Jellemzői levelezés kormányhivatalok
Jellemzői levelezés kormányhivatalok
Hogyan juthat el a választ a szövetségi végrehajtó szerv
A képlet az „ideális levél” az állami szerv
Mi az a levél? A levél - a generikus név különböző dokumentumok tartalmának postán, futár, futár telefon, fax, e-mail.
Egységes állami nyilvántartás rendszer kimondja, hogy „az intézmény szervezi és fenntartja levelezés superior, alárendelt és egyéb szervezetek és polgárok saját hatáskörén belül.”
A gyakorlat azt mutatja, hogy írni kellene fordítani egy kérdés, ha azt szeretnénk, hogy foglalkozzon ezzel egyidejűleg az intézmény számos különböző kérdéseket, célszerű, hogy egy pár betűt. Ez felgyorsítja azok végrehajtását.
Jellemzően a levél szövegét két részből áll. Az első rész jelzi az oka, indoka, a cél a dokumentum, a második - megoldások, következtetések, kéréseket, és javaslatokat.
Minden dokumentumot kell felelnie bizonyos követelményeknek. Ezek a következők:
- rövidsége és tömörsége bemutatása;
- A pontosság és a bizonyosság a megfogalmazás, az egyediség és egyenletes feltételeket;
- következetesség használata jogalkotás technikákat.
Hivatalos stílus használatában rejlő szavak csak azokat az értékeket, amelyeket elismert norma obscheliteraturnogo használat, valamint az érték a hagyományos üzleti dokumentumokat. Ez állítólag a figyelmet a lexikális szavak értelmét. Nem ismerve a lexikális jelentés egyes szavak vezet hibákat.
Példa: „leszállít önköltségi ára” (akkor csökkentheti a költségeit az áruk, termékek, de nem az önköltségi ár, lehetőség „a költségek csökkentése”).
Ne használjon olyan szavakat kapcsolatos köznyelvi beszédet, mint a „titkár”, „technikus”.
Normál beszéd „kapcsolatban az, hogy a kormány”, „annak érdekében, hogy anyagi segítséget nyújtanak”, folyamatosan átveszi a hivatalos dokumentumot, szerez egy stabil jellegű, és az ő szerepe, mint közelít kifejezéseit. A nyelv a dokumentumokat, akkor ugyanazt a funkciót, mint a stabil kombináció „figyelembe veszi”, „hozza a figyelmet.” De ha a szabályokat megsértették, mivel nem ismeri a használatát a funkciók egy frazeológiai egység, hiba történik.
Például az ige „megelőzés” (elkerülésére) értelmében „csinálni valamit, hogy” made kombinálni a „megsértését”, „hiba” és a többi főnév, amelyre jellemző a negatív jelenség, de nem nevez meg konkrét lépéseket „elkerülni, hogy durva.”
Tehát az ideális megoldás -
- Ez a tudás eloszlása közötti felelősség az első minisztérium vagy hivatal tisztviselői, vagy a tudás az ipari szektor szerkezeti egység;
- ez egy egyértelmű és szakmai, stilisztikailag helyes állítást a kérdésre minden szükséges adatot egy teljes megértése a problémát;
- a nyilatkozat a személyes álláspontját a felvetett kérdéseket;
- Ez a „súlyos aláírását.”
A szerkezet és a kölcsönhatás a kormányzati szervek
A feladatmegosztás az állami hivatal
Minden szövetségi minisztérium egy olyan rendelkezést a kormány által jóváhagyott, amely szerint a tevékenységet végzik, a szövetségi szervezetben.
A helyzet kapcsolatos tested megtalálható a jogrendszer „Tanácsadó +” vagy más kereső. A rendelkezés tükrözi az általános rendelkezések, a hatáskörét a testület, a szervezet tevékenységét.
Az e rendelet alapján kiadott belső rend a hatáskörök elosztását között miniszterhelyettes (sajnos, ez nem tesszük közzé), amely szerint az információáramlás van kialakítva.
