Általános kérdések a szervezet a vétel - szervezése és irányítása a látogatók fogadásának
Visitor - az a személy, aki kapcsolatba a szervezettel megoldani az üzleti vagy személyes problémák a fej vagy a szervezet alkalmazottai.
A látogatók fogadásának - ez az egyik legfontosabb eseménye a napi tevékenységek a vezérigazgató. Ezzel szemben az üdvözlő találkozó - egyfajta egyedi üzleti kommunikáció a cég vezetője, mind a szervezet alkalmazottai és más emberek, akik megérkeztek a recepción. titkár (kis intézmények) szervezéséért felelős a recepción a felperesek azt. Titkár menedzser szervezi az üdvözlő látogatók kalauz. A látogatók fogadásának - az egyik legfontosabb funkciója a titkár.
Megfelelően szervezett a látogatók fogadásának a cég garantálja a sikeres megoldás a legkülönbözőbb kérdésekben az ipari, kereskedelmi és személyes jellegű. Meg kell jegyezni, hogy a kötelezettséget, hogy a látogatók fogadására meglehetősen eltérő a különböző szervezetek. A nagy cégek, vannak speciális tisztviselők, annak érdekében, hogy megfeleljen a biztonsági és a kíséret látogatók az épület körül, illetve alkalmazottai az úgynevezett vétel (bejövő szakasz), amelyek megfelelnek a látogatók, és irányítsa őket az illetékes osztályoknak.
A jogszabályok szerint a állampolgárainak fogadását vezetője által szervezet személyi kérdésekben, azok helyettesei vagy vezető tisztségviselő. Hivatalos, mester vétel, kell, hogy legyen nagyon óvatos, hogy a látogató, az igények és kérelmek, irányítsa a beszélgetést, hogy azonosítsa a lényege a kezelés és a körülményeket, amelyek hozzájárulnak ahhoz, hogy a helyes döntés.
Ugyanakkor meghatározni és este, szabad idő. Az előnyös módszer, hogy tartsa heti látogatók.
A látogatók fogadásának fej végezzük, az előírásoknak megfelelően, a fej és a szabályokat a belső munkaügyi szabályok a cég az egyik megadott napon a hét (pl hétfő), a jól definiált, általában délután.
Az időtartam a fogadó idő beállítása alapján az átlagos látogatók száma, és figyelembe véve az átlagos időtartama az egyéni látogató kommunikálni a fejét.
Fogadása a szervezet tagjai végezhetjük végén vagy az elején a munkanap, kiemelve 10-15 percig, hogy megoldja az aktuális kérdéseket az egyes másodlagos. Ehhez lehet ütemezni.
Egy másik változata a recepció a jelenlegi üzleti kérdések - létrehozása egy adott időpontban minden nap, hogy minden munkavállaló (prioritási sorrendben, amely szabályozza a titkár) lehet menni a fejét, és megoldani minden kérdésre. Például egy nagyon népszerű ideje - 13,00-14,00 (ebéd után szünet), mivel bizonyított, hogy a délutáni hatékonyan vegyenek részt a szellemi tevékenység elősegítette, és a megoldás a jelenlegi rövid kérdéseket tett fel, és olyan. Szintén erre a célra alkalmas időben 9,00-10,00, mert az elején a nap a személyzet általában kell megoldásokat sürgető kérdés.
Amellett, hogy az aktuális kérdéseket bármely cég gondok vannak nem különösen sürgős, de fontos, és szükség részletes vitát.
Továbbá kinevezés vétel lehet elhelyezni a következőképpen. Minden munkavállaló állítani egy adott időben hetente egyszer, amikor megbeszéljük a felhalmozódott komoly problémák. Hogy biztosítsa ilyen megrendelést vétel ütemtervet dolgoznak ki. (2. ábra)
2. ábra - Menetrend személyes állampolgárainak fogadását
Amellett, hogy a dolgozó ott, és a személyi kérdések, bár az ügy, persze, ez elég ritka.
Néhány nagy szervezetek vezetői osztják meg azokat a napokat megfontolásra személyi kérdések az alkalmazottak. Attól függően, hogy a szervezet méretétől és az áramlás alkalmazások lehet, például az első péntekén hónap 16,00-20,00, vagy akár minden csütörtökön 18,00-20,00. Minden szervezetnek van egy adott időben és a hét napjának által meghatározott helyzetet. A legtöbb esetben, ha a személyi kérdésekben osztja különleges alkalom, ma este, részben vége után a munkanap. Egy vezető célszerű, mivel lehetővé teszi, hogy ne szakítsa meg az aktuális eseményekről munkaidőben, és az alkalmazottak, akik érdeklődnek a szó a személyes problémák, általában nem bánom, hogy maradjon.
