Jellemzői írásbeli üzleti kommunikáció - etika és etikett az üzleti kommunikáció külföldiekkel - Etikai
Jellemzői írásbeli üzleti kommunikáció
Mielőtt megvizsgálnánk az írott üzleti kommunikáció, szükség van, a mi véleményünk, hogy tisztázza néhány fontos kérdést.
Először is, írásbeli üzleti kommunikáció nagyon hasonló (a tartalom, a szabályozási keretek és a többiek.) A szóbeli kommunikáció. Így az alapvető követelményeknek és előírásoknak, valamint az elméleti megközelítések az utolsó nagyban is alkalmazni kell, írásbeli üzleti kommunikáció. Másodszor, a kulturális sajátosságok az üzleti kommunikáció a partnerekkel a különböző országokból származó alapjául írásbeli kommunikáció. Harmadszor, a legtöbb jellemzője az üzleti kommunikáció tükröződik üzleti levelek, amelyek egyik legfontosabb formája az üzleti írásbeli kommunikáció.
Tekintettel a fentiekre, úgy véljük, az általános követelmények az üzleti levelezés, valamint annak jellemzői kommunikálni a külföldi partnerekkel.
Mint tudod, a legtöbb dokumentum írásbeli üzleti kommunikáció ötvözi a „vezetői levél”.
Szerkezetileg áll egy levél átvételét, befejező és egyben utolsó része. A bevezetés meghatározott indokait és a közvetlen oka, hogy ez lett az alapja az írás egy levelet. Az igazoló történetében a feltett kérdés, hogy a bizonyítékok, tények, linkek a jogszabályokban, a digitális adatok, következtetések levonásához. Az utolsó rész tartalmazza a fő gondolata a dokumentumot: a kérés, ajánlat, beleegyezés, lemondás stb
Követelmények a vezetői levél nagyon magas, mert még egy kis információ torzítás is kapcsolja be a hibát egy jogi szempontból. Minden adat és tény említett levélben ellenőrizni kell.
Hivatalos leveleket készítünk egy vállalkozás (intézmény, szervezet), a többi.
Megkülönböztetni az ilyen hivatalos levél: írni-kérelmet, a megkeresésre, írni fellebbezés írni vizsgálóbizottság. Választ díszítjük tartalmától függően a beérkező e-mail.
Az informális levelek alkalmazottai ugyanazon a szinten (pl humán erőforrás menedzser az egyik cég vezetője személyi szolgáltatás a többi), a javaslat a személyes találkozót, hogy megvitassák néhány a kérdések az információcsere és a többiek.
Általános szabály, hogy a hivatalos üzleti levelek funkció lehet osztani azokat, amelyek választ igényelnek, és azokat, amelyek nem igényelnek választ.
Tematikusan megkülönböztetni betűk adminisztratív-gazdasági, a kínálat és a marketing, a termelés, a propaganda, és mások. Ezen az alapon osztja az üzleti és kereskedelmi levelezés. E, amely kapcsolatban van a gazdasági, jogi, pénzügyi és egyéb tevékenységi formák a vállalkozás üzleti levelezés, és a leveleket kérdésekben logisztika és értékesítés - a kereskedelmi.
Szerkezeti jellemzők üzleti levelezés osztható szabvány (szabályozott) és a nem szabványos.
Személyes betűk között kicserélt barátok vagy rokonok. Az ilyen leveleket privát. Mint általában, személyes leveleket kézzel írott. Néha lehet nyomtatni, de a meghívók, válaszok, üdvözletét és részvétét mindig írni kézzel, kiemeli az őszinteséget az, aki ír a legjobban igazolja személyes hozzáállást az emberek és események az életében.
Sok országban úgy véli, hogy bizonyos esetekben, biztos, hogy küldjön levelet (például, hogy kifejezze háláját a tulajdonosok, ha egy vendég a saját több mint egy nap, köszönöm az ajándékokat, ha ez nem lehetséges, hogy személyesen).