Ha tudod, mi a szerkezeti egység foglalkozik a kérdések, mint például az a kérdés, ingatlan, akkor természetesen írásbeli kérelmet a fej (rendező) a megfelelő kontroll (megye). A dokumentum alá közvetlenül a szerkezeti egység van rögzítve, általában egy elektronikus adatbázis osztály vagy vezérlési adatokat, és a szállított egy állásfoglalást a fejét. Bent a szerkezeti egység általában egy elosztó ágazati kérdésekben, amelyekkel összhangban az üzenet lesz festve a végrehajtás.
Ha a kérdések a hatáskörébe két vagy több minisztérium és osztályok, akkor van szükség, hogy a kérelmek küldéséhez összes ezeket a szervezeteket. Érdemes megadni a szövegben, hogy már kérte, hogy több helyen, hogy megoldja a problémát.
Írj egy levelet nevében a természetes vagy jogi személy
Ha bejelentkezik a levél, mint az egyén, a regisztrációs kérelem lesz kicsit más, mint az általános levelezés. Amellett, hogy a speciális bejövő számot, a felbontás kerül időszakra tervezett választ. Általános szabály, hogy fellebbezések polgárainak adott mérlegelési idő 1 hónap napjától regisztráció.
Ha a levél által aláírt igazgatója a növény, a fejét a társadalomban, stb ez normálisnak tekinthető levelezés. Figyelembevételével az ilyen dokumentumok is adott 1 hónap, de abban az esetben a kérelem szempontjából általában nem nézni. Általános szabály, hogy a választ e levelek jönnek által aláírt tanszékvezető.
Az aláírás a válasz az ilyen kérés függ a felbontás. Ez lehet a fejét a szerkezeti egység.
Helyes bemutatása az ügy kezeléséért
A pontosság a dokumentum elválaszthatatlanul kapcsolódik rövidsége. De rövidsége nem célja a dokumentumot. Ez nem jön rovására a megvilágított kérdés. A tömörség kell kapcsolódnia egyedi és konkrét - egyfajta koncentrált információ.
Ha a dokumentum illusztrált táblák, akkor jobb, hogy végezzen a kérelmet.
A dokumentum szövege pontosnak kell lennie. Kérdést tett fel írásban kell meghatározni és érthető módon. Ez megkönnyíti a művészek munkáját a kérését. Ha a levél szövegét olvassa, hogy minden olyan dokumentumot, akkor jobb, készítsen róluk másolatot. (Return valószínűleg nem lesz, így a másolat).
Azt is célszerű jelezni írásban a véleményüket a felvetett kérdéseket, ez segít a végrehajtó előállítására sürgősségi válasz a levélre. Elfogadom, hogy könnyebb megegyezni a korábban kifejtett nézeteivel, ha megfelel bizonyos előírásoknak, vagy nem ért egyet az azonos véleményt, hanem bizonyítani a tévedés e.
Ellenőrző végrehajtási dokumentumok és megrendelések - kulcsfontosságú vezetési funkció. Elfogadva, de nem hajtották végre megoldást gyakran jár együtt a közvetlen veszteség nem csak időt, hanem a pénzügyi és anyagi erőforrásokat. Minden teljesített vagy adaptált késleltetni döntés - az a tény, az államapparátus, és egy bizonyos mértékig, hogy lejárassa az irányító testület. Ezért a teljesítmény nyomon követése cél - a maximális kellő időben történő és minőségi kivitelezés a dokumentumok és a megrendelések.
Ahhoz, hogy hajtsák végre a teljesítmény-ellenőrzési funkciókat a minisztérium kijelölt ellenőrzési szolgáltatás. Ez lehet egy egységet a irodai szolgáltatások (CA, Office, stb), vagy önálló szerkezeti egységet. Végrehajtása dokumentumok végrehajtását ellenőrző függvények és utasítások az irodában Minisztérium biztosítania kell a teljesítmény rendszerekből (irányító szolgálat, irodai szolgáltatás, amelynek feladata a nyilvántartások kezelése a strukturális osztály, feje minden soraiban). De, ahogy a gyakorlat azt mutatja, a várakozás, hogy az ellenőrző szolgálat függetlenül koordináció nélkül más részlegek és szolgáltatások anélkül, hogy a vezetés szükséges kiigazításokat a munkájukban, képesek biztosítani a magas szintű vezetői fegyelem, nem mindig indokolt, és szükség van egy szisztematikus megközelítését a probléma nyilvánvalóvá válik.
