A koncepció figyelembe véve Magyarország levéltári dokumentum-gyűjtemény
Előadás 3: alapdokumentumok felhasználónevekről State Archives
A koncepció figyelembevételével Levéltári Alapprogram dokumentumokat.
Jellemzőit és sajátosságait a számviteli dokumentumok levéltári intézmények.
Számviteli dokumentumok elvei alapján a központosítás és egységesítés, mozgékonyság, a teljesség és a megbízhatóság.
létrehozó közös az összes üzletek, a Levéltári Alapprogram elszámolási egység dokumentumok
egységét a szervezet és a tárolás, a számviteli dokumentumok;
összehasonlíthatósága számviteli becslések;
szigorú szabályozása és stabilitása formák számviteli dokumentumok és kitölteni a követelményeknek;
operatív alkalmazás egy időben, hogy az összes rekordot változások mennyisége és összetétele, a Levéltári Alapprogram dokumentumok tükrözik a tényleges mennyiségét és összetételét.
Figyelembe kell minden az archívumban tárolt dokumentumokat, beleértve a nem dokumentált és nem-core egy adott fájlt, valamint a biztosítási dokumentumok és egy másolat másolata az alap felhasználása, a leltár fájlok és dokumentumok.
Számviteli végzi hozzárendeljük a dokumentum (elszámoló egység, tároló) számlaszámok, amelyek részét képezik az archív titkosítást.
Archív rejtjel - kijelölés alkalmazható az egyes tárolóegység annak érdekében, hogy a nyilvántartások és azonosítása. Archív kódja számokból áll: archív alap, levéltári gyűjtemény, leltár, tárolóegységek. az elszámolási egység, amelyek meghatározása után a rövidített fájlnév (hivatalos rövidítése).
Általánosságban, a kód archívum a következő:
Állami Levéltár Tula régióban. F. 93. Op. 2. D. 788. L. 73ob. - 74
Ez azt jelenti, hogy ez a mutató bejegyzést a hátsó lap 73, valamint az elülső lapot 74 № 788, amely tárolja a leltár 93 2 Facility „Collection szülés Tula és Kaluga tartományok”. Az alap tartják az Állami Levéltár Tula régióban.
Dokumentumok Néhány archívum lehet, különös tekintettel az titkosítást.
Például egyes források a Magyar Állami Levéltár ősi törvények fennmaradt ókori jellemzői tárolása az állami intézmények. Ezért a kódot krestoprivodnoy könyvek alap a helyi rendelet a következők lehetnek:
RGADA. 210. F. Helyi rendelés. Belgorod asztalra. Vol. 97. L. 747.
CAMD. 456 F. SP. Op. 112945s. D. 32.
CAMD. 72 F. GDM. Op. 2. D. 6
A kompozíció a levéltári tárolóegység rejtjel audiovizuális dokumentumok is szerepelnek jelölést (alfanumerikus) elem készlet, a méret a negatív hang információ hordozó.
Egység a számviteli dokumentumok
A főegység, a számviteli dokumentumok
A fő egységek számviteli dokumentumok típusától függetlenül hordozó, az eljárás és berendezés rögzítő információk:
- levéltár, levéltári gyűjteménye;
Audiovizuális és számítógéppel olvasható (elektronikus) dokumentumok is figyelembe véve az elszámoló egység.
Kezeletlen dokumentumok (szórás) vannak rögzítve, amelynek mértéke a 150 lap jutó hagyományos egységének tároló.
Dokumentum tárolóegység
Tároló - fizikailag különálló dokumentum vagy dokumentumok.
Tároló a papíralapú dokumentumok - üzleti - egy sor dokumentumot, egy dokumentum, zárt izolált fedezete a mappát.
Tárolóegység film dokumentumok - a fizikailag különálló tekercs filmet vagy hangfelvételt a grafikus és / vagy audio információk.
Egység tárolására fotódokumentumai - fizikailag elkülönített keret (negatív, pozitív internegatívjának csúszda (átláthatóság).) Néhány képkocka panoráma fényképezés, fényképezőgép nyomtatás, egy tekercs filmszalag, fényképalbum.
Tároló Phonodocuments - fizikailag elszigetelt tekercs filmet, mágneses vagy papírszalag, kazetta, viaszhengerei, lemez audio információt felvételt.
Géppel olvasható adattároló egység (elektronikus) dokumentumok - fizikailag elszigetelt tekercs mágnesszalag, floppy lemez, merevlemez, CD-ROM-on.
