézd meg, hogyan szabhatja néző kényelmes.
1. Kattintson a jobb gombbal a szürke felirat „tálcán” a tálcán (1. nyíl).
2. A megjelenő menüben kattintson a „Megváltoztatja az aktuális nézet” (2. nyíl).
Elmentünk egy hely, ahol meg tudjuk változtatni az aktuális nézetet a tálcán. Előtted látni ezt a menüt:
Itt vannak azok, 5 gomb, hogy meg kell tudni, hogy hatékonyan kezelje az Outlook. Gombok itt többé, de nincs rá szükség. Most a mester egy gomb, automatikus formázás, a többi fog foglalkozni később. Állítsa be a kijelző prioritás piros.
Kattintson a listában a szabályok „Add” gombot (2. nyíl). A lista a szabályok lesznek egy új szabály (3 nyíl), eredetileg az úgynevezett „Névtelen”. Nevezzük a jogállamiság „Priority” (írja a szabály neve helyett a „Névtelen”).
5. Minden szabály két részből áll: Feltételek és betűtípus (nyíl 4). Feltétel - ez a paraméter a probléma, látva, hogy az Outlook feladat tehát a megfelelő típusú (valamint a színes, félkövér vagy dőlt, stb), hogy meghatározzuk a szabály „prioritás”, szükségünk van a paraméter „Font”, hogy a szín, szeretné látni festett prioritásokat; a „Feltételek” set ellenőrzési feladat, hogy ő paraméter „fontos” „magas”.
6. Kattintson a „Font” és válassza ki, hogy milyen típusú Outlook kell festeni prioritásokat az Ön számára. Ábra. Ehhez válasszuk Verdana betűtípust, félkövér, dőlt, 11 pont (azaz valamivel nagyobb, mint a szokásos feladatok jelennek meg a betűk 8 pont), vörös.
Válassza ki a betűtípust, amelyet festett a feladatokat.
7. Zárja be a betűtípus választás ablakot az „OK”. Most kattintson a „állapot” (nyíl 4). Itt adhatod meg az Outlook-volna, milyen probléma szeretné látni festett vörös félkövér dőlt. Ha megnyomja a „Feltétel” menüben ábrán látható.:
A választás kiválasztásának feltételeit feladatok festeni
8. Ebben a menüben válassza a „Speciális” fülre, kattintson rá, „Mező”, a pop-up menü „Minden mező a probléma”, akkor sub „jelentőségét.” Úgy néz ki, mint ez:
Válasszon ki egy feladatot a paraméter, amely megmondja Outlook-őt festék.
9. Állítsa be az értéket a mező „fontos”, amelyben Outlook színezése a megfelelő feladatot piros. A mi esetünkben ez „A fontossága - még - magas” (1. nyíl). Kattintson a „Hozzáadás a listához” (2. nyíl) és az „OK” (3 nyíl), majd ismét az „OK” a „Auto formátum” és az „OK” a menüben a „Beállítás a bemutatót.”
Beállítása paraméter értékét, amelynél Outlook fog festeni probléma
Most megnyitni valamelyik feladatot a tálcán, és állítsa be a „fontossága - magas” (1. nyíl). Kattintson a „Mentés és bezárás” (2. nyíl).
Telepítése fontosságát paramétert a
Ha minden kész van 1-8 lépésének, akkor kiemelt „fontos” feladatot a feladat listában jelölje ki a szép print:
Task List fejlett automatikus formázási szabály „fontos - nagy kijelző félkövér dőlt”
A munka ábrázolások beállítás készség, akkor tegye a következő feladatokból áll:
1. gyakorlat: Hozzunk létre egy szabályt autoformatting, arra kényszerítve az Outlook festeni nem elsődleges feladat szürke.
2. gyakorlat: Állítsa be a szabályt autoformatting: „A feladatok a határidő előtt, ami kevesebb, mint egy hét végrehajtás - kékkel van kiemelve.”