Szabványos, karbantartást ellenőrzés végrehajtását a minisztérium tartalmaznia kell a teljes egészében a szabályozási, szervezeti, jogi, szabályozási dokumentumok sorrendjét definiálják az ellenőrzési rendszer, amelynek betartása szükséges mind a hatékony irányítás egészét, és elérni a nagy teljesítményű fegyelem különösen.
A jelenléte a végrehajtás ellenőrzése azt jelenti, hogy minden alkotó egységek dolgoznak az általános szabályok szerint, vezérli a közös elvek és megközelítések, beleértve azon helyzeteket, a viták, használják az üzleti kommunikációban egyértelmű, hogy az összes feltételt és definíciók azonos prioritások, és azokra a közös cél érdekében.
Ideális esetben ellenőrizni kell minden regisztrált és választ igényelnek dokumentumot, de bonyolultsága miatt ez a munka, a változó jelentőségű dokumentumok valóban a tömeges levelezés számos kritériumok ellenőrzése kiválasztott csak bizonyos dokumentumok (a lista ezen dokumentumok határozzák meg az oktatás a hivatal vagy a helyzet ellenőrizhetetlenné Minisztérium ). Ezen túlmenően, a fejét a minisztérium vagy a szerkezeti egység (mindegyik a saját szintjén) hozhat további döntést annak szükségességét, hogy ellenőrizzék ezt vagy azt a dokumentumot.
Mindig is az volt, és valószínűleg lesz egy nagyon nagy dokumentumot a szövetségi szervek a végrehajtó hatalom. Következésképpen az első fokon a művész közvetlenül a dokumentumban van jelölve „Control”, „sürgős”, stb
Szintén kiemelkedő végrehajtás alá a dokumentumokat, amelyek a személyes ellenőrzése az első személy a minisztérium.
Küldj egy levelet faxon
telefax jelentette operatív szöveg küldésére és fogadására dokumentumok és irodai anyagok szervezetek (szervezetek), és a telepített az irodában szolgáltatások részleg vagy a fogadó osztályvezetők.
A fax, a hivatalos száma a minisztérium vagy hivatal, székhelye a beadás vagy az irodában.
A hasonmás lehet továbbítani szöveges anyagok, táblázatos vagy grafikus természet, tele nyomtatott, gépelt vagy kézzel írt módon.
Ha azt szeretnénk, hogy gyorsítsák fel a folyamatot vizsgálja kérését, hogy küldjön egy faxot, akkor először a kapcsolatot a titkár szerkezeti egység, vagy egy írnok bejelentette szándékát, hogy küldje el a faxot. Miután a hívást vissza, hogy megtudja, hogy a fax letelt, kérje a neve e fogadni az üzenetet. Ez lehetővé teszi, hogy megtalálja a dokumentumot. De akkor azt tanácsolom, mindig ismétlődő az egész folyamatot, és küldjön egy levelet postán - hivatalos bejegyzését a dokumentum áll rendelkezésre.
Abban az esetben, fax üzenet érkezik a teljes fax szövetségi ügynökség, ő biztos, hogy regisztrált.
Megegyezés szerint a közvetlen elkövető használhatja az e-mail.
Hogyan kell elkészíteni a válasz az Ön levelére,
Regisztráció bejövő levelezési központilag releváns szerkezeti egység (LE, szervezési osztály, stb.) Az elülső oldalon az első lap kerül regisztrációs bélyegző a beérkező kódot, a dátumot a dokumentumot. Kapott levelezés rögzíti a számítógépen. Dokumentumok a regisztráció után, az előzetes vizsgálat és kiszerelés ellenőrzést küldött titkárságának helyettes miniszter vagy fej szerkezeti megosztottság a szervezet végrehajtás, és dokumentumokat, amelyek megkövetelik felbontású miniszter át a miniszter titkársága. A vizsgálat után a miniszter vagy megbízottja dokumentumokat hozott határozatokat az UD felbontású át a szöveget egy elektronikus kártya, nyomtatás dokumentumok szerint a határozat és küldő végrehajtásra.