Ajánló Leveleket képviselő személy távollétében. Segítenek neki, hogy gyorsan kap támogatást az ideiglenes tartózkodási. Azt jelenti: „A bemutatóra e végzés jogosult a figyelmet és a vendéglátás.” (Figyelembe véve, hogy kényelmetlen megkérdezni senkit, hogy egy ilyen levelet.)
Együtt egy ajánlólevelet lehet ágyazni a borítékot névjegy, és a nevét egy ajánlott, akkor írj egy ceruzával.
Az alakja egy ajánlólevelet lehet az alábbi formában:
Kedves Miss Rosaline!
ügyeiről cégünk Thesszalonikiben.
Remélem lesz érdekelt, hogy találkozzanak és beszéljen vele.
Azt viszont örömmel ez hasznos.
És még egy sajátossága: a fő nyelv a nemzetközi üzleti levelezés angol. Egy angol-barát üzleti személy a világ bármely pontján. Tekintsük az alapvető szabályok kidolgozása betűk a külföldi partnerekkel.
A tudományos irodalomban felhívja a figyelmet arra, hogy az erősségek levelezés kompenzálására gyengeségeit.
Erősségei közé tartoznak a levelezés elosztani ilyen:
• olvasó, hogy könnyen megértsék a részleteket az üzenet, különösen a digitális tartalom;
• írásos üzenet lehet az alapja a vita;
• A nyomtatott szó biztonságosan tároljuk.
Hiányosságok az alábbi lehetséges:
• az, aki azt írja, nem tudja, hogy díszíti beszédét arckifejezéseket és gesztusokat;
• az, aki azt írja, nem lehet megtanulni, aki ismerős lesz az anyagi és mikor.
Mint látható, az üzleti írásbeli kommunikáció jelentősen eltér az értelmezést. A beszélgetés, akkor terjedt a különböző kezdetleges ötleteket. Ha az ötlet kerül bemutatásra, papír, meg kell ásni a részleteket. Ugyanakkor sokkal könnyebb becsapni magát, mint bárki más.
Hivatalosan üzleti szféra kommunikációs és funkcionalitásának üzleti levelezés meghatározza annak jellemzőit.
Először is, ez a hivatalos, annak köszönhető, egyrészt kommunikációs helyzetekben, másrészt - a természet közötti kapcsolat a partnerek között. Az írásbeli üzleti kommunikáció széles körben használt helyzeti közhely, sztereotip kifejezéseket és mondatokat. üzleti levelezés szabványosítás okozta a gazdaság igényeinek, és annak szükségességét, hogy megkönnyítsék a levelek feldolgozása.
Ezért, mielőtt írni a levelet, a következő szempontokat kell követni:
• A típus a levél (kísérőlevél-kérés e-mail üzenetet, egy emlékeztető levelet, és mások.);
Általános szabály, hogy a célja az írás egy megjegyzés:
• felhívni a figyelmet, hogy egy adott helyzet vagy probléma;
• Az a képesség, hogy könnyen érthető írásos;
• ösztönözze a törvény, és nem másként.
Ez egy nyilvánvaló cél. Azonban van még egy olyan cél, nem látott még, aki írta a levelet. Ez a cél -, hogy jobban megértsük a problémát, hozzon létre egy vékony logikai ábrázolása az ő ötlete.
A céltól függően a levél tervét. Gondosan kiválasztott minden tényeket, amelyekre meg kell jegyezni. A szöveg három fő részből áll:
• az utolsó rész (kösz, írj vissza, ha valami nem világos, és mások.).
• Ha a levél tájékoztató jellegű a belépő felfedi a történelem, a szervezet, a fejlesztési és a kialakulását, amelyek a tevékenység abban a pillanatban, vezeti a statisztikát, stb Például :. „Tájékoztatjuk Önöket, hogy cégünk együttműködik. ”.