Elszámoló egység géppel olvasható (elektronikus) dokumentumok - az elemek egy fájlból vagy több fájl rögzítése, amelyek egyetlen programot-adat objektumot (szöveg, hipertext, multimédia objektumot, adatbázis, adatbázis, tudásbázis).
számviteli bizonylat archiváló rendszer - egy sor egymással összefüggő nyilvántartások és adatbázisok. tükrözve a száma és összetétele az archív dokumentumok és azok változásait, amely szerves része az állami rendszer, a számviteli dokumentumok levéltári Alapprogram.
Számviteli dokumentumok az intézményi archívumok.
Ha figyelembe vesszük az okirati bizonyítékok utal, hogy a letelepedés és nyilvántartási adatok számukat, összetétel, és a tárolás, valamint a konszolidáció a rendszer számviteli dokumentumok.
Számviteli dokumentumok a megyei levéltár egyik eszköze biztosítani a biztonságot és az ellenőrző jelenlétüket. Számviteli dokumentumok külön kell elvégezni az egyes archív. Figyelembe kell az összes tárolt a megyei levéltárak dokumentumok, beleértve az nem a leltár esetben nem alapvető biztosítási példányban értékes dokumentumok másolatait alap használatra. Minden rekordok központi nyilvántartást megyei levéltárak kell koncentrálni a felelős személy nyilvántartás megőrzésének, és rögzíti adattárak - illetve a felelős személyek számviteli dokumentumok tárolására. Nyilvántartásokat úgy kell tárolni a boltozat (vagy egy külön szoba) széfek vagy fém szekrények.
Összetétele a számviteli dokumentumok: a számla könyv bevételek és ártalmatlanítása dokumentumok listáját eszközök leltár esetben az alap lista, stb Ezek funkció és a forma ..
A fő és kiegészítő számlák archív dokumentumok
A levéltár tartjuk elsődleges és másodlagos rekordokat. A készítmény és a forma az alapvető számviteli nyilvántartások által meghatározott szabályok szerint. A készítmény és a forma kiegészítő bejegyzések határozzák meg saját archívumokat.
Főbb bejegyzések:
főkönyvi számlák dokumentum (Melléklet N 26, 26a)
- figyelembe veszik az egyes dokumentumok kézhezvételét az archívumban, valamint a száma és összetétele a dokumentumokat. kapott tárolási egy bizonyos kronológiai idő; kinyilvánítják leírások;
- regisztrációs elfogadott tárolására levéltári források és levéltári gyűjtemények számokat adott, figyelembe véve a több levéltári források és levéltári gyűjtemények tárolására és ártalmatlanítására;
A számot az alapok alapja lista a számlaszámát kell fenntartani őket az összes rekordot, és része a levéltári dokumentumok az alap titkosítást.
Létesítmény neve lépett a listán az alap összhangban megállapított eljárást (lásd. P. 5.5.1.2).
Listája alapok kemény fedél, lapok vannak számozva, húzott lap tanú.
Reprint alapok listája végzik csak az engedélyével a kiváló irányító szerve levéltári üzlet. Ebben az esetben a listát a szükséges forrásokat készülnek a számok, nevek és okok ártalmatlanítása az összes alap. A szobák folytató tilos.
dia 13
Facility lista (alkalmazás N 28)
- megfontolásra keretében a levéltári alap, levéltári gyűjteménye mennyiségének és összetételének a készletek és a számozás, számát és felépítését dokumentumokat. az állam a leírás, a változás dinamikája az egyes alkatrész leltár és finanszírozza a gyűjtemény egészét, változtathatnak az alap neve;
Facility lap (N alkalmazás 28) - történt az egyes alap. Figyelembe veszi az összes alap dokumentumokat, beleértve a nem dokumentált és sekrenye.
Alap lap lehet peresostavlen csak akkor helyrehozhatatlanul megsérül, illetve nem tükrözik a valós állapot és a méret az alap, az alap feldolgozás után, vagy létre egy egységes levéltári alap, tisztázzák a szervezet történetében - az eredeti tulajdonosok. Abban az esetben, újrarajzolás lap Creative Commons korábban járt lap kerül az ügy alap. A jobb felső sarokban a két lap az alap teljesítménye védjegy: „Sheet peresostavlen”, majd az időpontját újrarajzolás, beosztása és aláírása felelős személy számvitel.
Lemezek tárolt pénzösszeg számsorrendben eszközök a mappát a szelepeket. Minden mappa készült lapos tanú. amely meghatározza a kezdeti és a végső szám az alapok és a teljes összeget az alapok, amelyek lapok a mappában.