Egy hasonló áramlási dokumentumok és a szerkezeti egységek. A felelős személy hivatali ügyintézés, válassza anyagokat, amelyek a továbbiakban a kapott dokumentumok továbbítja azokat az osztályvezető vagy helyettese tesz egy jelet a chipkártyák elhaladó dokumentumokat.
Munkaközösségvezetők biztosítása gyors dokumentumok vizsgálata, hozza őket, hogy az előadók a felvétel napján, monitoring minőségi teljesítmény anyagi dokumentumokat.
Az Ön által küldött levél postai úton vagy kézzel be az osztály Expedíció (Ez nagyban csökkenti az időt, és a kérdését kezébe közvetlen végrehajtója), be van jegyezve a szervezetben. Ez regisztrációs számot tartozik, és később keres az Ön kérésének, ezt a számot. Regisztráció zajlik 1-2 nap. Ezt követően a dokumentumok vannak elosztva a témában a kérdésekre, és eljutni a teljesítményt az osztály vagy az irodában, vagy a felbontást a Titkárság a miniszterhelyettes, vagy miniszter.
A könyvtár szolgáltatás minisztérium vagy hivatal ismeri a hivatkozási számot a bejövő számot a levelet. És ott fog tanulni egy szerkezeti egységet arra irányul, hogy végre.
Ha a fogadott dokumentum a teljesítményt a szervezeti egység, például a recepciós, hogy a miniszter, az a felbontás számos művész (családi munkaközösségvezetők), a végrehajtó felelős tekinthető szerkezeti egység, az első ezen a listán. További osztályok kötelesek benyújtani a véleményüket a felvázolt kérdések sorrendjében, írásban, az első előadó. Ő össze őket, és elkészíti a válasz tervezetét, és mielőtt halad az aláírás felügyelő miniszter-helyettes, vagy egy miniszter, összegyűjti vízumot valamennyi szervezeti egység, illetve irodák, amelyek szerepeltek, mint társ-végrehajtók a miniszter a felbontás.
Továbbá, a dokumentum lesz az asszisztens helyettes miniszter, vagy egy miniszter, attól függően, ki kell írnia a válasz dokumentum ismét leolvassuk az asszisztens, a vezír, és csak azt követően, hogy a dokumentum továbbítása az aláírást. Ha az asszisztens azt mondta tervezet válasz nem jól tervezett, joga van visszatérni a dokumentumot vissza felülvizsgálatára vagy fő elkövető vagy a szerkezeti egység, melynek kérdései az asszisztens szerint nem kellően megvilágított.
Mi megtalálható a kimenő válasz számot
A betűk aláírt példányát Office vagy AP elhelyezi a regisztrációs hivatkozási számot. Ez a digitális vagy alfanumerikus megjelölés rendelt a dokumentumot.
Index kimenő által aláírt irat miniszter vagy megbízottja, tagja kezdőbetűiből az első és az utolsó név, elválasztva egy kötőjel - az index a szerkezeti egység, amely a dokumentumot elkészítő, a tekercsen keresztül - soros (regisztráció) számú dokumentummal, például: XB-14/222. Az egyes minisztériumok szerkezeti egység kódja nem hozott (XB-222).
Index származó szerkezeti egység a dokumentum áll egy rögzített osztályozó index szerkezeti egységet, és egy csipetnyi - soros (regisztráció) az okmány száma, például 14-222.
Az algoritmus helyességét a választ akció
- tudás eloszlása közötti felelősség az első minisztérium vagy hivatal tisztviselői, vagy a tudás az ipari szektor szerkezeti egység;
- egyértelműen meghatározza kérdésre minden szükséges adatot egy teljes megértése a problémát;
- nyilatkozat a személyes álláspontját a felvetett kérdéseket;
A leggyakoribb hibák:
Ø hiányos és nem egyértelmű nyilatkozatot tárgyának (az írás nem lehetséges, hogy egyértelmű következtetéseket);
Ø feltett kérdésre a levélben, elvesztette relevanciáját, mivel a kiadvány a megfelelő szabályozás
Szabványok és előírások