• Ha szükséges, hogy ismertesse a kérdést veti fel a partner, akkor amellett, hogy a válaszok rájuk remélt a lehetőséget a további együttműködést, vagy nincs ilyen lehetőség, javaslatokat terjeszt elő. Például: „A kapcsolat a kérését, akkor jelentem, hogy tudna küldeni egy csoport a szakemberek.”.
Különös figyelmet kell a fő része az írás egy üzleti levél.
Információ legyen tömör, logikus, érthető. Azonban túlságosan elragadta rövidsége nem szükséges, mivel ez vezet a további kérdéseket, magyarázatokat és felvilágosításokat, és ennek következtében a további levelezés és késlelteti a gyakorlati kérdésekben.
Ha a levél leírja vagy ajánlások jobb meghatározása az időben azok végrehajtását. Az olyan kifejezések, mint „a közeljövőben” nem kívánatos.
Írásakor a fő része a levél arra ösztönzik, hogy tartsák be az alábbi szabályokat:
• elemzi az összes érvet, hogy kizárja, amennyire csak lehetséges, minden másodlagos;
• csoport valamennyi tény a kiválasztott irányban;
• vegye fel címeket minden részén; Írja egyes rovatok egy külön papíron; hogy neki egy kis baj;
• megvizsgálja a szekvencia bemutatását elvén alapul „egy ismeretlen, hogy egy ismert”;
• Ne lakjanak a banális dolgokat, emlékezve arra, hogy „rövidség - a testvére tehetség”;
• A grafikonok, diagramok, táblázatok, stb.;
• Ne félj dolgozni huzat, hogy a szöveg könnyebben olvasható.
Az írásban az utolsó része a levél azt is figyelembe kell venni a rendelkezésre álló lehetőségeket.
• Hagyományosan itt lefektetett remény a kapcsolatok fejlődését és az a tény, hogy a megadott információk a levél lesz kölcsönösen előnyös. Például: „Reméljük, hogy együtt fogunk működni, és biztosíthatom.”.
• Abban az esetben, a lehetséges jövőbeli megszűnése üzleti kapcsolatok partner az utolsó része a levél lehet összefoglalni ezt a mondatot: „Ugyanakkor tanúskodnak a nyitottság az üzleti együttműködés a jövőben.”
Külön meg kell vizsgálni a sajátosságait üzleti levelezés külföldi partnerekkel.
• minden államban kell írni egy új sorban;
• nem írok, amire szüksége van a lehető legegyszerűbben, érthető;
• Ne írjon egy agresszív Tony;
• gondoskodni kell arról, kifejező bókokat;
• Szükséges megjegyezni, hogy a valódi érzések, hogy nagyobb a hatása, mint a hamis;
• ne használja a parancsot bürokratikus kifejezéseket, hogy válni a hazai eljárásban: „Arra kérünk minden részt venni”, „tájékoztatja a végrehajtásáról”, „arra irányul, hogy vezesse”, stb kell az etikai megvédeni érdekeiket ;.
• Szükséges, hogy alaposan ellenőrizze a szövegét információk teljességének és érthetősége bemutatót.
Fontos jellemzője a nemzetközi üzleti kommunikáció a hang a levelet. Ahhoz, hogy kommunikálni az üzleti partner jobban, hogy egy semleges és pozitív hang, ne irónia, brutalitás, és mások.
Az építőiparban mondat eredményétől függ az üzleti kommunikáció. Köztudott, hogy a magatartás a vállalkozások közötti párbeszéd egy jóindulatú hang sokkal fontosabb, mint a jogot, hogy a szavak és elhelyezni őket.