A lap alapok tartjuk kartotékrendszerek gyors keresést a dokumentumok az archívumban a szervezet. kartotéklapok készítünk mindegyik szervezet átnevezés az eredeti tulajdonosok (Alap), amint azt a „Létesítmény neve” szalagot, jelezve az alap számát és a szélsőséges időpontját a szervezet, az eredeti tulajdonosok egy név, információkat a rendelkezésre álló dokumentumokat az időszakban. Lapjai rendszerezzük összhangban kiválasztott osztályozási rendszer szerint.
14. dia
leltárt fájlokat, dokumentumokat (N 30-30zh alkalmazás)
- A poedinichnogo és a teljes számviteli dokumentumok, rögzítő eljárást a rendszerezés, a számviteli változások az összetétel és dokumentumok terjedelme szerepel ezen a listán. A különböző leltár a könyvviteli és leírás audiovizuális dokumentumok;
Tárolóegységek, az elszámoló egység rögzíti a leltár szerint rendszerezésnél számlák sorszámai.
A készletek vannak rendelve számlaszámok:
- amikor nefondovoy szervezet - a lap a számla audiovizuális dokumentumok egy bizonyos típusát.
A leltári szám lehet hozzá levél index, amely meghatározza a készítmény és a dokumentumok formájában rögzítik a leltár, például, a „HP” (Személyzeti), "n" (tudományos dokumentáció) "a" (a tervezés), "n" (projekt), stb
Nem engedélyezett hozzárendelése készletek azonos számlaszámok, amelyek egymástól csak az alfabetikus indexelés (pl, N 1 és 1 „hp
Végén a leltár valamennyi társaik az utolsó bejegyzés, ami azt jelzi száma tárolt tárgyak, leltár egységek (zárójelben levő - szó), az első és utolsó elemek számát, figyelembe véve a leltár egységek tárgyalja meglévő hiányosságokat szobák, szó számok, megszűnt egységek és az alap rendelkezésére.
Az utolsó bejegyzés a leltárt az alap személyi eredetű, beleértve a tároló egységet. egység számviteli különböző médiákban, továbbá számát jelzi tárolóegységek. elszámolási egységek.
Miután minden átvételét vagy ártalmatlanítása az elkészített dokumentumok új, végleges rekordot. Összefoglalás rekord alá kell írnia a fordítóprogram helyzetét jelző és a fordulónap.
Ha a leltár áll több szakaszból évente, a kötetek, az utolsó felvétel készül minden éves szakasz. A további éves listát, hogy kell elkészíteni növekvő sorrendben az összegek rekordot.
Minden készlet, hogy a leltár kell egy lap-tanú. A teljes leltár tartalmazhat nem több, mint 9999 egység tároló, adagoló egységek.
Archív feltétlenül kell 3 példányban a listán, amelyek közül az első egy biztosítás.
Ha leltár peresostavlena, egy példányát a korábban alkalmazott nyilvántartás tartalmazza az újonnan összeállított leltárt az utolsó számla számát és a többi példányt juttatott a megsemmisítése a megállapított sorrendben.
dia 15
készletek (Melléklet N 31) Regisztráció
- regisztrációs készletek fájlok, dokumentumok, függetlenül azok száma és összetétele;
Nyilvántartása szerint tartjuk poedinichny készletek és a teljes számviteli nyilvántartások. Attól függően, hogy a munkaszervezés a számlán az archívumban Készletek belül végzik a tárolás és / vagy archív egészében tükrözi a dokumentumok számviteli rendszerben (ld. P. 5.3.2). Mindegyik készlet van rendelve a következő sorszámot a nyilvántartásba, amely megjelenik a fedelet a leltár, a bal felső sarokban.
Az archivált dokumentumok készültek, figyelembe véve a központosított állam:
- archív útlevél (melléklet N 1);
- Card Facility (melléklet N 38);
- információt összetételének változása és a források összege a következő évben 01.01.00 (N. melléklet 39. pontja).
Kiegészítő feljegyzések: kártyák és foglalja le a pénzmozgással, készletek, dokumentumok, könyvek, könyvelési dokumentumok más archívumok, könyvek, alap számviteli és dokumentumok szentelt a pusztítás, povidovogo számviteli könyvek okmányok, útlevelek és más belső források leltára esetben fotóalbumok ..
Archív lehet irányítani és egyéb igazoló feljegyzések, amelyek szerepelnek a dokumentumokban elszámolási rendszer alkalmazását.