A bejövő és kimenő dokumentumok - studopediya
Jön be a szervezet leveleket kapott és feldolgozott egy központosított szolgáltatás dokumentum menedzsment: Kancellária, az általános osztály, stb (a továbbiakban - Office) ..
A beérkező leveleket általában végzik a felvétel napján; először fel kell dolgozni távirat.
Dokumentumok géppel olvasható média nélkül át a csomag felbontása, feldolgozása csak a motivációs levelet.
Borítékok általában elpusztul, kivéve a következő esetekben:
· A dátum a postabélyegző szükséges bizonyítékaként a feladás időpontját vagy a dokumentum kézhezvételét;
· A dokumentum hiányzik kellékek "Document date";
· Időpontja a dokumentum jelentősen eltér a kézhezvételt követően;
Ezekben az esetekben a borítékot a dokumentumhoz csatolt, és használata után összevarrt vele az üzletet.
Project kimenő dokumentum által kifejlesztett ügyvezető, a helyességét a design ellenőrzik a titkár.
A tervezetet küldött a vezetőjének aláírásával. Vele lehet bemutatni más dokumentumokat, amelyek alapján a projekt kidolgozása.
A fej a szervezet a jogot, hogy változtatásokat és kiegészítéseket az aláírt dokumentum vagy küldje felülvizsgálatát a végrehajtó.
Aláírása után két példányban a továbbított irat kimenő titkára regisztráció. Figyelemmel a regisztrációs dokumentumokat küldött magasabb hatóságok proaktív kimenő dokumentumok igénylő teljesítmény (válasz).
Regisztrált dokumentumok az irodában a regisztrációs és ellenőrzési kártyák, illetve a napló után írja alá a szervezet vezetőjének, vagy a munkaközösség-vezetők szerint a hatáskörüket. Ezt követően, a dokumentumokat meg kell küldeni a hivatal vagy expedíciót.
Minden proaktív dokumentum, amelyre választ, tele, mint általában, két példányban a regisztrációs és ellenőrzési kártyák: egy példány kerül a háttérben, a második - a vezérlőkártya fájlt a várt napon megkapta a választ (a dátum jelzi a kezdeményező a dokumentumot a másolat, ha nincs idő szerepel a szövegben dokumentum). Ha nem érkezik válasz az időben a levelező küldött emlékeztető levelet.
Információk a dokumentumokat, a válaszok rögzített egy kártyát, amelyen a vonatkozó dokumentumokat kérelmet regisztráltak.
Küldés kimenő dokumentumok, beleértve létre a segítségével a számítástechnikai berendezések, hajtjuk Hivatal és az expedíciós összhangban a vonatkozó postai szabályoknak.
Az elküldött dokumentumok kerülnek a hivatal vagy szervezet az expedíció nezakonvertovannom egy teljesen berendezett, amennyiben szükséges - a jel a kezdeményező egy postai küldemény (egyéni, postai csomag).
Az irodában vagy expedíció ellenőrzött dokumentumok pontosságának :. megléte a szükséges adatokat, alkalmazásokat megfelelés feladásának napjától számított aláírásának napján és nyilvántartási és egyéb dokumentumok kerülnek vissza hibásan díszített előadók.
Az ajánlott postai levelezési listát állítanak össze, amelyben a küldő nevét jelzi, és elhelyezik a feladás időpontját. Inventory lepecsételt posta benyújtott az irodában az üzletből. Másolatai kimenő dokumentumok nyújtottak be az ügy nómenklatúrája szerint az ügyek.
Küldés egy géppel olvasható okmányok csomag megfelel az előírásoknak a légi fuvarozók biztonságára és az azokon tárolt információk. Ebben az esetben, ez magában foglalja egy példányt a kísérőlevél, bejelentés az ügyben általános jelleggel.