Látogató fogadására más szervezetek kell előre elkészített a titkár. Vételi időt kell állapodni és kényelmes mind a látogatók, és a fej.
Felkészülés a látogatók fogadására. A folyamat előkészítése a látogatók fogadására kell végezni jó előre.
Ebből a célból, a miniszter tudni kell:
1) a dátumot és az időt (óra) legközelebbi látogatók fogadásának;
2) minőségi és mennyiségi összetétele a látogatók;
3) az okok (okok) látogatás;
A felkészülés a látogatók fogadásának, mindenekelőtt meg kell vigyázni a recepción, amely az, hogy kedvező benyomást jön, mint a vétel - az első kapcsolatfelvétel a cég (szervezet, intézmény). Kényelem a váróban nem extra feltételeket a látogatók számára, amely jelentősen befolyásolja a termékenysége a későbbi beszélgetés a fejét. És, hogy hozzon létre egy üzleti és nyugodt légkörben a recepción erőinek minden titkára. Ha a bejáratnál, hogy a hivatal nem szekrény kell vennie PEG vendégeket a recepción. Jó lenne elhelyezni mellett a fogas tükörrel. Hely látogató kell a látómezőben a titkár.
Gyakran egy szilárd szervezet bíró a gépek és design a recepción. Nem ritka, amikor a recepciós akasztani festmények egzotikus növények, virágok és akváriumokban. Minden világosítja fel a várható látogatók, ami a pozitív hozzáállás.
Ahhoz, hogy a magas szintű esztétikai belső kell, hogy végezzen szigorú rendezési, megfelelő építészeti megoldás, ami a kedvező éghajlat, folyamatos fenntartása tisztaság és a rend. egy speciális területet kell elkülöníteni a szolgáltatás a látogatók. (3. ábra)
3. ábra -vydelennaya terület látogatói
Ahhoz, hogy felkészüljenek a következő vétel titkár ellátja a következőket.
1. Kérdezd meg a fejét a 2-3 nappal a fogadó tervei munkáját ebben az időben.
2. Tisztázza, hogy a fej fog meghívni, hogy a kinevezését, hogy valaki írja le a szervezet neve, beosztása és neve visszajelzés, valamint az oka annak, hogy a vezető érdekelt a találkozón, hogy a személy, a pontos időt a találkozó.
3. Jelentés a hozzávetőleges látogatók száma, akik kifejezte igényét, hogy találkozzanak a fejét a legközelebbi gyűjtemény nap.
4. Tegyük a fejét, hogy bemutassuk a potenciális látogatók írásos anyagok (nyilatkozatok, kérelmek, panaszok, javaslatok és így tovább. N.).
5. Kérjen további útmutatást előkészítése és megszervezése a közelgő vétel, megadja az időpontot, hogy elfogadja a jelentést.
Útmutatás alapján felügyelő, az idő paramétereket és a látogatók fogadására függő, hogy egy találkozót a fejét a titkár készít egy listát a látogatók, ami képződik a találkozó a kinevezés naplóban. Ez lehet egy listát az alkalmazottak személyes ügyekre, illetve egy listát a polgári vétel. A titkárnője, és megmutatja a fejét. Annak meghatározására, hogy ki kell küldeni a látogató, a titkár tisztában kell lennie a vállalati struktúra, a funkcionális feladatok a munkaközösség-vezetők és a szakértők a vállalkozás, és így tovább. N.
A következő szakaszban a miniszter úgy véli, az írásbeli észrevételek a fejét, ami tartozéka a tanúsítvány legenda tükrözi az állam a kérdés, amely utal a látogató.
Abban az esetben, ha a látogatók száma meghaladja a kapacitását a fej, a titkár határozza meg a sorrendet a látogatók fogadásának és kiválasztja a jelöltek, hogy látogassa meg. Így alakult a fő és tartalék látogatói listákat.
Miután a listák jelentik a fejét, olyan változtatásokat.
A reggel a nap az átvevő a titkár:
1) adja a fejét a fő és tartalék látogatói listákat, tisztázza őket, ha szükséges;
2) a feje a kiegészítő anyagok megfelelő a vétel;
3) élén a kiegészítő rendelkezés a recepción, ha szükséges, felkérhet szakértőket, hogy vegyenek részt a vétel;
4) A végleges listát a meghívott vendégek fogadására megadásával a pontos időt a vétel, és emlékeztette a szükségességét, hogy a megfelelő anyagokat.
