Hogyan kell beszélni a vezetéssel növekvő állami

• Chobotova Victoria | Főosztályvezető dokumentumfilm karbantartása CJSC „szibériai Service Company”

Valóság, hogy meg kell foglalkozni

Azóta, akárcsak iratkezelési folyamatokat, már több mint 15 éve. Ebben az időszakban elég szerencsés voltam, hogy a munka a legnagyobb szervezetek hazánk és emeljék a szakképesítések terén az elméleti ismeretek és a gyakorlat. De ez az, amit soha többé meghökkent: miért dolgozik dokumentumokat adott olyan kevés helyen a szervezet középpontjában az innovatív és dinamikus fejlődés, miért van a felfogás, hogy a miniszter szabhat „minden”?

És jól, ha a nyilvántartó „nagy”, amelynek magasan képzett és képes építeni a teljes munkafolyamat a szervezetben, figyelembe véve a teljes ciklus dokumentumfilm tevékenységek támogatása, valamint megoldani egyéb kérdések szervezeti támogatás a fejét. De ez inkább kivétel a szabály alól.

Jelenleg az alapja a jólét az üzlet fejlődését, amely magában foglalja az elkerülhetetlen munkafolyamat mennyiségi és minőségi szempontból, hogy új megközelítéseket igényel terén bizonylati alátámasztását a szervezet és további forrásokat. Meg kell jegyezni, hogy a korábban megállapított idő előírások 1. 2. időmérő foglalkozások könyvtárak, beleértve munkaköri és funkciókat, rendszeresen frissített, de nagyrészt nem felelnek meg a mai igényeknek. Ugyanakkor szabványok szervezeti támogatása menedzsment tevékenységek egyáltalán nem.

Ehhez azonban a pozitív trend már megállapított. Ma számos szervezet összpontosított vezető pozícióját az ipar, a végrehajtási dokumentumkezelő rendszer, így biztosítva a versenyelőnyt. Ugyanakkor gyökeresen megváltoztatja értékelését a dokumentum menedzsment funkciók: támogató szerepet helyett egy stabil hozzáállás, mint egy üzleti folyamatot. Ez a gondolat fontos közvetíteni a felső vezetés a szervezet, bár nem az első alkalommal.

Ez képes arra, hogy a magasan képzett szakember, mérföldkő, hogy a jelenlegi állami követelmények dokumentálása asszisztens, amelynek hatáskörébe az épület logikai folyamat dokumentációs tevékenységek támogatása szabott minden egyes szervezet. A sikeres vállalat ilyen szakértői általában élén az érintett egység, bárhogyan is nevezzük: A titkárság vezetője, ügyvezető igazgató, vezető óvodai szolgáltatások stb

Szabványok használata - a nemzetközi és a hazai!

Nem véletlen, fontos kritériumok alapján vizsgálta a szervezet irányítási rendszer követelmények és előírások terén a dokumentumkezelés, adatszolgáltatási követelményeket tartalmazza az összes nemzetközi minőségirányítási rendszerek. „Modern MIR fogalma 3. Először is, úgy a minőség, mint a fő tényező a versenyképesség és formálják a fenntartható üzleti, másrészt hangsúlyozzák a közvetlen kapcsolat van a minőségi termékek / szolgáltatások a vállalat és annak minőségét tevékenység” 4. Ez az ígéret a nemzetközi szabványok alapján ISO 9001, egyértelműnek kell lennie, hogy a vezető a szervezet, valamint az üzleti tulajdonosok. Akkor továbbra is olyan fontos kritérium értékeléséhez rendszer a szervezet saját előírásoknak való megfelelés, ideértve A dokumentum menedzsment területen.

És itt teljesen szimpatizálnak Faith Iritikovoy véleményt fejezte ki néhány hónappal ezelőtt az oldalakon a magazin: „Ha azt szeretnénk, hogy információt arról, hogyan működik a dokumentumokat külföldi, hogyan lehet megoldani a problémákat, amelyek a dokumentumok, mi az a szint a” külföldi „iroda, először ISO szabványok tanulmányozni kell, mert bennük összefoglaló formában tartalmaz információkat a jelenlegi (már elért bizonyos országokban és más kívánt) szintű ismerete fontos a dokumentumok kezelésének és optimális követelményeket a szervezet. „5

Önként elfogadja elvei minőségirányítási rendszer szabványok és ajánlások, a szervezetnek biztosítania kell, hogy a minőség nem csak az utasításokat foglalt a politikai szervezet, hanem a dokumentumkezelés. Ezt a célt el lehet érni a fejlesztése és nyújtása a szervezet vezetése széles körű eszközök - származó dokumentum létrehozása és ellenőrzése alatt a végrehajtás irányítására a szervezet tevékenységének, a formáció a hosszú távú stratégia kialakítása a legegyszerűbb alkalmazásokat.