Meg kell jegyezni, hogy a megjelölés a jó modor üzleti levelezés használata bizonyos kifejezéseket és azonosítja a szélütés. Amikor a nem-fizetés a számlák, helyesen írni: „Meg vagyunk győződve arról, hogy a fizetés elmulasztása miatt van érvényes okok miatt.” Azzal érvelve, hogy nem fizetése nem jövedelemmel, akkor javasoljuk, hogy a következő formában: „Mi lesz boldog, hogy fizet, de kapunk. ”. Amikor a hír, hogy tájékoztatja partner negatív vagy kedvezőtlen jellegét, nem elrejteni az elégedetlenség, de meg kell tenni rendesen. Például: „Mi fáj tanulhatnak a levelet.”.
Alatt levelezés külföldi partnerekkel, fontos figyelembe venni a funkciók kapcsolódó tipológiája javaslatok és használata elválasztó. Kerülje a hosszú mondatokat, amelyek elhomályosítják a szöveget. Mondatok húsz vagy több szó további szerkesztést igényelnek. Azonban a túlzott rövidsége nem járul hozzá a megértése a szöveget, és gyakran ad neki egy brutális. Ezért jobb, ha felváltva rövid mondatokat az átlagot.
Viszonylag határolójelek és csökkentések üzleti betűket a követelmények és előírások az idegen nyelv, amely a levélírás. Ebben az esetben biztos, hogy szükségük van tanácsadásra és szerkesztését szakemberhez.
Az irodalomban az üzleti kommunikációs specifikus követelmények vonatkoznak a levél részleteit idején a levelezés külföldi partnerekkel.
Dátum (nap, hónap, év) küldött leveleket helyezünk a jobb sarokban cím alatt úgy, hogy az utolsó számjegy a célvonalon a jobb margó a lap.
Azáltal levéllel, az európai országok, a dátumot írt a következő: először sorszámai számokkal és végződéseket, akkor a hónap és az év. A leveleket az amerikai dátumok vannak írva másképpen: az első hónapban, majd a számot, és - vesszővel elválasztva - évben.
• Ha tudja a helyzetét a munkavállaló a cég, akkor jobb, ha jelzi, miután a családi és utónevét, hogy az udvariasság;
Rátérve a rekvіzitnih követelmények képest a fő szöveg, ilyen jellemzők figyelembe kell venni:
• levél szövege alkotja bekezdések, amelyek mindegyike tartalmaz egy teljes gondolat (az USA-ban nyomtatott betűkkel bekezdések behúzás nélkül, Angliában és az otthoni - vissza öt üres a bal margó);
• Ha a levél nagyon rövid, a nyomtatás dupla sorközzel;
• Sima papírlapok vagy formákat alkalmazunk a következő oldalakon a szöveg; elején minden oldalon jelzik a számot,
• A betűk használata ajánlott passzív igék;
• felkészülés a levél szövegét, akkor jobb, ha közös mondatok. Írta: nem hivatásos (nem üzleti) nyelv által keltett benyomás nem értés művész és a vállalkozások számára;
• a szöveg minden esetben ne legyen helyesírási hibákat.
A végleges formáját udvariasságból lehet ez: szigorúan formális - „tekintetében”; hivatalos - „a szíved.”
Üzleti levél végezetül az aláírás az alapvető követelmények, melyek a következők:
• nem kerül a jobb oldalon a lap alatt jóvoltából végső alakját. Név és cím a személy, aki aláírja a levelet, nyomtatott, fentről lefelé az ő aláírása.
A szerződések, pénzügyi kötelezettségvállalás, garanciák és egyéb hivatalos dokumentumok alá kell írnia az erre felhatalmazott személyek.
Tehát, üzleti levelezés külföldi partnerekkel jelentős funkciókat, ismerete nélkül, ami nehéz a siker eléréséhez.
Az üzleti kommunikáció külföldi partnerekkel kell vezérelnie a szabályok és tanácsok által tervezett híres szakértő a kommunikáció területén D. Carnegie. [6] Az alapja az ismert szabályok megbízott vizsgálatok eredményeit az emberek érdekeit terén a kommunikáció.