Az életciklus bejövő dokumentumot elektronikus dokumentumkezelő rendszer
Az életciklus bejövő dokumentumot elektronikus dokumentumkezelő rendszer
Az idők változnak, és helyettesíti a klasszikus „papír” iratkezelés „jön az elektronikus dokumentumot, amely által fenntartott egy speciális osztályát információs rendszerek - elektronikus dokumentumkezelő rendszerek.
A piacon most egy meglehetősen széles körű szoftveres megoldások, amelyek mindegyike valami, de abban különbözik a többitől. Hogyan lehet megérteni a sokszínű ez? Egyik jellemzője, különösen fontos a titkár vagy hivatalnok, aki dolgozik egy ilyen rendszert - mely szakaszában a dokumentum életciklus automatizálja egy adott rendszer.
Mi - az életciklus egy dokumentumot? Bármely dokumentumot, függetlenül annak szerkezetét vagy tartalmát áthalad egy sor szakaszában, amelyeket általában nevezik „dokumentum életciklus.” Általánosságban elmondható, hogy az összes dokumentumot áthalad öt fő szakaszból az életciklus (néhány lépést meg lehet ismételni, és néhány csak egyszer fordulhat elő):
- dokumentumokat hoznak létre;
- azokat felülvizsgálják, és javítani;
- formálisan vagy informálisan, elfogadva;
- forgalomba hozni vagy kiadni a szélesebb közönség számára;
- lássák el alapvető funkcióját és esik az archívum
- ha szükséges, kiolvassuk a archív, majd archiválja.
De az irodai nincs olyan dolog, tankönyvek. Van a „dokumentum” - a mozgás dokumentumokat a szervezet attól a pillanattól kezdve a teremtés vagy átvételi befejezni a végrehajtás vagy a feladás. Megkülönböztetni a következő szakaszában a folyamat dokumentum feldolgozási lánc:
- fogadására és előfeldolgozás;
- Előzetes vizsgálatok és forgalmazás;
- regisztrációs dokumentumokat;
- az irányt a teljesítmény és a végrehajtás dokumentumok;
- nyilvántartási és azonosítási dokumentumok
- küldés.
Külön-külön, mint a munkafolyamat feladat foglalkozik a szabályozás a végrehajtás és dokumentumok tárolása. Kiderült, hogy a papírmunka leírja csak egy része a szakaszában a dokumentum életciklus: az egyik, amelyben működik a jegyző.
Az elektronikus dokumentumkezelő rendszer dokumentálja az összes dolgozó alkalmazottak, akik a szakma van szükség. Ez a vezetők, akiknek szükségük van, hogy olvassa el a levelet, és úgy dönt, hogy mit kell csinálni vele, az előadóművészek, akik a határozat végrehajtását, előkészíti válasz leveleket. Általában bármely tagja lehet a szervezetnek, akik információra van szükségük a dokumentumok szerint azok tartalmát, színészek, határidők, stb
A papírmunka elfogadott kiosztani egy csoportja dokumentumok - bejövő, kimenő, belső szervezeti és igazgatási. Amikor dolgozik az elektronikus dokumentumkezelő rendszer ezt a felosztást, mint általában, továbbra is. Példaként tegyük a munkaköri leírás az elektronikus dokumentumkezelő rendszer bármilyen típusú dokumentum, például - belépő.
A dokumentum elkészítése (hogy a dokumentum tartalmazza, persze, hogy létre kell hozni, de ez történik valahol, egy másik szervezet), a felülvizsgálata, jóváhagyása és az elosztott (ezen a ponton, a dokumentum bekerül a szervezet).
Lépésben létre (ebben az esetben a dokumentum kézhezvételét rendszer elektronikus dokumentum külső rendszerek) elvégzéséhez szükséges leginkább időigényes része a művelet a belépő a tájékoztatás a dokumentum az elektronikus dokumentum rendszert.
Ez a munka két részből áll:
- adja meg a részleteket a dokumentum;
- dokumentum képe bemenet.
- Jelentés az ügyvezető;
- jelölje meg a fejét a végrehajtásának eredményeképpen ruhája.
Támadó szakaszában a „transzfer a levéltár” nem azt jelenti, hogy a dokumentum szükségtelenné vált. Meg kell szervezni a tárolási, hogy a dokumentum lehet könnyű megtalálni, és hogy a megfelelő információkat. Általában ez történik nómenklatúrája segítségével történő ügyek.
A tanulmány az elektronikus dokumentumkezelő rendszer kell figyelni, hogy hogyan minősíti. Sokkal egyszerűbb, ha a rendszer lehetővé teszi, hogy rendezni az említett dokumentumok egy esetben, és nem csak tárolja nómenklatúra index esetében, amely elvégezte a dokumentumot.
Ebben a szakaszban, akkor szükség lehet a műtét dokumentumok végrehajtás ellenőrzése. -E a rendszer generál végrehajtásáról szóló jelentések a dokumentum statisztikák, amennyire kényelmes, lehetőség van arra, hogy létrehozzák saját jelentések - mindez szükséges figyelni, hogy a tanulmány a rendszer. A műveletek szerepelnek életciklusának a kimenő dokumentum sokkal változatosabb. Elemezzük azokat részletesebben a következő cikkben.
Olga Podolina,
Tanácsadó Központ tanácsadás és megvalósítások
Társaság „InterTrust”
Kamasutra hangsugárzó - Radislav Gandapas