Hogyan optimalizálja a teljesítményt?

Általános szabály, hogy a funkció a bizonylati alátámasztását szervezet tevékenységét főként önálló szerkezeti egységet. A cégünk, hozzá vannak rendelve az osztály dokumentumfilm karbantartása Administration (a továbbiakban - a Department). Értéke cégünk egy modern, mobil felső vezetés, ezért az egyik osztály céljait figyelembe véve, földrajzilag elosztott szerkezete a szervezet létrehozását a központ hatáskörébe és a személyzet képzése (beleértve a titkárok és szakemberek az első sorban a szervezeti és dokumentációs támogatás kezelése és a cég vétel). Éppen ezek a tisztviselők felelősek nyilvántartás, kísérő menedzsment tevékenységét a székhelye és ágak szerint a modern nemzetközi előírásoknak.

Az integrált funkciók a Department szakértői közé tartoznak:

Egyes funkciók az EDS találni dokumentumok elkészítése tervezet dokumentumok nyilvántartása eredeti dokumentumok és a további feldolgozást hajtunk végre közvetlenül az egységeket, amelyek különösen lehetővé teszi, hogy biztosítsák azonnali tervezetének elkészítése dokumentumok, lehetővé teszi a vállalat alkalmazottai, és a legfontosabb dolog - a feje saját üzleti tevékenységet folytatnak levelezést összhangban forgalmazás iroda, stb a művészek és a vezetők a függetlenség lehetővé tette annak idején jelentősen csökkentik az alkalmazottak számát a mi osztály. De ez a helyzet kiszállt az ellenőrzés, hogy kezelni kell a folyamatot, és hogy kényelmes mechanizmusok felhasználók beépített algoritmus intézkedések kizárását célzó szándékos hibákat. Ez szükséges a kidolgozása és végrehajtása a magas színvonalú oktatási anyagok (rendeletek), valamint az EDS.

Raspredenie funkciók között a személyzet az osztály és más részeinek a „közzététele szabályozó dokumentum általános igazgatója”

Hadd mondjak egy egyszerű példát - kiadás a szokásos adminisztratív okmány (a továbbiakban - KMG) főigazgatója keresztül sed. Következőképpen járjon el:

Ahhoz, hogy végezze el a kijelölt sor művek:

1. az állam a mi egységet osztottak személyzet szakértelemmel és tapasztalattal rendelkezik a szervezet ezeket a folyamatokat, valamint a
2. kidolgozta a folyamat menedzsment dokumentáció támogatása, beleértve a belső politikák kidolgozásának nyilvántartásáról és az elektronikus dokumentumkezelő rendszer (DMS).
   A rendszer dokumentumfilm karbantartása és vállalatirányítási rendelkezéseket tartalmaz meghatározó eljárásokat és felelős a következő folyamatokat:
   • a folyamat „levelezés”;
   • a folyamat „igazgatási dokumentáció”;
   • a folyamat „ellenőrzés végrehajtása megoldások”;
   • a folyamat a „dokumentumfilm karbantartása irányítás”;
   • alkalmazkodás az eljárás (hogyan működik a SED az új alkalmazottak);
   • Sablonok kezelése dokumentáció és útvonalak mozgásuk;
   • fogalmát a recepció személyzete (követelmények megjelenés, kommunikáció, grafika);
   • munkaköri leírások minden alkalmazottja Administration.

Tekintettel a magas foglalkoztatási meglévő személyzet és az állandó hiánya kritikus tényező a minőségi dokumentumfilm karbantartó cégek:

1. egyesítés és a közös szabályok létrehozását a munka dokumentumokat, amelyben a szerszámokat, hogy az automatizálás dokumentumfilm folyamatok
2. elválasztási zónák műveletek dokumentumokat;
3. határidőket szabjanak az egyes műveletek.

Hogyan kell bizonyítania, hogy itt az ideje, hogy növelje a személyzet?

Ha a készülék nincs elég személyzet, nem szükséges, hogy a személyi szolgáltatás maga is „lát”, és megoldani a problémát. Mint ismeretes, a mentő a fuldokló - a kézimunka a fulladás. Ezért azt javaslom, egy egyszerű megközelítés, amelyet alkalmazni lehet a körzet vezetője a, először, hogy megértsék a helyzetet magát, másrészt pedig, hogy a tények, hogy a döntést és az érvelés a legmagasabb szinten.

nem lehet megkülönböztetni, megfogalmazzuk az egyes funkciók egységet az alkalmazottak, hogy idő méréséhez és le a táblázatban. Átlagos mennyiségi mutatók a képre a dokumentum lehet venni a nyilvántartások a regisztrációs bizonyos típusú dokumentumokat. Az összegyűjtött adatok alapján a legjobb át Excel számítások (lásd. A 2. példát).