Ha a kezelő nem tudja azonnal megoldani a problémát okozta a látogató, ajánlásokat tesz, kivel. Recepció eredményeket rögzíti a naplóban. Ha a menedzser arra kényszerül, hogy megtagadja a kérést, akkor meg kell tenni anélkül, hogy jogsértő személy.
fogadó látogató lehet az ügyfél a cég, és hogyan fogják elfogadni függ benyomást a cég úgy, hogy ő találkozott udvarias és barátságos minden látogatót.
4. ábra egy példát névjegykártyák
Kap egy névjegy, a titkár elküldi a névjegykártyatartók vagy kártya index. Visitor névjegy nem tért vissza, t. Hogy. Ez felér egy tagadása bevezetést. Ha a látogató nem egy névjegykártya, írja a notebook szervező vagy dolgozik a családi és utónév, pozíció és a munkavégzés helye; Kérdezd meg, mi a célja a látogatás.
Amikor megkapja a látogató, mosolygó, szemkontaktus, de nem túl szorosan.
Ha a kezelő hajlandó elfogadni a látogató, akkor hívják a látogatót, hogy belépjen. Akkor beszámol a főnök a látogatók jönnek Kommunikációs és kapott engedélyt, hogy fogadja el, a látogatót, hogy menjen az irodába.
Minden szervezet van egy kör, akik hozzáférhetnek a fejét bármikor, meg kell tudni, és könnyen hagyja, hogy a főnök.
Ha a látogató érkezett nélkül egy találkozót a miniszter joga van önállóan dönteni, hogy jelentse azonnal a fej vagy, hogy egy találkozót. Ha a kezelő nem tudja fogadni a látogatókat abban a pillanatban, tájékoztassa őt a dátumot és az időt, mikor lesz.
Ha a szervezet szigorú beléptető, előrendelések a miniszter halad a látogatók számára, a legfontosabb látogató üdvözölte a hallban, majd felkérte őket, hogy kövessék őt, kísérték a székhelye. (5. ábra)
Ábra 5- példa ideiglenes belépési
Amikor a vendégek megérkeztek a nap közepén, miután előzőleg más oldalakon, meg kell mutatni nekik, ahol tudnak tenni magát annak érdekében. Ha jön a fejét egy fontos látogató, titkár kell elébe állni és személyesen jelentse, hogy a főnök, majd nyissa ki az ajtót, és hívják a látogatót, hogy belépjen.
A recepción személyes ügyek, a titkár egy napló, ahol kézhezvételétől nyilvántartások, vezetéknév, keresztnév, a lényeg a kérdés, ami vétel eredetű, felülvizsgálja az eredményeket.
Szakmai titkár mindent meg fog tenni, hogy biztosítsák a nyugodt környezetet biztosítva a közösség, mert ő végzi a feladatait hostess, nagylelkű és vendégszerető. Szükség van, hogy felkészüljenek a feltörekvő találkozón. Hogyan kezelik a vendég úgy dönt, hogy a fejét. Tea vagy kávé készítünk az étteremben vagy a recepció és egy tálcán a kabinet. A csésze legyen egy tányéron egy szalvétát, kanál a csészealj egy kart jobbra. A vendég szolgált egy csésze a jobb oldalon, a jobb kezével, ha a helyes megközelítés nehéz, akkor a bal kéz. Egy pohár gyümölcslé kell kiszolgálni is egy kis tányér egy szalvétával. Búcsúzom, mondani egy pár szót mosolyogva.
Néha során a látogatók fogadásának konfliktushelyzeteket. Ennek oka lehet, hogy elhanyagolják a látogató, a megaláztatást a személyes méltóság durva viselkedés, a hosszú várakozás a felvételi, stb A legjobb módja annak, hogy telepítse a látogató megállapodtak, találni hasonlóságokat érvelés és érvelés.
Ez nagyon nehéz befejezni a beszélgetést. Akkor megnyerése segítségével a titkár, hogy abbahagyta a beszélgetést, és emlékeztette a következő látogató.
a szervezet alkalmazottai;
a) a recepció személyzete aktuális kérdésekről;
b) a recepció személyzete a beszélgetést az üzleti ügyek;
c) recepció személyzete a személyes ügyek
2. alkalmazottai más szervezetek:
a) előzetes egyeztetés alapján;
b) érkezett hirtelen;
3. A vételi utazók;
4. látogató jár.