A munkaerőköltség alkalmazottak a Department for 6 hónap

A számítások szerint a 2. példa kiderül, hogy elvégzésére kijelölt funkciók kevés adat áll rendelkezésre 3 személy, mivel már tükröződik a számítási többletterhelés a százalékos minden egyes alkalmazott, ami több mint 100%. Ennek megfelelően, annak érdekében, hogy elkerüljék a negatív hatásai számának növekedése szükséges. Kell még figyelembe venni:

• hogy egy új alkalmazott minimum 3 hónap, hogy menjen át a adaptálása és fejlesztése a szükséges funkciókat, mielőtt elkezd működik teljes kapacitással;
• a tervezett éves növekedés dokumentum (ez körülbelül 30% a cégünk);
• hogy egy forrás a kompetenciák fejlesztése, a sikeres cégek folyamatosan, hogy új technológiák és rendeletek.

Megjegyzem, hogy a kormányzati szabályozások a képlet a szakértők által használt kialakulását az emberi erőforrások vezetők a teljes létszám a szervezet. Sőt, a képlet is speciális árak, amelyek figyelembe veszik az időt a személyes szükségletek, munkahely szolgáltatások, szabadidős stb beleértve hiányzások tényező a munka. mely ritkán veszik figyelembe a munkáltató által. Ie tervezés terhet munkatársai, a munkáltató nem veszi figyelembe, hogy abban az időszakban a hivatali feladatok ellátásával az egyes alkalmazottak úgy kell ütemezni, nyugalomban, akkor biztos, hogy megy nyaralni, és vehet betegszabadság. Ezekben az esetekben a további terhelést, mint általában, úgy kell elosztani, hogy más alkalmazottak, akik viszont:

• vagy meg kell adni egy tartalék „szabad” munkaidő,
• minden további terhelést egyenletesen kell dokumentálni és fizeti a felek megállapodása (az Art. 151 Mt.).

Mi nem fektetik kiszámításakor az ilyen kiegészítő tényezők által mért „tiszta” a terhelést, azonban meg kell érteni, hogy a tényleges mérete nagyobb, mint a 2. táblázatban látható példa.

Továbbá, azok a kijelölt munkavállalók motivációs vezethető mismatch elvek A jelen terhelés nehéz bevonni a munkavállalók a folyamat minőségének javítása a szolgáltatások, a képzés és mentorálás, az interoperabilitás, ragaszkodás az értékeket a vállalati kultúrát. Minden alkalmazottnak kell egy ötlet a lehetőséget, hogy fejlesszék és javítsák készségeiket, törekedni kell a legjobb teljesítményt, ami miatt a fejlesztése és javítása a szolgáltatás minősége történik minden alkalommal, majd évről évre új minőségi szintre. De terhelés alatt, mint a 2. példában leírt, akkor megállapítható, hogy a forrás a kompetenciák fejlesztése az alkalmazottak is.

1. A legkézenfekvőbb érv a mai vezetők válik a számok nyelvén, és másrészt az absztrakt tűnhet túl specifikus panasz túlterhelés ellen személyzet. Ezért fogalmaztuk a funkciók és a számított a terhelést a meglévő személyzet. Ugyanez lehet majd Önnek.
2. A szükséges feltétele a sikeres fejlesztési eredmények megfelelő lesz tervezése a jövőbeni időszakokban, így a fenti számítást végezni annak érdekében, hogy bizonyítani a közvetlen kapcsolatot, hogy növeljék a számos funkció vagy térfogat dokumentum száma érintett profilos személyzet, amely feltételezi az alapvető kompetencia központ terhelést a dokumentáció asszisztens Vállalat .
3. Ha pozitív döntés, hogy növelje a létszám nem vehető egy időben, akkor felül kell vizsgálnia a funkciók listáját az alkalmazottak, és zárja ki a funkciót, amely meghaladja a norma, annak érdekében, hogy elkerüljék a jogi kockázatok és negatív következmények miatt nem megfelelő nyilvántartás munkaügyi kapcsolatok alkalmazottak, valamint a minőség romlása kísérő dokumentáció a szervezet vezetése.

QMS - Quality Management System. visszamegy

Példa a számítás nem tartalmazza a tényleges adatok, és a kijelző (egy cikket). visszamegy